Реферат: Деловые и личные качества секретаря
РЕФЕРАТ
по курсу «Делопроизводство»
по теме: «Деловые и личные качества секретаря»
1. Требованияквалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря
Профессия секретаря, секретаря-референтатребует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкогокругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификойсекретарского труда.
Обязанности секретаряможно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживаниюруководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление,оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения,подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживаниюотносятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению трударуководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приемапосетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задачасекретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своегоруководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.
То, что должен знать иуметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.
Квалификационнаяхарактеристика — это нормативный документ, устанавливающий, требования, предъявляемыек работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен бытьуровень его подготовки.
Приведем квалификационнуюхарактеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:
Должностные обязанности:Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителяпредприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения отподразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников.Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаеттелефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит досведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовкезаседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов,оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания,их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее месторуководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники,создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимаетинформацию по прием по переговорным устройствам, печатает по указаниюруководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимаетпоступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизациюв соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после еерассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям дляиспользования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за срокамивыполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организуетприем посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействуетоперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела всоответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и вустановленные сроки сдает в архив.
Должен знать:постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативныедокументы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатациидиктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорнымиустройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительнойдокументации; основы организации труда; законодательство о труде и охране трудаРоссийской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормыохраны труда, техники безопасности, производственной санитарии ипротивопожарной зашиты.
Требования к квалификациипо разрядам оплаты. Начальное профессиональное образование без предъявлениятребований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальнаяподготовка по установленной программе без предъявления требований к стажуработы.
2. Требования кделовым и личным качествам секретаря
Особенность работысекретаря заключается в том, что ему приходится не только работать сдокументами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленныеконтакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефоннымиабонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемыхзадач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки вработе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.
Деловые и личные качествапри выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии идополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следующиеделовые качества:
Профессионализм. Этокачество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений инавыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать напишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работыс документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.
Ответственность.Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнениюзадач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Этокачество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том,что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решатьтакие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмми диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний ит.п.
При решении такихвопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефонусекретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустиморазглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, котораяможет нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильнохранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
Организованность. Умениеорганизовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечитьбезусловное выполнение каждодневных задач.
Недопустимы опозданиясекретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания.Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности икачестве подготовки документов, представлении их руководителю.
Осведомленность.Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которымработают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий,происходящих в учреждении (подразделении).
Инициативность. Секретарьдолжен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своейкомпетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иноерешение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержитимидж организации.
Преданность профессии.Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянномусовершенствованию своего мастерства — необходимое условие для того, чтобы статьне просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощникомруководителя организации.
Кроме перечисленныхважнейших деловых качеств, секретарю нужно воспитывать в себе и целый рядличных качеств. Какие же личные качества важно иметь секретарю? Выделимнаиболее существенные из них.
Трудолюбие. Приучать себявыполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие — необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации.
Добросовестность.Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу,которую обещал выполнить: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос,навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказатьпомощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстропереключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, вособенности в период больших нагрузок, в дни приема посетителей, подготовкисовещаний и т.п.
У секретаря должна бытьуверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать надругих сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности заневыполненную или некачественно выполненную работу.
Аккуратность. Небрежностьв работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создаетнеблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимымиделовыми качествами. Следует помнить, что «секретарь — лицо организации», а«лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культурарабочего места, внешний вид.
Доброжелательность. Вделовом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействиесотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личныенеудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен бытьуверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может бытьвызван только объективными причинами.
По роду своей работысекретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большимиполномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от именируководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести кнетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.
В разговоре необходимоупотреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на«ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщениюинформация является для собеседника негативной, то он должен постаратьсяизложить ее как можно более деликатно.
Среди других личныхкачеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умениебыстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарюналадить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; артистизм ичувство юмора — качества, которые помогут секретарю создать доброжелательнуюатмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению,расширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры надолжность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейнаяустроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.
Перечисленные деловые иличные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде.Нужен повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка кэтой престижной работе.
3. Требования квнешнему виду секретаря
Внешний вид секретаряформирует мнение об учреждении в целом, поэтому он должен быть тщательнопродуман, современен и аккуратен.
Каких же норм в этомвопросе следует придерживаться секретарю?
В зависимости от временигода костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям.Главное требование к костюму — строгость, элегантность. Здесь все зависит отвкуса человека. Основное — костюм должен быть удобным, практичным, строгим.Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой,неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации.
Сказанное относится и квыбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий костюмброскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаряразностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма иего хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной имодной. Для работы рекомендуется сменная обувь.
Секретарь долженпостоянно помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиенынужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами,имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальномпорядке. После работы на пишущей машинке руки следует обязательно вымыть, таккак на пальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можноиспачкать документы, с которыми работает секретарь. Прическа секретаря должнабыть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.
4. Культура деловогообщения секретаря
Важными показателямикультуры общения секретаря являются вежливость, корректность,доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями голоса,жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями исотрудниками, некоторая доля артистизма — все это обеспечивает успешную работусекретаря.
Секретарю необходимознать правила приветствия. При появлении в приемной посетителя секретарь долженпоздороваться, предложить сесть. При первой встрече с руководителем,должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организациисекретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, тоследует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщинепозволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).
Если секретарь видитпосетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарьосведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел. Необходимособлюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, бытьдоброжелательным.
Уважение к людям должностать повседневной нормой поведения и привычным способом общения с окружающими.Такова профессия секретаря.
При приеме посетителейсекретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также долженвоздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.
При появлении посетителясекретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтениелюбых документов надо прекратить и заняться посетителем.
Секретарь должен помнить,что формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитыватьособенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок»(притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличияи т.п.), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатлениеоб организации в целом.
Важной формой общениясекретаря, секретаря-референта с посетителями является беседа.
Секретарю приходитсявести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типунервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность,тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему илиоказать помощь в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояниесобеседника, составить представление о сущности проблемы, дать посетителювозможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос,тем больше возможность найти правильное решение.
Важно уметь задаватьвопросы посетителю и особенно слушать его.
Тон разговора должен бытьнейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решитьвопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновениюконфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактичнои доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показатьневозможность положительного решения. Во время беседы не следует перебиватьпосетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефоннымиразговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседысекретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либопросит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.
Деловое общение секретаряне ограничивается контактом с посетителями. Важнейшее место в его работезанимают взаимоотношения руководитель — секретарь.
Уже было сказано, что посуществу секретарь выполняет функции помощника руководителя, помогает ему впланировании рабочего времени, в выполнении намеченных мероприятий, освобождаетот выполнения мелких технических работ, фильтрует потоки корреспонденции,телефонные вызовы, регулирует прием посетителей.
Работа секретаря ворганизации начинается с вводной беседы-инструктажа со стороны руководителя.Руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычномрежиме, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будетпредъявлять к секретарю, выяснить уровень квалификации секретаря. Установитьнужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу,требуется испытание временем, совместной работой.
Дж. Харрисон — крупныйспециалист в области управления и организации труда — называет следующиекачества, необходимые секретарю:
Секретарь не должендопускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимостипроверять каждый документ. Секретарь должен работой доказать руководителю, чтоможет работать самостоятельно.
При разговоре по телефонусекретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должендоверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности фирмысчитаются конфиденциальными.
Секретарь должен уметьвыбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах,чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.
Секретарь должен понимать,что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.
Секретарь должен четкопредставлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решениивопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередьуверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в егоотсутствие.
Руководителю необходимопостоянно информировать секретаря обо всех своих делах, чтобы он могмаксимально помочь ему.
Руководитель должен уметьпризнавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.
Руководитель долженполагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, чторуководитель иногда может быть и непунктуальным.
Обеим сторонам необходимочувство юмора.
Поведение секретаря иэффективность его работы — пример для всех сотрудников.
Секретарь должен следитьза событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах дляспециальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.
Для того чтобывзаимоотношения руководитель — секретарь успешно складывались, следуеткоординировать совместную работу, устанавливать регламент работы.
Хороший секретарь должентактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем.Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и по возможностикомпенсировать их своей работой.
Одна из основных задачсекретаря — умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Ондолжен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношенийруководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя,секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема ихруководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личнуюпросьбу и т.д.
В практике работысекретаря нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты,возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит отгибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своимиэмоциями.
Секретарю подчасприходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четкодавать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимыфамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма илиравнодушия.
Секретарю важноустановить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своейорганизации, а также вышестоящих и подведомственных организаций.
5. Основные этическиетребования к ведению телефонных переговоров
Значительное время втечение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Благодарятелефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость впереписке, в поездке в другую организацию и т.д. В обязанность секретаря входитприем телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение принеобходимости руководителя с абонентом. Задача секретаря — освободитьруководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственныйсотрудник организации.
Если говорить об этикетелефонного общения, то необходимо придерживаться следующего:
говорить только посуществу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко;
быть вежливым:доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция;
быть выдержанным: вестиразговор терпеливо, без эмоций, спокойно;
нельзя передавать потелефону информацию, имеющую конфиденциальный характер;
недопустимо заниматьслужебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствиипосетителей.
Звонить по домашнемутелефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.
Основные правила ведениятелефонных переговоров, когда звонят секретарю, можно свести к следующему.Незамедлительно снять трубку, назвать организацию, представиться, выдержатьпаузу, дав время представиться абоненту. Затем, ответив на приветствие словами«Добрый день», «Здравствуйте», выяснить вопрос, по которому звонит абонент.
Секретарю важно иметьчеткое представление о том, когда и по каким вопросам соединять сруководителем. Принимая телефонный вызов, секретарь должен, назвав организациюи себя, в корректной форме выяснить, по какому вопросу звонит абонент, кто он,оценить срочность разговора. Зная распределение должностных обязанностей средисотрудников, секретарь может правильно переадресовать вызов работнику,компетентному в решении поставленного вопроса.
В том случае, когдасекретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, абоненту следуетназвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон.
Если возникаетнеобходимость для ответа абоненту навести справку и отойти от телефона дляпоиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Еслинайти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абонентуточное время, когда он может перезвонить.
Недопустимо кластьтрубку, давая понять абоненту, что вы заняты, чтобы абонент больше не звонил.Такой «прием» свидетельствует о низкой культуре секретаря. Правильным будетответить: «Извините, идет совещание. Позвоните, пожалуйста, через 20 минут».
Ни один телефонный вызовне должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренныхслучаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь долженназвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество ивопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись предварительнойбеседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно сутьвопроса.
В тех случаях, когдазвонит секретарь, нужно придерживаться следующего:
Подготовить всенеобходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнитьфамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения.
Набрав номер абонента иполучив ответ, следует назвать себя и фамилию нужного вам сотрудника. Если жеэтими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефонусотрудника, занимающегося соответствующим вопросом.
Во время междугородноготелефонного разговора нужно назвать город, из которого вы звоните, затем себя,должность своего руководителя и наименование учреждения.
После взаимныхпредставлений следует изложить причину, вызвавшую необходимость разговора.Начать его можно словами: «Мне поручено...», «Мы вынуждены обратиться», а затемизложить суть вопроса.
Если разговор долженвести руководитель, телефон переключается на его аппарат.
При передаче телефонограммыпосле представления говорят: «Примите телефонограмму» — и дают времясобеседнику подготовить все необходимое для записи.
Заключительные слователефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правиламихорошего тона по завершении телефонного общения мужчина опускает трубку лишьпосле того, как ее положила женщина, подчиненный — после старшего по положению.В любом случае избыточность заключительных реплик нежелательна.
6. Задачи секретаряпри подготовке совещаний
В каждой организации длярешения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различногорода совещания, заседания, конференции и т.п.
Нередко из-за плохойорганизации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являютсямалоэффективными.
Большинство крупныхсовещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаряобязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по ихподготовке.
Если руководительприглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должензаранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада,своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.
Круг обязанностейсекретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно вопределенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включаетоповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и докладруководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает покаким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя,секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь неотвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться егоуказаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться изприемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться егопомощь.
К плановым совещаниям изаседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату,место и время проведения совещания, его повестку, состав участников,докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещанияразличных служб учреждения.
Следующий этап — оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляеттекст телефонограммы, приглашения.
За 1 — 1,5 часа до началасовещания секретарь готовит для членов президиума папку с материаламисовещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки,клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную воду и стакан(для выступающих) и т.п.
Регистрацию участниковначинают за 30 минут до начала совещания.
Если на совещание прибылиприглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах.Остальные участники совещания размещаются произвольно.
Место руководителя — всередине стола президиума, остальные члены президиума размещаются всоответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места — справа и слева отруководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам — участницамсовещания.
Рабочее местостенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала речьвыступающих.
Если секретарь непринимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началомсовещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал,чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.
Если секретарь принимаетучастие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникамсовещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщениеруководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова;предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю можетбыть поручено ведение протокола совещания.
По окончании совещаниясекретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими,собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц иучреждений, которым будут высланы материалы совещания.
На оформление протоколасовещания отводят обычно 2- 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает егопо назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение такихвопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммысовещания.
По указанию руководителясекретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем неприсутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.
На небольших совещаниях вобязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительныминапитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительныепринадлежности для участников совещания не следует.
7. Роль секретаря ворганизации приема посетителей
Прием посетителей можноразделить на три вида: прием сотрудников своего учреждения по текущим делам; приемпредставителей других организаций, в том числе делегаций; прием посетителей поличным вопросам.
Секретарь обязанпозаботиться о том, чтобы на дверях приемной была вывешена табличка с указаниемдней и времени приема посетителей; вести учет посетителей и контролироватьвыполнение принимаемых в ходе приема решений; следить за очередностью приема ивременем беседы.
Запись на прием лучшепроводить предварительно, делая соответствующие записи в журнале приемапосетителей.
Секретарь должен помнить,что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителятолько после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организацийсекретарь докладывает лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинетруководителя и сообщает о посетителе, ожидающем приема. При этом желательноназвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому онприбыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощьюпереговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителюпройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя вверхней одежде.
Если посетитель пришелбез предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить,доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.
В случае отказа секретарьназывает посетителю точную дату и время, когда его примут.
Организуя приемсотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:
знать круг лиц, имеющихдоступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;
довести до сведения всехсотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;
определить регламентпродолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
сообщить руководителю опосетителе с помощью селектора или телефона.
Нередко посетители идутна прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником.Секретарь должен знать распределение обязанностей между руководящимиработниками учреждения для того, чтобы направить посетителя к компетентному врешении того или иного вопроса сотруднику.
Организуя приемкомандированных на предприятие работников, секретарь обязан:
выяснить вопрос, покоторому прибыл посетитель;
отметить командировочноеудостоверение;
оказать помощь в подборенеобходимых материалов;
выяснить, обеспечен ликомандированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этоговопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к местуработы.
Если на прием прибываетделегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации,который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация,следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.
В случае необходимости попросьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и.подать руководителю ипосетителю (членам делегации) чай или кофе.
Нельзя допускать срываприема по неуважительным причинам. Если руководитель, к которому приглашалсяпосетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другойкомпетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться заотсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.
Особое внимание секретарьдолжен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личнымвопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит определенные дни.
Во время проведения всехвидов приема секретарь сам принимает все телефонные вызовы, переадресуетзаместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Не следуетпропускать в кабинет руководителя во время приема сотрудников, не имеющихотношения к приему по личным вопросам.
По окончании беседы ипосле принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарюсделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контрольза выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.
Литература
1. Басаков М.И.Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие длястудентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростовн/Д: Феникс, 2007.
2. Бройдо В.Л.Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — М.:Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.
3. ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-востандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления): Учебникдля вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
6. Основные правилаработы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.