Реферат: Автоматизация управленческого учета и бюджетирования

АлексейФедосеев, директор по информационным проектам, Яна Рочкус, консультант повнедрению программных продуктов

Передвами первая статья из цикла, посвященного автоматизации управленческого учета ибюджетирования. В настоящее время, эти темы становятся все более популярнымисреди новых российских управленцев. Мы же считаем их ключевыми для выхода науровень нового, регулярного и эффективного ведения бизнеса. Мы намереннообъединяем понятия управленческого учета и бюджетирования, так как уверены, чтотолько решение «в связке» задачи чистого учета и планирования можетпозволить добиться положительного результата. Этот вывод базируется наклассическом представлении управленческого цикла и возможностях автоматизации.

Поиск причины

Традиционно,сначала задайте себе вопрос — для чего Вы собираетесь автоматизировать системууправления? Все ответы на этот вопрос можно разделить на три типа:

Большойобъем разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты наобработку такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработкиданных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимуюинформацию нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки дляпринятия управленческого решения.

Хочузнать, сколько реально зарабатывает и тратит предприятие. Хочу видеть, какиеобласти наиболее затратные и куда уходят средства компании. При этом ставитсязадача автоматизации отдельных, наиболее важных функций.

Ну,так сейчас поступают многие, мне порекомендовали друзья, слышал, что есть уконкурентов или посоветовали аудиторы.

Напрактике, любой из вариантов ответа можно отнести к одному из этих типов.Ответы различаются по степени готовности предприятий к решению задачи и требуютпринципиально разных подходов к подбору программных средств. В зависимости отответа, который Вы честно себе дадите, будет зависеть план внедрения ифункциональные требования к ПО.

Игрушка для босса

ЕслиВаш ответ близок по смыслу к третьему варианту, Вам нужна системапервоначальной «пробы пера». Соответственно, и план внедрения долженбыть направлен на решение именно этой задачи. Чаще всего такие системы становятсяинструментом для одного — двух сотрудников компании, которые сами находят ивводят фактические данные, составляют планы (часть функциональных илиоперационных бюджетов), проводят анализ данных. Если систему купили дляруководителя, то, скорее всего, через 1-3 месяца «забав» он заброситэто ПО, так как практической пользы в управлении компанией от него будет крайнемало. Если программное обеспечение купили для подчиненных, влияние результатових работы с такими системами на принятие решения будет еще меньше, чем в первомпримере. В любом случае, прямое влияние на эффективность работы предприятиябудет минимальным. Единственное, что может быть полезным — это получениебазового представления об автоматизированных системах руководителем исотрудниками и принятие уже осознанного решения о необходимости внедрениякомплексной информационной системы на предприятии. Разумно, чтобы итоговаястоимость такого решения-игрушки соответствовала результату использования.

Чтобы решить задачу

Привтором варианте ответа, руководитель ставит перед системой конкретную задачу.Например, необходимо знать, сколько в данный момент товара на складе, каковасумма дебиторской задолженности, сколько произведено продукции или сколькопотрачено средств. Самое интересное в таких ситуациях, что примерно в половинеслучаев программа, рассматриваемая как решение этих задач, таковой не является.Часто решение лежит вне возможностей внедренцев и ПО, а зависит от внутреннихпоказателей: уровня квалификации персонала, наличия регламентов функционированиясистемы управления, достаточности финансовых и материальных ресурсов, наконец,уровня подготовки и исполнения решений.

Каквы понимаете, в таком случае возможно два варианта развития событий: или отиспользования приобретенного ПО отказываются (оно не решает поставленныхзадач), или постепенно роль и функции ПО трансформируются и оно занимаеткакое-то локальное место в системе управления, тоже малозначимое. Если же напрактике программа помогает решить поставленные задачи, то оно успешновписывается в общую информационную инфраструктуру предприятия и занимает в нейместо адекватное значимости решаемых задач. Соответственно, чтобы заранеепросчитать эффективность приобретаемого программного продукта, нужновнимательно оценить степень соответствия функционала ПО стоящим задачам иразработать план внедрения, направленный на формализацию и автоматизацию этихзадач.

Естественно,что и в этом случае стоимость решения должна быть сопоставима с результатами отрешения поставленных задач. Условно говоря, если в результате внедрения системыуправления товарными запасами, «стоки» снизятся на 10% и,соответственно, сократятся затраты на обслуживание кредитов под оборотныесредства, то можно определить и допустимую стоимость решения этой задачи.Кстати, сразу же возникает вопрос об окупаемости внедренной автоматизированнойсистемы. Исходя из опыта работы российских компаний и скорости развитияинформационных технологий, норма окупаемости таких систем должна быть 3-9месяцев.

Чтобы решать текущие и будущие задачи

Остаетсясамый серьезный случай, требующий решения для автоматизации всей системыуправленческого учета и бюджетирования. Тогда и план внедрения, и функционалсистемы должны позволить решить все стоящие задачи и, что более важно, задачи,которые могут возникнуть в течение эксплуатации внедрения ПО. Такие системывыбираются не только и не столько для решения конкретных задач, сколько дляполноценной информационной поддержки всего управленческого цикла и построенияэффективной системы управления предприятием, как конкурентного преимущества.

Окупаемостьтаких систем обычно происходит за 9-27 месяцев эксплуатации при грамотномвнедрении и добросовестной эксплуатации.

/>

Рисунок1. Позиционирование системы в зависимости от стоящей задачи и возможностей ПО

Понашей оценке, в настоящее время в России предприятия, которым нужна та или инаясистема, соотносятся соответственно описанным вариантам как 45:45:10.

Вто же время, наблюдается тенденция перемещения пользователей из первой группыво вторую, а из второй в третью. При этом скорость первого перехода значительновыше скорости второго.

Как выбрать нужное ПО?

Разумнопредположить, что для обучения и получения первого опыта оптимальны простые,базовые версии ПО, имеющие уже готовую настройку для ведения управленческогоучета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностьюконфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Это необходимодля первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированнойсистемой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО длярешения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продуктабудет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решенияреальных задач. В будущем, после освоения базового функционала, можно будетусовершенствовать свою программу, т.е. сделать «upgrade».

Длясистем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важнымявляется их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, чтоПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, аследствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение иувеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной области.Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надопредполагать ведение бюджета движения денежных средств и управленияплатежеспособностью в целом.

Системыдля решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления,должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в моментвнедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика ивнедренца. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственныхопераций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетови показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкостьтаких систем должна быть максимальна, так как для российских холдинговхарактерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правилуправленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство- это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемыхформ бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию потекущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данныйотчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно,система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческийбаланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплекснойавтоматизации управленческого учета.

Вследующей статье мы продолжим эту тему и рассмотрим принципы построения идоминирования автоматизированных систем для внедрения управленческого учета ибюджетирования.

Список литературы

Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта aup.ru/