Реферат: Методы управления

Введение

Конечныйрезультат управленческой деятельности государственного аппарата зависит отмножества промежуточных звеньев, одним из которых является делороиз-одство,позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений.Дело-производство координирует все этапы работы — от проектирования допрактической реализации решений.

Процессуправления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор иобработку документной информации; подготовку решения; принятие идокументирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнениерешения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачуинформации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поискинформации.

Аппаратуправления реализует свои функции главным образом посредством универсальных иполномочных организационно- распорядительных документов (ОРД), создаваемыхциркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отрасляхнародного хозяйства и государственного управления.

Еслиучесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодныйдокументооборот в стране составляет примерно 60 млрд. Листов и продолжаетрасти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процессаимеет большое значение. В качестве одного из средств регулированиядокументопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзныеклассификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативыпризнаны стабилизировать документооборот в стране по всему тенологическомуциклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждойуправленческой единицы.

1.1. Организационно-распорядительнаядокументация.

Организационно-распорядительнаядокументация выделяется из единой по своей информационной природе документациив зависимости от функций государственного органа, учреждения, которыйобслуживает делопроизводство.

Органыгосударственной власти и государственного управления РФ, все учреждения,организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительныхдокументах. В соответствии с положениями о государственных органахклассифицируются и распорядительные документы.

Краспорядительным документам, отражающим административно-управленческуюдеятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения,уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительныезаписки, акты, отчёты и др.

Распорядительная документация.

1.1.1.Постановление определено как « правовой акт, принимаемый высшими и некоторымицентральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболееважных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установлениястабильных норм правил поведения.

Постановленияпринимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономныхреспублик по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлениемвысшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумомверховного Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономныхреспублик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферыгосударственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий икоординацией деятельности постоянных комиссий; Советом Министров РФ и СоветамиМинистров союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющиеважное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросамгосударственного управления издаются совместные постановления, являющиесяправовыми актами.

1.1.2.Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемымСоветами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решения оформляюттакже результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегийминистерств и ведомств, научных советов и т.п.

1.1.3.Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властныйхарактер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственномуоргану компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций,которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами иделятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия ираспоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.Распоряжения издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик ( наоснове и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов),исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководителиколлегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий иучреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзныхреспублик для решения главным образом оперативных вопросов. (Приложение №1).

1.1.4.Приказ — акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов иуправлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителямиучреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основеединоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящихперед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативнымактом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферыобщественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначениина должность).

Приказявляется самым распространенным видом распорядительного документа, применяемогов практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации,реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения,инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросамвнутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровымвопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказаруководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решенияпринципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников даннойорганизации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкогокруга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Всераспорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из нихне может содержать положений, противоречащих закону.

Подготовкаосновных видов распорядительных документов в основном аналогична. Онапредставляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечнойстадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности(постановления и решения) и единоналичие (приказ, распоряжение).

Можновыделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучениесущества вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа,подписание. Для постановления и решения добавляется стадии обсуждения ипринятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедурасоставления и оформления распорядительного документа должна быть описана втабеле форм документов конкретного учреждения или в ее инструкции поделопроизводству. В них излагаются последовательность над проектом документа ите требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценностьдокумента.

Подготовкапроекта распорядительного документа может быть поручена одному или несколькимструктурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработкепроектов сложных и больших распорядительных документов могут создаватьсярабочие группы (комиссии) привлекаться ученные или квалифицированныеспециалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающеекачество, документа,- достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем вышеуровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к егосоставителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурныйуровень, умение излагать мысли).

Юридическимоснованием разработки распорядительного документа может быть издание документаорганами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа,необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности дляосуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурноеподразделение может выступать с инициативой разработки распорядительногодокумента по какому-либо вопросу.

Перваястадия разработки проекта любого распорядительного документа — определениекруга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важностиуправленческого действия приступают к изучению материалов по существу, и преждевсего законодательных актов и решений правительства, затем ведомственныхнормативных документов, предшествующих распорядительных документов по данному ианалогичным вопросам.

Изучениезаконодательных актов и правительственных документов обеспечивает правовуюоснову документа, его направленность государственную постановку проблемы.Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документовпозволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенныхсторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует сборанеобходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этогоиспользуется различные информационно-справочные документы: отчеты, справки,докладные и объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучивнеобходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четкоопределив цель издания распорядительного документа, приступают к составлениюего проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулированииосновных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это в черне, азатем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текстраспорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением всущество рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваныраспоряжения. В ней могут перечислены факты, события, дана оценка. Нередко вконстатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнениекоторого издается данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), Вэтом случае вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая частьнеобязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости даватьразъяснения.

Основнуюнагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, котораяизлагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа онаначинается словами: «постановляет» — в постановлении; «решает» («решил») — врешении; «предлагаю» — в распоряжении «приказываю» — в приказе. Видраспорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаютсяпрописными буквами или строчными в разрядку т.е. они зрительно выделяются итаким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.(Приложение №1).

Располагаютсяэти слова с отдельными строки от нулевого положения табулятора. Впостановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указываютсяназвание коллегиального органа.

СоветМинистров РФ постановляет

Коллегиярешает

Затемс новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этойчасти документа представляются особенно жесткие требования. Они должны бытьконкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным ранее документам,четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегатьнеконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить»,«принять меры», «активизировать» и т.д. Сформулированый таким образом поручениярасплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Еслираспорядительная часть предполагает различные по характеру действия инескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскимицифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурноеподразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах),предписываемое действие в срок исполнения. Исполнитель указывается в детальномпадеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов,руководителям архивов.Предписываемое действие выражается глаголом внеопределенной форме — «подготовить», «зачислить», «организовать»,«обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен бытьреальным, соответствовать объему предполагаемых работ. (Приложение №2).

Следуетучитывать время доведения информации до-конкретных исполнителей.Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительныйсрок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания вотдельности. В конце текста распорядительного документа помещается переченьдокументов, утративши силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо накоторое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительныедокументы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующихпунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документовсамостоятельно не оформляется.

Текстраспорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается спредлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных(например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», предмет(например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для ряда типовых управленческиситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидацииучреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей междуруководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатнуючисленность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции,о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формыдокументов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположенияинформации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему наработу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности,вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

Подготовивтекст распорядительного документа, приступают к его оформлению,Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В составреквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименованиеведомства, наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер),место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающимэтапом работы с проектами распорядительных документов является их согласованиеи подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованнымилицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования припостановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжениявизируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения,вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностнымилицами, ответственными за исполнение документа в целом, юриконсультантом.Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения,обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Визаюриконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным инормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальнымтребованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравохранения).Согласовние проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проектраспорядительного документа. Визы или гриф согласования как правило,проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектомпишется мотивированное заключение. Перед подписание проект дополнительнотщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверкуцифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проектыраспорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами,-постановлений и решений — обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходеобсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проектывыносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностьюподготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказыподписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеютдве подписи — председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиальногооргана. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.Распорядительные документы вступают в силу с моментах подписания или доведениядо сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действияакта управления указываются в самом документе.

Особоезначение придается доведению распорядительного документа до исполнителя.Постановления Совета министров РФ публикуется в Собрании Правительства РФ, а вслучае необходимости широкого обнародывания доводятся до всеообщего сведениясредствами массовой информации. Аналогично доводятся до сведения актыправительств других государств. Акты министерств и государственных комитетовпубликуются в Бюллетене нормативных актов министерств и ведомств РФ — органеМинистерства юстиции РФ и ведомственных изданиях. Решения, распоряжения,приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителямипроекта документа.

1.1.5.Протокол — организационо-распорядительный «документ», фиксирующий ходобсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях изаседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковыесловари русского языка, определяющее его как « документ с записью всегопроисходящего на заседании, собрании».

Проведениюзаседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа, воде которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повесткадня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисыосновных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (илипостановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во времязаседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводитьсямагнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вестипротокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации,умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качествозаписи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являетсяответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общегобланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения(может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа(протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения,заголовок, текст, подписи.

Напротоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления илиподписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней,указывается дата начала заседания и через тире — окончание. Например,12-14.03.93. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиальногооргана в течение года (в учебном заведение, может быть, учебного года). Вреквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовокпротокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание,собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже.Например, «совещание студсовета», «заседание комисии», «собрание трудовогоколлектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до началазаседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на двечасти: первую — вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря,присутствующих и повестку дня; вторую — основную, фиксирующую ход заседания.Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервалапосле заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописнойбуквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляетсяслово «секретарь».

Председатель- Харченко В.И.

Секретарь- Филимонов С.Б.

Припроведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далееперечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. Впротоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующиепостоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываютсяфамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях изаседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно,а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующаязапись в самом протоколе. Например:

Присутствовали:43 человека (список прилагается).

Насобраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенногокворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должноприсутствовать и сколько пришло на заседание.

Далееследует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенныена расмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается спредлоге «О» («ОБ»).

Вряде случаев, например при протоколирование заседаний коллегий министерств,комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вноситься втекст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседанияприлагается».

Основнаячасть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повесткидня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ(ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки,после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.

СловаСЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на однойстроке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилияи инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки вабзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются впротокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается:«Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждоговыступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

Завершающаячасть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемомувопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов,подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна бытьконкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. Привыборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования покаждой кандидатуре отдельно.

Пополноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся наполные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темыдоклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний,ходе обсуждения, мнениях, высказанные в прениях, по такому протоколуневозможно.

Краткийпротокол допустим только при наличии стенограммы или когда тексты докладов ивыступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируется также оперативныесовещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всехвыступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения встолкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновикпротокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется постенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будетприложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола:«Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается».Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решенияколлегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельныхдокументов — постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальныхслучаях делается выписка из протоколов. (Приложение№3)

1.2 Организационные документы.

1.2.1.Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельностьорганизаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другимиорганизациями и гражданами, права и обязаности в определенной сферегосударственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Уставжелезных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы,определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ(Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшимиорганами государственной власти и управления, а уставы общественных организацийпринимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений иорганизаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами,исполкомами местных Советов).

1.2.2.Положения- нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер иопределяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанностии организацию работы системы органов государства (например, Общеее положение оминистерствах РФ), едного органа (например, Положение о государственнойавтомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы).Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельнуюгруппу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных,трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения оботкрытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положениео ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан вгосударственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболеемногочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотрови других мероприятий.

Положенияутверждаются в установленном порядке.

Уставыи положения являются сложными документами. Их структура и содержание, какправило, определяются учрежденями-разработчиками.

Индивидуальныеположения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило,утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные- руководителямипредприятий и организаций. (Приложение №4).

1.2.3.Инструкции — «правовой акт, издаваемый органом государственного управления (илиутверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующихорганизационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иныеспециальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (ихподразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкциииздаются также в целях разъяснения и определения порядка применениязаконодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовокинструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которыхраспространяются ее требования. Например «Должностная инструкция инспектору поконтролю...», «Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим врайоне Крайнего Севера», «Инструкция о ведении делопроизводства».

Текстинструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты иподпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», вкотором указывается цели ее издания, области распространения, порядокпользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документомпостоянного длительного действия (до замены новой).

Текстинструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуется четкиеформулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует»,«необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» ит.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители илипо их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий,учреждений и организаций должны систематически анализировать, обощатьпредложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практическиезамечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям,заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очереднойрегистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольнойкарточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления,жалобы»).

Инструкцияоформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительнымактом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующийпо форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, чтоона является приложением к распорядительному документу. При утвержденииинструкции распорядительным документом (например, приказом) в немустанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимыеорганизационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. (Приложени№5).

2. Работа с документацией.

2.1.Автоматизация. Процесс докментообразования в управлении традиционно состоит изоперации сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовыхи (или) цифровых данных и печатания их на бланке), придания документуюридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с помощьюсредств вычислительной техники (ВТ).

Внедрениюсовременной электронной вычислительной техники в управление предшествоваламеханизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-перфорационнывычислительных машин.

Электроннаятехника обладает по сравнению с механизированными клавишными исчетно-перфорационными машинами более значитеольными вычислительнымивозможностями.Это позволило в свое время перейти к комплексной автоматизацииуправленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным созданиеавтоматизированных информационных систем и систем управления, автоматизированныхрабочих мест, других систем автоматизированной обработки документов.

Широкоераспространение в документообороте предприятий и организаций получаютдокументы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники исоздаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализацияформы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом вбазу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экраневидеотерминала осуществляется в процессе унификации.

2.2.Унификация документов направлена на их сокращение и приведение кединообразию(имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, атакже обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах).Сокращение достигается пктем исключения документов, не имеющих существенногозначения, и дублируемых показателей.

Унификацияформ документов осуществляется на основе единой графической модели ихпостроения-формуляра-образца.

С1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться как основа дляпроектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификацияформы и содержания документов проводится с первых лет образования Советскогогосударства с целью совершенствования процессов управления и технологии ихвыполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблемаунификации документов осуществляется с 1971г. Во исполнение специального постановленияправительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системыдокументации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторамиТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессовуправления народным озяйством.

Заключение.

Вработе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времениотводится изучению, анализу и составлению различной докуметации. Особеннобольшие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов,что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

Устранениенепроизводительных затрат времени в процессах составления и использованиядокументов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, помнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документовс наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главнаязадача — формулирование и систематизации общих правил и норм составленияосновных документов.

Индивидуальныеположения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило,утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные- руководителямипредприятий и организаций.

Список литературы

Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.ef.wwww4.com/