Реферат: Анализ организационных структур
С О Д Е Р Ж А Н И Е
I. ВВЕДЕНИЕ.Понятие организации.
II. ОСНОВНАЯЧАСТЬ. Анализ организационных структур.
1. Особенности современныхпредпринимательских организаций.
2. Организационная структурапредприятия
3. Модели организации.
4. Системный подход и процессорганизации.
5. Структура системы управления.
III. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.Значение организационных структур.
I. ВВЕДЕНИЕ.Понятие организации.
Впоследние десятилетия изучение организаций и их поведения стало главной задачейисследований, проводимых совместно представителями нескольких научных дисциплин.Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область-теорию организации.
Косвенным путем вклад в теорию организации внесли специалисты,работающие в таких отдаленных областях знаний, как биология, математика,психология животных, логика и философия. Непосредственно способствовалисозданию теории организации социологи, антропологи, специалисты по социальнойпсихологии человека, политическим наукам и истории. Кроме того, способствовалиее развитию дисциплины, связанные с областью предпринимательской деятельности:общая теория делового руководства, теория человеческих отношений, исследованиеопераций и наука управления, а также промышленная социология. Все возрастающийинтерес, проявляемый специалистами по общественным наукам к исследованиюпредприятия, свидетельствует о значении социальных и культурных норм в развитииорганизации.
Организация– это:
1. внутреняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менеедифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;
2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованиювзаимосвязей между частями целого;
3. Объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель идействующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).
Вобщем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способыупорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.
Вузком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей,оринтированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализациякоторой требует совместных координированных действий.
Однаковсе организации обладают некоторыми общими элементами. Организации- это 1)социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы; 2) их деятельность интегрирована(люди работают вместе, сообща) и 3) их действия целенаправлены (люди имеютцель, намерение).
Одной из важных структур организации является социальная организация.Ее можноопределить так: “Социальная организация — это непрерывная системадифференцированных и коодинируемых видов человеческой деятельности,заключающейся в использовании, преобразовании и объединении специфическойсовокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природныхресурсов в некоторое уникальное, решающее проблемы целое. Функция этого целогосостоит в удовлетворении частных потребностей человека путем взаимодействия сдругими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсыв их конкретном окружении”.
Человеческие (социальные) организации имеют многообразные формы: военные организации,предпринимательские и политические организации, добровольные ассоциации идругие формы организации общественной деятельности.
Вовзаимоотношениях людей внутри организации существует иерархия (гр.-священнаявласть) -принцип структурной организации сложных многоуровневых систем, состоящийв упорядочении взаимодействий между уровнями в порядке от высшего к низшему.
Каждыйиз двух или более уровней выступает как управляющий по отношению ко всемнижележащим и как управляемый, подчиненный по отношению к вышележащим. Виерархически построенной системе каждый уровень специализируется на выполненииопределенного круга функций, причем на более высоких уровнях иерархии преимущественноосуществляются функции согласования, интеграции. Иерархия в организации системнеобходима в связи с тем, что управление в них связано с получением,переработкой и использованием больших массивов информации. На нижних уровняхиспользуется конкретная, охватывающая лишь отдельные стороны функционированиясистемы, информация, а на более высокие уровни поступает обобщенная информация,характеризующая условия существования всей системы, и принимаются решения,относящиеся к системе в целом.
II. ОСНОВНАЯЧАСТЬ. Анализ организационных структур.
1.Особенности современных предпринимательских организаций.
Предпринимательскаяорганизация вместе с ее главными целями производства и распределенияматериальных продуктов или услуг представляет собой один из самых сложных видовсоциальных организаций.
Ростразмеров предпринимательских организаций нельзя сравнить ни с чем. Мелкие исредние современные предприятия во много раз превосходят по масштабам своей деятельностикрупнейшие фирмы.
Впоследние годы все больше усиливаются тенденции к специализации и разделению трудав пределах организационной структуры предприятия. С ростом специализации трудабыстро множатся проблемы интеграции сотрудников современной предпринимательскойорганизации в некоторое эффективно функционирующее целое.
Другаяособенность современной предпринимательской организации — многообразие целей,стоящих перед различными сотрудниками и подразделениями организации. Обычносчитается, что цель предприятия состоит в достижении максимальной прибыли втечение длительного периода.
Вто же время в составе предприятия действуют многие подсистемы, каждая изкоторых имеет свои собственные специфические цели и задачи. Действительно,любой сотрудник организации приступает к выполнению своей работы, имея множестволичных мотивов, целей и задач, которые неизбежно сказываются на его поведении ворганизации. Разнообразие целей отдельных сотрудников и подсистем в организациисоздает проблему интеграции целей их деятельности. И здесь нужно искать основудля объединения этих разнообразных целей в единое целое.
Современныепредпринимательские организации функционируют не изолированно. Они являютсянеотъемлемой частью общества в целом. Влияние внешних факторов напредприятие будет постоянно усиливаться и стимулировать необходимость укрепленияи развития предпринимательской организации как жизнеспособной системы.
2.Организационная структура предприятий.
Дляэффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовалацелям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационнаяструктура создает некоторый каркас, который является основой для формированияотдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливаетвзаимоотношения сотрудников внутри организации.
Структураорганизации определяет также структуру подцелей, которая служит критериемвыбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливаетответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельныхэлементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информациио событиях, требующих особого внимания.
Спонятием структуры организации тесно связано понятие об иерархических взаимосвязях.Все большее количество организаций имеют иерархическую природу. Почти каждаяорганизация — церковь, университет или предприятие — состоит из подразделений,которые делятся на более мелкие организационные единицы, дробящиеся в своюочередь на еще более мелкие части. В классической теории организации понятиюиерархической структуры соответствует так называемый принцип лестницы. Этотпринцип предполагает деление власти и ответственности по вертикали иерархии ираспределение обязанностей между подразделениями.
Иерархияпредставляет собой, по-видимому, общую закономерность природы. Принципиерархической структуры — является также главным принципом общей теории систем.
Основойклассической теории организации является принцип узаконивания власти за некоторымцентральным источником власти. Власть — это способность заставить исполнятьсвои решения подчиненных; основой власти является формальное положениеруководителя и руководство с помощью поощрений и взысканий, которые сопутствуютэтому формальному положению. Власть связана не с личными качествами руководителя,а с его положением в организации.
Властьслужит средством интеграции деятельности отдельных элементов организации и ихориентации на достижение общей цели. Она дает основу для проведения централизованногоуправления и контроля за результатами деятельности организации.
Традиционноепредставление об административной власти по-прежнему занимает значительноеместо в специальной литературе по проблемам управления. Однако применение этихвзглядов ограничивается другими концепциями. Примером является принцип признанияавторитета, который гласит, чтостепень распространения власти определяетсяготовностью подчиненного признать директивы и приказания руководителя. (Авторитет-это характер связи в формальной организации, благодаря которому то или иноелицо или член организации может влиять на те действия в организации, в которыхон заинтересован).Этот принцип признания авторитета стал важнымэлементом модели “человеческих отношений”.
Немало важное значение в работе предприятия имеет принцип объема контроля, илисфера наблюдения, связан с числом подчиненных, действия которых можетэффективно контролировать один начальник. Эта концепция тесно примыкает кконцепции иерархической структуры организации и ее деления на отделы. Принципобъема контроля подразумевает необходимость координации начальникомдеятельности своих подчиненных. Понятие объема контроля подчеркиваетнеобходимость установления таких отношений между начальником и подчиненным,которые позволяют проводить систематическую интеграцию деятельностиподчиненных.
Вклассической теории организации линейная структура организации являетсяносителем и непосредственным источником административной власти, а функциицентральных служб заключаются в том, чтобы помогать и советовать линейнымподразделениям. Согласно традиционному взгляду центральные службы способствуютрасширению возможностей руководителя. Благодаря использованию таких специальныхцентральных служб, подчиненных и докладывающих непосредственно начальнику,можно увеличить объем контроля этого начальника, не опасаясь сократитьвозможности координации им действий подчиненных.
Однакос развитием специализации и усложнением предприятий это представление о центральныхслужбах претерпело серьезные изменения. Они стали играть значительно болееважную роль, обеспечивая руководству сервис, информацию и даже управлениедругими подразделениями организации. С увеличением роли центральных службпрежние четкие и простые взаимоотношения между линейными и центральнымислужбами стали невозможными.
Рассмотренныепринципы структуры, иерархии, административной власти, специализации, объемаконтроля и взаимоотношений линейных и центральных служб в значительной меревытекают из традиционной теории организации, где главное внимание уделялось наиболее эффективному распределениюработы по группам. Принимая за исходный пункт общие цели организации, этатеория стремилась определить отдельные задачи, которые необходимо решить длядостижения общих целей.
3.Модели организации.
Бюрократическаямодель. Макс Вебер сформулировалпредставление об организации, которое стало традиционным для ученых,исследующих общественные отношения, но которое в меньшей степени поддерживаетсяспециалистами, рассматривающими все с точки зрения управления организацией.Вебер считал, что бюрократическая форма организации является наиболееэффективной в современном ему обществе. Он хотел создать основы идеальнойорганизации, которая обеспечила бы максимум разумности поведения человека. Этоего представление явно отличается от принятого понимания термина “бюрократическаяорганизация”, употребляемого нередко для обозначения больших и громоздкихправительственных учреждений или частных предприятий, которые, как правило, всвоей деятельности не учитывают индивидуальные запросы людей. Говоря о техническихпреимуществах бюрократической системы, Вебер писал: “Решающее преимуществобюрократической организации перед любым другим видом организации состоит в том,что она всегда обладает чисто техническим превосходством. Совершенный механизмбюрократической организации по сравнению со всеми другими видами организациидает такие же преимущества, как и машина по сравнению с немеханизированнымиспособами производства.
Точность,скорость, отсутствие неопределенности, четкое делопроизводство, непрерывность,благоразумие, единство, строгая субординация, уменьшение трений между членамиорганизаций и сокращение затрат труда и материалов- все это доведено досовершенства в чисто бюрократической организации, и особенно в той форме, гдестрого проводится единоначалие”.
Помнению Вебера, другим преимуществом бюрократической организации является ееуниверсальность. Он считал, что такая организационная форма способствуетувеличению эффективности самых разнообразных организаций- как промышленныхпредприятий, так и правительственных учреждений, воинских подразделений ипрофессиональных объединений. По Веберу, основными чертами “идеальной”бюрократической организации являются: 1) разделение труда на основефункциональной специализации; 2) четкая иерархия власти; 3) система правил,определяющих права и обязанности каждого члена организации; 4) системапроцедур, определяющих порядок действия во всех ситуациях, встречающихся впроцессе функционирования организации; 5) игнорирование личных качеств вовзаимоотношениях между сотрудниками организации; 6) отбор и выдвижение работниковпо их квалификации.
Онукрепил модель своего бюрократического механизма с помощью введения особойустановленной власти общества, т.е. какой-то силы, которая узаконена обществоми “заставляет человека иногда делать то, что он не хочет делать”.
Неоклассическаямодель. Это модель поведения организации, построения с учетом возможностейчеловека. Этот взгляд на организациюполучил широкую известность. Основное внимание здесь уделялось уже нерациональной модели традиционной теории организации, а модели, котораярассматривала человека таким, каков он есть. Эта модель не исключаетрассмотренные раньше структурные аспекты организации, но изменила те принципы,которые относятся к человеческим ресурсам и отношениям, возникающим внеформальных группах внутри организации.
Основныеотличия теории, учитывающей человеческие взаимоотношения, от традиционнойтеории организации сводятся к следующему:
1. в выработке решений чаще принимаетучастие широкий круг сотрудников организации, а не только узкая группа навысшем уровне управления;
2. основной единицей организацииявляется не индивидуум, а скорее группа, члены которой взаимодействуют спомощью личных контактов;
3. не только административная власть,а и взаимное доверие служит объединяющей силой организации;
4. руководитель — это скореепосредник для связи внутри группы и между группами, а не только представительвысшей власти;
5. необходимо увеличениеответственности членов организации, а не внешний контроль за результатами ихработы.
Подход к организации с позиции человеческих отношений выдвинул напервый план концепцию организации как единой системы, охватывающей отдельныеличности и неформальные группы и учитывающей отношения внутри группы иформальные взаимосвязи между членами организации. В сущности, эта школа вернулачеловеку то место в организации, которое традиционная школа так старательнопыталась у него отнять.
Профессиональнаямодель. Это — профессиональныеорганизации и они характеризуются не только целями, которые преследуют, нои высоким процентом специалистов в составе аппарата (не меньше 50%), а такжетаким распределением власти между специалистами и неспециалистами, при которомспециалисты обладают высшей властью в вопросах, касающихся главной целидеятельности организации. К организациям такого типа относятся институты иуниверситеты, исследовательские организации и крупные лечебные учреждения.
Модельтакой организации должна характеризоваться тем, как часто организация встречаетсяс обычными и необычными обстоятельствами, или с работами, требующими либовысокой квалификации, либо только применения обычных знаний.
Такаяпрофессиональная модель во многих отношениях отличается от традиционной.Традиционная модель предполагает, что имеется один главный источник власти(линейная организация), который является основой для окончательных решений иконтроля. В профессиональных организациях контроль осуществляется с помощьюпрофессиональных норм и взаимодействия между коллегами по работе.
4.Системный подход и процесс организации
Элементыпредприятия. Функция руководства всовременных сложных предпринимательских организациях состоит в координациидеятельности различных производственных элементов и в оптимизации целей всегопредприятия. Руководитель должен рассматривать предприятие как систему, а некак ряд изолированных элементов. Он должен представлять себе характер отношениймежду частями системы и их возможные взаимодействия. По существу, руководителюпредприятия следует объединить отдельные, часто противоречивые функции в единуюинтегрированную систему, все элементы которой способствуют достижению общихцелей организации.
Впредпринимательской организации элементы, или части системы, включают отдельныеличности, неформальные рабочие группы или неформальные организации, формальнуюорганизацию и в некоторых случаях внешние системы, оказывающие прямоевоздействие на предпринимательскую организацию как систему. В составпредприятия входит также ряд подсистем, созданных для выполнения специальныхфункций: производственная, сбыта, управления и информационная. Таким образом,каждое предприятие представляет собой иерархическую систему со множествомвзаимосвязанных подсистем.
Взаимоотношениямежду элементами системы. Второйважный шаг в системном подходе к процессу организации состоит в том, чтобырассмотреть взаимоотношения между различными элементами или частями единойсистемы.
Частидолжны быть привязаны к целому с помощью определенных отношений каждой части ккакой-либо общесистемной характеристике (или характеристикам), имеющейнеобходимую и логическую функциональную связь с выполнением задач всейорганизации.
Частидолжны быть определены не с целью их удобной классификации по тем или инымпризнакам, а так, чтобы была ясно видна их логическая и необходимая функциональнаясвязь друг с другом и с системой в целом.
Большиечасти должны быть способны объединять все более мелкие части, которыенеобходимы для объяснения поведения организации в целом.
Частидолжны быть соответственно увязаны с поведением всех членов организации.
Приэтом надо иметь в виду “процесс сплавления” организации — процесс примирения исплочения этих различных частей и установления единства между ними. Этотпроцесс выдвигает на первый план общие цели организации вопреки противоречащимим интересам отдельных личностей, групп, других организаций и самойрассматриваемой организации.
Процессыинформации и связи. Основойинтеграции отдельных частей организации в единую систему служат информационныесети или сети связи. Связь стимулирует работу отдельных элементов организации иобеспечивает координирующий механизм, соединяющий части системы в единое целое.Дейч считает, что организации состоят из подсистем, которые устанавливают связьдруг с другом, обмениваются сообщениями с внешним миром и накапливаютинформацию. В совокупности эти сети связи составляют некоторую конфигурацию,представляющую собой единую систему связи. В кибернетической модели уделяетсябольшое внимание связи и потокам информации в сложной системе. Хотя принципыкибернетики использовались в первую очередь для анализа технических проблем, еемодель обратной связи, управления и регулирования может быть также успешноприменена для анализа биологических и социальных систем.
5.Структура системы управления.
Система – это целое, созданное из частей и элементов,взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди еёосновных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность иединство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с темсистема имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, вобщем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты иобратную связь.
Внастоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:
1. структура управления;
2. техника управления.
3. функции управления.
4. методология управления (см. рис.1).
Рис. 1. Структура элементовсистемы управления организации.
Система управления
/>/>/>/>
Подсистемы Методология управленияПроцесс
управления
Структура
управления
управления
Элементы систем управления Цели задачи, законы и принципы Комуникации Функциональные структуры Система документо-оборотаМетоды и
функции
Организационная структура и техника управления являются элементами механизмауправления и включают себя соответственно:
— функциональную и организационную структуру, схему организационныхотношений, профессионализм персонала;
— компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сетисвязи), систему документооборота.
Процесс управления, как элементуправленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработкуи реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.
Основнойзадачей системы управления организации ставится формирование профессиональнойуправленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – этосовокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частямисистемы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства)для реализации миссии организации. Наибольший интерес представляет структурауправления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другимэлементам. Структура органов управления и должностей, распределение между нимиполномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, ипроцесс, и методы, и функции.
Среди этапов понимания сущности управления и построения организационныхструктур следует выделить некоторые этапы:
1. Организация представляется, каксумма трудовых операций. Управлять организацией – значит правильно организоватьпроизводственные процессы и повышать производительность труда. Организацияконструируется и контролируется менеджерами.
2. Организация – это административнаяпирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ейприсуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий иответственности.
Всёбольшую роль, как указывалось выше, в организации начинает играть технологическаяоснова. Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодействие группылюдей с определённой техникой. Техническая система и система межличностныхотношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальныеотношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется,как сложная, разнородная вероятностная система.
III. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.Значение организационных структур.
Анализ организационных структур — одно из ключевых понятий теории организации, тесносвязанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределениеммежду ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системыпротекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всехуровней, категорий и профессиональной специализации. Система организационныхструктур управления организации построена для того, чтобы все протекающие в нейпроцессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, котороеуделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования,развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, чтоизучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации,так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленныхцелей и задач.