Реферат: Роль менеджера з інформації та інформайційних технологій в організації

Іващенко ДО-5

Роль менеджера з інформації та інформайційних технологій в організації.


Сьогодні на межі тисячоліть, освітнє співтовариство надзвичайно цікавить, як позначаться зміни в діловому світі на професійних якостях керівників. Яким буде менеджер XXI сторіччя? На конференції відбувся обмін думками широкого кола питань, у тому числі обговорювалася проблема впливу вибухового розвитку інформаційних технологій (IT) на формування менеджера XXI сторіччя, який присвятили свій виступ В.В.Часів, директор Інституту інформаційних систем керування Державного університету керування. З огляду на актуальність і великий інтерес учасників конференції до проблеми впливу IT на сучасний діловий світ, РАБО проводить науково-практичні конференції «Інформаційні технології в створенні і бізнесі».

Ми є свідками революцій в області технологій. Зміни відбуваються дуже швидко, і впливають на всіх. Змінюється середовище бізнесу, змінюється сам бізнес, трансформуються методи і форми керування їм, змінюються люди, що здійснюють ці зміни.


^ Тенденції розвитку бізнесу-середовища

Чим характерне сучасне середовище здійснення бізнесу? Насамперед, революційними змінами у виробництві і технологіях, і відповідними новаціями в організації і керуванні, що здійснюються на наших очах. Як відзначається в журналі «The Economist» (від 20 лютого 1999 року), ми маємо справу з п'ятою індустріальною хвилею, що буде самої короткою - 30 років, з 1990 - 2020 рік. Очікується, що до 2010 року ця хвиля досягне свого піка.

Стосовно до розглянутої нами теми, можна відзначити ряд тенденцій. От деякі з них:

* Поява і розвиток нових бізнес моделей. Насамперед, це створення віртуальної економіки. Різні форми електронної комерції і торгівлі (Internet trading, business - business, і т.д.) - прояв такої економіки. Про це дуже багато пишеться і говориться, причому саме як про початок нової віртуальної ери. Можливо це буде дійсно економіка нового типу. Багатьма вона розглядається як реальна, прийдешня сила, що веде до багатства й економічного процвітання. Вважається, що віртуальна індустрія стане одним з головних джерел процвітання і факторів розвитку американської економіки протягом наступних 10 років. Можливо, це дійсно так. Однак і в Західній Європі електронний бізнес, тобто бізнес по Internet, розвивається такими ж темпами. Це активний розвиток віртуальної економіки, заснованої на інформаційних технологіях, означає, що інвестиції в ці технології є досить ефективними. Найчастіше вони ефективніши навіть вкладень у банківську сферу.

* Зміна форм конкуренції. Раніш конкуренція полягала в основному в змаганні з ціни і якості, у нових умовах - це конкуренція по швидкості зміни бізнесу - моделей і продуктів. Така конкуренція дуже часто руйнує старі промислові структури: швидкість змін бізнес - моделі виявляється більш важливої, чим розробка нової продукції. У цьому випадку, технологія стає основною ведучою силою і визначає розвиток бізнесу. Вона дозволяє навіть маленьким компаніям стати великими гравцями на міжнародному ринку. Це - величезний стимул для маленьких компаній і компаній середнього розміру до впровадження технологій і здійсненню інновацій. Проблема полягає в тому, що залежність таких компаній від правильно обраної технології дуже велика. Найважливіші умови виживання для них - наявність необхідної інфраструктури, заснованої на інформаційних технологіях і Internet, і вміння менеджерів скористатися цією інфраструктурою.

* Крім того, у міру росту швидкості змін, росте і необхідність в актуальній, своєчасній інформації для керування. Подібна ситуація приводить до посилення ролі інформаційної системи в організації, а також вимагає, щоб інформаційна система була найсучаснішою.

* Нові витки глобалізації й інтернаціоналізації. У процесі глобалізації бізнесу підрозділи компанії розкидані по усьому світу, де вони здобувають компоненти, технології, нову продукцію. Процеси глобалізації й інтернаціоналізації пов’язані з пошуками компаніями шляхів збільшення ефективності діяльності. Ці ж процеси змушують компанії ширше використовувати інформаційні технології для підтримки керування.

* У багатьох галузях промисловості терміновість планування зменшилася до 3-5 місяців. Помітимо, що в стратегічному керуванні ми раніше розглядали обрій планування до 5 років. Зараз ця область повинна відбивати всі зміни, що відбуваються, і відповідати їхній швидкості з належною гнучкістю.

* Поділ праці на рівні управлінських функцій за межами компанії: передача функцій керування з однієї компанії в кілька інших компаній. Компанії прагнуть розвиватися в ланцюжку інших організацій.

* Аналогічні процеси відбуваються на технологічному і виробничому рівнях. Організації перейшли до створення мереж, технологічних ланцюжків. Вони поєднуються для того, щоб кожна компанія могла здійснювати свою діяльність на високому професійному рівні і передавати підрядчикам ті операції, що останніми можуть бути виконані швидше, ефективніше, з меншими витратами. У противному випадку - границі компаній роздуваються і розмиваються, і незрозуміло, хто є постачальником, хто конкурентом, хто клієнтом.

* Границі між галузями розмиті, немає ніякої визначеності в тім, як будуть розвиватися далі ці галузі в промисловості і технології в майбутньому. Конвергенція і гібридизація різних технологій і знань. Зараз компаніям доводиться не стільки спеціалізуватися на одній вузькій області, скільки розвиватися в області декількох технологій. У результаті підсилилися складність, комплексність технологій і виробництва, ускладнилося керування.

* Інтеграція всіх бізнес функцій в одну модель. Ця модель може бути представлена в електронному виді. Компанія повинна робити свою продукцію якісно і дуже швидко, при цьому добре почувати зміни на ринку й у технологіях. Така діяльність неможлива без побудови складних інформаційних систем, у яких весь бізнес - функції інтегровані в єдине ціле. Представлення про загальні правила здійснення бізнес-функцій і про побудову інформаційної системи організації описані в стандартах рекомендацій з керування. Це опис найбільш загальних правил, по яких повинне вироблятися планування і контроль різних стадій виробничого процесу: потреб у сировину, закупівель, завантаження потужностей, розподілу ресурсів і ін. Ці представлення мінялися. Від орієнтації на внутрішню організацію підприємства (у рамках планування матеріалів для виробництва (MRP - Material Requirements Planning), потім планування усіх виробничих ресурсів підприємства - сировини, матеріалів, устаткування і т.д. (MRP-II - Manufacturing Resource Planning), і, нарешті, об'єднання всіх ресурсів підприємства (ERP - Enterprise Resource Planning)), до опису повного циклу від проектування майбутнього виробу, з урахуванням вимог замовника, до гарантійного і сервісного обслуговування після продажу (CSRP - Customer Synchronized Resource Planning). В останньому випадку, крім циклу від проектування виробу до обслуговування після продажу, охоплюється також і взаємодія з клієнтами: оформлення наряду-замовлення, технічне завдання, підтримка замовника на місцях і ін. І велика частина великих і середніх компаній прагнуть використовувати такі бізнес моделі й інформаційні системи (MFG-Pro, SAP/R3, Baan IV, BPCS, Oracle Applications, і ін.). Це означає, що менеджери в цих компаніях повинні розуміти можливості таких систем, бути готовими до прийняття рішень по їх впровадженню й адаптації, а також уміти працювати в їхньому середовищі. Це також означає, що в бізнес-школах повинні бути відповідні навчальні курси.

* Зміна ролі інформації. Інформація стала стратегічним ресурсом, що забезпечує конкурентну перевагу. Відповідно до сучасних поглядів, інформаційні системи будуть грати усе більшу роль і в досягненні стратегічних цілей фірми. Це приводить до нових вимог до інформаційних систем і їхніх функцій. Інформаційні системи не просто інструмент, що забезпечує обробку інформації для відділів і кінцевих користувачів усередині фірми. Тепер вони повинні породжувати вироби і послуги, засновані на інформації, що забезпечать фірмі конкурентну перевагу на ринку. Здійснюється перехід з паперових носіїв на інтерактивні мережі. Битва за інформацію комп'ютерними мережами уже виграна. Наступне покоління людей буде спілкуватися з мережами також вільно, як ми спілкуємося з книгами і телефоном. Уже зараз застосування обчислювальних мереж приводить до швидкої зміни методів і способів торгівлі товарами і послугами, методів керування, способів створення робочих місць. В даний час важко оцінити цілком прогрес цих технологій. Розвиваються існуючі і створюються нові інформаційні технології. Тому і менеджери, і виконавці повинні розуміти основні концепції і способи застосування інформаційних технологій і бути здатними приймати важливі рішення щодо їхнього використання. Відповідальність менеджера в області цих технологій - володіння технікою особистої роботи в інформаційному середовищі й уміння приймати правильні стратегічні рішення по розвитку інформаційних систем організацій. Потрібно вміти керувати інформацією і поліпшувати свою справу за допомогою правильного її використання для підвищення ефективності роботи і для підвищення якості керування. Більшість процвітаючих організацій це робить за допомогою автоматизованих інформаційних технологій.

* Вплив інформаційних систем на організацію (зміна структури організації під впливом інформаційної системи, інший розподіл влади в організації, формування там іншої політики і культури, зміни у формалізації, зайнятості, характері праці, виникненні потреби в навчанні, і т.п.). Вплив організації на інформаційну систему (місце інформаційної системи в організаційній структурі, володіння даними, хто і як буде керувати інформаційною системою, як інформаційна система буде впливати на рішення, і т.д.). Інформаційні системи стають усе більш дорогими, диктують свої специфічні умови до правил ведення бізнесу, що приводить до нових проблем, які необхідно вирішувати, щоб покористуватися з потенційних переваг інформаційних технологій.


Усі ці тенденції виявляються в різних процесах і формах. Часом їх досить важко зрозуміти, коли ми знаходимося в середовищі бізнесу, працюємо в компанії. Погляд з боку трохи полегшує їхнє виявлення. Тому важливі консалтингові і дослідницькі проекти. Крім цього, ці тенденції приводять до формування потреби в навчанні. Причому не в дискретному, а постійному, протягом усього життя


Вплив змін на представників загального менеджменту організацій


Отже, ми можемо погодитися, що середовище бізнесу змінюється. Що змінюється для загального менеджменту компанії в зв'язку зі зміною середовища бізнесу? На наш погляд можна вказати ряд аспектів:

* Доводиться жити в умовах більшої невизначеності, ніж раніше. Робота в принципово нових середовищах.

* В області стратегії доводиться стикатися з труднощами. Раніш краще можна було представити, у чому полягають ринкові тенденції.

* Необхідне створення мереж, об'єднання компаній. Управлінські функції поєднувалися в одну модель, тепер вони можуть розкидатися по багатьом компаніям. Здійснення змін в організаційних структурах. Необхідне уміння працювати в інтернаціональному середовищі, на стику технологій. Робота з великим числом підрядчиків. Особливо в логістиці, що все частіше стали передавати іншим компаніям.

* Унаслідок високої швидкості змін, компанія зіштовхується з тим, що керівники вищої ланки і ради директорів одержують інформацію, коли вона вже застаріває. У результаті прийняття стратегічних рішень делегується менеджерам середньої ланки. Як наслідок, зміняються вимоги до їхньої підготовки, ці менеджери по-іншому взаємодіють з інформаційною системою.

* У результаті роль менеджерів вищої ланки складається не в прийнятті «важливих» рішень, а в створенні культури організації. Їхньої задачі полягають у тому, щоб гарантувати формування тих знань, що повинні існувати усередині компанії, і які були б доступні для працюючих у ній.

* Необхідно вкладати величезні гроші в розвиток інформаційної системи організації, в інформаційні технології, причому в умовах невизначеності і ризику. Найбільші витрати, самі важкі рішення приходиться здійснювати після того, як уже витрачені гроші на програмно-апаратну частину інформаційної системи.

* Виникає задача про стратегію розвитку організації в частині її взаємодії з інформаційними технологіями. Одні фірми всіляко намагаються зібрати всі можливі знання і зробити їх явними. Вони заносять всю інформацію в бази даних. Ці компанії дуже залежать від систем інформаційних технологій. Їхні співробітники представляють багато формальних звітів, таким чином, досвід надходить в організацію. У результаті маємо, що окремі співробітники значення не мають, тому що вся інформація міститься в базі даних. В організаціях іншого типу розуміють, що тільки частина тих знань, що накопичують їхні співробітники в ході роботи, можна витягти з них і помістити в базу даних. Але велика частина знань так і залишиться в людині, у консультанті. Звичайно, і в такій організації базу даних, поповнюють інформацією. Але в ній розуміють, що туди попадає 20-30% того, що потрібно знати і зберігати. І в цих організаціях із працівниками звертаються по-іншому. Якщо співробітник проробив у компанії по декількох проектах протягом декількох років, то компанія розуміє, що їй буде важко його замінити. Таким чином, компанії по-різному поводяться у відношенні неявних і явних знань. І це дозволяє нам говорити, що так, чи інше використання інформаційних технологій приводить до різного менеджменту організації, наприклад, керування персоналом, і т.п.

Можна було продовжувати перерахування змін для загального менеджменту організації. Але вже очевидно, що менеджер повинний постійно учитися (тобто мінятися) і приймати вірні рішення по зміні свого бізнесу.

Оскільки в заголовку статті ми обмовили обговорення впливу на менеджера в основному інформаційних технологій, то вкажемо, у чому складається відповідальність менеджерів в області інформаційних систем своїх організацій. Ця відповідальність визначає і вимоги до їхньої кваліфікації:

Для керівника організації завжди можливі три базових рішення з приводу її інформаційної системи:

* нічого не робити з інформаційною системою.

* модифікувати існуючу інформаційну систему

* створювати нову інформаційну систему.

У чому полягає відповідальність керівника в частині інформаційної системи організації?

1. Розуміння свого бізнесу і місця в ньому в своїй організації через інформаційні потреби (У чому полягає ваш бізнес? Реальний погляд на майбутнє організації і створення ідей на продаж. Яке середовище конкурентного підприємництва у Вашій області? Яка інформація потрібна для відповіді на попередні питання, яка частота її одержання? і т.д.).

2. Розуміння можливостей сучасних автоматизованих і неавтоматизованих інформаційних систем і технологій (Яким образом потрібно керувати Вашим відділом інформаційних систем? Необхідність планування інформації й інформаційної архітектури організації. Установлення ймовірносних характеристик частин системи. Збільшення технологічного потенціалу фірми. Які задачі головного інформаційного офісу, що служить? І т.д.).

3. Уміння визначити стратегію розвитку інформаційних систем (Яка мета розвитку інформаційної системи? Яку концепцію розвитку Ви вибрали? Що й у якій послідовності ми будемо робити? і т.д.).

4. Уміння працювати в сучасному інформаційному середовищі. (Якими практичними навичками роботи в інформаційному середовищі Ви володієте? Чи знаєте Ви і чи працюєте з базовими інструментальними засобами ділової інформатики (великоформатними електронними таблицями, текстовими процесорами, СУБД, графічними пакетами, засобами комунікації й обміну даними? і т.д.)).


Вплив змін на представників IT менеджменту організацій


IT менеджери (від керівника всієї служби, до начальника якого-небудь IT підрозділу) - це люди, що розробляють і втілюють у життя технологічну політику компанії. Їхнє основне завдання полягає в забезпеченні потреб компанії шляхом використання потенціалу інформаційних технологій.

Як змінюється їхня роль у світі змін у технологіях? Які задачі повинна вирішувати, які вимоги пред'являються і якими необхідними знаннями повинний володіти головний менеджер інформаційної служби організації?

Маємо інформацію про звіт що до результатів спільного міжнародного дослідницького проекту Лондонської бізнес-школи (London Business School) і компанії Egon Zehnder International «Новий директор інформаційної служби-дослідження мінливої ролі директора по інформаційних технологіях». З цього звіту можна зробити деякі висновки про те, як за останні п'ять років змінилася роль директора інформаційної служби, як вона може змінитися в найближчі кілька років і які на сьогоднішній день найважливіші фактори його успішної діяльності.

По-перше це - констатація росту залежності бізнесу від ІТ, а також розширення функцій директорів інформаційних служб, особливо в області розвитку бізнесу і формування ділової стратегії (досліджувалися керівники інформаційних служб, майже 60% респондентів підкоряються безпосередньо виконавчому директору, 70% входять у вищу ланку посібника, а 14,5% - у раду директорів своєї компанії).

Наступний висновок - вища ланка посібника виявляє зростаючу зацікавленість у підтримці чи стандартів ініціатив у сфері інформаційних технологій, частіше бере участь у дискусіях і процесі прийняття рішень. Таким чином, ми бачимо процес зближення інтересів і розуміння спільності задач у CEO і CIO.

Як фактори, що мають принципове значення для успішної діяльності директора інформаційної служби, відзначаються наступні:


* ефективна взаємодія з колегами і посібником;

* формування в членів колективу адекватних представлень про функції інформаційних технологій;

* надійність в обслуговуванні клієнтів;

* створення сильної управлінської команди;

* можливість зробити враження на колег своїми проникливими судженнями про комерцію.


Наступне положення дуже важливе для нас. Дослідники відзначили, що фахівцям з інформаційних технологій має бути освоїти дві порівняно нові ролі. Перша - «майстер змін»: лідер в організації, керуванні і підтримці змін у сфері бізнесу. Друга і найбільш важлива - «бізнес-стратег» - людин, що робить безпосередній вплив на стратегію розвитку підприємства, відповідальний за технологічні аспекти електронної комерції і т.п. Як ми бачимо, вплив змін проявилося в появі нових ролей для IT менеджера, і ці ролі перейшли до нього від загального менеджменту організації.

Відзначається, що вимоги до директорів інформаційних служб (а, отже, і до їхньої кваліфікації) можуть бути зведені до чотирьох пунктів:

* вони повинні добре розбиратися в техніці;

* бути орієнтованими на надання послуг;

* мати здібності до стратегічного планування;

* бути готовими до змін.

У звіті зазначено, що приблизно половину свого робочого часу керівники інформаційних служб проводять безпосередньо у своїй службі, затрачаючи другу половину на встановлення зовнішніх контактів (робота з постачальниками інформаційних технологій, участь у рішенні проблем, зв'язаних з інтеграцією інформаційних технологій у виробництво, модернізація бізнесу, участь у стратегічному плануванні). І частка цієї частини роботи буде рости.

Дослідникам вдалося виявити фактори, що мають визначальне значення для успішної діяльності керівника інформаційної служби.

Таких факторів 14. Серед цих факторів: уміння будувати взаємозв'язок з вищим посібником, а також заручитися його довірою; створення висококласного колективу керування інформаційними технологіями; швидке реагуванням на виникаючі потреби і побажання працівників і посібника; відкритість і чесність у відношенні можливостей і функціонування інформаційних технологій; підтримка репутації надійної служби; наявність репутації людини, що розбирається в бізнесі; і т.д.

Аналіз нової ролі IT менеджерів в організації, їхніх якостей, факторів успіху дозволяє зробити висновок про те, що крім вузько професійних властивостей, у IT менеджера повинні з'явитися і розвиватися якості загального менеджера - лідерство, коммунікабельность, вміння працювати в колективі, підтримка ініціативи, загальне розуміння бізнесу компанії.

І останнє, що стосується впливу змін на представників IT менеджменту організацій і формування менеджера 21 століття. Яка ідеальна модель керівника інформаційної служби?

Були сформульовані чотири ідеальні моделі директора інформаційної служби нового тисячоліття. Найбільш краща модель, що вибрали 41% опитаних, - «керівник, що має досвід роботи з ІТ і досвід керування, здатний до формування ділової стратегії і підтримці ІТ..., що любить свою роботу».

Однак найбільш ймовірна, хоча і менш бажана, учасникам дослідження представляється модель, у якій функції директора інформаційної служби виконують два чоловіки:«одна людина займається рішенням стратегічних задач і модернізацією виробництва, у більшому ступені приділяючи увагу інформації і системам, чим технології й інфраструктурі, а інший бере на себе обов'язки технологічного директора, займаючись технікою, інфраструктурою і виробничими процесами».

Третя модель - «директор, що володіє гарними технічними знаннями, що переважно займається проблемами технічної підтримки, обслуговування і розвитку систем, творець могутньої інфраструктури, “довгожитель” ИТ».

Четверта - «керівник-універсал, менеджер по створенню, що має надійних помічників, які займаються розвитком і модернізацією бізнесу і мають гарні перспективи кар'єрного росту».

Безсумнівно, такі серйозні перетворення в технологіях не можуть не торкнутися освітньої сфери. По-перше, бізнес школи, готують своїх випускників для роботи в нових умовах, повинні відповідним чином реагувати на зміни вимог до менеджерів. Необхідні нововведення в підготовці менеджерів у зв'язку з трансформацією представлень про роль інформації й інформаційних технологій. По-друге, розвиток технологій впливає на навчальні заклади, методи організації навчання, сам процес навчання. Можна говорити про процес інтеграції навчальних закладів на базі інформаційних технологій. Більш докладно ці питання розглядаються в статті автора, опублікованої в журналі РАБО «Бізнес-утворення» (№ 2, 2000 р.)


Література


1. Майкл Эрл. Директор інформаційної служби: учора, сьогодні, завтра. Computerword Росія, № 9, 2000.


2. Терхо Уімонен. Сьогодні директор ІС, а завтра - генеральний? Computerword Росія, № 9, 2000.


3. Кэтлин Мур. Увесь світ ІТ у твоїх руках. Computerword Росія, № 7, 2000.


4. За чашкою кава із Солвіком: Віце-президент Cisco Systems про особливості кар'єри директора інформаційної служби. Computerword Росія, № 15, 2000.


5. Боб Л’юис. Сім смертних гріхів фахівців з ІТ. http://www.osp.ru.


6. Холлі Блюменталь. Що дає диплом фахівця в області ІТ?