Реферат: Работа с файлами

Смирнов Олег14782.doc стр. из Дата печати 2.2.2006 12:32:00 PM


Редактор текстов – WinWord-97.

(Word является частью программного комплекса MS Office).


Для запуска Word в Windows 95 и выше выполните следующие действия:

кнопка «Пуск» - пункт «Программы» - «Microsoft Word». Редактор создает файл с именем Документ1.
Работа с файлами.


Меню «Файл» (основной режим работы с файлами Word):
создать новый документ. Имя файла - до 256 символов. Файлы лучше создавать в папке «Мои документы» и её подкаталогах, так как по умолчанию Word открывает эту папку;

открыть - выбрать по дереву дисков файл с расширением DOC и его открыть двумя щелчками левой кнопки мыши;

закрыть – прекращение работы с текущим файлом в окне;

сохранить – запись внесенных изменений без прекращения работы. Или иконка «Дискета»;

сохранить как – запись файла с новым именем и продолжение работы с новым файлом;

свойства:

общие: тип, папка и размер файла, даты создания и последнего редактирования;

документ – его характеристики: автор и учреждение из установки Windows. Некоторые данные могут пригодиться при поиске файла;

статистика: количество редакций, общее время правки текста, количество страниц, абзацев, символов и т.д.
Другие варианты открытия и создания документа Word:
в меню файл в нижней части показаны 4 последних записанных файла (в меню «Сервис» – «Параметры» - вкладка «Общие» – «Помнить список» - можно указать показ 9 файлов);

можно выбрать документ из списка 10-ти документов MS Office: кнопка «Пуск» – пункт “Документы” – далее выбрать по имени из списка;

кнопка «Пуск» – пункт «Открыть документ MS Office» (или создать) – указать в пункте «Тип файлов» из ниспадающего списка «Документы» – открыть каталог на диске, где расположен файл;

если документы хранятся в папке “Мои документы” – выбрать их из этой папки (на Рабочем столе).
Разбивка текста на страницы:
При вводе текста производится автоматически в зависимости от параметров, указанных в пункте “Поля” (меню “Файл” – “Параметры страницы”).

Можно установить все размеры равными 1 по странице, а колонтитулы равными нулю. Тогда увеличится размер рабочей области. Но это нужно делать с момента создания файла.

При наличии колонтитула отступ сверху указывать 1.3. и 0.5 – до колонтитула.
Способы просмотра текстов (первые четыре пункта меню «Вид»):
- обычный режим просмотра (только текст). Запускается Word-ом по умолчанию. Определенные средства форматирования страницы не доступны для быстрого редактирования, например, Вы не видите колонтитулов и колонок при многоколонном наборе;

- режим разметки - отображает документ так, как он будет распечатан (колонтитулы и другие детали разметки страницы видны на экране). Я пользуюсь именно им, чтобы потом не пришлось дополнительно редактировать текст с учетом колонтитулов;

- режим структуры (при сложных документах типа книги с главами, разделами и т.д.). Используйте режим структуры для создания схемы и проверки структуры документа. В этом режиме можно отображать только заголовки документа, спрятав весь остальной текст. Заголовки вместе с подчиненным текстом можно перемещать вверх и вниз и передвигать по документу в новое место. Чтобы это стало возможным, нужно использовать стили заголовков для форматирования заголовков Вашего документа;

- режим электронного документа (аналогично структуре, но не позволяет изменять уровни заголовков). Режим электронного документа идеально подходит для редактирования текста документа, но не годится для работы со страничной разметкой или графикой.

!!! Режим, который вы используете, не влияет на содержание вашего документа и его вид при распечатке. Он влияет только на способ отображения документа на экране.
Масштаб:
Меню “Вид” – пункт “Масштаб” (панель “Стандартная”).

Шаблоны документов:
Шаблон – макет текста (модель документа), облегчающий построение на его основе готовых документов.

Шаблон может объединять в себе: текст; графические объекты; параметры оформления.

Но некоторые шаблоны не содержат текста, открывая пустой документ с заданными параметрами форматирования, в который вы должны вводить текст. Другие шаблоны содержат текст и параметры форматирования. Если вы пишете много деловых писем, можете использовать шаблон, содержащий дату, ваш обратный адрес и приветствие. При создании нового документа, основанного на этом шаблоне, все эти элементы автоматически войдут в него. Если шаблон содержит заданные параметры форматирования, то все документы, основанные на нем, будут иметь унифицированный вид.

В Word есть много заранее созданных шаблонов. Эти шаблоны соответствуют многим видам документов: факс-страницы, служебные записки, деловые письма и Web-страницы. Вы можете создавать свои собственные шаблоны.

Шаблон хранится в виде файла с расширением Dot в специальном каталоге. ^ Не нужно их сохранять в другом каталоге!

Создание шаблона:

создать и оформить файл;

в меню «Файл» указать команду «Сохранить как» и запомнить его, как шаблон.



Работа над текстом:


Редактирование и ввод текста:
Word выводит мерцающую вертикальную линию в рабочей области окна. Это курсор (точка ввода), показывающая то место в документе, куда будет введен текст, и где можно вносить редакторскую правку.

Не нужно нажимать клавишу в конце строки — Word автоматически перейдет на новую строку, когда вы достигнете правого края страницы. Нажимайте только тогда, когда хотите начать новый абзац.

Если вы сделали ошибку, есть возможность исправить ее :

- нажмите клавишу (-), чтобы удалить символы слева от курсора;

- нажмите клавишу < Delete >, чтобы удалить символы справа от курсора.
Основные операции по выделению части текста:
вся строка – щелчок мышью в поле слева от строки;

блок текста - щелчок мышью и, не отрывая пальца от кнопки, закончить выделение.

Будьте внимательны: при неосторожных действиях при перемещении мыши можно перемешать части текста;

несколько строк – буксировка мышью в поле слева от выбранных строк;

весь текст до точки – не отпуская щелкнуть на тексте;

слово – двойной щелчок по слову.
Операции с выбранным блоком текста:
вырезать (удалить) – иконка “ножницы”;

копировать - иконка “два листа”;

вставить (после удаления или копирования) – иконка “портфель”.
Отмена и повтор действий:
изогнутая стрелка влево – отмена действий;

изогнутая стрелка вправо – повтор действий.
Пространственная ориентация текста:
Выделить текст. Меню «Формат» – «Направление текста». Выбрать один из трех вариантов: горизонтальная ориентация; вертикальная (снизу вверх); вертикальная (вверху вниз).
Показ скрытых символов – иконка « ¶ ».


Управление режимами с помощью комбинаций клавиш:
Выделение всего текста - + <А>.


Выделение строк в тексте - (не отрывая) и стрелки (вверх, вниз).


Перемещение в начало текста - + (или стрелка вверх).


Перемещение в конец текста - + (или стрелка вниз).


Перемещение на страницу вверх - +
.


Перемещение на страницу вниз - +
.


Копирование вырезанного фрагмента - + .


Вставка вырезанного фрагмента - + .


Вызов шрифтов - + .


Вызов поиска текста - + .


Для замены текста - + .


Быстрый переход в место последнего редактирования после перемещения с помощью полос прокрутки - + один или несколько раз.

Отмена удаления текста и любого другого действия- + (меню «Правка» – «Отменить»).
Проверка документа.


Проверка правописания.
Проверка орфографии — это средство Word, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Word сравнивает слова в вашем документе в соответствии со словарем, причем неизвестные слова отмечаются. После этого вы можете пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Чтобы проверить правописание выделите текст или Word станет проверять весь документ, начиная с позиции, на которой установлен курсор. Если вы хотите проверить документ с самого начала, переместите курсор в начало документа ( + ).

Меню «Сервис» - «Правописание» или нажмите клавишу , или щелкните на кнопке «Правописание» на стандартной панели инструментов. Если вы хотите проверить только правописание, снимите флажок «Грамматика». Если вы так сделаете, то будет запущена только проверка правописания.

Если в тексте находится слово, которого нет в словаре, оно появится в области окна «Нет в словаре». Возможные варианты замены выделенного слова появятся в списке «Варианты».

• Можно исправить слово вручную в области окна «Нет в словаре»; кнопка «Заменить».

• Выделите слово-замену в списке «Варианты»; кнопка «Заменить».

• Для замены всех вхождений слова на вариант, исправленный вручную или выбранный из предложенного списка, щелкните на кнопке «Заменить все».

• Если вы хотите пропустить это слово, щелкните на кнопке «Пропустить».

• Если вы хотите игнорировать все вхождения этого слова, щелкните на кнопке «Пропустить все».

• Чтобы добавить выделенное слово в словарь, щелкните на кнопке «Добавить» для записи Вашего варианта в свой словарь (файл Custom.dic). Учтите, что при переустановке Word этот файл будет зачищен!.

Примечание: Нужно иметь в виду, что встречаются слова, которые есть в словаре, но в данном контексте не верны. Поэтому нельзя 100%-но надеяться на автоматику и нужно внимательно перечитывать текст.

Когда весь документ будет проверен. Word выведет сообщение об этом. Если же вы хотите прервать проверку, щелкните на кнопке «Отмена».
Проверка грамматики.
Word проверит грамматику в вашем документе, отмечая возможные ошибки, чтобы вы смогли их исправить. Меню «Сервис» - «Правописание» или щелкните на кнопке «Правописание» на стандартной панели инструментов; убедитесь, что флажок «Грамматика» установлен.

Грамматической ошибкой, это слово или фраза выделяется зеленым цветом и вместе с окружающим текстом появляется в диалоговом окне с описанием возможной ошибки. Варианты замены, если они есть, появляются в поле «Варианты». Корректировка аналогична описанной выше в пункте «Правописание».
Проверка правописания и грамматики при вводе текста.
Кроме проверки правописания и грамматики во всем документе, Word может проверять текст документа по мере набора. При этом слова, не найденные в словаре, будут подчеркнуты красной волнистой линией, а предполагаемые грамматические ошибки — зеленой волнистой линией. Желательно устранять ошибки немедленно.

Для того чтобы установить/убрать автоматическую проверку правописания и грамматики: «Сервис» - «Параметры»; вкладка «Правописание»; флажок «Автоматически проверять орфографию» и « Автоматически проверять грамматику »; «ОК».

Корректировка слова, выделенного при автоматической проверке орфографии или грамматики, с помощью контекстного меню. Появится всплывающее меню с вариантами замены, если они есть, и несколькими командами. Варианты корректировки:

• Заменить слово одним из вариантов, щелкнув на слове-замене.

• Пропустить все вхождения этого слова в документ, щелкнув на «Пропустить все».

• Добавить слово в словарь, щелкнув на «Добавить».

• Добавить неправильное слово в список элементов «Автозамены», выбрав «Автозамена», а затем, указав слово, которым нужно заменить ошибочное.

• Запустить обычную проверку орфографии и грамматики, щелкнув на кнопке «Правописание».
Использование тезауруса.
Тезаурус помогает находить синонимы и антонимы. Использование тезауруса поможет избежать повторения (и обогатит ваш лексикон).

Поместите курсор на интересующем вас слове в документе; нажмите + или выберите «Сервис»- «Язык» - «Тезаурус»:

• В поле «Поиск» показано интересующее слово.

• В поле «Значения» выводится список значений данного слова. Если слово не найдено, Word отображает в алфавитном порядке список слов, похожих по значению.

• Если тезаурус найдет одно или несколько значений слова, в диалоговом окне появится список «Замена синонимом», показывающий синонимы для выделенного в данный момент значения слова. Если значения не найдены, в диалоговом окне появится список «Заменить на».
Переносы в словах:
Меню «Сервис» – пункт «Язык» – команда «Расстановка переносов». Отметить вызов режимов: автоматическая расстановка переноса и перенос в словах из прописных букв. Остальные параметры можно не указывать.

Примечание: - желательно объявлять автоматический перенос с самого начала работы с текстом.
^ Поля, страницы и разделы.


Разбивка на разделы.
Word позволяет разбивать документ на два раздела и больше, в каждом из которых может быть собственное форматирование страниц. Вам понадобятся разделы, если необходимо установить различные параметры форматирования страницы, такие как поля, для разных страниц. По умолчанию эти виды форматирования применяются ко всему документу.

Есть три типа разбивки на разделы. Они одинаково действуют на разметку страницы, но их различие в том, где размещается текст, введенный после разбивки.

• ^ Следующая страница. Новый раздел начинается с верхней строки следующей страницы. Это подходит для разделов, соответствующих большим частям документа, например новая глава.

• Непрерывный. Новый раздел начинается на той же самой странице, что и предыдущий. Это удобно, если в данном разделе не такое количество колонок, как в предыдущем, но оба они — части одной и той же страницы. Примером может послужить газетная статья: ее заголовок вверху страницы расположен в одной колонке, а текст статьи, расположенный в другом разделе, разбит на три колонки.

• ^ Четная или нечетная страница. Новый раздел начинается на следующей четной или нечетной странице. Это полезно для больших разделов документа, таких как главы, каждая из которых должна начинаться на следующей четной или нечетной странице.

В обычном режиме просмотра документа Word отмечает границу раздела двойной горизонтальной линией с отметкой «Разрыв раздела» и следующим за ним названием типа разрыва. Эти метки не будут видны ни в режиме просмотра разметки страницы, ни в распечатке.

Для вставки линии раздела сделайте следующее: выберите меню «Вставка» - «Разрыв»; выберите нужный тип разбивки на разделы (исходя из описанного выше); кнопка «ОК».

С линией разрыва можно работать так же, как и с любым символом вашего документа. Для ее удаления установите курсор слева от нее и нажмите клавишу или установите курсор справа от нее и нажмите клавишу . Линия разрыва относится к разделу, находящемуся перед ней. Таким образом, когда вы удаляете ее из документа, текст перед ней становится частью следующего раздела, и это означает, что для текста будут применимы параметры форматирования страницы.
^ Как вставить линию разрыва страницы вручную.
Когда текст достигает нижнего поля страницы. Word автоматически продолжает текст с верхней строки новой страницы. Однако можно вручную вставить линию разрыва страницы и начать новую в любой момент. Для этого сделайте следующее: меню «Вставка» - «Разрыв»; выберите «Новую страницу»; «ОК».

! Вставка разрыва - + ;

! Чтобы начать новую строку, не начиная абзаца, нажать + .

Разрыв страницы проявится в документе в виде одной горизонтальной линии. Так же, как и метки разрыва раздела, метки разрыва страницы не появятся ни в режиме разметки страницы, ни в распечатке. Чтобы удалить линию разрыва страницы, установите курсор на строку, содержащую линию разрыва, и нажмите клавишу .
^ Как установить поля страницы.
Поля страницы определяют пустое пространство между текстом и краями страницы. На каждой странице есть четыре поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Установление новых полей страницы повлечет за собой изменение полей во всем документе или, при наличии одного или нескольких разрывов разделов, — только в текущем разделе.

Самый простой путь установить поля — использовать мышь и линейку. Это самый наглядный способ, при котором не нужно держать в голове дюймы и сантиметры (но только в режиме разметки страницы). На горизонтальной и вертикальной линейке белая полоска показывает текущее состояние полей страницы .

! Поле – это расстояние между текстом и краем страницы.

! Изменение полей влияет на весь раздел ( в отличие от отступов, которые влияют только на абзац). Чтобы изменить поля только части документа, его нужно разбить на разделы (см. выше).

Установить поля страницы можно с помощью диалогового окна «Параметры страницы»: меню «Файл» -«Параметры страницы»; вкладка «Поля». Ввести или выбрать двойными стрелками желаемые размеры полей страницы (в дюймах). Я даю по 1 во всех полях и соглашаюсь с их корректировкой при предупреждающем сообщении.

Если вы собираетесь переплести готовый документ, введите нужное значение в текстовое поле «Переплет». Это значение будет прибавлено к размеру левого поля каждой страницы, а если вы установите флажок «Зеркальные поля», — к левому полю каждой страницы с нечетным номером и к правому — с четным (это используется в документах, отпечатанных на двух сторонах листа).

Из раскрывающегося списка «Применить» выберите, где нужно установить новые поля: • ко всему документу; • До конца документа. Word вставит линию разрыва раздела в той строке, в которой установлен курсор. Новые поля появятся в новом разделе. • К этому разделу. Поля изменятся только в текущем разделе. Этот параметр недоступен, если ваш документ не разбит на разделы. Щелкните на кнопке «ОК».
^ Размер и ориентация страницы.
По умолчанию формат документа Word соответствует стандартному листу размером 8. 5х11 дюймов, который распечатывается в книжной ориентации (строки текста параллельны короткому краю страницы). Можно указать различные размеры страницы, выбрав их из предложенных стандартов. Распечатать вы можете еще и в альбомной ориентации (строки текста параллельны длинному краю страницы). Но бумагу в принтер все равно нужно вставлять вертикально!

Установка размера и ориентации страницы: меню «Файл» - «Параметры страницы»; вкладка «Размер бумаги»; из списка «Размер» выберите размер или введите другую высоту и ширину страницы в соответствующих текстовых полях. Выберите книжную или альбомную ориентацию. Из раскрывающегося списка «Применить» выберите ту часть документа, в которой нужно установить новые параметры страницы.
^ Как указать источник подачи бумаги.
Можно указать Word источник подачи бумаги для каждого раздела вашего документа. Большинство лазерных принтеров предоставляют две возможности: обычный лоток для бумаги и ручную подачу. Меню «Файл» - «Параметры страницы»; вкладка «Источник бумаги»; в поля «Первая» и «Остальные» страницы укажите источник подачи бумаги. Выбор будет зависеть от модели принтера; «Применить»; «ОК».

Отступы и выравнивание.


Отступы.
Для небольших фрагментов текста (строки и абзацы) используют отступы. Проще всего установить отступ с помощью горизонтальной линейки и мыши. Для того чтобы вывести линейку (или спрятать ее), выберите меню «Вид» - «Линейка». Цифры на линейке обозначают расстояние от левого поля в дюймах.

Чтобы установить отступ для одного абзаца, установите курсор в пределах выбранного абзаца. Несколько абзацев нужно выделить. Затем перетащите метки отступов на линейке в нужные позиции. По мере перетаскивания маркера вертикальная пунктирная линия, проходящая по документу, будет показывать новую позицию отступа.

• Чтобы изменить отступ первой строки абзаца, перетащите метку «Отступ» первой строки в нужную позицию.

• Чтобы изменить отступ всех строк абзаца, за исключением первой, перетащите метку «Выступ» в нужную позицию (таким образом к абзацу можно применить эффект "висячей строки" - первая строка левее остальных).

• Чтобы изменить отступ всех строк абзаца, перетащите маркер «Отступ» слева в нужную позицию.

• Чтобы изменить отступ правого края абзаца, перетащите маркер «Отступ» справа в нужную позицию.

Можно быстро увеличить или уменьшить (на 1/2 дюйма) левый отступ текущего абзаца, щелкнув на кнопке «Увеличить отступ», «Уменьшить отступ» на панели форматирования. Наиболее быстрый установить отступ первой строки абзаца — поместить курсор в начало строки и нажать клавишу <ТаЬ>.
Установка отступов с помощью диалогового окна «Абзац».
Word позволяет установить отступы в диалоговом окне «Абзац»: меню «Формат» - «Абзац»; вкладка «Отступы и интервалы»;

Для выделения первой строки абзаца отступом или для создания "висячей строки" на текстовом поле «Первая строка» выбрать «Отступ» или «Выступ»; «ОК».
Выравнивание текста.
Выравнивание — это средство форматирования, при котором левые и правые края строк текста расположены вдоль условно вертикальных линий. Word предлагает четыре вида выравнивания: • По левому краю; • По правому краю; • По ширине — выравнивает одновременно левые и правые края строк; • По центру — центрирование строк.

Выделите текст: «Формат» - «Абзац»; вкладка «Отступы и интервалы»; выбор из списка «Выравнивание»; «ОК». ^ Проще пользоваться иконками выравнивания.
Перенос строк.
Средство переноса строк автоматически разрывает каждую строку абзаца, когда она достигает правого поля. По умолчанию Word разрывает строки на месте пробела или дефиса. Чтобы предотвратить разрыв строки, вставьте неразрывный пробел или неразрывный дефис вместо обычных. Чтобы вставить неразрывный дефис, нажмите <Сtrl> + + <-> (дефис). Чтобы вставить неразрывный пробел, нажмите + + <пробел>.

Можно использовать возможный перенос, чтобы указать, где можно разделить слово в случае необходимости. Это полезно для длинных слов, находящихся в конце строки. Возможный перенос будет невидим до тех пор, пока часть слова не перейдет на правое поле. Тогда выполняется перенос, и на следующую строку перейдет только часть слова, находящаяся за знаком переноса. Чтобы вставить возможный перенос, нажмите <Сtrl> + <-> (перенос).

Наконец, можно начать новую строку в том же абзаце, нажав + .

Табуляторы и интервалы.


Табуляторы.
Табуляторы управляют отступами и вертикальным выравниванием текста документа. При нажатии клавиши Word вставляет в документ символ табуляции и передвигает курсор (и весь текст, находящийся справа от него) на следующую позицию табуляции. По умолчанию Word устанавливает позиции табуляции через 1/2 дюйма. Вы можете изменить это расстояние и установить свои собственные позиции табуляции.

В Word используются четыре типа табуляторов для выравнивания текста:

• ^ По левому краю. Левый край текста выравнивается по позициям табуляции. По умолчанию табуляторы в Word относятся к этому типу;

• По правому краю. Правый край текста выравнивается по позициям табуляции.

• ^ По центру. Текст центрируется по позициям табуляции.

• По разделителю. Десятичные точки чисел или текста выравниваются по позициям табуляции. Используйте этот вид табуляторов для выравнивания столбика чисел.
Изменение табуляторов, используемых по умолчанию.
Табуляторы, используемые по умолчанию, действуют во всех абзацах, кроме тех, в которых вы установили другие виды табуляторов. Нельзя уничтожить табулятор, используемый по умолчанию, но можно изменить интервал между его позициями: меню «Формат» - «Табуляция»; в поле «По умолчанию» щелкайте на стрелках, чтобы установить новый интервал между позициями табуляции, используемый по умолчанию. «ОК».

! Для удаления всех позиций табуляции, используемых по умолчанию, указать в качестве интервала между ними значение, превышающее ширину страницы.
Создание пользовательских позиций табуляции.
Можете добавить другие табуляторы. Количество, интервалы и типы табуляторов зависят только от вас: выделите абзац, в котором вы хотите установить другие табуляторы. Иначе новые табуляторы будут введены в действие в том абзаце, в котором расположен курсор, и их действие распространится на новый текст, который вы наберете. Щелкайте на символе табуляции, который находится на левом крае линейки, до тех пор, пока не появится маркер того табулятора, который вы хотите вставить. Укажите на линейке приблизительную позицию табулятора, нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Появится вертикальная пунктирная линия, проходящая по документу, которая укажет позицию табуляции для вашего текста. Передвигайте указатель мыши влево или вправо до тех пор, пока позиция табуляции не займет нужное место. Отпустите кнопку мыши. Когда вы добавите свой табулятор, все табуляторы, использовавшиеся для выравнивания по левому краю по умолчанию, временно перестанут действовать. Таким образом, приоритет будут иметь табуляторы, установленные вами. Если ваши табуляторы были введены лишь для текущего абзаца, они будут отображаться на линейке, в других случаях — будут отображаться как табуляторы, используемые по умолчанию.
Перемещение и удаление пользовательских позиций табуляции.
Для перемещения позиций табуляции в новую позицию: выберите метку табулятора на линейке; нажмите и удерживайте левую кнопку мыши; перетащите табулятор в новую позицию; отпустите кнопку мыши.

Чтобы удалить пользовательскую позицию табуляции, сделайте все то же самое, но на третьем шаге вынесите табулятор за пределы линейки, затем отпустите кнопку мыши.
Изменение межстрочного интервала.
Межстрочный интервал определяет расстояние между строками текста. Если вы хотите распечатать свой документ на минимальном количестве страниц, используйте такой интервал, чтобы строки располагались близко друг к другу. Если же ваш документ надо править ручкой, он должен быть распечатан с интервалом, позволяющим редактору сделать это.

Для изменения межстрочного интервала выберите меню «Формат» - «Абзац»; вкладки «Отступы и интервалы»; выберите нужный интервал из списка «Междустрочный». Остальные виды интервалов такие:

• Точно. Интервал между строками будет точно соответствовать тому значению (в пунктах), которое вы введете в текстовом поле «Значение».

• Минимум. Интервал между строками будет равен как минимум тому значению, которое вы введете в текстовом поле «Значение». Word увеличит интервал, если в строках содержатся большие символы.

• Множитель. Интервал изменится в определенное число раз, соответствующее тому коэффициенту, который вы укажете в текстовом поле «Значение».

! Нет подчеркивания? Если Вы установили величину межстрочного интервала с помощью параметра «Точно», равной размеру шрифта, подчеркивание будет выполнено только для последней строки каждого абзаца!

Чтобы добавить интервал перед первой строкой или после последней строки абзаца, введите величины этих интервалов (в пунктах) или щелкните на стрелках текстовых полей «Перед» и «После». «ОК».
^ Автотекст и автозамена.


Автозамена.
• Автозамена ищет часто встречающиеся ошибки набора и правописания в вашем документе и автоматически исправляет их, как только они появляются. К примеру, вы можете указать, что слово венигрет всегда нужно заменять на винегрет.

Автозамена выполняет две основные функции: выявляет ошибки в использовании прописных букв (начало предложения с прописной буквы); исправляет орфографические ошибки и добавляет специальные символы. В Word есть список элементов автозамены, вы можете дополнить этот список своими элементами.

Чтобы создать элемент автозамены: если вы хотите сохранить параметры форматирования вместе с текстом, выделите отформатированный текст в документе; если вы хотите создать текст автозамены в виде отдельного абзаца, убедитесь, что выделили специальный символ конца абзаца; если же вы хотите создать элемент автозамены в виде обычного текста, выделять его не обязательно.

Меню «Сервис» - «Автозамена»; введите текст, который должен быть заменен в поле «Заменить». Если вы выделили текст документа, он уже будет выведен в текстовом поле «На». Выберите переключатель «Форматированный текст», если хотите сохранить форматирование заменяющего текста, или «Обычный текст» для вставки текста без форматирования. Кнопка «Добавить». Если заменяющий текст, только что определенный вами, уже внесен в список, Word спросит, хотите ли вы заменить его. Завершение - кнопка «ОК».

В процессе редактирования документа автозамена выбирает только целые слова.

Параметры автозамены можно менять так, чтобы они удовлетворяли вашим нуждам. Меню «Сервис» - «Автозамена».

• Для изменения действий автозамены по исправлению прописных букв установите или снимите три верхние флажка диалогового окна.

• Чтобы сделать возможной или недоступной автоматическую замену текста, установите или снимите флажок «Заменять при вводе».

• Для уничтожения элемента автозамены выделите его в списке, отредактируйте текст в поле «На» и щелкните на кнопке «Заменить».

• Для изменения текста автозамены выберите его в списке и щелкните на кнопке «Удалить».

«ОК».

Word позволяет настроить такие функции автозамены: «Устранять две прописные буквы в начале слова» и «Делать первые буквы предложений прописными».

• Обычно инициалы и другие аббревиатуры состоят из двух прописных букв и более, поэтому автозамену можно отменить в таких случаях.

В Word есть список аббревиатур, которые по умолчанию игнорируются, вы можете изменить его. Настройка параметров исправления прописных букв: меню «Сервис» - «Автозамена»; кнопка «Исключения»; вкладка «ДВе Прописные»; затем введите аббревиатуру, которую нужно игнорировать в текстовое поле «Не заменять» и щелкните на кнопке «Добавить». Выделите неиспользуемое вами сокращение из списка и щелкните на кнопке «Удалить», чтобы удалить его из списка.

Щелкните на корешке вкладки «Первая буква» и введите аббревиатуру, которую следует игнорировать, в текстовое поле «Не заменять прописной буквой после», затем щелкните на кнопке «Добавить». Выделите аббревиатуру в списке и щелкните на кнопке «Удалить» для удаления ее из списка. «ОК».

^ Заметьте, что автозамена работает только с текстом, который вы набираете. При открытии уже созданного документа автозамена не исправляет ошибки в нем.
Автотекст.
• Автотекст позволяет определить и сохранить часто используемые текстовые блоки и/или графические объекты и вставлять их в документ по мере надобности. Например, вы можете указать в качестве элемента автотекста свое полное имя и адрес и вставлять его в документ с помощью всего лишь нескольких клавиш.

Word позволяет сохранять любой текст и рисунки в виде поименованного элемента автотекста. Потом вы легко сможете вставить рисунок или текст в документ, набрав или выделив имя соответствующего ему элемента.

Когда вы создаете элемент автотекста, он связан со стилем абзаца исходного текста, послужившего основой при его создании. Если вам нужно вставить элемент автотекста, можете вывести только те элементы, стиль которых соответствует стилю текущего абзаца. Исключение составляет только стиль Normal, для которого приемлемы любые элементы автотекста. Таким образом, если вы создаете элемент автотекста на основе абзаца, отформатированного в стиле Formal, этот элемент будет доступен, только если курсор находится в абзаце, отформатированном в этом же стиле.

1. Выделите текст и/или рисунок, который станет элементом автотекста. Если вы хотите сохранить форматирование абзаца как атрибут этого элемента, убедитесь, что символ конца абзаца попал в маркировку.

2. Нажмите клавиши + или щелкните на кнопке панели инструментов «Создать Автотекст», или выберите команду «Вставка» - «Автотекст» - «Создать».

3. Вы можете принять имя элемента автотекста, которое предложит Word, или набрать любое другое в текстовом поле «Имя элемента автотекста».

«ОК».

Существует несколько способов вставки элемента автотекста:

• Если в окне Word отображается панель инструментов автотекста, щелкните на средней кнопке. Эта кнопка помечена стилем текущего абзаца или же, если стиль текущего абзаца — Normal, на ней написано «Все элементы». Затем выберите нужный элемент автотекста из списка.

• Если включен режим автозаполнения (как это сделать описано ниже), набирайте имя элемента автотекста. Когда вы введете достаточно букв для того, чтобы найти элемент, Word выведет соответствующий элемент автотекста в маленьком текстовом окне рядом с курсором. Для вставки этого элемента нажмите или , чтобы проигнорировать его — просто продолжайте вводить текст.

• Выберите команду «Вставка» - «Автотекст», а затем соответствующий элемент автотекста из подменю.

Если текущему абзацу присвоен стиль иной, чем Normal, в список элементов автотекста войдут только те, которые отформатированы этим же стилем. В этой ситуации, чтобы вывести все элементы автотекста, удерживайте клавишу при щелчке на кнопке панели инструментов автотекста или при выборе подменю «Автотекст» в меню «Вставка».

Установить режим автозаполнения можно с помощью вкладки «Автотекст» диалогового окна «Автозамена». Эту вкладку можно также использовать при удалении элементов автотекста: «Вставка» - «Автотекст»; установите или снимите флажок «Автозаполнение» для автотекста и дат. Чтобы удалить элемент автотекста, выделите его в списке и щелкните на кнопке «Удалить». «ОК».
^ Использование автотекста при автозамене.
При автозамене можно использовать элементы автотекста (кроме рисунков). К примеру, если ваше имя — Васисуалий Ло-ханкин, определите элемент автозамены ел для автоматической вставки вашего имени. Главное отличие состоит в том, что элементы автозамены вставляются автоматически, а вставка элементов автотекста требует подтверждения пользователя.

Рамки и заливка.

Рамки вокруг выделенного текста улучшат внешний вид вашего документа. В рамку можно заключить выделенный текст или отдельный абзац.

Для того чтобы обрамить текст, выделите его. Для обрамления абзаца установите курсор где-нибудь в его пределах. Наиболее быстрый путь построить рамку — использовать кнопку «Внешние границы» на панели форматирования: щелкнув на стрелке рядом с кнопкой, выберите нужную рамку. Щелкните на кнопке «Нет границы», чтобы убрать рамку.

Другие атрибуты обрамления расположены в окне «Границы и заливка»: «Формат» - «Границы и заливка»; вкладка «Граница»; выберите рамку, стиль линии, цвет и ширину линии.

В области «Образец» можно добавить или убрать линии рамки для каждой из четырех сторон текста. «ОК».

Можно использовать пиктограмму «Другая».

В рамку можно заключить несколько страниц вашего документа на вкладке «Страница». В списке «Применить к» нужно выбрать один из четырех вариантов: • Всему документу ; • Этому разделу ; • Этому разделу (только 1-й странице); • Этому разделу (кроме 1-й страницы).
Применение заливки.
Заливка используется для создания фона. Заливка применяется к выделенному тексту или к отдельному абзацу. Можно задать заливку, узор или их комбинацию. Меню «Формат» - «Границы и заливка»; вкладка «Заливка»; выберите цвет. Если хотите использовать только узор, выберите «Нет». Для узора выберите его тип и цвет в области «Узор». Если вы используете только заливку, выберите «Нет».

В списке «Применить к» укажите область применения. «ОК».

Нумерованные и маркированные списки.

Нумерованные и маркированные списки — полезные инструменты форматирования для создания списков данных в тексте.

Применяйте маркированные списки для связанных между собой, но неупорядоченных данных. Нумерованные списки используйте для однотипных данных, которые можно упорядочить и пронумеровать. Когда вы создаете нумерованный или маркированный список, каждый абзац считается отдельным элементом списка и ему присваивается его порядковый номер или метка.

Вы можете создать список на основе сущес