Реферат: Экономическая эффективность информационных систем

МИНИСТЕРСТВОСЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Учреждениеобразования

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

На тему: «Экономическаяэффективность информационных систем»

Выполнила:

студентка 53 эи группы

Минск 2010

Содержание

1. Основы оценки эффективности ИТ

2. Подходы оценки проектов повнедрению ИТ

3. Методика и критерии оценкиэкономической эффективности ИТ

1. Основы оценки эффективности ИТ

Любойбизнес-проект создается на базе понимания его эффективности с точки зрениявостребованности и прибыльности. Как правило, преимущества информационныхтехнологий у руководящего состава предприятий не вызывают сомнений. ОкупаемостьИТ-решений признает большинство представителей топ-менеджмента компаний,однако, единой формулы подсчета эффективности информационных систем нанастоящий момент не существует.

Как нипарадоксально это звучит, но для многих руководителей компаний возврат наинвестицию в информационные технологии не является главнейшим критерием дляпринятия решения о реализации проектов. Оценивают чаще эффективность систем сточки зрения повышения производительности труда. Однако, в международнойпрактике сложилось несколько различных методологических подходов к оценкеэффективности от эксплуатации информационных систем, некоторые из которыхвкратце описаны в данной записке.

Методологическиеподходы к оценке эффективности информационных систем.

Инвестиции винформационные технологии дают отдачу в виде роста рыночной капитализациикомпании за счет её большей управляемости, прозрачности, новых компетенций,производственной культуры, привлекательности для клиентов и сотрудников,уменьшения бизнес-рисков. В долгосрочной перспективе инвестиции в ИТ снижаютдисконт на поток наличности от операционной деятельности компании, повышая еёбиржевую стоимость, а также снижают ставку банковского процента за счетуменьшения рискованности бизнеса.

ИТ являютсяструктурным элементом системы корпоративного управления, обеспечивая потокивнешней и внутренней информации для менеджмента компании, и всех лиц так илииначе заинтересованных в содержании управленческой информации компании. ИТявляются основным источником такой информации и решают задачи по еёформированию, сохранению и воспроизведению, обеспечивая конкурентоспособность,непрерывность и развитие бизнеса. Инвестиции в ИТ являются основным инструментомдля поддержания конкурентоспособности предприятия. Гарантияконкурентоспособности для предприятия — это применение ИТ в областиформирования, поддержания и развития продуктовых линеек, цепочек поставок иотношений с клиентами в их динамике. Инвестиции в ИТ формируют развитиеследующих конкурентоспособных качеств компании:

сокращениесроков поставок продуктов заказчикам;

сокращениесроков ввода в производство новых продуктовых линеек;

гибкость впланировании производства продукции за счет автоматизации управленияматериальными потоками;

возможностьуправления себестоимостью продукции;

автоматизацияотношений с клиентами (CRM).

На уровнефункциональных подразделений внедрение информационной системы способноразрешить проблемные места в сложившейся «фактической» системеотношений. Каждое подразделение имеет свой собственный набор параметровэффективности работы системы. Так, например, функциональное подразделениетехнологической подготовки производства увеличивает производительность трудатехнологов, маркетинг получает контроль над исполнением заказов, снабжениеполучает операционное планирование закупок, ориентированное на материальноеобеспечение производства и т.п.

2. Подходыоценки проектов по внедрению ИТ

Портфельныйподход.

Наиболеечасто используемый подход оценки проектов по внедрению информационныхтехнологий в компании — это так называемый портфельный подход. Его формапредставляет собой простую таблицу правильно составленного ИТ-портфеля дляпредприятия. Такая таблица содержит исчерпывающий перечень бизнес-процессовкомпании с указанием всевозможных средств их автоматизации и оптимизации всравнении. Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТруководством компании на основании оценки, проведенной специалистамиИТ-подразделения. Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило,с точки зрения производительности труда (естественно, при оптимизациибизнес-процессов командой внедрения в рамках проектов по интеграциисоответствующих ИТ-решений на предприятии). Таблица также содержит сведения остоимости проектов по внедрению и поддержке ИТ-решений. Портфельный подходсоздан для руководителя предприятия, который в простой и доступной формеполучает всю минимальную и достаточную информацию для выбора стратегическогонаправления для развития ИТ на предприятии.

Бюджетныйподход.

Бюджетныйподход применяется на основе предпосылок о гарантированной эффективности ИТ приправильно построенных процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала иконтроля за расходованием средств. Данный подход применяется компаниями с ужесформировавшимся ИТ-хозяйством, когда большая часть ИТ-бюджета уходит не навнедрение новых ИТ-решений, а на поддержание уже внедренных ИТ (более 70% отбюджета). Как правило, компании определяют долю в процентах от, например,дохода компании которая уходит на инвестиции в ИТ. При этом ключевым параметромв обосновании для формирования такого бюджета является рост производительноститруда.

Стоитзаметить, что на предприятиях, не освоивших ИТ-системы, такой подход не применим,так как бюджетировать расходы на ИТ в непроизводительный труд не имеет никакогосмысла, сначала необходимо изменить суть бизнес-процессов, привести предприятиев соответствие с современными требованиями к ИТ-оснащенности. Инвестиции в ИТраспределяются по функциональным подразделениям, которые при должной мотивацииформируют обоснование применения соответствующего ИТ-решения в привязке к роступроизводительности труда. Часто ИТ-бюджет осваивается функциональнымиподразделениями по принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое изподразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются обоснованными инеобходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, «заказывает» разработкуу ИТ-подразделения. Таким образом, при внедрении ИТ-решений достигается эффективноеучастие в ИТ-проекте и персонала со стороны функционального подразделения, иработников ИТ-подразделения. В свою очередь, ИТ-подразделение, осваивая бюджетыот внутреннего подряда, привлекает внешних субподрядчиков длязакупки/интеграции ИТ-решений.

Основываясьна таком подходе, многие крупные консорциумы в последние годы практикуютзаключение сделок на аутсорсинг ИТ-подразделения. ИТ-бюджеты таких крупныхконсорциумов, как J.P. Morgan Chase или Bank of America составляют несколькомиллиардов долларов, поэтому аутсорсинг или ауттаскинг (вынесение задач ИТ запределы компании) в таких крупных компаниях имеет самое практическое значение.С другой стороны, например, в Российской Федерации ауттаскинг имеет самоеширокое применение среди небольших компаний. Причина проста — вынесениеИТ-бюджета за пределы компании позволяет даже самым небольшим компаниямконкурировать с гигантами отрасли, сосредоточившись на основных функциях, незанимаясь поддержкой (развитием) информационных систем. Для белорусских компанийсостояние зрелости в ИТ за редким исключением пока в далекой перспективе, хотянекоторые функции информационных систем, например, поддержка сети и паркакомпьютеров, уже бюджетируются, исходя из принципов, изложенных выше.

Проектныйподход.

Современнаяфинансовая теория признает четыре основных способа расчета эффективностипроекта и его ценности для компании: срок окупаемости, возврат на инвестиции,внутренняя рентабельность и чистая прибыль от проекта с учетом стоимостикапитала, приведенная к сегодняшнему дню. Подробное описание методологий есть влюбом серьезном финансовом руководстве.

Ирониязаключается в том, что расчет NVP или внутренней рентабельности требует учетамногих параметров (стоимость капитала, свободные потоки наличности, эффект отналогов, остаточная стоимость и т.п.), которые при отсутствии уже освоенной напредприятии информационной системы получить сложно (а зачастую и невозможно). Всвязи с этим наиболее распространенной методологией оценки информационныхсистем является ROI с точки зрения наглядности и простоты для руководителейкомпании и инвесторов. ROI, как правило, рассчитывается по функциональнымподразделениям, включенным в проект внедрения информационной системы.Недостаток данной методологии заключается в том, что в рамках горизонтафункционального подразделения очень сложно количественно оценить качественноеизменение в сути бизнес-процессов (как вариант, важное качественное изменениеможет быть просто не замечено). В связи с этим такая оценка зачастую бываетпритянута за уши или проигнорирована, если проводится самостоятельнофункциональными службами без участия специалистов финансового подразделения.

Оценка ROI,проведенная в совокупности с оценкой рисков внедрения информационной системы вкомпании, выдает показатели вероятности того или иного значения ROI (например,85% вероятности успеха на 50% ROI, или 30% вероятности успеха на 70% ROI).

Для простотырасчета ROI имеет смысл разделить эффекты от внедрения информационной системына три вида:

Расчетныйэффект — рассчитывается все до копейки (снижение незавершенного производствапри внедрении ERP-системы на миллион долларов, за счет этого экономиябанковского процента на сто восемьдесят тысяч, экономия бумаги на производствосправочников службы снабжения или сбыта на десять тысяч долларов в год и т.п).Как правило, такой расчет наглядно демонстрирует финансовым руководителям ростпроизводительности капитала.

Эффектвремени и производительности труда за счет более быстрого исполнениясотрудниками своих функций (например, на 15 минут в день для формированияотчетов о производстве основы для начальников смен, 8 часов в месяц дляначальников складов и бухгалтеров для инвентаризации). В конце расчета этотэффект трансформируется в тысячи трудодней, обладающих объективной и внушительнойстоимостью.

«Тонкие»эффекты — рассчитываются, исходя из специфики каждой компании. Например, можнорассчитать эффект от внедрения ERP-системы на производстве для полученияуправленческой информации, которая позволит принять стратегические решения в отношенииболее эффективного использования производственных мощностей, или заменынеэффективных рабочих мест на новые, более эффективные.

Как правило,основной эффект от внедрения информационных систем — это ростпроизводительности труда:

экономиярабочего времени определенного рода менеджеров;

эффективноеприменение человеческих ресурсов на предприятии;

сокращениестоимости осуществления той или иной трансакции на предприятии.

Для полученияболее наглядного обоснования в отношении эффективности внедрения информационныхсистем, как правило, применяют проектный подход с расчетом ROI, привлекая дляисполнения таких работ консультантов, специализирующихся в таких оценках.

3.Методика и критерии оценки экономической эффективности ИТ

По мере ростацивилизованности российских рыночных отношений, а также профессионализмароссийского менеджмента стали вырабатываться некоторые критерии оценкицелесообразности ИТ-затрат. Наиболее популярным оказывается критерийДОСТАТОЧНОСТИ размера затрат на ИТ. По аналогии с развитыми странами получаютраспространение показатель ИТ-затрат как доля от оборота компании и показательдоли ИТ-затрат на одного работающего. Однако в этом случае ИТ остаетсязатратной областью и средства на нее «выпрашиваются».

Альтернативнымтакому подходу, на наш взгляд, является рассмотрение ИТ-проекта в качествеинвестиционного проекта. Если удается оценить эффективность инвестиций в ИТ всоответствии с общепризнанными критериями и показателями, ИТ-департаментперестает быть просто «просителем» средств, а превращается винициатора эффективного инвестиционного проекта.

Задачаобоснования ИТ-инвестиций становится тем острее, чем сильнее дифференцируютсяфункции выделения и распоряжения средств на ИТ-бюджет. CIO разрабатывает ипредставляет ИТ-бюджет, CFO согласовывает его с остальными параметрами бюджетакомпании, а утверждает бюджет собственник бизнеса. Вот почему обоснованиеИТ-затрат как инвестиционных затрат становится все более и более актуальным.

Классическиеметоды оценкиэффективности инвестиционных проектов предполагают необходимость оценки«доходной» и «затратной» части проектов с последующей ихинтеграцией при расчете обобщенного «денежного потока» проекта.Оценка «затратной» части не представляет существенной сложности.Основная сложность — в оценке эффектов от реализации ИТ-проекта, т. е. оценки«доходной» части.

Дляполноценной, качественной оценки результата следует сделать упор на то, радичего осуществляется внедрение ИТ-проекта. Такое целеполагание должно бытьвыполнено сверху донизу и органичным образом интегрировано в процесспроектирования ИТ-системы.

Практическоеприменение данного подхода должно заключаться в построении многоуровневойдетальной структуры «бизнес-стратегия — цели — задачи — подзадачи — функции/бизнес-процессы — ИТ-процедуры». Максимальная структуризациятакого «дерева» позволяет тесно увязать глобальную бизнес-стратегиюотрасли/предприятия, конкретные бизнес-задачи и качественные улучшения (факторыИТ-эффективности), получаемые за счет внедрения в практику управления информационныхтехнологий, и выразить их в форме количественных финансово-экономических выгодкомпании.

Например, длянекоторой компании одной из основных стратегических линий является снижениезатрат. Без добротного производственного (управленческого) учета и системыбюджетирования эту задачу не решить. Предполагается, что быстрая систематизацияданных о планируемых и фактических затратах позволит более эффективнорегулировать процесс затратообразования, что в конечном счете позволит снизитьзатраты на 4-7%. Вот цель высокого уровня.

На болеенизких уровнях управления — функциональных департаментов и служб — внедрение ИТосуществляется для решения более локальных задач (например, ускоренияоформления заявок, улучшения анализа результатов деятельности, ускорения обработкибухгалтерских данных). Естественно, что на этих уровнях и проектировщики, илица, применяющие ИТ, рационализируя управленческие бизнес-процессы, стремятсяполучить такие качественные улучшения, как сокращение дублирующих функций,увеличение оперативности расчетов, увеличение возможностей по оптимизациирешений и др. Значит, для них цели должны быть сформулированы иным образом,более близким к решаемым ими задачам. А чтобы эти задачи не противоречили общейглобальной цели, целеполагание должно быть выполнено сверху донизу и органичнымобразом интегрировано в процесс проектирования ИТ-системы.

Если подобнаяпроцедура «структуризации» не встроена в процесс проектированияИТ-системы, центр тяжести процедуры оценки ложится на следующий этап — «этап агрегации». Этап агрегации начинается с самого нижнего уровнядетализации — ИТ-процедур, или ИТ-задач низшего уровня. На этом уровненеобходимо максимально подробно выявить качественные улучшения выполняемыхбизнес-процессов.

ИТ-задачинизкого уровня и ИТ-процедуры гораздо более стандартизируемы, чем целиконкретной компании. Типовые «бизнес-процессы» и обеспечивающие ихисполнение типовые «ИТ-процедуры» направлены на достижение, покрайней мере на качественном уровне, типовых эффектов, описание исистематизация которых возможна в универсальной «библиотеке типовыхэффектов».

Постепеннаяагрегация таких улучшений, обобщаемых на более высоком уровне построенногодерева, позволяет добиться количественного выражения в финансово-экономическихпоказателях локального значения — факторах экономической эффективностивнедряемых ИТ.

(Способполучения таких оценок достаточно трудоемок, а также требует хорошегометодического обеспечения. Оценка экономической эффективности ИТ-проекта можетсоставлять от 1 до 2% его стоимости.)

Для сведенияфакторов экономической эффективности в интегральные показатели на самом высокомуровне выделяются обобщенные, значимые направления, определяющие экономическуюэффективность любых инвестиций, — ключевые факторы экономической эффективности(доход, эксплуатационные затраты, административно-управленческие затраты,налоговые и внереализационные выплаты, оборотный капитал, капитальные затраты).При условии аккуратной агрегации отдельных ИТ-эффектов в значимые факторыэффективности дальнейшее построение «денежного потока» является деломтехники инвестиционных аналитиков.

И в России ив странах, имеющих существенно больший опыт в оценке экономическойэффективности ИТ, очевидные методы оценки финансового результата неизвестны.Поэтому результаты, полученные с помощью предложенной методики, разумеется, небудут «абсолютно точны». Однако, как показывает опыт, с их помощьюудается оценить «финансовую реализуемость и экономическуюсостоятельность» конкретного ИТ-проекта с учетом специфики конкретногопредприятия. Этот опыт основан, в частности, на применении данной методики вДепартаменте финансов Министерства путей сообщения РФ для оценки эффективностипроекта ЕК АСУФР (Единый комплекс «Автоматизированная система управленияфинансами и ресурсами»).

После проведенныхисследований и изученной литературы были изучены многие методы оценкиэффективности корпоративных ИС, они классифицируются по трем группам.

В настоящеевремя для определения эффективности внедрения КИС предлагается рядметодик, которые можно группировать следующим образом:

I. Традиционныефинансовыеметодики(Return оn Investment, Total Cost ofOwnership, Economic Value Added);

II. Вероятностныеметоды(Real Options Valuation, AppliedInformation Economics);

III. Инструментыкачественногоанализа (Balanced Scorecard,Information Economics).

Достоинством финансовыхметодов является их база, классическая теория определения экономическойэффективности инвестиций. Данные методы используют общепринятые в финансовыекритерии (чистая дисконтированная стоимость, внутренняя норма прибыли и др.),что позволяет руководителям находить общий язык с финансовыми директорами.Главный недостаток состоит в ограниченности применения таких методов: ониоперируют понятиями притока и оттока денежных средств, требующими конкретики иточности. Определить отток денежных средств (затраты на проект КИС) можно посуммам, указанным в договорах с интеграторами и поставщиками. Проблемывозникают при попытке определения притока денежных средств. Проиллюстрироватьситуацию можно на примере внедрения КИС в сфере проектирования и подготовкипроизводства (ППП) машиностроительных предприятий.

«Классическим»направлением экономии до сих пор считается снижение себестоимости продукции.Однако повышение качества продукции, наблюдаемое при внедрении современных ИТ,как правило, влечет за собой повышение ее себестоимости (необходимостьприменения новых материалов и внедрения новых технологий в сфере производства,модернизации оборудования), что является аргументом для отказа от них.

Достоинством вероятностныхметодов является возможность оценки вероятности возникновения риска ипоявления новых возможностей (например, повышение конкурентоспособностипродукции, снижение рисков своевременного завершения проекта) с помощьюстатистических и математических моделей. Здесь также возникают трудности, вчастности, при оценке влияния КИС на конкурентоспособность изделия. Во-первых,такие составляющие качества продукции, как работоспособность, зависят не толькоот качества проектных решений, принятых в ходе выполнения производства изделия,но и от параметров производственной системы — ее способности достаточно точновоспроизвести параметры проекта изделия. Во-вторых, ИТ-проекты развития сферыподготовки и проектирования производства (ППП) на большинстве предприятийвзаимосвязаны с инновационными проектами в производственной сфере,следовательно, обособленный расчет эффективности таких проектов становитсябессмысленным — необходима системность.

Вероятностныеметоды можноприменить для оценки другого фактора эффективности ИТ в сфере ППП — вероятности своевременного и качественного выполнения проекта по разработкеизделия. В этом случае оценивают количество ошибок в конструкторскойдокументации и трудоемкость их исправления. Однако для построения таких моделейнеобходимо иметь статистику о возникновении ошибок в конструкторскойдокументации, сбору которой на отечественных предприятиях не уделяется должноговнимания. Кроме этого, при осуществлении подобного рода оценок упускаются извида другие проектные риски, например, связанные с методами управленияпроцессами ППП, что говорит о необъективности оценки с ориентацией только напрограммно-технический аспект.

Полноценномуиспользованию финансовых и вероятностных методов мешает также невозможность всовременных экономических условиях точно спрогнозировать изменениетехнико-экономических показателей работы предприятия (объем и продолжительностьвыпуска разрабатываемой продукции).

Достоинствомкачественных (эвристических) методов является реализованная в них попытка дополнитьколичественные расчеты качественными оценками. Они могут помочь оценить всеявные и неявные факторы эффективности ИТ-проектов и увязать их с общейстратегией предприятия. Данная группа методов позволяет специалистамсамостоятельно выбирать наиболее важные для них характеристики ИТ (взависимости от специфики продукции и деятельности предприятия), устанавливатьмежду ними соотношения, например, с помощью коэффициентов значимости.

Весомымаргументом в пользу применения качественных методов является и то, что решениео начале комплексных ИТ-проектов на крупных промышленных предприятиях в большейстепени является политическим и подчиняется стратегическим планам развития(например, разработка нового продуктового ряда), нежели цели скорейшегополучения финансовой выгоды.

Основнойнедостаток таких методов заключается в том, что для их эффективного примененияпредприятию необходимо самостоятельно разработать собственную детальную системупоказателей и внедрить ее во всех подразделениях по всей цепочке создания дополнительнойстоимости. Другой слабой стороной является фактор влияния субъективного мненияна выбор системы показателей. Поэтому к специалистам, занятым разработкойсистемы показателей, предъявляются особые требования: они должны обладатьбольшим опытом работы в сфере ИТ и высоким уровнем знаний в областиинновационного менеджмента.