Реферат: Отправитель лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее

Стрельников И.В.

Оптимизация внутрифирменных коммуникаций с помощью PR-инструментов

(2011)


ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ


Процесс коммуникации и его базовые элементы

Базовые элемента процесса коммуникации:

Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

Канал - средство передачи информации.

Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Процесс коммуникации1:




Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель.


Назначение системы внутрифирменных коммуникаций

Вы спросите, зачем, собственно, тратить огромные усилия и бюджеты на систему внутрикорпоративных коммуникаций? Не является ли это просто данью моде, как в свое время было модно «писать» миссии и проводить реинжиниринг бизнес-процессов?

Дело в том, что современное поколение работников сильно отличается от предыдущего2. Сегодняшние профессионалы обладают гораздо большей автономностью, независимостью и, не задумываясь, уходят, если их что-то не устраивает. У них есть собственные потребности, которые для них стоят на первом месте. Потребность в человеческом обращении, например. Мотивация современных работников напрямую зависит от того, как с ними обращаются и как их ценят как людей, а не рабочую силу.

Это, к сожалению, слабое место современного российского менеджмента. Из-за игнорирования потребности в человеческом обращении, проблемы корпоративного духа пытаются решить совершенно неподходящими методами: оплата по результатам, периодические командные тренинги и т.п. Но все что людям нужно – это человеческое обращение. Работники хотят знать, что их работодатели заботятся о них как о людях. Сегодня, однако, это последнее, что они получают.

У работников есть внутренние потребности, которые следует учитывать в целях мотивации:

- Честное информирование обо всем, что происходит;

- Возможность высказаться по поводу себя и своей работы;

- Потребность в вежливом, справедливом и уважительном обращении;

- Ощущение сопричастности;

- Осознание того, что их ценят;

- Работа в атмосфере, свободной от конкуренции с равными себе;

- Стабильность в жизни и возможность личностного и профессионального роста.

При создании или изменении системы внутрифирменных коммуникаций крайне необходимо «двигаться» от этих потребностей. Собственно, сама система коммуникаций и существует, чтобы удовлетворять эти потребности сотрудников.

Теперь мы подошли к главному вопросу. Зачем компаниям вкладывать деньги в эту систему, и какие дивиденды принесут подобные инвестиции?

Назначение системы внутрифирменных коммуникаций – через удовлетворение внутренних потребностей современного работника мотивировать его к увеличению отдачи в работе, что, в свою очередь, ведет к увеличению прибыли организации.


Внутрикорпоративные и служебные коммуникации

После определения назначения системы внутрикорпоративных коммуникаций следует уточнить, какие коммуникации мы понимаем как внутрикорпоративные, т.е. те, которые направлены на удовлетворение внутренних потребностей современных сотрудников. Внутрикорпоративные и служебные коммуникации различаются по ряду критериев3:



Критерий

Внутрикорпоративные коммуникации

^ Служебные коммуникации

Форма коммуникации

Недирективные. Диалог, беседа.

Директивные. Приказы, распоряжения.

Чьи интересы отстаивают?

Основаны на интересах и потребностях сотрудников.

Основаны на интересах и потребностях корпорации.

Обязательность

Сотрудника нельзя обязать любить свою компанию.

Обязательны к исполнению. Являются частью должностных обязанностей

Наличие обратной связи

Эффективно функционируют только на основе получения обратной связи.

Как правило, однонаправленные монологические коммуникации.

Содержание коммуникации

Формируют и транслируют корпоративные ценности – образ, видение, миссию и т.д.

Транслируют служебную информацию.

Что формируют?

Формируют сплоченность, командность, лояльность.

Формируют профессиональную компетенцию, должностное соответствие, подчиненность, управляемость.

На кого ориентированы?

Ориентированы на группы людей со сходными интересами и положением в организации

Ориентированы на определенные должности, функционал, в т.ч. персональные коммуникации


Специфика целевой аудитории

Целевая аудитория - различные группы сотрудников компании - имеет ряд характеристик, отличающих её от внешней аудитории:

«Обмануть сотрудников можно, но не нужно». Сотрудники всегда в курсе дел в компании, поэтому ложная информация быстро будет определена как таковая, и доверие к источнику информации существенно подорвется.

«Сотрудники распространяют информацию вовне». Работники ежедневно общаются с клиентами, партнерами, со своими друзьями и близкими. То, что они сообщают, имеет гораздо больший вес, чем та информация, которую компания пытается донести до общественности через официальные каналы коммуникации4. Это также касается негативных заявлений сотрудников в СМИ, снизить негативный эффект от которых чрезвычайно трудно.


Базовый принцип внутрикорпоративных коммуникаций

Базовым принципом внутрикорпоративных коммуникаций является принцип обратной связи. Именно он воплощает в себе квинтэссенцию внутренних потребностей современного работника. Сотрудники хотят быть не только информированными, но и услышанными своей организацией.


Внутрифирменные коммуникации в России

Как ни странно, при всей необходимости подобной системы, существуют и причины, по которым этой системой пренебрегают5:

- нехватка времени в силу напряженности ведения бизнеса;

- многолетняя традиция однонаправленных связей сверху вниз;

- общая перегрузка деловой информацией.

Следует сказать, что в российских компаниях по данным исследования Deloitte and Touche6 системе внутренних коммуникаций не уделяется должного внимания.

Для генеральных директоров качество внутрифирменной коммуникации - первоочередной вопрос отделов кадров, в то время как сами главы отделов кадров считают, что этот вопрос - лишь пятый в иерархии важности. Исследование показало, что 63% генеральных директоров считают, что базовые функции их отделы кадров выполняют удовлетворительно, но что лишь 22% придерживаются того мнения, что их отделы кадров успешно добиваются решения «первоочередного вопроса налаживания внутрифирменной коммуникации».

Как можно объяснить подобное положение вещей? Система внутрикорпоративных коммуникаций – вопрос сравнительно новый. Не каждому руководителю, а уж тем более, начальник HR-службы близко и понятно, как её нужно выстраивать. А главное, зачем на неё тратить деньги и время.

Нельзя сказать, что средств внутрикорпоративных коммуникаций нет в российских организациях: есть корпоративные журналы, интранет, почтовая рассылка и другие средства внутрифирменных коммуникаций. Но вот достигают ли они цели, которая должна достигать эта система?


Задачи системы внутрикорпоративных коммуникаций

Рассмотрим основные задачи, которые призвана решать система внутрикорпоративных коммуникаций7.

^ 1. Создание командного духа, объединение, сплочение. Система средств внутрикорпоративных коммуникаций играет решающую роль в том, что сотрудник компании чувствует себя частью единого коллектива, сплоченного общими целями, действующего слаженно, работающего как одна команда. Каждому отдельному сотруднику видна только малая часть общего «корпоративного пространства», а при помощи системы внутрикорпоративных коммуникаций он видит всю «картинку» в целом, в объеме.

^ 2. Формирование лояльности компании, руководству. Лояльность персонала руководству – непременный атрибут управляемости компании. С одной стороны – лояльность персонала происходит из такой базовой человеческой потребности как потребность быть привязанным, аффилированным, быть частью чего-то большого и сильного (страны, нации, компании), поэтому общая атмосфера в компании, создаваемая при помощи средств внутрикорпоративных коммуникаций только способствует проявлению базовых человеческих чувств. С другой стороны – при помощи средств ВК образ руководителей компании может получить большую долю человечности и привлекательности, что также работает на повышение лояльности персонала руководству компании. Понятно, что лояльность персонала – это часть общего репутационного капитала компании и она способствует как большей управляемости, так и менее болезненному проведению изменений в компании и внедрению новых методов работы.

^ 3. Разъяснение стратегии развития компании, нововведений и изменений. При помощи системы внутрикорпоративных коммуникаций компании до сотрудников доводятся стратегические установки компании – разъясняется смысл и направление ее движения, а также суть и характер различных нововведений. Также средства внутрифирменных коммуникаций могут служить и источником обратной связи о результатах проводимых изменений в бизнесе компании.

Исследования Билла Кверка показали, что 84% сотрудников, которые понимают, что делает их бизнес успешным, хотят помочь в достижении этого успеха. Среди тех, кто не понимает этого, только 46% разделяют это чувство. Когда сотрудники осознают свою роль в бизнесе, 91% из них будут работать на успех, но их число резко снизится до 23%, если осознание не будет достигнуто. Таким образом, сотрудники, которые понимают перспективу, скорее помогут своей компании достичь процветания.

^ 4. Информирование персонала. Одной из основных и наиболее четко понимаемых функций является информирование персонала по широкому кругу вопросов как внутрикорпоративной, так и отраслевой жизни. Однако эту роль не так легко выполнить ввиду различной оперативности и доступности разных средств внутрикорпоративных коммуникаций целевым группам.

^ 5. Развитие профессиональной мотивации персонала. Распространяемая информация должна способствовать повышению профессионального престижа, общей профессиональной мотивированности. Поскольку большая часть информации посвящена вопросам бизнеса и отрасли – это также способствует расширению профессионального кругозора.

^ 6. Формирование корпоративной культуры. Средства внутрикорпоративных коммуникаций – один из важнейших ресурсов формирования корпоративной культуры. Здесь важно все: и содержание материалов, и стиль их подачи, и создание в компании атмосферы сотрудничества, взаимодействия и многосторонних коммуникаций. Важно понять, что и сам факт существования системы средств внутрикорпоративных коммуникаций и постоянной заботы об ее эффективном функционировании является существенной составляющей корпоративной культуры.

^ 7. Формирование внутрикорпоративного образа компании. Как уже указывалось выше, внутренний образ компании в очень большой степени формируется средствами внутрикорпоративных коммуникаций. Фактически внутренний образ компании «оживает» при помощи системы средств внутрикорпоративных коммуникаций. И одновременно образ самих средств внутрикорпоративных коммуникаций составляет часть общего образа корпорации.

^ 8. «Путеводитель» по компании. Когда речь идет о больших, диверсифицированных корпорациях, возникает необходимость в средстве ориентирования внутри большого и сложного корпоративного организма. Роль такого гида, «путеводителя» по компании могут выполнять средства внутрифирменных коммуникаций. Особенно, это касается адаптации новых сотрудников.

Также следует отметить, что длительное существование этой системы, когда существенная часть информации о жизни компании проходит через ее каналы, приводит к тому, что накапливается большое количество информации о прошедших периодах развития бизнеса компании. И для того, чтобы ориентироваться в этом многообразии сведений, возникает потребность в создании собственного поискового ресурса, при помощи которого можно было бы ориентироваться уже в самой системе средств внутрикорпоративных коммуникаций.


Внутрикорпоративные коммуникации как система

Почему для внутрикорпоративных  коммуникаций  нужно создавать систему средств?

Потому, что не существует ни одного универсального средства внутрикорпоративной коммуникации, которое бы охватывало все целевые группы и решало бы все задачи, стоящие перед системой. Каждое из средств решает лишь часть задач и более релевантно отдельным целевым группам. Поэтому эффективной может быть лишь система средств внутрикорпоративных коммуникаций, которые решают задачи в комплексе. Каждое из средств внутрикорпоративных коммуникаций имеет свои ограничения и свои преимущества, свою зону оптимального воздействия.

С учетом наличия разных модальностей восприятия, средства системы должны быть разными по видам и типам предоставляемой информации, должны воздействовать на разные органы чувств целевой аудитории.

Проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций

К наиболее часто встречающимся проблемам работы системы относятся8:

^ Игнорирование потребностей целевой аудитории. Если то, что сотрудник получает через средства внутрифирменных коммуникаций не отвечает его потребностям, а значит, и не интересует, то такая система внутрифирменных коммуникаций не будет эффективной, сколько ресурсов в нее не вкладывай.

^ Отсутствие корпоративной индентичности, управляемой репутации. Сложная ситуация складывается и тогда, когда средствам ВК по сути своей нечего «транслировать» — когда корпоративная идентичность не сформирована, образ компании, ориентированный на целевые группы персонала остается противоречивым и смутным, а управление репутацией компании среди персонала не является приоритетным для руководства.

^ Проблема «когнитивного диссонанса». Когнитивный диссонанс - ситуация, когда человек получает из различных источников, обладающих  примерно равным статусом, противоречивые суждения об одном и том же предмете. Как правило, такая ситуация вызывает у человека отрицательные эмоции, поскольку он не может определиться с тем – кому доверять и вынужден для избавления от неприятной ситуации диссонанса искать дополнительную информацию по поводу самого предмета, либо о том – какому же из источников можно больше доверять. При получении информации внутри компании такая ситуация возникает, когда разные коммуникаторы (менеджеры) сообщают весьма противоречивую информацию о том или ином значимом предмете – например, о повышении зарплаты, кадровых перестановках или положении на рынке. Это происходит из-за неслаженной, неорганизованной системы информирования внутри компании, отсутствия четкой информационной политики.

^ Возрастающий объем информации и дефицит времени на ее рассмотрение. Информации из средств системы непросто «пробиться» к своему получателю. Практически каждый сотрудник находится в информационном потоке высокой плотности и все возрастающего уровня. В этом информационном потоке конкурирующие сообщения играют роль информационного «шума», т.е. затрудняют восприятие информации, накладываясь на нее, как будто один текст звучит поверх другого текста – разумеется, оба не воспринимаются адекватно. При этом времени на рассмотрение информации становится все меньше, поскольку растет производительность труда, а, стало быть, и занятость сотрудника исполнением своих прямых служебных обязанностей. Вот почему у сотрудников подчас просто не остается времени на знакомство с информацией в средствах внутренних коммуникаций.

^ Ограниченная информационная емкость восприятия. Помимо объективно существующего дефицита времени на рассмотрение информации, у человека есть еще и такое субъективное свойство, как ограниченность информационной емкости восприятия или другими словами ограниченность кратковременной памяти. Емкость восприятия ограничена так называемым «магическим числом Мюллера», т.е. 7 + 2 единицы. Это означает, что для того, чтобы информационный материал был усвоен, он должен состоять из общего числа отдельных сообщений от 5 до 9 единиц.

^ Проблемы структурирования сообщения. Для эффективной подачи сообщения весьма важно грамотно его построить, структурировать. В этом отношении есть смысл использовать следующий базовый шаблон:

^ Основополагающее заявление

«Зонтичное» послание — основное содержание, главная тема сообщения.

Ключевое послание

Главная информация, выделяющая организацию или продукт

^ Ключевые послания для конкретных аудиторий

Та часть сообщения, которая адресована конкретным целевым аудиториям, учитывающая их интересы и восприятие

^ Вспомогательные факты

Цифры, статистика, заявления 3-х сторон, которые помогают аргументировать, убедить аудиторию

^ Учет конкурирующих посланий

По-возможности нужно учитывать то, какой информацией по этой теме уже располагает аудитория. Данное сообщение должно отличаться от этой конкурирующей информации.

^ Несовпадение официальной информации и информации, известной сотруднику. Такое несовпадение может наблюдаться в случае расхождения между официальной позицией компании и реальной информацией, которой сотрудник обладает по факту работы в данной компании. Как правило, в случае такого расхождения доверие к руководству падает.

^ Несоответствие способа подачи информации ее восприятию. Поскольку целевые группы персонала, как правило, весьма различны по своему уровню образования, интеллекта, интересов, возраста и т.ч. то эти различия сказываются и в предпочитаемых ими способах и каналах получения информации. Так, в ходе проведенных исследований выяснилось, что низовые уровни персонала, такие как работники производства, обычно предпочитают более наглядные и, в первую очередь, визуальные каналы предоставления информации, такие как телевидение. В то же время офисные специалисты и менеджеры, как правило, обладают более развитым абстрактным мышлением и аналитическими способностями и поэтому предпочитают больше текстовую информацию с предоставлением разнообразных точек зрения. Таким группам персонала больше подходит Интернет. Соответственно, при адресации сообщений тем или иным целевым группам, необходимо учитывать не только контент, т.е. содержание сообщения, но и форму подачи и каналы при помощи которых сообщения доводятся до целевых групп.

«За двумя зайцами». Довольно часто приходится сталкиваться с тем, что руководство корпорации хочет одновременно убить двух зайцев – сделать, например, корпоративное издание, которое было бы официально рассчитано на всех сотрудников компании, а еще было бы замечательно, если бы оно понравилось бы акционерам и инвесторам. На деле это означает – что ни одна из указанных целевых групп не считает, что это издание адресовано именно им.

^ Отсутствие учета информационных запросов аудитории. Интегральной проблемой, которая препятствует эффективному функционированию системы средств внутренних коммуникаций, является отсутствие концентрации на реальных интересах различных групп персонала, которые являются целевыми аудиториями для системы внутрикорпоративных коммуникаций.


Принципы построения внутрикорпоративных коммуникаций

Ориентирами в построении коммуникаций с занятыми могут служить следующие правила9:

1. Регулярное исследование отношения сотрудников к организации и менеджменту. Подобное исследование позволяет выявить проблемы до того, как они станут кризисом.

2. Последовательность и регулярность коммуникаций, сообщение как хороших, так и плохих новостей. Сотрудники должны узнавать новости не из СМИ, а из внутренних источников.

3. Персонификация коммуникаций. Работники хотят личного внимания от тех, для кого они работают, особенно от ближайших менеджеров. Поэтому многие компании проводят «встречи на местах», в которых менеджеры высшего уровня гастролируют по стране — в места размещения заводов, чтобы отвечать на вопросы занятых.

4. Искренность коммуникаций.

5. Инновационность в выборе новых коммуникационных решений. Это требование диктуется бурным развитием технологий и необходимостью конкурировать за внимание с огромным количеством ярких теле- и видеообразов, окружающих сотрудников компании.


Разработка системы внутренних коммуникаций

Анализ ситуации и внутренний аудит коммуникаций;

Разработка стратегии;

Тактические действия;

Оценка эффективности.

Анализ ситуации и внутренний аудит коммуникаций

Анализ ситуации включает в себя10:

- разбиение служащих на сегменты;

- определение средней продолжительности службы в компании;

- географическое размещение служащих;

- определение способа получения ими информации.

Внутренний аудит включает в себя:

- исследование отношения сотрудников к их работе, к самой организации и менеджменту;

- анализ существующих форм и методов коммуникаций.

^ Разработка стратегии:

- какие деловые цели вы поддерживаете?

- как ваша стратегия соответствует этим целям?

- какие группы служащих нуждаются в получении информации?

- какой она должна быть, в какое время и каким образом?

- как вы собираетесь этого добиться?

Сотрудники, как правило, хотят, чтобы коммуникации несли для них следующую информацию:

Что должно произойти в организации?

Что и почему происходит в организации?

Значение изменений или достижений для сотрудников персонально.

Решения, принимаемые в организациях и их причины.

К ситуациям особой значимости внутрикорпоративных коммуникаций относятся11:

- Организационные изменения (слияния и поглощения, внедрение КИС, реорганизация);

- Оценка персонала;

- Латентные междепартаментские и межличностные конфликты.

^ Тактические действия

На тактическом уровне программы коммуникаций можно обнаружить следующие тенденции и рекомендации (по Кэролин Бобо12):

- наиболее предпочитаемый способ получения информации для служащих – это личная встреча с глазу на глаз;

- высшее руководство зачастую не авторитет. В связи с этим возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи высшее руководство – менеджеры среднего звена - работники. Их задача – способствовать тому, чтобы работники поняли, КАК воплощать разработанную наверху стратегию;

- осуществляйте коммуникации по крайней мере несколькими способами;

- помогите служащим разобраться с ворохом поступающей информации, облегчайте восприятие письменной информации, поступающей от вас.

^ Оценка эффективности

Трудность оценки состоит в том, как измерить изменение поведения, которое не имеет ярко выраженного характера, как определить, что люди стали прилагать больше усилий к работе, что изменилось в их восприятии.

Можно выделить два группы методов оценки: экономические и неэкономические.

Экономические13:

Коэффициент текучести кадров;

Производительность труда;

Соотношение уровня зарплат со среднерыночным;

Уровень удовлетворенности персонала как внутреннего клиента компании-работодателя.

Неэкономические14:

Случайная выборка служащих и их опрос;

Фокус-группы.

Построение внутриорганизационных коммуникаций определяется типом организации. Конгломерат строит свои коммуникации иначе, чем крупная гомогенная организация. Аппарат управления холдинга должен уделять специальное внимание коммуникациям с отдаленными субсидиарами, решая проблемы общего информационного пространства, доверия, мотивации и затрат на их обеспечение.

Строя коммуникации, следует учитывать, что занятые в первую очередь лояльны своей команде, затем — отделению, и только потом компании в целом. Чем более отдален топ-менеджмент, тем более он безличен для занятых.


Классификация средств внутрикорпоративных коммуникаций

Существует большое количество классификаций средств внутрифирменных коммуникаций. В данной работе средства внутрифирменных коммуникаций будет ранжироваться на основе процесса, на котором построена коммуникация. В этой связи выделяют следующие виды средств внутрикорпоративных коммуникаций:

Печатные (бумажные);

Технологические;

Персональные.


Печатные (бумажные) средства внутрикорпоративных коммуникаций

При наличии новых технологий внутрикорпоративных коммуникаций печатные издания до сих пор остаются первичным средством для внутреннего общения в большинстве организаций.

Задачи печатных изданий:

Информирование сотрудников о целях, задачах и направлениях развития организации;

Обеспечение сотрудников информативными материалами, необходимыми им для того, чтобы выполнять свою работу профессионально и эффективно;

Развитие у сотрудников более высокой социальной ответственности, а также стремления к поддержанию и улучшению стандартов организации, повышению качества и эффективности их работы;

Признание достижений сотрудников.

Чтобы уменьшить стоимость публикации, некоторые из них содержат рекламу.

Обычно такие публикации направлены на несколько контактных аудиторий, включая иногда и внешние, но часто они используются только для контактов с персоналом.

Целевой аудиторией для таких публикаций считаются сотрудники. Преимущество таких публикаций состоит в том, что они позволяют довести нужную информацию до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Отсюда многие организации поддерживают несколько публикаций, каждая из которых ориентирована на определенную контактную аудиторию в рамках определенной группы.

Одним из недостатков и в то же время преимуществ внутренних публикаций организации является некоторая негибкость по отношению к внутреннему каналу обратной связи. Чтобы облегчить получение отклика от контактной аудитории, т.е. сделать связь двусторонней, нередко прибегают к модели «вопрос-ответ».

Все желающие задают вопросы, на которые отвечает редакция. Данный подход требует полной поддержки со стороны руководства компании, поскольку необходимо время для того, чтобы проводить исследования и отвечать на вопросы. С другой стороны, двусторонняя коммуникация обеспечивает атмосферу полного доверия. Часто сотрудники при непосредственной встрече с руководителем не очень активны в вынесении вопросов на обсуждение (особенно конфликтных). Внутренние же публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи.

Одним из основных требований, предъявляемых к внутренним публикациям, является их невысокая стоимость. В таких случаях не требуется красочного оформления или дорогая бумага. Самое главное – это наличие в публикациях интересной и необходимой сотрудникам информации.


Доски объявлений

Стенды с бумажными объявлениями на разные темы, а также с фотографиями и т.п. Располагаются в местах, где бывают все сотрудники. Обычно бывают общекорпоративные доски объявлений и доски, относящиеся к различным подразделениям.

Преимущества:

- дешевизна;

- действенное средство для пресечения слухов.

- доступность всем сотрудникам;

- оперативное оповещение о предстоящих событиях;

- хорошо подходит для визуальных материалов. Возможно применение «цветовой кодировки» — обозначение того или иного вида информации цветом бумаги или шрифтами.

Ограничения:

- снижение внимания сотрудников при отсутствии обновления информации;

- ограниченный объем материалов;

- отсутствие обратной связи.

Как правило, доска объявлений одинаково доступна всем группам, но офисные специалисты испытывают к информации на доске объявлений значительно меньший интерес, поскольку почти всю информацию могут найти в Интранете на рабочем месте.


Ящики вопросов и предложений

Напольный или настенный ящик, куда сотрудники могут опускать свои вопросы для руководства. Используется либо как постоянное средство связи простого сотрудника с высшим руководством, либо как средство сбора вопросов перед специальными периодическими информационными мероприятиями.

Обычно такой вид коммуникации вызывает у сотрудников стойкую негативную реакцию. Либо ящик существует чисто символически и никакой обратной связи не предполагается, либо руководство пытается отвечать на вопросы сотрудников, но из-за большого объема этих вопросов и предложений делает это с большим опозданием.

Больше подходит для низового персонала, офисные сотрудники обычно предпочитают использовать информационные технологии.


Адресно-информационные издания

Полиграфические издания, в которых даны ФИО, фотография, контактные данные и краткое описание круга задач каждого сотрудника компании. Как правило, обновляется раз в году.

Активно работает на актуализацию аффилиативных чувств сотрудников – каждый чувствует себя частью большого коллектива и с гордостью показывает это родным и друзьям.

Адресно-информационные издания как таковым средством внутрикорпоративных коммуникаций не являются, но выполняют функцию передачи ощущения сопричастности каждого сотрудника к общему делу.

Достаточно дорогое средство, т.к. должны быть в качественной полиграфии и с хорошими фотографиями. Также при высокой текучести кадров информация быстро устаревает, учитывая весьма долгий цикл подготовки.

Это средство одинаково привлекательно для всех категорий сотрудников, поскольку носит персональный и представительный характер.


Листовка

Принципиальное отличие в специфическом способе распространения: прежде всего - непосредственно в местах скопления аудитории, или расклейка на улицах. В последнее время в российской практике часто используется и почтовая рассылка.

В отличие от рекламных листовок, листовки, которые используются в PR, построены таким образом, чтобы заинтересовать читателя, предоставить ему полезную или интересную информацию. Во многих компаниях сегодня используются так называемые информационные рэки - комплекты информационных материалов для сотрудников и посетителей.


Корпоративные издания

Не секрет, что на данном этапе развития бизнеса в России корпоративные издания пользуются большой популярностью, принимая во внимание даже факт их дороговизны.

В начале 1990-х годов, с появлением и развитием в стране независимых СМИ, интерес к корпоративным изданиям («многотиражкам») постепенно сходил на нет, и подобные издания почти не использовались. Однако сейчас этот вид опять возрождается. И в некоторых регионах и отраслях имеет место настоящий «бум» корпоративной прессы. Наглядной иллюстрацией к этому тезису является организация и проведение с 2005 года Всероссийского конкурса корпоративной прессы «Лучшее корпоративное издание года».

Независимые СМИ в своем стремлении к «негативу», скандалам и слухам настолько перегнули палку, что перед многими организациями встала задача донести до общественности свои позицию и мнение без искажений, сообщить ей о своих достижениях и планах. Корпоративные, организационные газеты и журналы как нельзя лучше отвечают этим целям и, кроме всего прочего, являются инструментом укрепления «корпоративного» духа. Бурное развитие корпоративных изданий в последние годы объясняется еще и тем, что они позволяют распространять информацию, о самом существовании которой знают немногие, а также тем, что они предоставляют читателю гораздо более полную и развернутую картину событий по определенной тематике.

Главным преимуществом корпоративных изданий является возможность размещения большой объем информации с иллюстрациями на самые разные темы корпоративной жизни.

На корпоративные издания требуется регулярное выделение значительного бюджета. Поэтому в небольшой компании наличие красочного корпоративного издания будет восприниматься не иначе, как блажь директора.

Журналы, как правило, выходят 4-6 раз в год и имеют издательский цикл подготовки материалов 2-3 месяца. За это время вся информация успевает устареть, и они рассматриваются как просто интересные иллюстрации из прошлой жизни. С изданиями, которые выходят раз в месяц и чаще, возникает проблема новизны контента.

Корпоративные издания доступны разным группам. Однако различные подразделения компании весьма пристрастны к тому – как освещается деятельность их отдела на страницах издания. Как правило, сотрудники имеют возможность влиять на содержание корпоративных изданий, но не пользуются этой возможностью.


Информационный бюллетень

Информационные бюллетени широко используют
Общие собрания персонала

Массовое мероприятие, обычно проводимое раз в году. На собрание по возможности приглашаются все сотрудники. Сопровождается выступлением руководства и праздничной программой.

Преимущества:

- торжественная атмосфера;

- можно увидеть свои глазами руководство и всех сотрудников компании;

- заряжает энтузиазмом, повышает лояльность.

Недостатки:

- очень дорогостоящее мероприятие;

- проблемы качественной организации массового времяпрепровождения;

- возникают проблемы с поддержанием порядка после фуршета, включающего алкоголь.


Информационные сессии подразделений

Мероприятия, на которых до сотрудников подразделений доводится информация по какой-то определенной теме. Как правило, сопровождается участием руководства того или иного уровня. Такие информационные собрания обычно проводятся в связи с какими-либо значимыми изменения или нововведениями, а также в случае кризисного реагирования.

Преимущества:

- информационная насыщенность;

- двусторонняя коммуникация (ответы на вопросы сотрудников);

- сопровождение презентациями, раздаточными материалами;

- личный контакт с руководством.

Недостатки:

- эффективная коммуникация не может продолжаться более 1-1,5 часов;

- требуется тщательная подготовка;

- отрыв сотрудников от работы.

Практикуются также встречи «перепрыгивания уровня» (skip level) — менеджеров высшего уровня с подчиненными несколько уровней ниже в организационной иерархии. Ценность таких встреч — в их регулярности, содержательности, значительности.

Коллективные обсуждения и совещания вообще-то накладны для организации, поскольку отрывают людей от их непосредственных задач, однако долгосрочный эффект их положителен не только потому, что это один из эффективнейших способов обсуждения и генерации новых идей (метод «мозгового штурма»), но и потому, что они позволяют постоянно поддерживать командный дух в коллективе.


Праздничные мероприятия

Праздничное торжественное мероприятие. На летнее мероприятие можно обычно пригласить членов семьи. Привлекательно и значимо для всех групп персонала.

Достоинства:

- высокая эмоциональная вовлеченность;

- Сплачивание коллектива, усиление дружеских чувств.

Недостатки:

- информационная значимость близка к нулю;

- сложность организации массового отдыха с выездом за пределы компании.


Речи и выступления

В организации любого размера, как правило, существуют официальные лица, способные свидетельствовать информативно и интересно о вопросах, интересующих их подчиненных. За рубежом таких людей называют спичмэ