Реферат: Харківська обласна державна адміністрація головне управління освіти І науки наказ

ХАРКІВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ І НАУКИ


НАКАЗ

Харків
06.07.11 № 390


Про затвердження Інструкції з питань діловодства в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації


Відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 (із змінами), розпорядження голови обласної державної адміністрації від 29.12.1997 №1315 «Про затвердження інструкції з питань діловодства в обласній державній адміністрації» (із змінами) з метою вдосконалення організації діловодства в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації


НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з питань діловодства в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації (додається).

2. Призначити відповідальним за діловодство, редакційне опрацювання та якість підготовки проектів документів, що надсилаються до апарату обласної державної адміністрації, головного спеціаліста відділу кадрової роботи Головного управління освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації Глушко Н.М.

3. Працівникам Головного управління освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації чітко дотримуватись вимог Інструкції з питань діловодства в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації.

Постійно

4. Визнати накази Головного управління освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації від 13.11.09 № 609 «Про затвердження Інструкції з питань діловодства в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації» та від 30.12.10 № 721 «Про внесення змін до наказу від 13.11.09 № 609 «Про затвердження Інструкції з питань діловодства в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації» такими, що втратили чинність.

5. Контроль за виконанням даного наказу покласти на першого заступника начальника Головного управління освіти і науки Віцько О.В.


Начальник управління Р.В.Шаповал


Грачова, 705-02-83


З наказом від 06.07.11 № 390 ознайомлені:




Соловйова Н.М.






Майський Г.Ю.






Чижов О.В.






Ростовська В.І.






Дригайло С.О.






Ковальова С.К.






Бутенко О.П.






Нестеренко Т.В.






Харченко В.В.






Шапошнікова Н.А.






Байназарова О.О.






Коваленко В.О.






Кононенко О.Є.






Гончаренко Н.І.






Счастна І.О.






Чепурна О.О.






Руднєва С.М.






Ретунська П.Ю.






Говсієвич І.В.






Денисенко Н.М.






Косуліна О.А.






Глушко Н.М.






Курбатов О.П.






Волік І.М.






Роменський Ю.В.






Бєлкіна Н.В.






Ксензик А.В.






Шумова В.С.






Золотухіна О.О.





ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом начальника

Головного управління освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації

від 06.07.11 № 390


ІНСТРУКЦІЯ

з питань діловодства в Головному управлінні

освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації


1. Загальні положення


1.1. Інструкція з питань діловодства в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації (далі - інструкція) регламентує загальний порядок роботи з документами в Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації (далі – управління) з моменту їх створення або надходження до передачі їх до архіву управління.


1.2. Викладені в інструкції правила та рекомендації щодо порядку ведення діловодства в управлінні розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, до Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, із змінами та доповненнями (далі – Примірна інструкція).


1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства в управлінні, її положення поширюються на всю службову документацію управління. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів, Примірної інструкції та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, і діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.4. В управлінні застосовується централізована система діловодства.


1.5. Відповідальність за організацію діловодства в управлінні несе начальник управління, який повинен здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України.


1.6. Загальне керівництво за веденням централізованого діловодства в управлінні здійснюють перший заступник та заступники начальника управління, які в межах наданих їм прав зобов’язані:

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускати вимагання від підвідомчих організацій різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

організовувати регулярну перевірку стану діловодства в управлінні;

всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації діловодних процесів;

сприяти організації навчання з підвищення кваліфікації відповідального за діловодство в управлінні.


1.7. Оскільки в управлінні штатним розписом не передбачено посади працівника з питань діловодства зазначені обов’язки покладаються на спеціально виділеного з цією метою спеціаліста відділу кадрової роботи, який призначається наказом начальника управління.


1.8. У разі звільнення відповідального за діловодство, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі службові обов’язки покладаються на особу, яка його заміщує.

1.9. В управлінні діловодство ведеться державною мовою.


^ 2. Документування управлінської діяльності управління


2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових та магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.


2.2. Управлінська діяльність управління здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Згідно з чинним законодавством, Положенням про управління, начальник управління в межах своїх повноважень видає накази.

З метою здійснення управлінських функцій в управлінні створюється конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ.


2.3. Розпорядчі документи, що надходять до управління від органів вищого рівня, у разі необхідності, доводяться до організацій, що належать до сфери його управління.

Управління має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції управління та інших установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.


2.4. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.


2.5. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, на зборах, нарадах фіксуються в протоколах.

Рішення колегії оформлюються протоколом, який складається відповідальною особою та підписується головуючим на засіданні. У протоколі вказується номер, дата, час проведення засідання, прізвища, ініціали, посади присутніх членів колегії та запрошених, перелік питань, які розглядалися, особи, які доповідали або брали участь в обговоренні, зміст рішень, підсумки голосування з кожного питання.

Рішення спільних засідань колегії оформлюються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади.

За результатами колегії можуть видаватися накази Головного управління.

Рішення колегії доводяться до відома керівників структурних підрозділів, установ, організацій, закладів, що належать до сфери управління, а також керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, та оприлюднюються на сайті Головного управління освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації.


2.6. Управління під час здійснення оперативних зв’язків з райдержадміністраціями, виконкомами місцевих рад, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються в разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.


2.7. Передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу, телефаксу або електронною поштою.


^ 3. Приймання, розгляд і реєстрація документів


3.1. Приймання документів


3.1.1.Усі документи, що надходять до управління, приймаються централізовано у відділі кадрової роботи управління відповідальним за діловодство в управлінні (далі – відповідальний).

Працівникам управління, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від представників установ та організацій без реєстрації у відділі кадрової роботи.


3.1.2. У відділі кадрової роботи розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” та «ДСК».


У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються та додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.


3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.


^ 3.2. Попередній розгляд документів


3.2.1. Усі документи, що надійшли до управління, у тому числі й ті, що надійшли електронною поштою, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється відповідальним.


3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду начальником управління, режим заступником або заступниками начальника управління відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів.


3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.


3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Конституцією України, Положенням про управління, посадовими обов’язками, номенклатурою справ.


3.2.5. Після попереднього розгляду документи реєструються в журналі реєстрації вхідної документації.


3.2.6. Відразу після реєстрації начальнику управління передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом “Невідкладно”.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади вищого рівня, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності управління й потребують вирішення безпосередньо керівництвом, розглядаються першочергово. Першочергово також здійснюється відправлення термінової пошти виконавцям факсом. До термінової відносяться доручення Кабінету Міністрів України на звернення народних депутатів, листи, що надіслані для погодження проектів нормативно-правових актів, державних програм.

Розглянуті й відповідним чином підготовлені для подальшої роботи документи передаються начальнику управління для накладення резолюції, а в разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин – виконуючому обов’язки.

Решта службової кореспонденції направляється першому заступнику, заступникам начальника управління відповідно до розподілу обов’язків, а також керівникам структурних підрозділів управління.


3.2.7. Після повернення документів від керівництва відповідальний того ж дня переносить резолюції в журнал реєстрації вхідної документації й передає документи виконавцю.

Якщо в резолюції на документ указано кілька виконавців і, в силу його терміновості, над документом повинні одночасно працювати кілька осіб, допускається виготовлення копій. Головний виконавець визначається начальником. На нього покладається відповідальність за повне та своєчасне виконання документа. Для виконання документа він має право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Зняття копій здійснюється відповідальним за діловодство в управлінні.


3.2.8. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція повинна містити такі обов’язкові елементи: визначення конкретного виконавця (виконавців), що саме необхідно зробити для виконання, особистий підпис керівника, дату та реєстраційний індекс документа.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції можливі лише тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.


^ 3.3. Реєстрація документів


3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних журналах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку (у тому числі електронного), контролю за виконанням та оперативним використанням наявної в документах інформації.


3.3.2. Реєстрація документів проводиться централізовано у відділі кадрової роботи.


3.3.3. Реєстрації підлягають вхідні (у тому числі направлені електронною поштою на адресу gluo@gluo.kharkov.com), вихідні документи управління, за винятком документів оперативного характеру, що містять тимчасову інформацію.

Не підлягають реєстрації документи службового діловодства управління, визначені в додатку 1.


3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні – як правило, у день надходження, але не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторного реєстрування не потребує.


3.3.5. Документи реєструються в межах груп відповідно до індексів, визначених номенклатурою (наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядження голови обласної державної адміністрації, накази начальника управління з основної діяльності, з кадрових питань, з адміністративно-господарських питань, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо).

Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян здійснюється окремо від службової кореспонденції визначеним в управлінні відповідальним.


3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.


3.3.7. Реєстрація вихідних документів здійснюється в журналі реєстрації вихідної документації (додаток 2).


3.3.8. Документи, подані на реєстрацію після 17.00, реєструються датою наступного дня.


^ 4. Складання та оформлення службових документів


4.1. Складання документів


4.1.1. Для складання службових документів в управлінні використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Службові документи повинні оформлятися на бланках управління. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів, Примірної інструкції та цієї інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 3, 4);

виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 20 одиниць, бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля: ліве – 30 міліметрів, верхнє – 20 міліметрів, праве –15 міліметрів, нижнє – 20 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки) і документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Виготовлені типографським способом бланки для листів підлягають обов’язковому обліку. Зазначені бланки отримує відділ кадрової роботи управління. На всіх бланках, що виготовлені типографським способом, нумератором проставляється порядковий номер на лівому полі бланка.

Документи на бланках, виготовлених типографським способом, друкуються відповідальними працівниками управління з дозволу першого заступника начальника управління та заступників начальника управління відповідно до розподілу обов’язків.

В окремих випадках пронумеровані бланки видаються працівникам управління відповідальним працівником відділу кадрової роботи лише згідно з письмовим дозволом першого заступника начальника управління.

Відповідальність за зберігання, облік та обіг бланків листів покладається на головного спеціаліста відділу кадрової роботи, який щоквартально здійснює перевірку стану зберігання, обліку та обігу бланків, готує акти їх списання та інформує начальника управління із зазначеного питання.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.


4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.


4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально-технічного постачання та збуту, фінансових документах.

У таблицях та анкетах, призначених для оброблення ПК, об’єкти, ознаки та їх показники в разі потреби кодуються.


4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається на керівників структурних підрозділів управління.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

^ 4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ, що складається в управлінні, повинен мати обов’язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення (додаток 5).


Нормативно-правові акти управління, які згідно з чинним законодавством підлягають реєстрації в обласному управлінні юстиції, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію.


4.2.2. Найменування структурного підрозділу повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксовано в положенні про структурний підрозділ. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.


4.2.3. Назва виду документа (наказ) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції управління, змісту управлінської діяльності.


4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким та ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника й відповідати на питання “про що?”, “чого?”. Наприклад “Про порядок....”, “Про введення...”, тощо.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється надавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм і повідомлень.


^ 4.3. Датування документів


4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання, для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати проставляються арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. День місяця й місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 2 червня 2011 року слід писати: 02.06.2011. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, як правило, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 15 травня 2011 року.


4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.


4.3.4. Обов’язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи).


4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.


^ 4.4. Індексація документів


4.4.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.


4.4.2. Індекс вхідного документа при його реєстрації складається з порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

Відповідно до завдань пошуку індексація документів управління може доповнюватись індексами за номенклатурою справ.


4.4.3. Індекс вихідного документа управління складається з індексу справи згідно з номенклатурою справ управління та порядкового номера реєстрації вихідних документів із початку року.


4.4.4. Винятком є індекси розпорядчих документів (наказів з основної діяльності та з особового складу), протоколів, а в окремих випадках – пропозицій, заяв і скарг громадян. Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, що присвоюються самостійно в межах кожного виду документа з початку року.


4.4.5. На документі, який готувався або виконувався кількома структурними підрозділами, в індексі вказується номер структурного підрозділу за номенклатурою управління, який несе відповідальність за організацію виконання даного документа.

^ 4.5. Погодження документів


4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в управлінні (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами – зовнішнє.


4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: найменування посади вказаної особи, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дату візування. Візування документів оформляється на спеціальній картці (додаток 6).


4.5.3. Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що робиться відмітка в картці для віз за такою формою:


Посадова особа

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження та пропозиції додаються.

Дата


Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ.


4.5.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово “Погоджено”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:


Погоджено

Начальник управління

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата


4.5.5. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:


Аркуш погодження

назва документа


Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата Дата


^ 4.6. Засвідчення документів


4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.


4.6.2. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.


4.6.3. Підписується два примірники документа. При надсиланні службового документа одночасно кільком організаціям вищого рівня керівник підписує всі екземпляри документа.


4.6.4. При направленні службового документа одночасно кільком організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі управління, а на місця розсилають засвідчені примірники.


4.6.5. Документи, як правило, підписуються однією особою. Два й більше підписів проставляються в тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Начальник управління (Підпис) (Ініціали ,прізвище)


Начальник відділу

економіки та фінансування (Підпис) (Ініціали, прізвище)


4.6.6. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Начальник Головного управління освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації


(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Начальник Головного фінансового

управління Харківської обласної державної адміністрації


(Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.7. При підписанні документів, складених комісією, підписи розміщуються за розподілом обов’язків у складі комісії. Посади осіб, що склали документ, не вказуються. Наприклад:


Голова комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)


4.6.8. Документи підписуються керівництвом управління відповідно до їх компетенції.

Доповідні записки, документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру підписуються виконавцем, якщо вирішення питань не виходить за межі його компетенції.


4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обв’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, та її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: “в.о.”, “заст.”).


Не допускається підписання документа з прийменником “за” або проставленням скісної риски перед найменуванням посади.


4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Певні документи затверджується тільки начальником управління (додаток 7).


4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа “ЗАТВЕРДЖЕНО” або шляхом видання розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом управління.


4.6.12. Гриф затвердження складається з таких елементів: слово “Затверджую”, найменування посади, підпис, ініціали, прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:


Затверджую

Начальник Головного управління освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата


4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим документом на документі зазначається гриф за такою формою:


Затверджено

наказом начальника Головного

управління освіти і науки

Харківської обласної

державної адміністрації


Дата №


4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.


4.6.15. Документи, які потребують особливого посвідчення їх дійсності, скріпляються печаткою.

Гербова печатка ставиться на таких документах: фінансових документах, трудових книжках, титульних списках, статутах (положеннях) установ, договорах, свідоцтвах, дорученнях, дорученнях на одержання товарно-матеріальних цінностей, посвідченнях про відрядження, листах гарантійних, штатних розписах, актах, поданнях і клопотаннях (про нагородження орденами та медалями).

Печатка без державного герба ставиться на копіях документів, що надсилаються до інших установ, і на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.


4.6.16. Відповідальність за збереження та правильне використання печаток покладається на :

- заступника начальника управління – начальника відділу економіки та фінансування - за гербову печатку управління;

- відповідального за діловодство в управлінні – за негербові печатки управління.


^ 4.7. Адресування документів


4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Директору департаменту економіки

та фінансування

(Прізвище, ініціали)


У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного управління

МНС України в Харківській області

(Прізвище, ініціали)


У разі потреби в реквізиті “Адресат” можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:


Керівникам обласних управлінь,

відділів та організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку й на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту “Адресат” може входити адреса. Порядок і форма запису, відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:


Редакція журналу “Архіви України”

252110, МСП, Київ-110,

вул. Солом’янська, 24


У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:


(Прізвище, ініціали)

вул. Дерев’янка, 16, кв. 4

м. Харків-60, 61060


4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспонд