Реферат: Зарегистрировано ’’

“Зарегистрировано’’

Министерством юстиции РА

17 января 2005 г.

Государственный регистраци-

онный номер 11105017


Министр культуры и по делам молодежи Республики Армения


29 декабря 2004 г. N496-Н

г. Ереван


П р и к а з


31. Об утверждении “Порядка хранения документов Архивного фонда Республики Армения, являющихся государственной собственностью’’


В соответствии с требованиями статьи 5-ой Закона Республики Армения “Об архивном деле”


П р и к а з ы в а ю:


Утвердить “Порядок хранения документов Архивного фонда Республики Армения, являющихся государственной собственностью” согласно Приложению.

Считать утратившими силу приказы Министра культуры, по делам молодежи и спорта Республики Армения от 1 апреля 2003 года N151-Н “Об утверждении порядка хранения документов Национального Архивного фонда Армении, являющихся государственной собственностью” и N154-Н “Об утверждении порядка о передаче документов Национального архивного фонда Армении на временное хранение в государственный архив”.



Министр О.Овеян

Приложение

к приказу Министра культуры и по

делам молодежи Республики Армения

от 29 декабря 2004 г. N496-Н


Порядок


хранения документов Архивного фонда Республики Армения, являющихся государственной собственностью


1. Общие положения


Настоящим порядком устанавливается порядок организации и условия хранения документов Архивного фонда Республики Армения, являющихся государственной собственностью (далее документы).

Основные понятия, используемые в настоящем “Порядке”:

а) хранение документов - создание для них благоприятных условий, соблюдение нормативных режимов хранения, предотвращение утрат и обеспечение комплексных мероприятий сохранности, которое включает также в себя и рациональное размещение документов, выдача и контроль за состоянием их сохранности, создание копий страхового фонда и фондов пользования, проведение мероприятий по восстановлению и реставрации в случае их повреждения и изменения внешних признаков;

б) нормативный режим - комплекс условий хранения документов, который устанавливает:

-оптимальные температурно-влажностные показатели;

-оптимально разрешимые световые показатели, в том числе и порядок использования оборудования искусственного освещения;

-порядок защиты документы от биологических вредителей и загрязненности воздуха;

-предотвращение утери и кражи докуметов, как и их выдачи в неустановленном порядке;


в) архивохранилище - выделенное и специально оборудованное помещение для хранения документов.

Хранение документов осуществляется в государственных архивах и в архивах администрации государственных органов, государственных учереждений и организаций в соответствии со сроками хранения.

2. хранение документов в Государственном архиве

В целях обеспечения безопасности документы в Государственном архиве хранятся в специально построенных или приспособленных для этой цели зданиях, которые должны быть изолированы внешней стеной, удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и газами, как и пожароопасных обьектов.

Хранение документов осуществляется в архивохранилищах, обеспечивающих условия нормативного режима.

Архивохранилища должны быть обеспечены охранной и противопожарной системами сигнализации и средствами пожаротушения.

В архивохранилищах двери и окна должны соответствовать требованиям по обеспечению безопасности документов. Архивохранилище должно иметь запасную дверь для эвакуации документов в случае необходимости.

В помещениях архива электропроводка должна быть скрытой, рубильники, распределительные электрощиты и предохранители установлены вне хранилищ, а электрооборудование заземлено.

Документы в архивохранилищах хранятся в металлических шкафах или на полках, в коробках или папках.

Для размещения документов составляются постеллажные топографические указатели, в которых отражаются каждые изменения, связанные с перемещением и комплектованием документов.

Документы и дела, принимаемые на хранение в архивохранилище, заранее подвергаются дезинфекции в выделенном для этой цели помещении, посредством соответствующего оборудования.

Документы в архивохранилищах размещаются в соответствии с учетными документами, в пределах групп или отдельных фондов, по принципу их комплексного хранения, а также оперативного поиска.

Следующие докуметы в архивохранилищах хранятся обособленно:

а) секретные;

б) уникальные;

в) на нитрооснове;

г) пораженные биологическими вредителями;

д) принятые на временное хранение;

Выдача для использования и возврат документов (дел) в архивохранилища регистрируются в соответствующей книге с проверкой количества листов.

Проверка наличия и состояния сохранности документов в архивохранилищах проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения (дел) с данными учетных документов, выявления документов (дел), подлежащих востановлению, рестраврации, консервации, профилактической обработке.

В процессе проверки наличия и состояния сохранности документов:

а) устанавливается фактическое наличие хранящихся документов;

б) выявляются и учитываются документы, подлежащие воостановлению, реставрации, консервации, профилактической и технической обработке.

Проверка наличия и состояния сохранности следующих документов проводится:

а) уникальных - ежегодно;

б) особо ценных на бумажной основе - один раз в 10 лет;

в) аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) - один раз в 5 лет. Периодичность проверки наличия и состояния сохранности других документов определяется на основании решения соответствующего совещательного органа государственного архива (экспертно–методической комиссии, ученого совета и др.), учитывая интенсивность использования и состояние учета документов, но не менее одного раза в 15 лет.

Результаты проверки наличия и состояния сохранности дел регистрируются в учетных документах после завершения работ в рамках отдельных комплексов документов на основании листа проверки наличия и состояния дел и акта проверки.

Работы по консервации документов, специальной профилактической и технической обработке (восстановление, реставрация, дезинфекция) выполняются в действующей лаборатории архива согласно порядку, установленному экспертно– методической комиссией.

Положение об архивохранилище государственного архива, режиме хранения документов утверждает директор государственного архива.


3. хранение документов в архиве администрации

Документы в архиве администрации хранятся в оборудованном для этой цели архивохранилище, в соответствии с условиями, предусмотренными настоящим “Порядком” для государственного архива.

Положение об архивохранилище архива администрации, режиме хранения и структуре размещения документов утверждает руководитель администрации государственного органа, руководитель государственного учреждения и организации.


^ 4. Временное хранение документов в государственном архиве

Документы передаются в государственные архивы на временное хранение в соответствии с требованиями части 4-ой статьи 13-ой Закона Республики Армения “Об архивном деле”.

Документы в государственные архивы передаются на основании письменного заявления собственника.

Документы в государственные архивы на временное хранение принимаются приказом директора государственного архива.

Документы в государственные архивы на временное хранение передаются с соответствующими описями. В отдельных случаях документы могут быть переданы опечатанными сургучной печатью в мешках или в коробках.



^ 5. Ответственность за хранение документов



В государственном архиве ответственность за хранение документов приказом директора архива возлагается на хранителя фонда (хранителей фондов).

В архивах администрации государственных органов, государственных учреждений и организаций ответственность за хранение документов приказом руководителя администрации соответствующего государственного органа, руководителя государственного учреждения и организации возлагается на заведующего архивом (специалиста по архивному делу, администрации).

Прием–сдача дел в архивохранилища государственного архива (архива администрации) осуществляется комиссией, созданной приказом директора государственного архива (руководителя администрации государственного органа, руководителя государственного учереждения, организации) и оформляется актом.

При приеме архивохранилища государственного архива (архива администрации) с соответвующими учетными документами проверяются хранящиеся в них полные составы архивных фондов, учетных документов, а также наличие и пригодность для употребления установленного в них оборудования. При необходимости может быть проведена общая проверка наличия и состояния сохранности архивных фондов и дел.