Реферат: В.І. Корбутяк, З. О. Толчанова

В.І.Корбутяк, З.О.Толчанова


ДІЛОВОДСТВО


Навчальний посібник


Рівне – 2010
Міністерство освіти і науки України

Національний університет водного господарства та

природокористування


В.І. Корбутяк, З.О.Толчанова


ДІЛОВОДСТВО


Навчальний посібник


Для студентів напряму підготовки

6.030601 “Менеджмент”


Рівне-2010

УДК 651.456(075.8)

ББК 65.050.9(2)2я7

К 66


Затверджено вченою радою Національного університету водного господарства та природокористування

(Протокол № 14 від 25 грудня 2009 р.)


Рецензенти:

Малевич Л.Д., канд. філолог. наук, доцент НУВГП;

Якимчук А.Ю., канд. економ. наук, доцент НУВГП.

Корбутяк В.І., Толчанова З.О.

К 66 Діловодство: Навчальний посібник. – Рівне: НУВГП, 2010. – 122 с.


У посібнику наведено вимоги до створення й оформлення організаційно-розпорядчих, інформаційних, фінансово-розпорядчих та кадрових документів.

Запропоновано різноманітні зразки документів, які відображають особливості написання та оформлення реквізитів. За допомогою наведених тестів, запитань та завдань до самостійної роботи студенти зможуть підготуватися до складання екзамену чи заліку.

Посібник становить інтерес для викладачів і студентів економічних спеціальностей та всіх, хто цікавиться діловодством.


УДК 651.456(075.8)

ББК 65.050.9(2)2я7


© Корбутяк В.І.,

Толчанова З.О., 2010

© Національний університет водного господарства та природокористування, 2010

ЗМІСТ

Передмова ………………………………………………………….....

4

1.

Робоча програма навчальної дисципліни …………….…..……..

5

2.

Зміст дисципліни та методичні рекомендації до її вивчення …..

17




Тема 1.

Вступ. Призначення та класифікація документів.…

17




Тема 2.

Стиль сучасного ділового письма ………………….

19




Тема 3.

Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів …………… . . . . ……………………………

22




Тема 4.

Інформаційні документи ……………………………...

41




Тема 5.

Розпорядчі документи ………………………………

43




Тема 6.

Документація з особового складу…………………..

44




Тема 7.

Фінансово-облікова документація ........………………

47




Тема 8.

Господарсько-договірна та господарсько-претензійна документація…………………………………………...

49

3. 

Методичні вказівки до складання і оформлення контрольної роботи для студентів заочної форми навчання ………………....

54




Розділ 1. Теоретичні положення ……………………………..

54




Розділ 2. Зразки документів …………………………….…….

55




Розділ 3. Особливості складання документів……………..…..

58

4.

Теми рефератів для виконання самостійної роботи……….……

92

5.

Завдання науково-дослідного характеру…………………..…….

94

6.

Види навчальної роботи та принципи їх оцінювання…………..

96

7.

Засоби діагностики знань студентів ………………………...…..

98




7.1.

Тести для самоконтролю знань студента. ..……………

98




7.2.

Контрольні вправи ..………………………………..…..

112




7.3.

Питання на екзамен ……………………………...……..

114

8.

Література………………………………………………..……….

118

Додаток 1……………………………………………….……………..

120

Додаток 2……………………………………………….……………..

121

П Е Р Е Д М О В А


Головна мета навчальної дисципліни „Діловодство” полягає в ознайомленні студентів з основними правилами складання документів, основами організації діловодства, теорією і практикою документування адміністративної та фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій.

Основне завдання навчальної дисципліни:

вивчення основних понять курсу;

набуття практичних навичок відтворення реквізитів організаційно-розпорядчої документації;

формування вмінь грамотного складання основних документів, які використовуються в управлінській діяльності;

формування системи знань про сучасний діловий документ, який використовується в процесі управління;

вивчення підходів до створення різноманітних форм управлінської документації;

аналіз і виявлення типових помилок-недоліків, які трапляються під час складання документів.

Головною передумовою входження України до єдиного європейського освітянського простору є впровадження кредитно-модульної системи організації навчального процесу, яка передбачає посилення ролі самостійної роботи студентів, використання тестового контролю знань.

Навчальний посібник комплекс розрахований на студентів економічних спеціальностей, а також фахівців, спеціалістів і службовців, які цікавляться питаннями діловодства.

^ 1. РОБОЧА ПРОГРАМА НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ


Робоча програма затверджена кафедрою регіонального управління (протокол № 1 від 15 вересня 2009 р.) та методичною радою факультету менеджменту (протокол № 2 від 27 жовтня 2009 р.)


Опис навчальної дисципліни

Опис предмета навчальної дисципліни "Діловодство" для студентів за напрямом підготовки 6.030601 "Менеджмент" денної та заочної форм навчання представлено у табл. 1.1.

Таблиця 1.1

Опис навчальної дисципліни “Діловодство”

Найменування

показників

Напрям

підготовки,

освітньо-кваліфікаційний

рівень

Характеристика навчальної дисципліни

денна

форма

навчання

заочна форма навчання

Кількість кредитів, відповідних ЕСTS - 3,0

Напрям

6.030601

"Менеджмент"


За вибором

студента

Модулів – 1

^ Рік підготовки:

Змістових модулів - 2

3-ій

4-ий

Семестр

6-ий

7-ий

Загальна кількість - 108

Лекції

20

6

Тижневих годин для денної форми навчання:

аудиторних – 2,0

СРС – 3,4

Освітньо-кваліфікаційний

рівень:

бакалавр


Практичні

20

4

^ Самостійна робота

68

98

ІНДЗ: –

Вид контролю:

екзамен

Примітка.

Співвідношення кількості годин аудиторних занять до самостійної й індивідуальної роботи становить:

для денної форми навчання – 37,0 % до 63,0 %.

для заочної форми навчання – 9,3 % до 90,7 %.

^ Мета та завдання навчальної дисципліни


Навчальна програма розрахована на студентів, які навчаються за освітньо-кваліфікаційними програмами підготовки бакалаврів.

Програма побудована за вимогами КМСОНП та узгоджена з орієнтовною структурою змісту навчальної дисципліни, рекомендованою Європейською Кредитно-Трансферною Системою (ЕСТS).

Основною метою викладання дисципліни „ДІЛОВОДСТВО” є ознайомлення студентів з основними з правилами складання документів, основами організації діловодства, теорією і практикою документування адміністративної, фінансово-господарської та кадрової діяльності підприємств і організацій.

У результаті вивчення курсу студент повинен:

- знати основні вимоги до складання та оформлення документів;

- вміти застосовувати теоретичні знання з особливостей оформлення документів для складання інформаційних, розпорядчих, організаційних, господарсько-договірних, господарсько-претензійних, кадрових та обліково-фінансових документів.


Програма навчальної дисципліни


^ ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 1.

Теоретичні вимоги до документів.

Державний стандарт оформлення реквізитів документів


Тема 1. Вступ. Призначення та класифікація документів


Місце дисципліни “Діловодство” у кваліфікаційній характеристиці бакалавра за напрямом підготовки 6.030601 “Менеджмент”. Основна мета дисципліни “Діловодство”, взаємозв’язок з іншими дисциплінами. Основні теоретичні положення – вимоги до складання і оформлення документів та організація роботи з ними.

Поняття про документ, його роль та місце в управлінні. Класифікація документів. Поняття про діловодство.


^ Тема 2. Стиль сучасного ділового письма


Поняття про стиль сучасного ділового письма. Вимоги до змісту документів: достовірність, точність, повнота, стислість та переконливість. Правила написання тексту документів. Логічна структура тексту: вступ, доказ, закінчення, порядок їх розташування. Основні функції документів. Варіанти розташування реквізитів на бланках документів. Розміри берегів документів. Формати листків паперу призначеного для складання документів.


^ Тема 3. Державний стандарт оформлення документів та їх

реквізитів


Сучасні вимоги до оформлення змісту документів. Форми документації. Перелік та правила оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів: зображення Державного герба України та герба Автономної Рес­публіки Крим; зображення емблеми організації; зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копії; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію документа.


^ ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 2.

Види документів та особливості їх складання


Тема 4. Інформаційні документи


Поняття про інформаційні документи. Службові листи та їх різновиди: супровідні листи, лист-запит, лист-відповідь, характеристика змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги тощо. Доповідні і пояснювальні записки: внутрішні, зовнішні, звітні, інформаційні та ініціативні. Основні вимоги до написання телеграм, телефонограм та довідок, особливості їх складання. Документи колегіальних органів: протоколи (стислі, повні та стенографічні) та стенограми.


^ Тема 5. Розпорядчі документи


Поняття про розпорядчі документи. Особливості складання та види наказів: накази що стосуються особового складу; накази з констатаційною частиною, яка складається зі вступу, доведення та висновків, накази з констатаційною частиною, яка посилається на розпорядчий документ організації вищого рівня; накази без констатаційної частини. Характеристика структурних частин наказів: констатаційна та розпорядча. Розпорядчі документи центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування: ухвали, постанови, розпорядження (загальні, часткові).

^ Тема 6. Документація з особового складу


Поняття про документи з особового складу. Заяви: вимоги до написання деяких реквізитів заяв. Накази з особового складу як кадрові документи, особливості їх складання. Основні складові частини характеристики. Вимоги до написання автобіографії: вичерпність та лаконізм викладу інформації. Особливості оформлення трудових книжок. Вимоги до складання трудових договорів та термін їх укладання: на невизначений строк, на визначений строк, на час виконання певної роботи (на виконання разової роботи).

^ Тема 7. Фінансово-облікова документація


Поняття про фінансово-облікову документацію. Основні документи, що відносяться до фінансово-облікової документації: акт, лист-відмова, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна. Структурні частини та вимоги до складання актів. Оформлення відкриття рахунків в банку. Особливості написання заяви-зобов’язання. Переписка про відмову від акцепту рахунків – платіжних вимог.


^ Тема 8. Господарсько-договірна та господарсько-претензійна документація


Поняття про господарсько-договірну документацію. Основні документи, що відносяться до господарсько-договірної документації. Вимоги до написання та основні види договорів: постачання, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, наймання житлового приміщення тощо. Поняття про господарсько-претензійну документацію. Основні документи, що відносяться до господарсько-претензійної документації: протоколи розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви. Основні вимоги до складання протоколів розбіжностей та передумови їх складання. Комерційні акти – особливості їх написання та основні реквізити. Форма та види претензійних листів. Правила написання та основні реквізити позовних заяв.


^ Структура навчальної дисципліни


Відповідно до "Освітньо-професійної програми підготовки бакалавра", напряму 6.030601 “Менеджмент” на вивчення дисципліни “Діловодство” передбачено 108 години. Із врахуванням зменшення аудиторного навантаження на студентів і збільшення обсягу самостійної роботи під керівництвом викладача, тематичний план та розподіл навчального часу для студентів стаціонарної та заочної форм навчання наведено у табл. 1.2.


Таблиця 1.2

Тематичний план та розподіл робочого часу


Назви змістових модулів

і тем

Кількість годин

Денна форма

Заочна форма

Усього

у тому числі

Усього

у тому числі

л

п

інд

ср

л

п

інд

ср

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

^ Змістовий модуль 1. Теоретичні вимоги до документів. Державний

стандарт оформлення реквізитів документів

Тема 1. Вступ. Призначення та класифікація документів

14,0

2,0

-

-

12,0

4,0

-

-

-

4,0

Тема 2. Стиль сучасного ділового письма

16,0

2,0

2,0

-

12,0

4,0

-

-

-

4,0

Тема 3. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів

28,0

6,0

8,0

-

12,0

44,0

4,0

-

-

40,0

^ Разом – змістовий модуль 1

58,0

10,0

10,0

-

38,0

52,0

4,0

-

-

48,0

^ Змістовий модуль 2. Види документів та особливості їх складання

Тема 4. Інформаційні документи

10,0

2,0

2,0

-

6,0

11,5

0,5

1,0

-

10,0

Тема 5 Розпорядчі документи

10,0

2,0

2,0

-

6,0

11,5

0,5

1,0

-

10,0

Тема 6. Документація з особового складу

10,0

2,0

2,0

-

6,0

11,5

0,5

1,0

-

10,0

Тема 7. Фінансово-облікова документація

10,0

2,0

2,0

-

6,0

10,0

0,5

0,5

-

10,0

Тема 8.Господарсько-договірна та господарсько-претензійна документація

10,0

2,0

2,0

-

6,0

10,5

-

0,5

-

10,0

^ Разом – змістовий модуль 2

50,0

10,0

10,0

-

30,0

56,0

2,0

4,0

-

50,0

^ Усього годин

108

20

20

-

68

108

6

4

-

98



Теми та зміст практичних занять


Теми та зміст практичних занять з дисципліни “Діловодство” наведені в табл. 1.3.

Таблиця 1.3

Теми практичних занять

№ з\п

Назва теми

Кількість годин

денна форма нав-чання

заочна

форма

нав-чання

1

2

3

4

1.

Тема 2. Практичне заняття 1. Стиль сучасного ділового

письма.

Зміст роботи: ознайомити студентів із стилем сучасного ділового письма. Практичне застосування вимог до тексту документів. Складання вступу, доказу та закінчення тексту службового листа.

2,0

-

2.

Тема 3. Практичне заняття 2. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів.

Зміст роботи: виробити практичні навички оформлення окремих реквізитів документів. Складання і оформлення реквізитів: зображення Державного герба України; зображення емблеми організації; зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня. Практичне ознайомлення із вимогами до бланків службових документів.

2,0

-

3.

Тема 3. Практичне заняття 3. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів.

Зміст роботи: виробити практичні навички оформлення окремих реквізитів документів. Складання і оформлення реквізитів: назва організації; назва структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа; місце складання або видання документа.

2,0

-

4.

Тема 3. Практичне заняття 4. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів.

Зміст роботи: виробити практичні навички оформлення окремих реквізитів документів. Складання і оформлення реквізитів: гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки.

2,0

-

Продовження табл. 1.3

1

2

3

4

5.

Тема 3. Практичне заняття 5. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів.

Зміст роботи: виробити практичні навички оформлення окремих реквізитів документів. Складання і оформлення реквізитів: відмітка про засвідчення копії; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію документа.

2,0

-

6.

Тема 4. Практичне заняття 6. Складання і оформлення інформаційних документів.

Зміст роботи: виробити практичні навички складання і оформлення інформаційних документів (службові листи та службові записки, доповідні та пояснювальні записки). Основні реквізити інформаційних документів.

2,0

1,0


7.


Тема 5. Практичне заняття 7. Складання і оформлення розпорядчих документів.

Зміст роботи: виробити практичні навички складання і оформлення розпорядчих документів (накази, постанови, розпорядження).

2,0

1,0

8.

^ Тема 6. Практичне заняття 8.Складання і оформлення кадрових документів.

Зміст роботи: виробити практичні навички складання і оформлення кадрових документів (заява, накази з особового складу, автобіографія, характеристика, резюме).

2,0

1,0

9.

Тема 7. Практичне заняття 9. Складання і оформлення фінансово-облікових документів.

Зміст роботи: виробити практичні навички складання і оформлення обліково-фінансових документів(акт, лист-відмова, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна).

2,0

0,5

10.

Тема 8. Практичне заняття 10. Складання і оформлення господарсько-договірних та господарсько-претензійних документів.

Зміст роботи: виробити практичні навички складання і оформлення господарсько-договірних документів: (договори постачання, купівлі-продажу, закупівлі с/г продукції, позики, наймання житлового приміщення тощо) та господарсько-договірних документів: (протоколи розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви).

2,0

0,5

Усього

20,0

4,0



Розподіл годин самостійної роботи


Розподіл годин самостійної роботи для студентів денної форми навчання:

20 годин – підготовка до аудиторних занять;

18 годин – підготовка до контрольних заходів;

30 годин – підготовка питань, які не розглядаються під час аудиторних занять.


^ Завдання для самостійної роботи


Під час виконання самостійної роботи студенти поглиблюють отримані знання та самостійно вивчають матеріали окремих тем (для заочної форми навчання) шляхом опрацювання відповідної літератури, здійснюють підготовку до практичних занять та залікових модулів (див табл. 1.4).

Таблиця 1.4

Завдання для самостійної роботи

№ з\п

Назва теми

Питання, завдання для самостійного опрацювання

Кількість

годин

денна форма навчання

1

2

3

4

1.

Тема 1. Вступ. Призначення та класифікація документів

Поняття про документ, його роль та місце в управлінні. Класифікація документів. Поняття про діловодство.

2

2.

Тема 2. Стиль сучасного ділового письма

Вимоги до змісту документів. Правила написання тексту документів. Логічна структура тексту. Елементи тексту. Варіанти розташування реквізитів на бланках документів. Розміри берегів документів.

4

3.

Тема 3. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів

Перелік та правила оформлення всіх реквізитів організаційно-розпорядчих документів.

12

4.

Тема 4. Інформаційні документи

Інформаційні документи: службові листи та їх різновиди, доповідні і пояснювальні записки, довідки, телеграми, телефонограми. Документи колегіальних органів: протоколи, стенограми.

3,0

Продовження табл. 1.4

1

2

3

4

5.

Тема 5. Розпорядчі документи

Розпорядчі документи центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування: накази, ухвали, постанови, розпорядження.

3,0

6.

Тема 6. Документація з особового складу

Документація з особового складу: заяви, накази з особового складу, характеристики, автобіографії та трудові книжки.

3,0

7.

Тема 7. Фінансово-облікова документація

Вимоги до системи фінансово-облікової документації. Оформлення відкриття рахунків в банку. Заява-зобов’язання.

1,5

8.

Тема 8. Господарсько-договірна та господарсько-претензійна діяльність

Вимоги до написання господарсько-договірної документації: договори поставки, купівлі-продажу, закупівлі с/г продукції, позики тощо. Поняття про господарсько-претензійну документацію: протоколи розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви.

1,5

Разом

30,0



Оформлення звіту про самостійну роботу


Підсумком самостійної роботи над вивченням дисципліни “Діловодство” є складання письмової роботи із зразками документів за темами вказаними в табл. 1.4.

Загальний обсяг роботи визначається за кількістю складених документів. Робота включає зразки таких документів: службові листи; доповідна записка; пояснювальна записка; протокол; накази, з різними видами констатаційної частини; характеристика; автобіографія; заява про прийняття на роботу; наказ про зарахування на роботу; договір; протокол розбіжностей до договору.

Робота оформляється на стандартному папері формату А4 (210297) з одного боку. Поля: ліве – 30мм, верхнє та нижнє – 20мм, праве – 10мм. Робота може бути виконана рукописним або друкованим способом і виконується державною мовою.

Захист роботи із зразками документів відбувається в терміни, спільно обумовлені студентом і викладачем.


^ Методи навчання


Під час лекційного курсу застосовується роздатковий матеріал, ілюстраційні матеріали, схеми.

На практичних заняттях:

- методичні вказівки для виконання практичних робіт;

- використовується роздатковий матеріал (наочність) для формування у студентів системного мислення, розвитку пам'яті;

- проводиться дискусійне обговорення проблемних питань.


^ Методи контролю


Поточний контроль знань студентів з навчальної дисципліни проводиться в письмовій та усній формі. Контрольні завдання за темами модуля містять теоретичні питання (10 тестових запитань, одна правильна відповідь з чотирьох запропонованих) та одне практичне завдання.

Контроль самостійної роботи проводиться:

- з лекційного матеріалу – шляхом перевірки конспектів;

- з практичних занять – з допомогою перевірки виконаних завдань;

- за індивідуальним дослідним завданням – з допомогою перевірки та захисту письмової роботи із зразками документів.

Підсумковий контроль знань відбувається на екзамені у письмовій формі у вигляді комплексних контрольних робіт (ККР), які включають 25 тестів (одна правильна відповідь з чотирьох запропонованих) та одне практичне завдання.

Усі форми контролю включено до 100-бальної шкали оцінки.


Розподіл балів, що присвоюють студентам


Розподіл балів, що присвоюють студентам для екзамену, представлено в табл. 1.5. Шкала оцінювання в КМСОНП та ЕСТS представлена в табл. 1.6.


Таблиця 1.5

Розподіл балів, що присвоюють студентам для екзамену


Поточне тестування

Підсумковий контроль

(екзамен)

Сума

Змістовий

модуль 1

Змістовий

модуль 2

Т1

Т2

Т3

Т4

Т5

Т6

Т7

Т8

40

100

5

5

20

6

6

6

6

6

30

30


Т1, Т2…Т12 – теми змістових модулів


Таблиця 1.6


Шкала оцінювання в КМСОНП та ЕСТS



Сума балів за всі форми навчальної діяльності
^ ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ
ВИЩИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ

(ЦДАВО України)


7. Назва організації (реквізит 07) – автора документа має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому документі).

Якщо в установчих документах офіційно зафіксовано скорочену назву, то її подають на бланку окремим рядком під повною назвою в дужках або без них:


^ УКРАЇНСЬКИЙ ФОНД

ПІДТРИМКИ ПІДПРИЄМНИЦТВА

(УФПП)


Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подається назва іноземною мовою, то остання відтворюється на бланку під назвою ор­ганізації українською мовою.

Документи, підготовлені сумісно двома і більше організаціями, оформлюють, як правило, не на бланку, а на чистому аркуші паперу. Назви організацій розміщують відповідно до їх рангу. Назву організації ниж­чого рівня розміщують під назвою орга­нізації вищого рівня:

^ МІНПАЛИВЕНЕРГО УКРАЇНИ

НАК "НАФТОГАЗ УКРАЇНИ"


У разі оформлення документа, підготовленого кількома організаціями одного рангу, їх назви розміщують на одному рівні:


^ Міністерство Міністерство Державний

економіки праці комітет

та європейської та соціальної статистики

інтеграції політики України

України України


^ 8. Назву структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи (реквізит 08) зазначають на бланку пе­реважно на внутрішніх документах (актах, про­токолах, пояснювальних, доповідних або службових записках), якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або поса­дова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації:

^ ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО

"ЮРЕКС-ТЕЛЕКОМ"


ДЕПАРТАМЕНТ МОБІЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ


9. Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні при інформаційних контактах. До складу цього реквізи­ту входять: поштова адреса, номери теле­фонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти, веб-сайт, дані про ліцензії, патенти тощо. Порядок і форма запи­су поштової адреси мають відповідати "Пра­вилам надання послуг поштового зв'язку".

Довідкові дані обов'язково фіксують на бланку, призначеному для оформлення служ­бових листів (так званому бланку листа).

Цей реквізит розміщують нижче реквізиту "Назва організації" або під реквізитом "Назва структурного підрозділу" (за наявності останнього).

^ 10. Назва виду документа (реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації згідно з ДКУД та організаційно-правовим статусом організації.

Назва виду документа може бути надрукована на спеціальному бланку (так званому бланку конкретного виду документа, наприклад бланку протоколу) під час його виготовлення або на загальному бланку організації – при безпосередньому оформленні документа. В службових листах цей реквізит не зазначають.

Назву виду документа фіксують нижче реквізитів "Назва організації” та "Назва структурного підрозділу"; на кутовому бланку – без відступу від межі лівого берега (див. Додаток 1), а на поздовжньому – центровано (див. Додаток 2).

^ 11. Дата документа (реквізит 11) – обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та(чи) підписання, погодження, затвердження, прийняття, видання, реєстрації.

Дату документа оформлюють арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць позначають двома парами арабських цифр, рік — чо­тирма арабськими цифрами. Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць) складається лише з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 грудня 2009 року треба оформлювати так: 01.12.2009. Крім цього, дату можна оформ­лювати й у такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Наприклад: 2009.12.01. Останній спосіб найчастіше використовують у службо­вому листуванні з іноземними партнерами, тому що це відповідає міжнародній системі датування документів.

У нормативно-правових актах і фінансо­вих документах застосовують словесно-циф­ровий спосіб оформлення дати, наприклад: 29 серпня 2009 року.

Для розпорядчих доку­ментів (розпоряджень, наказів, вказівок тощо) основною є дата підписання її прос­тавляють на спеціально відведеному місці на бланку (див. Додатки 1, 2). А якщо доку­мент оформлено не на бланку, то дату прос­тавляють нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега. Слід заува­жити, що дату власноручно проставляє по­садова особа, яка затверджує або підписує документ. Документи, що їх спільно видають дві або більше організацій, повинні мати одну єдину дату.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

^ 12. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) – це умовно цифрове позначення , яке надають документу під час його реєстрації. Реєструючи накази з особового складу, можна застосовувати літерно-цифрові позначення.

Складові частини реєстраційного індексу відділяються один від одного правобіжною похилою рискою. Наприклад: 378/02, де 378 – порядковий реєстраційний номер, а 02 – умовне позначення групи документів згідно з класифікатором виконавців, прийнятим в установі; 210/03-10, де 210 – порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 – індекс справи за номенклатурою.

Індекс організаційно-розпорядчого документа, спільно прийнятого кількома організаціями, складається з порядкових реєстраційних номерів, присвоєних документові у всіх цих організаціях. Наприклад: НАКАЗ від 04.12.2008 № 450/748/654.

Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

^ 13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа (реквізит 13) фіксують на бланках листів. Цей реквізит має таку форму: На № __ від _________. Цю форму заповнюють лише у тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Відомості до цього реквізиту переносять з реквізиту "Реєстраційний індекс і дата документа", оформленого в ініціативному документі. Наприклад: На № 86/01-12 від 28.10.2008.

Якщо вихідний лист є відповіддю на кілька листів однієї організації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні індекси і дати зазначені в усіх цих листах.

Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у тій самій послідовності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті „Адресат".

Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

^ 14. Місце складання або видання документа (реквізит 14) вказують у тому випадку, якщо його не можна з'ясувати за реквізитами „Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". З метою уникнення помилок при визначенні місцезнаходження організації цей реквізит застосовують у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація завжди міститься у реквізиті "Довідкові дані про організацію”.

Для юридичної особи місцем видання документа є місце її державної реєстрації.

Місце видання не треба вказувати у документі, якщо воно включено до назви організації, наприклад: "Ужгородський державний інститут інформатики, економіки і права", проте його необхідно зазначити у тому разі, якщо документ цієї установи було складено в іншому місці.

^ 15. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Метою обмеження доступу до інформації, яку містить документ, є захист державної або приватної (наприклад, комерційної) документованої інформації, незаконне використання, якої може порушити права та(чи) завдати збитків її власнику, володарю, користувачу, іншій фізичній або юридичній особі.

Гриф обмеження доступу до документа ("Таємно", "Для службового користування", "ДСК") проставляють без лапок у верхньому правому куті лицьового боку першого аркуша документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження документа". За потреби його доповнюють номером примірника документа:

^ Для службового користування

Прим. З


або


Таємно

Прим. 2


Наявність реквізиту обумовлює особливий порядок обліку, зберігання і використання документів.

^ 16. Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних даних згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням.

Адресатом документа може бути ор­ганізація, її структурний підрозділ або конк­ретна посадова особа чи громадянин.

Реквізит "Адресат" максимально може ма­ти такі складові частини:

назва організації-адресата;

назва структурного підрозділу;

назва посади одержувача;

прізвище та ініціал(и) одержувача;

поштова адреса.

Цей реквізит друкують, як правило, розміром шрифту 14 пунктів. Кожну зі складових частин "Адресата" розташовують з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо). Відстань між рядками має становити півтора інтервалу. Довжина рядка обмежується правим текстовим берегом і не перевищує 78 мм (див. Додатки 1, 2).

Якщо лист адресують організації (чи її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку:


^ ТОВ "Укрпромтех"


Відділ постачання і збуту


Якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку,