Реферат: Создание и совершенствование автоматизированных информационно-поисковых систем в муниципальном бюджетном учреждении города Новосибирска «Новосибирский городской архив»

Расширенная коллегия в УГАС

28.09.2010


с. Баган


зам председателя комитета экспертизы,

контроля и архивной службы мэрии

города Новосибирска

Стрелков Ю.А.


Создание и совершенствование автоматизированных информационно-поисковых систем в муниципальном бюджетном учреждении города Новосибирска «Новосибирский городской архив»


Под информационными ресурсами архива следует понимать массивы информации, находящиеся на хранении в архиве. Удовлетворить на современном этапе возросшую потребность общества в ретроспективной информации, которая не устаревает со временем, а приобретает стратегическое значение, можно лишь путем информатизации архивной отрасли с учетом накопленного международного и отечественного опыта.

Эту цель преследовала принятая в середине 1990-х гг. Концепция информатизации архивного дела России. Она заложила общие принципы процесса информатизации.

Концепция предусматривает 5 направлений информатизации архивов:

Первое направление - организация учета документов АФ РФ на основе современных информационных технологий. Принцип типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов успешно реализован при создании ПК «Архивный фонд». Помимо государственного учета документов АФ РФ БД выдает вспомогательные учетные документы, которые традиционно велись вручную: список фондов, паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов и т.д. С реализацией этого первоочередного направления Концепция увязывает создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов. Важнейшим условием эффективного использования информационных ресурсов любого архива является наличие качественного научно-справочного аппарата, создаваемого как в традиционном, так и в автоматизированном виде, обеспечение его доступности для всех категорий пользователей. Помимо традиционного НСА, обозначенного в Правилах работы архивов, он может включать в себя самые разнообразные вспомогательные или специализированные БД. Все информационно-поисковые системы можно разделить на 2 группы: программные комплексы и информационно-поисковые файлы. Программные комплексы помимо того, что они обязательно проходят процесс лицензирования и сертификации, могут, помимо прямого назначения (например, учета) выдавать многоаспектную информацию: различные отчеты, сведения, диаграммы, формировать какие-то побочные продукты (справочник по фондам – ПК АФ) и т.д. Информационные файлы – продукты собственного производства, основанные на возможностях, заложенных в компьютере. Они предназначены, в основном, только для поиска информации. На 01.01.2010 в МБУ «Горархив» из 29 информационно-поисковых систем 4 программных комплекса, как внедренные по указанию Росархива, так и приобретенные самостоятельно, остальные 25 разработаны архивом или поступили от источников комплектования или иных организаций. Объем всех БД составляет 721,3 Мб, они содержат 598 491 запись. Активная работа над созданием БД в городском архиве активно началась приблизительно 6 – 7 лет назад, и понятно, что создать такой объем только силами архива (при существующей штатной численности) за этот короткий период без сторонней помощи было бы просто невозможно. Большинство БД созданы силами архива, остальные – поступили от источников комплектования или сторонних организаций по инициативе архива. При передаче документов в архив на постоянное и временное хранение (75 лет, особенно при ликвидации) городской архив обязательно справляется о ведении в организации каких-либо информационных БД, и при наличии таковых просит передать их в архив. Подобная работа проводится и с неисточниками комплектования, если у них имеется какие-либо БД, содержащие информацию, облегчающую и ускоряющую поиск документов для заявителей, обращающихся в архив (например, сведения о жилых домах, переданных в муниципальную собственность, сведения по землеотводу и инвестиционные договоры и др.). Иногда для создания своей БД архив адаптирует уже имеющиеся документы (список улиц, напр.). Для совершенствования и пополнения существующих БД архив также привлекает студентов-практикантов.

Наиболее полно и всесторонне содержание документов архива удалось бы раскрыть в том случае, если бы ко всем фондам сразу была бы составлена система каталогов, поскольку ни один каталог, взятый в отдельности, не может обеспечить полноценный и многоаспектный поиск информации. Идеальный вариант поиска возможен, видимо, только в случае введения информации на уровне документа. Эта работа требует очень больших временных затрат, а пока архив ведет постоянную работу по совершенствованию описей, при плановых проверках состояния делопроизводства и архива в источниках комплектования особое внимание уделяется формированию дел при передаче в архив, информативности заголовков, как самих дел, так и документов в деле. Понятно, что современным подходом к созданию всех видов НСА архива является формирование его автоматизированного аналога, который должен базироваться на основе соблюдения единых принципов ввода информации, централизованной разработки типового программного обеспечения автоматизированных архивных технологий.

Второе направление - автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет источников комплектования, паспорт ведомственного архива, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в архивах, и проч. Реализации этого направления должно способствовать внедрение программного комплекса Росахива по комплектованию на уровне управления и архивов. Экспериментальное внедрение программы в городском архиве в целом прошло удовлетворительно. Была введена вся информация по источникам комплектования архива, однако результаты внедрения несколько разочаровали: по некоторым позициям итоговых сведений по ф. № 6 программа выдает неверный итог. Хотелось бы расширить возможности программы, что бы она выдавала специализированные сведения, скажем, о необходимости пересмотра положений об архиве, ЭК в связи с истечением срока их действия и т.д.

Третье - организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирова-

ния документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдача архивных справок, учет использования документов. Частично эти вопросы в МБУ «Горархив» помогает решить приобретенный в 2008 г. архив ПК «Учет обращений граждан и организаций», который во многом ускорил процесс изготовления итоговых справок по запросам. Программа имеет широкий спектр возможностей, и ее внедрение позволило значительно сократить время приема посетителя за счет автоматизации оформления заявления, исключить работу над повторными обращениями, уменьшить срок исполнения запросов за счет сокращения времени на регистрацию запросов и оформление ответа, исключить нарушение сроков исполнения за счет визуальных подсказок о приближающихся сроках, сократить время на составление отчетности и проведение аналитических работ, а также вести количественный учет использования.

Что касается поединичного автоматизированного учета использования документов, одним из результатов которого должно стать обоснование перевода наиболее востребованных документов в электронный вид, а также состава страхового фонда и фонда пользования, то с нашей точки зрения, при отсутствии специализированной программы пока удобнее использовать ручной способ фиксации движения документов внутри архива.

Если говорить об организации автоматизированного процесса поиска информации для заявителя, то далеко не все имеющиеся БД архив может предоставить в открытом режиме, поскольку часть БД содержит конфиденциальную информацию о третьих лицах.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в архивах. Это направление охватывает вопросы создания, распространения и хранения электронных документов. Для решения этих задач необходимо наличие высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

В современном делопроизводстве наблюдается значительное увеличение доли машиночитаемых документов в общем потоке документации. Создание электронных архивов – процесс объективный, однако это не означает, что архивы откажутся от приема документов на традиционных носителях. Электронные версии документов должны стать основой фонда пользования, а в дальнейшем, возможно, и страхового фонда.

В настоящее время полноценные электронные версии документов могут поступать на хранение в городской архив только от органов муниципального самоуправления. Архив морально готов их принимать на хранение. Однако в муниципальных архивах этот вопрос плавно перетекает в материальную плоскость: в каком виде будет храниться информация, на каких носителях, кто будет обрабатывать информацию и формировать модифицированные версии, создавать резервные копии, создавать электронный вариант уже имеющихся на хранении документов на бумажном носителе, каким образом пользователь будет знакомиться с информацией, наконец, необходимы специальные условия хранения носителей информации, их периодическое обновление и проч.

Изучив опыт по созданию электронных архивов (Тюмень, Северск и некоторые др.) городской архив начал поиски оборудования, при котором не надо было бы расшивать документы. В 2009 г. был приобретен сканер, опробован, качество ас удовлетворило. В 2010 г. проведено 2 совещания с департаментом информатизации и связи мэрии города Новосибирска, на которых была достигнута договоренность о месте хранения эл. архива (сервер мэрии), программном обеспечении и др. техническим вопросам. В департамент экономики и финансов написано письмо об увеличении штатной численности работников архива. В 2011 г. после оборудования рабочих мест для дополнительных сотрудников будет начата работа по формированию эл. архива.


И, последнее, автоматизация организационно-управленческих функций архивов, что должно стать инструментом информационного обеспечения руководства архивом, анализа его деятельности, состояния архивного дела в регионе. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) – реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Формирование полноценных информационных ресурсов в каждом архиве возможно только при государственной поддержке проекта и с методической, и с финансовой стороны, разработке специальных программных продуктов по внедрению Концепции. На уровне местного самоуправления работа по автоматизации архивов должна идти при мощной финансовой, технической, сервисной поддержке архивов, выделения дополнительных штатных единиц для решения задач по переводу имеющихся на хранении документов в электронный вид. А в рамках процесса введения общего электронного документооборота на архивы должно быть обращено особое внимание, поскольку именно им придется хранить электронные документы, а опыт такого хранения в РФ нельзя назвать богатым, и все, практически, придется начинать с нуля.