Реферат: Проблема автоматизации учета заявок и выполненных работ техническим отделом шгпи

Проблема автоматизации учета заявок и выполненных работ техническим отделом ШГПИ

И.В. Зуев

Научный руководитель: Гордиевских В.М.

Шадринский государственный педагогический институт

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической и финансовой. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. При этом возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы технического отдела ШГПИ, нельзя не отметить, что эффективная работа его зависит и от уровня оснащения информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода ремонтных работ ТО.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Технический отдел осуществляет ремонт электронного оборудования находящегося на балансе ШГПИ, обеспечивает техническое сопровождение учебного процесса, ремонт и обслуживание технических средств, осуществляет техническую реконструкцию парка вычислительной техники и оборудования, занимается проведением экспертиз состояния вычислительной техники, обеспечивает складирование, хранение и учет оборудования, распределяет оборудование по заявкам структурных подразделений, осуществляет модернизацию коммуникационных сетей ШГПИ.

Задачи технического отдела:

Обеспечение технической части учебного процесса ШГПИ.

Ремонт и обслуживание технических средств ШГПИ.

Техническая реконструкция парка вычислительной техники и оборудования.

Проведение экспертиз состояния вычислительной техники и оборудования.

Складирование, хранение и учет оборудования.

Распределение оборудования по заявкам структурных подразделений.

Организация приемки оборудования.

Анализ потребности в новом инструменте и оборудовании.

Формирование заявок на закупку нового оборудования.

Во внешней системе технический отдел выполняет ремонтные работы согласно заявкам, полученным от преподавателей вуза. Наглядно это можно увидеть из рисунка 1.1




Рис. 1.1 Схема внешней среды технического отдела

Внутренняя организационная структура ТО представляет собой схему изображенную на рисунке 1.2




Рис. 1.2 Внутренняя структура ТО

Технический отдел организует техническую поддержку учебного процесса, обеспечивает улучшение технического обеспечения учебных программ, проводит ремонт и обслуживание технических средств ШГПИ. При этом, учет работ вносятся в журнал выполненных работ. Ремонт и обслуживание технических средств требующих замены запчастей осуществляется через дефектные ведомости. В следствие чего, приходится оформлять большое количество документов. Автоматизация процесса учета заявок и выполненных работ для ТО, позволит снизить объем бумажных документов, легче осуществлять поиск и различные выборки по базе, облегчит генерацию отчетов различного уровня.