Реферат: Положение об отделе документационного и информационного обеспечения

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА

«УТВЕРЖДЕНО»

Приказом по ООО «Норматив»

№ 47 от 27.07.2006 г.

Положение

об отделе документационного

и информационного обеспечения


1. Общие положения

1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом генерального директора ООО «Норматив».

1.2. Отдел непосредственно подчиняется заместителю генерального директора ООО «Норматив» по административной и кадровой работе.

1.3. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом генерального директора ООО «Норматив».

1.4. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет одного заместителя – заведующего сектором информационного обеспечения.

1.5. Обязанности заместителя определяются начальником отдела документационного и информационного обеспечения.

1.6. Заместитель и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора ООО «Норматив» по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.

1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- Уставом и локальными нормативными актами предприятия;

- настоящим Положением.

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ООО «Норматив», исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с отделом кадров.

2.2. Отдел документационного и информационного обеспечения может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: секретариат, бюро (сектор, группа) внедрения технических средств, канцелярия, архив.

2.3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела.

3. Задачи

На отдел документационного и информационного обеспечения возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия.

3.2. Информатизация подразделений предприятия.

3.3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия.

3.4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

3.5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.

3.6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности предприятия.

4. Функции

Отдел документационного и информационного обеспечения выполняет следующие задачи:

4.1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.

4.2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.

4.3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.

4.4. Ведение делопроизводства.

4.5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы «Делопроизводство» (САДД), сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.

4.6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.

4.7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.

4.8. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.

4.9. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.

4.10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.

4.11. Машинописное изготовление документов.

4.12. Выполнение копировально-множительных, диктофонных,

стенографических и звукотехнических работ.

4.13. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.

4.14. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.

4.15. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.

4.16. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.

4.17. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.

4.18. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.

4.19. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием отделом.

4.20. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.

4.21. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

4.22. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).

4.23. Участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.

4.24. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.25. Создание кабинетных библиотек предприятия.

4.26. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям работников подразделений.

4.27. Анализ печатных и электронных средств массовой информации.

4.28. Создание информационного банка данных, видео и фонотеки по материалам СМИ.

4.29. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации; переписка с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.

5. Права

Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:

5.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимые для выполнения контрольных функций отдела.

5.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.

5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

5.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.

^ 6. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;

- получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;

- информационного обеспечения деятельности предприятия.

6.2. С административно-хозяйственным оделом по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования.

6.3. Со службами АСУ - по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники.

6.4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.

7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;

- организацию оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

- сохранность принятых в работу документов;

- соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников отдела;

- соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации работниками отдела в служебных целях.

7.3. Ответственность работников отдела устанавливается их должностными инструкциями.