Реферат: Задачи и направления работ по созданию единой системы межведомственного взаимодействия для органов государственной власти Российской Федерации Гробов Кирилл Сергеевич

Задачи и направления работ по созданию единой системы межведомственного взаимодействия для органов государственной власти Российской Федерации


Гробов Кирилл Сергеевич,

заместитель коммерческого директора

корпорации «Электронный архив»


В последние годы набирают темп процессы информатизации сфер государственного управления и местного самоуправления, первостепенная роль отводится построению автоматизированных систем документационного обеспечения информационного взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления. К обеспечению контроля за прохождением документов в органах государственной власти и местного самоуправления предъявляются высокие требования.

Отсутствие сегодня общей межведомственной информационной системы, позволяющей объединить различные государственные структуры и предприятия в единую информационную среду, приводит к дополнительным сложностям в процессе выработки управленческих решений, к неэффективному использованию документов (большая их часть труднодоступна, имеется в единственном экземпляре), кроме того, возникают определенные проблемы при подготовке различными организациями совместных документов.

При этом огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях и складируется в архивах и хранилищах государственных организаций и учреждений. Важной проблемой является вопрос обеспечения надежного хранения лавинообразно увеличивающейся год от года массы документов одновременно как бумажных, так и электронных, облегчения систематизации информационных ресурсов и обеспечения быстрого и оперативного поиска документов в информационных массивах.

Кроме того, сегодня поставлена приоритетная задача повысить открытость государственной власти за счет предоставления государственным служащим и населению сервисов по получению санкционированного доступа к информации, хранящейся в органах исполнительной власти и подчиненных им организациях и предприятиях, а также в органах местного самоуправления. В ситуации постоянно возрастающего количества запросов граждан в органы власти, существует необходимость перехода на более высокий уровень использования современных безбумажных технологий учета, хранения и использования информационных ресурсов.

В этой связи возникает необходимость создания единой межведомственной системы документационного обеспечения информационного взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления, которая позволит обеспечить удобный и оперативный доступ сотрудников органов исполнительной власти и местного самоуправления к необходимым информационным ресурсам, а также в полной мере и в минимальные сроки удовлетворять информационные запросы граждан.

Целью создания Системы документационного обеспечения информационного взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления (Система) является:

повышение эффективности информационного взаимодействия министерств и ведомств за счет организации межведомственного взаимодействия, интеграции систем электронного документооборота и электронного архива и поддержания в актуальном состоянии электронных информационных ресурсов правительственных учреждений;

повышение оперативности предоставления по запросам необходимой консолидированной информации, находящейся в различных информационных системах различных структур государственной власти,

повышение управляемости процесса согласования и утверждения необходимых документов за счет обеспечения возможности оперативного сквозного поиска информации о документе, его местонахождении и состоянии исполнения;

снижение временных и материальных затрат на ведение учета документов и подготовку отчетной документации;

доведение доли автоматизированных процессов информационного взаимодействия, в том числе межведомственного обмена органов государственной власти, до 100% от их общего числа;

Создаваемая Система документационного обеспечения информационного взаимодействия позволит решить следующие задачи:

создать единое информационное пространство электронных документных информационных ресурсов;

обеспечить перевод накопленного массива бумажных документов в электронный вид (на основе архивных документов хранящихся в учреждениях органной власти, организациях, архивах и пр., а также документов находящихся в текущем документообороте), и включение полученного массива в единое информацинонное пространство электронных документных информационных ресурсов;

регламентировать правила формирования единой системы электронных архивов, типовых архивных систем различных государственных структур и среды электронного взаимодействия;

регламентировать правила формирования единой системы электронного документооборота, типовых систем электронного документооборота различных государственных структур и среды электронного взаимодействия

обеспечить реализацию различных сервисов предоставления доступа к электронным документам и к информации, содержащейся в электронных документах, а также предоставление информации о местах хранения требуемых документов, сервис экспорта\импорта данных в единое хранилище, а также сервис взаимодействия с системами в рамках единой информационной среды;

создать ряд типовых программно-технических решений, обеспечивающих надежное хранение, защиту и использование электронных информационных ресурсов с последующим оснащением этими решениями соответствующих учреждений и организаций;

обеспечить требуемые сервисы для использования электронных документных массивов в деятельности органов власти и областных учреждениях, организаций и предприятий, снизить совокупные затраты на обработку информации, сократить сроки исполнения документов, за счет уменьшения времени доступа к данным.

Основные результаты внедрения системы:

Эффективность используемых технических решений

объединение информационных ресурсов различных государственных структур и организаций в единую информационную систему для анализа, выработки управленческих решений, подготовки совместных документов, реализации крупномасштабных проектов;

прозрачное взаимодействие с любыми структурами за счет создания единого информационного пространства;

возможность осуществления быстрой подборки нужных документов, расположенных в разных информационных базах министерств и ведомств;

обеспечение контроля за прохождением документов в органах государственной власти и местного самоуправления;

получение неограниченного числа копий документов в бумажном и электронном виде без обращения к бумажному оригиналу, хранящемуся в любом государственном органе подключенному к системе межведомственного информационного взаимодействия;

обеспечение наглядного быстрого поиска в многомиллионном массиве документов;

минимизация времени предоставления документа пользователю (несколько секунд);

регламентированный многопользовательский доступ к документам;

автоматизированный контроль и управление отчетной информацией о единицах хранения;

снижение трудозатрат на ведение учета и подготовку отчетной документации.

Простота и удобство

Программно-аппаратные компоненты решения не требуют специальной квалификации от сотрудников для работы с ними;

Интуитивно-понятный русифицированный интерфейс для ПО и техники;

Обучение сотрудников работе с входящими в состав решения программно-аппаратными средствами;

Техническое сопровождение программно-аппаратного комплекса решения в течение всего срока действия.

Надежность и безопасность

формирование и гарантированное поддержание в актуальном состоянии электронных информационных ресурсов;

надёжное хранение фондов архива (документов), обеспечивающее защиту от технологических рисков утраты, повреждения или модификации документов;

оптимальная единая система защиты информации;

строго регламентированный доступ к документации: регламентация прав доступа к делам, документам, а также к отдельным страницам или аннотациям.

Перспективы развития и возможности модернизации

Система обеспечивает развитие и модернизацию в соответствии со следующими изменениями:

изменением действующего законодательства в сфере размещения государственного заказа;

появлением дополнительных требований к функциональному составу Системы, предъявляемых Государственным заказчиком работ по созданию Системы.

Система обеспечивает возможность модернизации и развития путем расширения функционала, за счет подключения дополнительного оборудования, добавления новых типов и увеличения общего объема обрабатываемых и хранимых электронных документов, расширения состава выполняемых функций, а также увеличения числа рабочих мест пользователей, интеграцию в единое информационное пространство региона.

17 лет деятельности корпорации "Электронный Архив" обеспечило выполнение важнейших государственных задач, построение и наполнение систем реальным ежедневно необходимым документальным содержанием. Проектные и производственные мощности ЭЛАР (со штатом более 2 тыс. человек и производственным центром с 157 мощными промышленными сканерами самого разного типа), уровень и результаты реализованных проектов, объем оцифрованных документов (около четверти миллиарда) вывели компанию в число европейских и мировых лидеров создания информационных ресурсов. Для удовлетворения спроса на услуги по созданию электронных информационных ресурсов в России и странах СНГ корпорация «Электронный Архив» за последний год открыла 4 новых филиала в Киеве, Алма-Ате, Екатеринбурге и Казани, доведя, таким образом, общее их количество до 15.

Обсуждаются  задачи и направления работ по созданию электронных ресурсов государственной власти, типовая структура проектов, практические проектные решения, особенности выполнения работ в интересах региональных и муниципальных структур. Рассматриваются особенности реализации ключевых проектов в интересах органов государственной власти РФ.

Практика формирования Единого информационного пространства Корпорацией показательна следующими реализованными проектами:

Электронный архив Президента Российской Федерации. В процессе работ было развернуто комплексное решение «Электронный архив», состоящие из модуля текущего ввода, модуля хранения и управления электронной информации, произведены работы по оцифровке существующих бумажных архивов и наполнение ими информационной системы. Также комплекс был проинтегрирован с существующей системой «Архив» и системой контекстного поиска Convera. Теперь работа одного из главных архивов нашей страны полностью изменилась. До начала проекта это был традиционный бумажный архив, в котором хранилось 15 млн. документов на площади около 500 кв.м, время получения документа составляло от 1 до 3 дней при условии того, что документ не был выдан и находился на своем месте в архиве (с одним документом мог работать только один пользователь или исследователь).

После внедрении решения «Электронный Архив» площадь сократилась в несколько десятков раз – до 10 кв.м, обеспечена сохранность бумажных оригиналов, время доступа к любому документу стало составлять всего 6-10 секунд, а количество одновременно работающих с документом пользователей – не ограничено.

ОБД «Мемориал» - Проект Минобороны РФ по систематизации учетных данных и документов о погибших воинах во Второй Мировой войне и последующих конфликтах. Главная цель проекта - дать возможность миллионам граждан установить судьбу или найти информацию о своих погибших или пропавших без вести родных и близких, определить место их захоронения. Общей объем введенных материалов – 22 миллиона записей о погибших. Вся эта информация находится в свободном доступе в интернете, каждый может найти своего родственника.

ГУВД Московской области – проект по автоматизации оперативно-справочной картотеки (АОСК). В ходе проекта было оцифровано и проиндексировано более 5 млн. карточек, которые были загружены в специализированное электронное хранилище и создана специализированная система доступа в картотеки сотрудниками ГУВД.

До внедрения АОСК сотрудниками картотеки обрабатывалось не более 5000 запросов ежедневно, время выполнения запросов обычно составляло 2-3 дня, а в случае возникновения затруднений при поиске информации доходило до двух месяцев. Новые учетные данные и корректировки вносились в течение недели. К этому добавлялась проблема восстановления фондов картотеки, так как от частого использования бумажные карточки приходили в негодность.

Внедрение АОСК обеспечило не только сохранность бумажных оригиналов, но и значительно повысило производительность картотеки. Так внесение всех новых учетных данных стало осуществляться в течение одного дня, количество ежедневно отрабатываемых запросов возросло до 17000, т.е. благодаря использованию электронного информационного ресурса производительность сотрудников оперативно-справочной картотеки ГУВД возросла более чем в три раза.

Российская Государственная библиотека – создание электронного генерального систематического каталога - 4 200 000 карточек (суммарная площадь карточек составляет 4,8 Га.), электронная библиотека диссертаций и рефератов – более 20 млн. страниц дисертаций доступных более чем в 100 специализированных центрах по всей территории России.

Другой масштабный проект – Электронный архив Тюменской области. Создана Единая автоматизированная система архивных фондов области.

В результате реализации проекта на основе разрозненных архивных фондов региона создана централизованная автоматизированная система - единое информационное пространство региона. Реализация проекта уровня региона затребовало больших затрат времени и ресурсов и выполнялось в несколько этапов. Первый этап: создание типового комплекса автоматизации деятельности государственного архива. Второй: создание электронного НСА - сканирование 15 тыс. описей дел в бумажном виде - крупноформатных нерасшиваемых книг с записями, сделанными от руки. Третий: создание электронного фонда пользования архивных документов – сканирование и индексирование 1,5 млн. единиц хранения, объемом более 35 млн. листов. Внедрение Электронного архива Тюменской области позволило вывести на новый качественный уровень взаимодействие госархивов, различных организаций и граждан всей области или края.