Реферат: Н. А. Потапова Система управления документационным обеспечением государственного органа охраны и использования памятников истории и культуры

EVA98’-Москва

Н.А. Потапова


Система управления документационным обеспечением государственного органа охраны и использования памятников истории и культуры.


Н.А. Потапова

Управление государственного контроля охраны

и использования памятников истории и культуры

г. Москвы (УГК ОИП г. Москвы).


Основой эффективной деятельности государственного органа охраны и использования памятников истории и культуры, как и любого другого государственного учреждения, является создание и ведение на современном уровне его документационного обеспечения.

Действующий в настоящее время Закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации” устанавливает, что документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

^ Документационное обеспечение определяет совокупность документов, объединенных по некоторым признакам.

Документационное обеспечение государственного органа охраны и использования памятников истории и культуры можно представить в виде следующих групп:

Нормативно-правовая документация (законодательные и нормативные акты Российской Федерации и Москвы, Уставы и Положения, прочее);

Организационно-распорядительная документация (документы-запросы, распорядительные документы, инициативные документы, прочие);

Научно-исследовательская и методическая документация (историко-культурные исследования, отчеты о НИОКР, методические рекомендации, прочее);

Экспертно-аналитическая документация (материалы экспертных комиссий, тематических советов и рабочих групп, историко-культурная экспертиза, аналитические материалы);

Госучетная документация (паспорта на памятники истории и культуры, планы территорий памятников истории и культуры, соответствующие планы БТИ, фотофиксация, прочее);

Проектная документация (проекты зон охраны, проекты реставрации, проекты охранных досок, проекты реконструкции и нового строительства, прочее);

Финансово-договорная документация (охранные и охранно-арендные договора, договора подряда, прочее).

Документационное обеспечение недвижимых памятников истории и культуры обладает следующими специфическими свойствами:

Первичность (определяет уникальность документа одного вида по отношению к одному объекту на текущий момент);

Достоверность (определяет комплекс требований к качеству документа по отражению им фактической ситуации);

Оперативность (определяет фиксацию изменений объекта в документе не позднее установленного срока);

Непротиворечивость (определяет согласованность с подобными документами других видов и источников);

Официальность (обладает статусом официального документа, имеющего юридическую силу).

Значительное количество документации, создаваемой и обрабатываемой подразделениями УГК ОИП г. Москвы, научно-исследовательскими и проектными организациями, творческими коллективами и специалистами, формирует специализированные тематические документальные фонды Научно-исследовательского методического центра охраны наследия (НИМЦ) УГК ОИП
г. Москвы.

Ежегодный учтенный документооборот УГК ОИП г. Москвы составляет не менее 10000 единиц хранения. На формирование, обработку и хранение документации затрачиваются значительные интеллектуальные и материальные ресурсы. При этом поиск конечной для потребителя информации (особенно для подготовки тематических экспертно-аналитических материалов) затруднен как по временному фактору, так и по количеству просматриваемой информации.

В настоящее время актуальнейшей проблемой в организациях, специализирующихся на создании, обработке и хранении информации, является эффективное управление документами на основе внедрения современных систем управления документационным обеспечением.

Современное управление документационным обеспечением является сложной наукоемкой задачей и включает в себя следующие направления:

Классификация создаваемого или обрабатываемого документа по утвержденной в данной организации методике с присвоением ему определенного учетного номера и набора идентификационно-тематических характеристик;

Экспертный анализ характеристик обрабатываемых документов с целью введения их в автоматизированную систему документооборота;

Контроль исполнительской дисциплины по документам с использованием автоматизированной системы документооборота;

Мониторинг изменений документа на всех стадиях его жизненного цикла;

Хранение документов с использованием всех современных способов (на бумажных носителях, фотопленке, с использованием компьютерных технологий);

Инвентаризация документов в соответствии с утвержденным сроком их обработки и хранения.

В настоящее время в НИМЦ УГК ОИП г. Москвы разработана методика управления документационным обеспечением охраны и использования недвижимого культурного наследия, включая способы классификации и экспертного анализа документов для автоматизированной обработки, практическое использование которой позволит организовать эффективное управление документационным оборотом УГК ОИП г. Москвы.

Данная методика основана на следующих концептуальных принципах:

Тематическом принципе, относящем документ по тематическому признаку к одной или одновременно нескольким группам документационного обеспечения недвижимого культурного наследия (нормативно-правовой, организационно-распорядительной, научно-исследовательской, методической, экспертно-аналитической, госучетной, финансово-договорной, проектной);

Функциональном принципе, классифицирующем документ по используемым в практике охраны и использования недвижимого культурного наследия способам его обработки (распоряжения вышестоящих организаций, запросы, согласования, инициативные документы, прочее);

Учетном принципе, определяющем характеристики объекта недвижимого культурного наследия, его территории, зоны охраны, рассматриваемые в документе (учетный, охранный, кадастровый или иной) номер, наименование, адрес, статус, вид, значимость и прочее);

Регистрационном принципе, устанавливающем ответственные подразделения и исполнителей, формирующих документ на всех этапах его жизненного цикла;

Принципе статуса, рассматривающем документ либо в качестве проекта (или одной из его версий) на различных стадиях его подготовки и согласования, либо в качестве утвержденного документа;

Принципе жизненного цикла, определяющем даты начала разработки, согласований, утверждения, внесения изменений, время действия и направленность документа;

Принципе хранения и утилизации, определяющем длительность (краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное хранение), способы хранения (на бумаге, стекле, фотопленке, микрофишах, в электронном виде, прочее) и утилизации документа;

Семантическом принципе, определяющем ключевые слова и гипертекст документа.

Согласно приведенным выше принципам характеристики и жизненный цикл документа определяются при его регистрации специалистами по управлению документационным обеспечением. Квалификация специалистов по управлению документационным обеспечением должна быть на уровне эксперта-аналитика общедокументационного профиля, поскольку правильность определения характеристик документа, как показывает практика, значительно влияет на эффективность его дальнейшего использования, длительность жизненного цикла, а также существенно уменьшает затраты на его обработку, хранение и утилизацию. Кроме того, установленные экспертом характеристики документа в значительной мере определяют качество созданных на его основе информационных ресурсов в информационно-поисковых системах, используемых в центрах научной документации и архивах, системах автоматизированного документооборота и экспертно-аналитических системах документационного обеспечения.

Регистрации подлежит любой документ, обладающий следующими признаками:

Входящие документы, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать;

Исходящие официальные (подписанные руководством УГК ОИП г. Москвы, имеющие печать, штамп или без них) документы, с полученными в общем отделе общепринятыми реквизитами;

Исходящие документы, подписанные специалистами УГК ОИП г. Москвы, имеющие реквизиты соответствующего подразделения или специалиста;

Внутренние документы УГК ОИП г. Москвы согласно Документационной Классификации;

Прочие документы на усмотрение экспертов-аналитиков по документационному обеспечению.

Документационная Классификация УГК ОИП г. Москвы создается и ведется НИМЦ УГК ОИП г. Москвы на основе международного стандарта ISO-9000, утверждается в составе Положения о документообороте УГК ОИП г. Москвы и корректируется по мере необходимости.

Внедрение современной системы управления документационным обеспечением в государственном органе охраны и использования памятников истории и культуры обеспечивает:

Юридическое обоснование и защиту авторских прав документационного обеспечения в частности и информационно-аналитического обеспечения в целом (в том числе и информационных ресурсов) в УГК ОИП г. Москвы;

Повышение эффективности делопроизводства и качества документационного обеспечения подразделений и УГК ОИП г. Москвы в целом;

Облегченное вхождение УГК ОИП г. Москвы в международную систему документационного обеспечения в области недвижимого культурного наследия;

Минимальные затраты при организации в УГК ОИП г. Москвы на основе документационного обеспечения эффективных информационно-поисковых, экспертно-аналитических автоматизированных систем, систем автоматизированного управления документооборотом, а также тематического информационно-аналитического обеспечения (информационных ресурсов);

Минимальные затраты на создание (регистрацию), обработку, хранение и утилизацию документационного обеспечения в УГК ОИП г. Москвы;

Высокую стоимость единицы информации УГК ОИП г. Москвы на региональном, федеральном и международном рынках информационных ресурсов недвижимого культурного наследия.

Таким образом, система управления документационным обеспечением государственного органа охраны и использования памятников истории и культуры, каким является УГК ОИП г. Москвы, представляет собой сложную изменчивую современную информационную систему международного уровня в области недвижимого культурного наследия, обладающую специализированными характеристиками и представляющую собой основу информационных ресурсов УГК ОИП г. Москвы.


Потапова Наталия Александровна

Заместитель начальника Управление государственного контроля охраны и использования памятников истории и культуры г. Москвы (УГК ОИП г. Москвы).

Гендиректор НИМЦ УГК ОИП г. Москвы, профессор РАЖВЗ

1 ~ 4 ~