Реферат: Стоящее время на кафедрах возрастает количество разнообразных информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении

ИНФОРМАЦИОННАЯ СРЕДА КАФЕДРАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

А.М. Бершадский, И.П. Бурукина

Пензенский государственный университет

Г. Пенза

(8412) 56-28-78

(8412) 56-28-78

bam@pnzgu.ru, burukina@rambler.ru

В настоящее время на кафедрах возрастает количество разнообразных информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении. Следствием этого является повышение роли эффективной организации кафедрального документооборота.

Во многих ВУЗах используются системы документооборота университета [1,2,3], отдельными модулями которых являются различные подсистемы: «Студент», «Абитуриент», «Кафедра». Однако для нужд кафедры данные системы обладают некоторой избыточностью, что затрудняет поиск и последующий анализ необходимой информации. Также системы единого документооборота университета не могут учитывать специфики организации делопроизводства отдельных кафедр.

В Пензенском государственном университете на кафедре «Системы автоматизированного проектирования» разрабатывается информационная система документооборота, которая выполняет следующие функции:

сбор информации о студентах;

сбор информации об успеваемости студентов;

сбор информации о преподавателях, в том числе списки публикаций по годам;

хранение в электронном виде государственных образовательных стандартов, учебных планов, семестровых планов, общей учебной нагрузки всех преподавателей кафедры, рабочие программы;

возможность подготовки индивидуальных планов преподавателей кафедры, разнообразных отчетов, в том числе индивидуальных учебных нагрузок преподавателей, анализ сессий, поручений для преподавателей;

возможность подготовки разнообразных справок (например, кто читает лекции по N-ой дисциплине), статистических отчетов (например, общее количество лабораторных работ по N-ой дисциплине);

возможность подготовки выпускных документов (в том числе отчетов к аттестации специальности) и других печатных форм;

возможность быстрого поиска необходимых данных и их удобное отображение;

возможность контроля рейтинговой оценки знаний студентов со стороны администрации кафедры;

авторизация пользователя.

Обладая всеми этими возможностями, система позволит максимально упростить выполнение функций, связанных с большими объемами информации на бумажных и отдельных электронных носителях, сократить сроки и повысить качество подготовки необходимой выходной информации.

Надежность и качество управления кафедрой зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Для эффективного управления системой и для повышения ее прозрачности за основу разработки выбрана современная OLAP технология.

При использовании технологии OLAP (Online Analytical Processing – оперативный анализ данных) информация агрегируется и представляется в виде многомерного куба, стороны которого соответствуют различным аналитическим разрезам (аспектам, по которым проводится анализ массива данных). Основное преимущество использования OLAP – существенное увеличение скорости ответа на пользовательские запросы.

Схему сбора информации образовательной статистики можно представить следующим образом (рис. 1). Она построена по распределенному многоуровневому принципу.

На нижнем уровне информация от преподавателей и других сотрудников кафедры поступает на более высокий уровень заместителя заведующего кафедрой. На этом уровне она корректируется, обобщается, дополняется показателями ВУЗа и поступает на более высокий уровень – уровень заведующего кафедрой.



Рис.1. Схема сбора информации для разнообразных отчетов

В результате рассмотрения схемы сбора информации для разнообразных отчетов, а также учитываемых показателей, содержащихся в отчётных документах, было отмечено их разделение по временным признакам. Это позволяет сохранить всю собираемую информацию в многомерную базу данных, имеющую три измерения: время, участники, параметры.

Схема системы кафедрального документооборота представлена на рис.2.

Особенностью предложенной системы является:

Использование компонент, которые могут рассматриваться как в комплексе, так и самостоятельно, что позволяет формировать различные выходные документы.

Система открытая, что позволяет интегрировать ее с другими системами, применяемыми для документооборота как на других кафедрах, так и в ВУЗе в целом.

Благодаря применению технологии OLAP, имеется возможность быстрого и качественного поиска необходимой информации и ее анализа.

Предусмотрена возможность длительного хранения информации, что позволяет использовать сведения за 5-7 прошедших лет при составлении отчета кафедры для аттестации ВУЗа.






Рис. 2. Схема системы кафедрального документооборота


Литература:


Новосибирский государственный технический университет Информационная система университета. http://ciu.nstu.ru/site_new/isu

Соболев И.Д. «Студент». Опыт создания информационной системы управления учебным процессом. ИТО-2002/Секция IV

Единая автоматизированная информационная система АлтГТУ (ЕАИС). http://astu.secna.ru/structure/unit/oais/pages/eais/