Реферат: Содержание

Бюджетирование в среде
Cognos Planning 7.1


Robertson & Blums, 2005


СОДЕРЖАНИЕ


Бюджетирование в среде Cognos Planning 7.1


Проблемные зоны бюджетирования и их решение в Cognos Planning 7.1.


Большой срок бюджетного периода и неэффективность самого процесса.

Персонализация бюджетной документации для каждого участника.

Контролирование сбора и корректировки бюджетов.

Единая база данных.




Структура предприятия, центры затрат и доходов.

Определение и установка структуры.

Текущая корректировка бюджетных статей и списков данных.




Планирование в финансовых и натуральных показателях.

Прямая и обратная трансформация финансовых и натуральных показателей.




Задание функциональной зависимости бюджетных статей.




Бюджетный период.

Дробление бюджетного периода (год, месяц, декада, неделя, и пр.)

Смещение финансового года относительно календарного.




Многобюджетный контроль и анализ.

4.1. Детализация консолидированных показателей.

4.2. Моделирование и ситуационный анализ.

4.3. Факторный анализ отклонений.


Ведение многовалютного управленческого учета.

Разновалютный учет в разрезе поставщиков, потребителей, регионов и проч.,

применение разных курсов для одной и той же валюты.


Совместимость с другими информационными системами, экспорт данных в Exсel.

9. Построение интерактивных блок-схем.

Краткое описание функциональности Cognos Planning 7.1.




Информационный раздел.

Компания Cognos Planning 7.1Software Inc.

Компания Robertson & Blums Corporation


Большой срок бюджетного периода и неэффективность самого процесса.


Для управленцев не секрет, что процесс бюджетирования в компаниях (особенно крупных и с разветвленной филиальной структурой) занимает много времени, вовлекает большое количество персонала (если, конечно, бюджетированием занимается не только директор, главный бухгалтер и несколько финансовых аналитиков). В целом полный и детализированный финансовый план может стать для предприятия значительной расходной частью. При таком положении дел от него ожидают улучшения управляемости бизнеса, согласованности действий подразделений. Но в конце первого же отчетного периода (квартала, месяца, декады) наблюдается значительное отклонение от плана и встает вопрос о целесообразности затрат финансовых и человеческих ресурсов на теоретический, в общем-то, документ.


Но заниматься бюджетированием необходимо. Планирование доходов и расходов позволит предприятию максимально эффективно использовать имеющиеся и привлекаемые ресурсы, выгодно использовать рыночные колебания, избежать неблагоприятных ситуаций. В современных условиях такой сложный процесс требует хорошего инструмента. Если небольшие предприятия могут обойтись возможностями Excel или Access, то крупным предприятиям необходим специальный инструментарий.


^ Cognos Planning 7.1 был разработан при участии английских и американских финансистов, которые имеют большой опыт в планировании корпоративных финансов. Таким образом, этот продукт рассчитан на покрытие реальных и потенциальных проблем, с которыми может столкнуться организация в процессе бюджетирования.


Модуль Contributor предназначен для автоматизации сбора информации от сотен и тысяч участников бюджетного процесса. Используя Internet Explorer, пользователь Contributor может присоединиться к процессу бюджетирования в компании из любой точки мира.


Главная цель модуля – сбор и консолидация бюджетной информации от сотен и тысяч участников.


Для этой цели организация разрабатывает шаблоны документов (закладки на рис.2- Предположения…Затраты, Доходы и пр.), которые она хочет получить от каждого конкретного сотрудника. Шаблоны представляют собой многомерные кубы данных. Информация может вводиться в разрезе многих факторов (например, по списку товаров можно вводить Цену, Объем продаж, Скидки и пр. в разрезе каналов распределения, центров финансовой ответственности и проч.). Количество и конфигурация шаблонов не ограничивается и может формироваться с учетом специфики работы каждого участника процесса.


^ Рис.1 Вид модуля Contributor в окне Internet Explorer.

Бюджетное дерево (слева), подотчетные бюджеты (Регионы А и В, центры прнибыли и центры затрат в каждом регионе), консолидированный бюджет (Total Company). Справа: доступные бюдджетные шаблоны для загрузки, статусы выполнения работ, инструкции пользователя on-line, версионность, ответственные за изменение, просмотр и утверждение бюбджетных данных.

^ Рис.2 Шаблон участника бюджетного процесса.




Кроме прямой функциональной нагрузки по сбору информации от всех участников бюджетного процесса, модуль Contributor будет способствовать:


Упрощению документооборота – шаблоны не дублируются в процессе их корректировки, Вы работаете с одним и тем же документом;

Укреплению дисциплины бюджетной работы сотрудников – фиксируется время и статус выполнения бюджета;

Улучшению культуры корпоративного планирования – каждый модуль закреплен за конкретным человеком с четким определением иерархии внутри организации;

Усилению нематериальной мотивации труда сотрудников – люди будут видеть и осознавать свое непосредственное участие в управлении компанией.



^ 2. Организационная и финансовая структура, центры затрат, доходов и прибыли.

Современный бизнес развивается очень динамично. В течение планового периода компания может кардинально поменять сферу деятельности, значительно изменить ассортимент услуг, расширить географию деятельности или перестроить внутреннюю структуру. Бюджет должен адекватно и вовремя на это реагировать.


^ Рис. 3 Возможность текущей корректировки бюджетной модели.




У финансового директора или начальника аналитического департамента должны быть возможности:

вносить изменения в финансовую модель компании, не прибегая к помощи внешних консультантов или штатного программиста;

добавлять, удалять или видоизменять какие-либо показатели деятельности организации;

устанавливать, анализировать и корректировать ставки налогообложения, условия платежей, лимиты расходов и другие общекорпоративные стандарты.

Главный принцип – финансовая модель и бюджетный процесс не могут быть статичными. Они обязаны расти и видоизменяться согласно рынку и его условиям.


^ Планирование в финансовых и натуральных показателях.


Финансовые работники имеют дело преимущественно с денежным эквивалентом ресурсов или коэффициентами оценки деятельности организации. Но иногда возникает необходимость анализа натуральных показателей деятельности. Такой анализ даст всеобъемлющую картину бизнеса. Кроме того это позволит менеджерам разного уровня работать с привычными единицами измерения. Точность прогнозов возрастет.

^ 4. Задание функциональной зависимости бюджетных статей.

Многие участники бюджетного процесса не будут работать с финансовой моделью постоянно. Важно, чтобы все расчеты и показатели были наглядны и интуитивно понятны.


^ Рис.4 Расчет статей бюджетов.




В то же время система должна давать большие математические возможности. Для многогранного контроля бюджетного процесса требуется большой набор показателей и коэффициентов. Если методология финансового анализа позволяет рассчитать какой-либо показатель, система обязана дать возможность отобразить его в программе и, таким образом, автоматизировать его контроль.


^ 5. Бюджетный период


Бизнес-период для компаний различной специализации может существенно отличаться. Для торговых компаний краткосрочным периодом могут быть несколько месяцев. В то же время для промышленных предприятий, инвестиционных компаний краткосрочным периодом могут быть три года. Бюджетная модель должна накладываться на любой временной горизонт. Тем более это становится актуально теперь, когда годовой бюджет с поквартальной разбивкой становится слишком общим и неинформативным. Временной горизонт должен позволять учреждению выбирать любой период планирования: год, квартал, месяц, неделя или даже день,– и вести смешанный контроль по времени, с промежуточными итогами помесячно, поквартально и т. д.

Важна возможность смещения финансового года относительно календарного – и в то же время формировать консолидированные отчеты по календарному году. То есть, необходимы разные горизонты времени для разных бюджетов.


Рис. 5 Периодичность бюджетного планирования. Промежуточные итоги.





^ 6. Многобюджетный контроль и анализ.


Сколько раз вы жалели, приходя на совещание, что у вас под рукой нет запасного бюджета, а то и нескольких его вариантов? Наличие нескольких сценариев бюджета – это не только вопрос отчетности перед руководством.

^ Рис. 6 Многобюджетность




Контролируя несколько сценариев развития событий, компания заранее создает себе запасные пути. При изменении рыночной среды или законодательства руководство может в короткий срок перевести организацию на другой бюджет, который наиболее соответствует сложившимся обстоятельствам. Необходимо только издать соответствующую директиву с датой перехода и определением используемого бюджета, который уже имеют все подразделения.


^ Возможность детализации любой бюджетной статьи позволят финансовому аналитику найти первоисточник отклонений. В течение нескольких секунд вы увидите все отчеты, которые участвовали в формировании данной цифры. Это в полной мере могут оценить те финансовые работники, которым приходилось часами искать данные в длинном списке файлов или, того хуже, печатных отчетов.

^ Рис. 7. Детализация




Трудно переоценить возможности ситуационного анализа «что если». Такой инструмент позволит аналитику компании за несколько минут смоделировать и проанализировать множество возможных путей развития событий и поведения компании в таких условиях. Просто и удобно возможно выбрать из нескольких десятков наилучший вариант и четко определить задачи каждого подразделения для достижения поставленной цели. Легкость, с которой осуществляется подобное моделирование, вызовет интерес у любого профессионала своей отрасли и просто заставит просмотреть максимум возможностей компании.


Факторный анализ консолидированных значений необходим для определения тех бюджетных статей, которые оказали наибольшее влияние на отклонение от планового значения. Оперативное определение этих статей позволит компании сконцентрировать свои усилия на устранение негативных тенденций в нужное время и в нужном месте. Это позволит, не распыляя ресурсы, выровнять свое положение на рынке.

^ Рис. 8. Ситуационный анализ «что если».




На рисунках представлен пересчет отчета о прибыли и убытках с 1 622 602 евро на 2 млн. с фиксированием ИТОГОВЫХ НАКЛАДНЫХ РАСХОДОВ на уровне 770 515 евро, то есть расчет с введением граничных условий. Такие условия могут быть заданы для отдельных объектов в различных измерениях.





^ 7. Ведение многовалютного управленческого учета.


Многовалютный управленческий учет важен не только для транснациональных корпораций. Необходимо контролировать деятельность организации, учитывая разные курсы одной валюты в разных регионах (курс ЦБ РФ, другой курс и пр.), плановый и фактический курс на определенную дату.


^ Рис. 9. Многовалютность.

Изменение курса валюта в Периодах 4и5 (нижний горизонтальный экран) и пересчет данных отчета о прибылях и убытках (вертикальный экран) соответствующих периодов в Центральной валюте.




Финансовый директор должен иметь возможность перевести всю организацию на учет в другой валюте (или будет возникать необходимость анализа данных в другой валюте).
^ 8. Совместимость с системами оперативного, финансового и налогового учета, экспорт данных в Exсel.

Cognos Planning 7.1 изначально предполагает необходимость импорта фактических данных из информационных систем бухгалтерского учета или систем класса ERP, MRP. Данные бухгалтерии могут использоваться как факт для анализа отклонений от плановых значений. Данные систем комплексного управления предприятием класса ERP, MRP могут импортироваться с целью динамического моделирования для дальнейшего ре-экспорта в эти системы как бюджеты на плановый период.


Это осуществляется благодаря открытости системы ^ Cognos Planning 7.1. Любые данные, которые хранятся в формате ASCII или могут быть ODBC-источником, легко импортируются в систему. Таким образом поддерживается единоразовое внесение информации непосредственно из центров затрат или доходов. Предотвращается искажение информации вследствие человеческого фактора при многоразовом дублировании одной и той же информации.


Многие компании ведут бюджетирование в Excel. Как было видно выше из рисунков, вся среда ^ Cognos Planning 7.1 напоминает электронные таблицы. Программа узнаваема и интуитивно понятна. Но в то же время инсталляция данного приложения предусматривает внедрение небольшого модуля Cognos Planning 7.1в Microsoft Excel. Этот модуль выглядит как добавление новой команды в ниспадающее меню, которое открывает опции работы с данными Cognos Planning 7.1из Microsoft Excel.


В окне Excel вы можете открыть любой отчет, сконфигурировать его необходимым образом. Проведя все необходимые вычисления, изменения, сортировки, Вы можете сохранить данные как Excel-файл или непосредственно в базе данных Cognos Planning 7.1.


Рис. 10 Импорт данных в Excel. Ниспадающее меню встроенного модуля Cognos.




^ 9. Автоматическое построение интерактивных блок схем.
В модуле Manager имеется возможность построения интерактивных блок схем, интерфейсов и front-end. Средствами этого модуля можно настроить рабочее место финансового аналитика (определить последовательность ввода данных, расчетов, обновления модели, импорта данных из внешних систем, запуск макрокоманд, получение отчетов). Здесь же задается принцип иерархического доступа к данным. Рабочее место строго кастомизируется под специфический функционал того или иного менеджера.


^ Рис. 11. Настраиваемый интерфейс пользователя.





Интерактивные блок-схемы, описывающие строение бюджетной модели, поток информации и документооборот можно строить двумя путями.

«Сверху вниз»- когда при внедрении системы, сначала строится схематичный контур будущей модели в виде блок-схемы, а впоследствии он наполняется аналитическими блоками, формулами и связями.

«Снизу вверх»- когда процесс внедрения системы начинается с формирования бюджетов подразделений, документооборота, связей между аналитическими кубами, а впоследствии автоматически описывается в виде наглядной интерактивной блок-схемы.


Рис. 12. Интерактивная блок-схема.




^ 10. Краткое описание функциональности Cognos Planning 7.1.

-- С какой проблемой в первую очередь сталкивается сегодня бизнес?

-- Неспособность точно предвидеть доходы и оценивать эффективность.


Полноценное планирование бизнеса включает в себя планирование «сверху вниз» и бюджетирование и прогнозирование «снизу вверх». К сожалению, использование традиционных способов планирования приводит к конфликту интересов. Появляется расхождение между целями, поставленными руководством, и реальной возможностью их реализации. Руководителям необходимо вовремя определять такие расхождения, чтобы избегать непредвиденных ситуаций.

Решение ^ Cognos Planning 7.1 специально разработано для того, чтобы упростить согласование интересов различных бизнес-подразделений организации и эффективно согласовать планирование «сверху вниз» и «снизу вверх».

^ Cognos Planning 7.1 3 позволяет учреждению устранить информационные пробелы и обеспечивает всех участников процесса планирования возможностями для эффективного сотрудничества, используя соответствующие технологию и терминологию. Менеджеры с помощью простых шаблонов могут в любой момент получать доступ к своевременной и точной информации, что позволяет строить надёжные прогнозы и принимать обоснованные управленческие решения. При этом используются мощные средства анализа и отчётности, заложенные в системе.

Результатом является планирование с высокой степенью участия – в процессе задействованы все заинтересованные стороны, что и позволяет осуществлять точное, предсказуемое бизнес-планирование. Использование Интернет-технологий для консолидации информации позволяет значительно сократить время на сбор данных и увеличить время на их анализ, что, в конечном счете, дает возможность сократить цикл планирования.

Система ^ Cognos Planning 7.1 разработана для решения проблем планирования и прогнозирования бизнеса. Более частый сбор информации от большого количества людей посредством Интернет-технологий позволяет достичь более высокой степени предсказуемости.


С точки зрения стратегии, это означает более точно предсказывать ваши действия и максимально использовать сложившиеся условия для достижения преимущества на рынке, увеличивая, таким образом, прибыльность Вашего бизнеса.


С точки зрения выполнения работ, производительность увеличивается, потому что Вы тратите значительно меньше времени на сбор и упорядочение информации, даже если в нее вовлечено большее количество участников.


Cognos Planning 7.1 состоит модулей:

Contributor представляет собой Интернет-шаблоны для сбора информации от сотен и даже тысяч участников процесса планирования, e.Planning Contributor упорядочивает структуру документооборота и исключает недостоверность и несвоевременность предоставления данных.

Analyst обеспечивает финансовых менеджеров возможностями для быстрого и эффективного анализа данных в режиме реального времени, позволяет быстро создавать прогнозы и модели, а также осуществлять эффективное распределение шаблонов между участниками процесса планирования.


Остановимся на функциональности каждого модуля подробнее:


1. Contributor, модуль Cognos, расширяет возможности системы на любом участке деятельности предприятия - как внутри, так и за его пределами - для сотрудников, торговых посредников, поставщиков и клиентов. Для финансовых работников важен модернизированный подход к сбору данных и управлению документооборотом, для бизнес-менеджеров - простота в использовании, для руководителей и инвесторов критично обеспечить прогнозирование финансовых показателей деятельности предприятия.

^ Масштаб участия - тысячи сотруднико