Реферат: “Гений — это 99% процентов пота и 1% вдохновения.”

Страница Технология управленческого учета 2С http://www.osnovnoe.info



Эдисон : “Гений — это 99% процентов пота и 1% вдохновения.”.


Думаю, что не ошибусь, утверждая следующее: « На этот 1% вдохновения приходится 99% успеха!». Юрий Мороз в книге «Бизнес. Пособие для гениев» написал: «Успех должен быть легким, быстрым и красивым. Иначе, это не успех». Совершенно с ним согласен. Затратить море усилий и времени, и сказать, что это успех? Это д-о-с-т-и-ж-е-н-и-е, а не успех! При вдохновении производительность труда настолько увеличивается, что можно за короткий срок выполнить столько работы, на которую по традиции тратилась львиная часть времени и сил. Именно вдохновение позволяет сообразить, что лучше применить для выполнения работы или как лучше использовать что имеешь. Это для спортсменов, равно как и для грузчиков, важно второе дыхание. Я не слышал, чтобы в области физически тяжелого труда применялся термин «вдохновение». Писатель, композитор- другое дело. В связи с этим хотелось бы вспомнить о производительности труда частных предпринимателей. Обычно эти люди много работают. И если производительность труда работников торговле, промышленности и сельского хозяйства является предметом их (предпринимателей) беспокойства, то о кпд своего труда они пекутся в последнюю очередь. А напрасно! По сути, повышение производительности может позволить при тех же доходах работать не по 12 часов в день, а всего по шесть! Ницше как-то заметил: «Тот, кто не может располагать двумя третями дня лично для себя, тот должен быть назван рабом». Лично знаю много достаточно богатых частных предпринимателей, которые, по сути, являются рабами своего бизнеса. Кроме проблем с производительностью собственного труда они, как правило (по разным причинам), имеют проблему с кадрами, которым можно доверять, так что переложить свой труд на чужие плечи не могут. Ну что же, хочу пожелать им немного вдохновения и четкую система учета! Именно это позволяет предпринимателю освободится из рабства собственного бизнеса, и от страха завтра потерять все, что «нажито непосильным трудом». Научиться управлять означает приводить к успеху других, это значит, что частный предприниматель, имеющий более шести работников, просто обязан иметь управленческий учет, который обеспечивает ему производительность его труда, а не делает его рабом собственного дела. Вот тогда и будет успех, а не тяжесть повседневных будней. Уходить тяжесть- приходит вдохновение! Как писал кто-то из великих: «На пути к успеху много мест для парковки». Так что важно не останавливаться. Но усталость тоже делает свое дело. Речь не о физической усталости- она легко преодолевается- отдохнул пару недель и вот уже энергия кипит в тебе. Речь о психологической усталости, когда нет сил заставить себя что-то предпринять. Некоторые люди стоят на пороге богатства, но не имеют сил перешагнуть. Всех предпринимателей, рано или поздно, постигает такая усталость. Одни при этом меняют род деятельности, другие ударяются в запой, третьи упорно тянут лямку, сетуя на унылые дни, иные даже уходят из бизнеса… Я бы определил психологическую усталость как врага номер один. А вдохновение- это лучшее лекарство от любого вида усталости. Поскольку я много лет занимаюсь автоматизацией учета в производстве и торговле и являюсь автором нескольких крупных и успешных проектов, то могу утверждать, что учет и анализ в работе предпринимателя является основной нагрузкой и является основной причиной усталости. Поэтому предлагаю свою систему и программу, которая в своей основе направлена на то, чтобы предприниматель, ее использующий, уставал как можно меньше. Да, она не идеальна. Да, многое можно было и улучшить. Но! Но она проверена временем, практикой нескольких успешных бизнесов. Прежде чем начнем с нею знакомиться, давай обсудим теорию, как функционирует фирма.


1. Вся работа фирмы состоит из двух линий (условно конвееров) – обслуживание потребителя и обслуживание внутренних потребностей.

2. Работа на этих линиях выполняется либо мастерами своего дела, работа которых граничит с искусством, либо разбита на элементы, каждый из элементов может быть выполнен простым проинструктированным исполнителем.

3. Те участки, где работа выполняется искусными работниками (т.е. мастерами своего дела), фактически не принадлежат хозяину дела- убери мастера и дело встанет, поэтому задача хозяина превратить любой труд, а особенно офисный, в конвеер, где каждый выполняет отдельную работу, качество и количество которой легко контролировать.

4. Настоящий хозяин дела должен постоянно стремиться расчленять свою работу на части, которые можно будет поручить другим работникам и при этом смочь проконтролировать их. Бизнес- это когда работает фирма. В идеале поручаемая работа должна быть простой, я бы даже сказал, примитивной. К счастью, большинство нанимаемых работников именно к такой работе и стремятся. Другое дело, что разбивка сложного труда по управлению фирмой на такие мелкие части превращается в муку для предпринимателя, особенно если надо при этом изготовить должностные инструкции и продумать систему контроля, но для того и существуют компьютеры, чтобы автоматизировать офисный труд.


Труд- это повторяющаяся часть работы, то что неповторимо- это творчество. Творчество- это способность находить сильное решение по возникшей проблеме. Предприниматель должен заниматься творчеством, и чем меньше он занят трудом, тем больше времени остается для творчества, а значит для достижения успеха. Успех вдохновляет, а вдохновение – лучшее лекарство от усталости. Все взаимосвязано, попытки экономить на повышении кпд собственного труда, приводят предпринимателя к усталости и, как результат, к унылым, серым будням тяжелого труда.


^ Кто не понял главное, тому нет смысла уточнять детали.


Итак, труд владельца дела при управлении торговой фирмой по большому счету сводится к следующим семи направлениям:

Планирование и финансирование дела, работа с персоналом и партнерами.

Информирование потребителей, контакт с ними, отслеживание кредитов и долгов.

Работа с поставщиками, анализ кредитов и задолженности перед ними.

Учет и контроль финансов и материальных ценностей

Защита бизнеса

Анализ ситуации и прогнозирование

Сервисное обслуживание по гарантии и т.п.


Если дело большое, то объем работ по каждому пункту больше и сложнее. Но даже если дело небольшое, то от этого важность выполнения каждого направления не уменьшается. Так или иначе, но на все надо тратить время и усилия. Твоему вниманию, уважаемый читатель, предлагается одна из возможных технологий выполнения работ по этим направлениям и программа, автоматизирующая эти работы. Технология прошла проверку временем и поможет тебе значительно сократить время на становление четкого контроля над бизнесом и со временем заниматься все больше и больше творчеством в бизнесе, а значит быть нацеленным на успех. Жизнь так устроена, что, образно говоря, одни успешные люди почивают на лаврах, а другие на денежных мешках. В процессе создания этого продукта я сотрудничал со вторыми. Наряду с технологией отлаживалась и программа, так что соблюдение технологии бизнеса гарантирует и безотказную работу программы, а значит и ожидаемые результаты. Отладка технологии и программы включала не просто отлавливание ошибок, а модернизацию при выявлении случаев проявления «человеческого фактора».


^ Говоришь, дела идут в меру хорошо? Значит эта мера не определена!


Итак, пункт первый. Планирование и финансирование дела. Вынужден признать, что подавляющее количество предпринимателей не используют то, что является фундаментом бизнеса, то, что закладывает экономию времени и позволяет более эффективно контролировать свой бизнес. Речь идет о планировании доходов и затрат, другими словами, о бюджете. Обидная правда в том, что при произнесении фразы «составление бюджета» лица сразу скучнеют. Еще бы, когда слышишь о выезде на природу, то в голове возникает ассоциация с запахом шашлыка, а когда слышишь о бюджете, то сразу начинает попахивать бухгалтерией. Бухгалтерию предприниматели недолюбливают, так как в нашей действительности она ассоциируется с налоговыми органами. Кроме того, мало кто делал бизнес-план, тем более, что толком его никто делать не умеет. Скажу сразу, что предлагаемый продукт будет работать и без бюджета. Но если надо контролировать доходы и затраты, особенно в нескольких магазинах (местах учета), да еще и автоматизировать этот труд, то обязательно используй, то что предложено в программе. Что именно и почему это удобно? Сейчас расскажу. Просто и без заумных терминов. Все, что происходит с деньгами или вещами в бизнесе можно классифицировать так:








О! Мне лично это сразу напоминает рассказы о том, как на Западе предприниматели ведут учет: амбарная книга с двумя колонками «приход» и «расход». Когда в кассу или банковский счет поступают деньги, или на склад приходит товар, равно как и при возврате товара покупателем, происходит приход. Приход оценивается всегда в деньгах, количество отслеживаем в учете и контроле (см. выше – это 4-е направление). Когда возвращается товар поставщику, платятся деньги или отгружается товар покупателю- это расход. Расход тоже оценивается всегда в деньгах, как и приход. Итак, пока все очень просто. Теперь представь, что все движения денег и товаров фиксируются программой, т.е. записываются приходы и расходы. Например, продали товар. Программа запишет, что в расход пошло столько-то с признаком «продажа товара», а в приход столько-то с признаком «получено при продаже». Дальше уж совсем просто. Назначаем в бюджете, что приход с признаком «получено при продаже» ожидаем такой-то. А потом просто получаем отчет в виде диаграммы, где указана величина, сколько уже «получено при продаже» и указано сколько же мы желали получить. Эка невидаль, и стоило ли об этом говорить? Да, поскольку с расходами дело обстоит покруче. Можно задать уровень расходов по какому-то признаку и тогда программа не даст провести документ, который попытается превысить заданное значение. Конечно, провести его можно будет, но только уполномоченным на это работникам, или только владелец бизнеса сможет это сделать. Вот и получается, что с одной стороны можно наблюдать, как выполняются планы, а с другой не дать бесконтрольно списать средства свыше разрешенного. Я не хочу сейчас влазить в детали, поскольку задача показать механизм, но следует помнить, что даже в примитивном варианте бюджетирование позволяет «держать руку на пульсе». Вот и сравни, так бы пришлось каждый день просматривать, что и куда ушло, а так можно все оценить буквально одним взглядом, а это твое драгоценное время, которое можно будет потратить на более интересные и полезные вещи.


^ Терять клиентов - плохая примета. Денег не будет.


Теперь пункт второй- информирование потребителей, контакт с ними, отслеживание кредитов и долгов. Потребитель- центр забот предпринимателя, а как же? Клиент- он и поилец и кормилец. Даже если твой магазин расположен на центральной улице, говорить о том, что покупателей достаточно и нет проблем с продажами, чаще всего не приходится. Реклама- движитель торговли! Если мой дорогой читатель хоть раз провел рекламную компанию по радио, то он знает что это так. Массовая обработка населения приносит свои плоды, но как показывает практика, большая часть покупок делается постоянными покупателями и о них надо заботиться индивидуально. Чуть позже поговорим о правиле Парето, больше известном как правило 80 на 20. Накапливай базу покупателей, собирай их адреса, номера мобильных телефонов, адреса электронной почты. Благо программа позволяет это делать, и потом можно рассылать прайсы по электронной почте, или рассылать СМС (представь, даже это!) с маленькими напоминаниями о акциях, или просто поздравлениями с праздником. Ведь главное напомнить о себе. А уж прайс, подготовленный в формате Exel не оставит равнодушным никого из клиентов – очень удобно сделана разбивка по группам, встроены подсказки по акциям, есть возможность увидеть возросла или уменьшилась цена. Это надо видеть! Ну и конечно интернет. Куда без него. Во-первых, программа поставляется с комплектом программ, позволяющих иметь на вашем сайте специальный раздел. Этот раздел даст возможность представителям или постоянным покупателям, зарегистрированных в программе с правом доступа к информации через интернет, видеть прайс с текущими ценами и указанием наличия и актуальности товара, а также оформить заказ на товар. Кроме того, через интернет такие клиенты смогут увидеть разрешенные им для просмотра документы (счета, расходки, приходные кассовые ордера и т.д.), а также взаиморасчеты. Но и ты, как владелец бизнеса, сможешь контролировать, что же происходит на фирме через интернет, лежа на пляже в Ялте, Сочи или Стамбуле. Для остальных же посетителей сайта можно применить поставляемый скрипт, позволяющий им видеть текущий прайс. Обновление текущего прайса происходит просто при выполнении пункта меню в программе и не требуется вмешательства программиста, обновляйте прайс хоть несколько раз на день, нет проблем! Но все вышеперечисленное не самое главное. Самое – самое, это возможность конструировать различные типы цен для разных категорий покупателей, предоставлять бонусы индивидуально для различных товаров или групп, предоставлять накопительные бонусы, а также проводить акции. Программа автоматически отслеживает все это!

Твое дело продумывать коммерческие ходы, в документы же программа проставит то, что надо, а в документах, при необходимости, укажет, какие скидки были предоставлены покупателю. Может сложиться так, что части покупателей фирма будет отпускать товар с послеоплатой, с доставкой и т.п. Все учтено! Перечисление удобств заняло бы не одну страницу, поэтому отложим это на некоторое время, а поговорим об отслеживании долгов покупателей, о предоставлении им кредитов и как это контролировать. Легко! Нет, правда. Во-первых, если товар отпускается без оплаты или с частичной оплатой, то проверяется может ли работник такую операцию себе позволить. Если да, то проверяется, разрешен ли отпуск товаров в долг такому клиенту. А во-вторых, если есть непогашенный кредит, то клиент в списке будет подсвечен коричневым, должники подсвечены красным, а переплатившие (т.е. кредиторы) зеленым. Все сделано так, чтобы лишний раз не напрягаться, в нашей жизни и так хватает напряга и нечего тратить усилия на выискивание проблемных клиентов, их должно быть видно с первого взгляда. Кроме того тут же можно посмотреть из чего долг сложился и как гасится. Не надо никуда лазить и делать отчеты, все, как говорится, под рукой. Это еще не все, но пока хватит, надо поговорить и о других направлениях работы.


^ Одни рождены, чтоб сказку сделать былью, другие, чтобы прибылью!


На очереди работа с поставщиками, анализ кредитов и задолженности перед ними. Насчет кредитов и задолженности, тут все та же цветовая схема, чтобы не напрягать тебя и без того занятого делом человека. Так же можно одним щелчком посмотреть из чего сложилась сумма взаиморасчетов. А вот, чтобы работать с поставщиками было по-настоящему комфортно, сделано ой как не мало! Во-первых, если поставщик использует Exel (в подавляющем большинстве это так и есть), нет необходимости просматривать прайс поставщика- предоставь это программе. Если прайс «закачивается» не впервые, то программа может позаботиться о том, чтобы проинформировать на что цены поднялись, а на что упали. Кроме того, будет проверена актуальность товара, т.е. следует ли ориентироваться на тот или иной товар при заказах. Кстати, можно иметь несколько поставщиков одного товара. Во-вторых, каждый раз, когда составляется заявка поставщику, программа проверяет, какой товар на основании счета был заказан, но при этом его не хватает, чего не хватает чтобы поддерживать минимальный остаток, а также программа может сделать прогноз продаж. Таким образом в заявку поставщику попадает только чем-то обоснованный заказ, конечно можно что-то добавить или убрать- все в воле человека, но программа заботится о том, чтобы человек напрягался как можно меньше. Меньше напряжение- меньше усталости, а значит больше продуктивность, еще один шаг к творчеству! А уж если на фирме трудятся несколько человек, то вероятнее всего, что заказы собирают одни, а заявки поставщику готовят другие. В случае замен одного товара другим надо не только согласовать такую замену, но и помнить, что вместо одного товара придет другой и соответственно зарезервировать замену, чтобы она не «ушла» другому покупателю, а также потом подготовить необходимые перемещения и расходные накладные. И опять нет проблем – программа отслеживает все это. Опять же не буду углубляться в нюансы – их много, но многое из того, с чем приходится сталкиваться при заказах, учтено в программе. Влияет ли это на стиль, методы и технологию работы фирмы? Безусловно, организовывая работу «под программу» ты только выиграешь, так как изначально были проверены многие методы организации работы в реальных фирмах, а уж потом программа отразила это в своих пунктах меню и документах! Не факт, что каждый привоз товара покрывает все заявки, имеющиеся на фирме от клиентов. Но те, которые «покрываются» привозом надо обработать и сделать отгрузку. И опять программа поможет тебе делать это без особых усилий. Меньше усилий, а значит больше продуктивность труда сотрудников, а это зачастую приличная экономия на зарплате- иногда один работник, использующий возможности программы, делает больше чем несколько «незаменимых» сотрудников на других фирмах.


^ Сегодня отмахиваешься от вопросов- завтра не отобьешься от проблем!


Пора теперь поговорить об учете и контроле финансов и материальных ценностей. Никто кроме предпринимателя не должен иметь возможность распоряжаться деньгами, а если кто и будет распоряжаться, то в жестко определенных рамках и под постоянным контролем. Это аксиома. Что касается товаров, то это те же деньги, но в другой форме и контроль здесь нужен не меньший. Казалось бы, ну чего проще, остаток+приход-расход и на выходе остаток, который ожидается. Смешно, но факт, что так на практике бывает не всегда. Кроме чисто механических ошибок при пересчете денег или товаров, имеет место еще и не вовремя внесенные данные о продажах, о выдачах из кассы под потребности и т.п. О пересортице же можно вообще слагать баллады. Мало кто из предпринимателей не сталкивался такими проблемами, причем иногда ошибки принимают такую изощренную форму, что становятся далеко не очевидными. В связи с этим надо обратить внимание на инвентаризации, контроль кассы и взаиморасчеты. Дело в том, что это взаимосвязанные вещи и рассмотрение их в комплексе позволяет увидеть нарушения в учете или злоупотребления. Возьмем, к примеру, приход товара. По сути, происходит два события: появление товара и возникновение задолженности перед поставщиком. Очень важно, что событий несколько, так как отсутствие одного из них не позволило бы проконтролировать другое. А теперь более яркий пример- продажа товара в рознице. Товара становится меньше, но денег в кассе становится больше. И если денег в кассе не стало больше, это значит, что товар исчез… Т.е. в одном месте убывает, а в другом прибывает. На таком принципе построена вся современная бухгалтерия. И этот принцип называется так: система двойного учета, а если коротко и емко - баланс. Конечно, в бухгалтерии все сложнее и я несколько утрировал примеры, но механизм передал точно. Давай посмотрим, что предлагается в данном продукте при проведении продажи в рознице. Сначала срабатывает розничная расходная накладная, она списывает товар, но при этом записывает на счет розничного покупателя долг за товар. Затем розничная расходка автоматически создает приходный кассовый ордер, который зачисляет в кассу на месте продажи сумму за товар. При попытке удалить расходку, чтобы вынуть деньги из кассы приходный кассовый ордер также удаляется, но при этом товар опять появляется на складе. При попытке удалить приход по кассе, также произойдет отмена расхода товара. К чему я это описывал? А это чтобы было понятно, что инвентаризация является сопоставлением того, что числится по документам и тем, что есть в наличии. И если наличие с документами не совпадает, то имеет место нарушение. Посмотрите в первую очередь документы, если они в порядке, то имеет место хищение. Чтобы не превращать инвентаризацию в многодневную пытку персонала, предложен документ «инвентаризация», который поможет гораздо быстрее и эффективнее проводить такие проверки. Что касается кассы, то здесь важно сказать, что время от времени следует фиксировать остатки в кассе, а потом делать отчеты и сравнивать их с остатками. Предлагаемая технология учета позволяет отслеживать изменения в документах, а также их появление «задним числом». Т.е. если спустя время касса перестает сходиться, то можно посмотреть, какие документы появились (или были изменены) после контроля под видом «вовремя сделанных». Время от времени все предпринимателя сталкиваются с тем, что работники «забывают» что-то сделать в учете, попытки найти такие «упущения» по тетрадкам обычно ни к чему не приводят, так как опытный «склеротик» умеет запутать след, а на разбирательство времени тоже зачастую не хватает. Используя программу можно распутать даже очень сложные схемы хищений, потому как скорость просмотра документов и возможности поиска делают исследование гораздо эффективнее. Конечно все, что описано выше это только часть возможностей для контроля и учета денег и товаров. Тут целый арсенал отчетов и средств анализа. Но об этом позже.


^ Мало создать, надо еще уметь защитить от разрушения.


Защита бизнеса. Раз уж речь зашла о хищениях и контроле, то следует отдельно выделить тот факт, что хищение информации иногда наносит больший вред, чем хищение товаров или денег. Что там говорить о конкурентах или налоговой, даже наличие лишней информации у сотрудников может вызывать ненужные разговоры, а иногда и снижение эффективности их труда. Позвольте приведу несколько примеров. Для того, чтобы торговля шла эффективно следует стремиться к сдельной оплате труда менеджеров и продавцов, и на это нацелена предлагаемая система. Но, как известно, существует понятие сопутствующих товаров, без которых основной ассортимент продается не так эффективно. Продавец отдела сопутствующих товаров долго не продержится на сделке, так как будет зарабатывать меньше других продавцов и его надо стимулировать. Но работники из основного отдела могут сравнить объем продаж в отделе сопутствующих товаров и зарплату продавцов в нем и прийти к выводу, что им за те же деньги приходится трудиться гораздо напряженнее. Начинается давление на директора или непосредственно на владельца бизнеса. Опять же, при сделке может обнаружится, что норма прибыли на фирме растет быстрее чем зарплата. Мало кто будет анализировать, что это труд менеджера, работающего с поставщиками, именно он спланировал оптимальные закупки, и его надо премировать. Нет, скорее всего начнется ропот по поводу «жлобства» хозяина. А что говорить о том что, зная запасы на складах, конкуренты могут сильно попортить нервы и прибыль, проводя различные акции. Зачастую состояние взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, или даже факт их наличия, могут представлять очень значительный интерес не только для гос.органов. Так что дозирование информации- задача чуть ли не первостепенной важности. В данной программе накоплен многолетний опыт работы по защите информации. Мало найдется программ, которые предоставят такой сервис в этой области, да и стоимость их будет заоблачной, совсем несопоставимой со стоимостью предлагаемого продукта. Основная идея защиты состоит в том, что каждый работник находится на определенном уровне. Для каждого уровня можно определить, что на этом уровне не видно. Или видно, но нельзя изменить. «Кусочек» защищаемой информации может представлять собой запись в справочнике или даже группу записей, поле в элементе справочника или в документе. Кроме того, документы закреплены за авторами и просмотреть (или, например, изменить) могут только работники более высокого уровня, правда предусмотрено делегирование полномочий (просмотр или редактирование) для других сотрудников с уровнем равным или меньшим. Ну мало ли, работник может уйти в отпуск, несколько человек могут обслуживать один участок работы и т.п., так что делегирование очень помогает. Также регулируется доступ к отчетам. Вот и получается, что с одной стороны информация может быть сгруппирована так, чтобы получить максимум информации для владельца бизнеса, но при этом отдельные фрагменты информации будут закрыты для глаз с меньшим уровнем доступа. Важно, что установить правила доступа не представляет особого труда и делается буквально несколькими кликами мышки. Интересно отметить, что доступ к данным через Интернет также регулируется по виду документов и делегированию прав. Ну а поскольку «не перевелись еще хакеры на земле русской», то предприняты неординарные меры защиты. Дело в том, что прямого доступа к данным через Интернет как раз-то и нет, а поток информации идет через запросы к специальному программному обеспечению на интернет-сайте. Т.е. и программа работает через барьер в виде запросов и клиент работает через барьер в виде запросов, а уж программы на сайте осуществляют обмен данными, таким образом пробиться к компьютеру с данными посредством взлома сайта невозможно. А поскольку некие органы у которых «служба и опасна и трудна и на первый взгляд как будто не видна» иногда могут перехватывать трафик (поток информации), идущий из фирмы, то вся информация, уходящая из программы на сайт, шифруется. Причем динамическим паролем, который меняется от сеанса к сеансу. Но и это еще не все! Очень рекомендуется сервер с данными и программой установить отдельно, где-то за пределами досягаемости и подключить к Интернету, а доступ осуществлять через терминальное (т.е. удаленное) соединение, благо, что это является стандартным программным обеспечением, поставляемым с Windows. В этом случае рейдерские атаки с «конфискацией» компьютеров не приносят губительных последствий- сел в сторонке, подключился через ноутбук и мобильный телефон и делай, что необходимо!


^ Знал бы прикуп - жил бы в Сочи!


На очереди обсуждение работ по анализу ситуации и прогнозированию. Для решения проблем в любой, даже крупной фирме нужно максимум 3 человека: тот, кто знает что именно происходит, тот, кто знает как оно должно происходить, и тот, кто знает, как сделать так, чтобы оно так и происходило. Принято считать, что наличие отчетов в программах учета уже и есть те самые средства анализа. Да, так оно и есть. Но производительность труда при этом ниже уровня городской канализации. Когда отчет занимает десяток строк, куда ни шло – можно и почитать и посмотреть цифры, но когда данных много… Очень важно понимать, что подробный отчет важен тогда, когда надо уточнить нюансы, а когда надо просто оценить ситуацию, тогда подробности могут создать ситуацию когда «за деревьями леса не видно». Безусловно, в программе предусмотрена возможность получения подробных отчетов, но не меньше внимания отдано и средствам «моментальной оценки». Выше была описана цветовая схема для задолженности, то же сделано и для справочника товаров- товар в наличии обозначен светло зеленым фоном, а тот, который не актуальный, то бледно красном. Более того, даже заявки на склад, отражающие заказы клиентов в журнале документов подсвечены по-разному, те которые укомплектованы полностью – зеленые, те которые уже исполнены или закрыты, те вообще светло серые, чтобы «не мозолить глаза». Да и внутри документов некоторые строки раскрашены по-разному. Это дает возможность не напрягаясь определить состояние дел. По-началу пользователи программы не без доли иронии восприняли раскрашенные таблицы, журналы и документы, но ирония очень быстро сменилась на оптимизм, а сейчас пожалуй страшно и подумать, что случилось бы, если бы цвета отключить. Помню как-то из-за настройки терминального доступа у одног из пользователей исчезли цвета. О, возмущению не было бы предела! Без сомнения- цвет очень помогает, но замена цифр на графики позволяет представить информацию в еще более удобоваримом виде. Я приложил немало усилий и времени, чтобы подключить механизм графиков Exel к программе, так как штатные средства 1С не вполне удобны. Если ты, уважаемый предприниматель, еще не пользовался средствами графического отражения отчетов, то очень рекомендую. Не зря американцы, да и вообще серьезный бизнес, очень часто пользуются диаграммами, гистограммами и графиками, ой не зря! Это те люди, которые ценят время и не любят напрягаться там, где без можно обойтись без лишних усилий и внимания. Мы же по привычке выполняем работу с каплями пота. А вот где и надо бы по-настоящему потрудиться, так это при прогнозировании событий. А на это часто как раз и не находится времени и сил. Поэтому время и усилия, сэкономленные в процессе работы над учетом и анализом, надо бы направить на прогноз и продумывание тактики. Вообще-то программа позволяет спрогнозировать продажи товаров, конечно при условии, что товары продаются регулярно и это скорее подходит для продуктов питания, и об этом написано в пункте о работе с поставщиками. Но прогноз достаточно примитивный, так как не учитывает сезонность. Но, тем не менее, построенный на пессимистичной модели, позволяет в некоторых случаях не напрягаться и с прогнозом. Например, при оптимизации остатков на складах и торговых точках. Автопрогнозирование позволит оптимально перераспределить товары с учетом продаваемости в различных местах. Нажал кнопку и получил документы для перемещения товаров. Замечу, что это делается без привлечения товароведов или мнения продавцов, которые зачастую стремятся иметь товар «про запас», особенно, если работают на условиях от объемов продаж. Лишний товар- это твои мертвые деньги, которые могли бы работать в другом месте или в других товарах. Правильный прогноз- условие успеха, или как говорят: «Знал бы прикуп, жил бы в Сочи!», да и пословица «знал бы где упаду…» тоже отчасти поясняет важность прогнозирования. Попробую проиллюстрировать прогнозирование продаж примером со скидками, которые дают поставщики. Программа имеет отчет под названием «рейтинг выгодности товаров». Здесь производится просчет за задаваемый период продаваемых товаров. Причем учитывается не только полученная прибыль, но и смотрится частота продаж. Таким образом, прибыль приводится к дням хранения товара, т.е. рейтинг определяется с учетом времени между привозом и продажей. Соответственно для двух товаров с одинаковой прибыльностью, тот, что лежал дольше имеет меньший рейтинг. Интересные выводы иногда получаются при просмотре этого рейтинга. Не факт, что брать крупную партию товара пусть и с большой скидкой выгодно. Полученная выручка от «дорогого» товара при следующем обороте может дать большую прибыль, чем выгода от скидки на товар, который залежится на складе.


^ Обслужи каждого клиента как VIP, ведь программа позволяет!


Зачастую Very Important Person, или очень важная персона, тем и отличается, что такого клиента обслуживают с особым вниманием. Что, а на других нет столько времени? А зря. Можно так автоматизировать труд по продажам, что все будут обслужены как VIP. На самом деле нужно не так уж и много! Разумеется программа не предложит чашечку кофе, но в остальном уровень сервиса можно легко повысить. Очень часто VIP-клиенту предложат выбор товаров, посоветуют что лучше, предложат доставить товар домой с последующим расчетом, часть товара сразу положат в багажник машины. Если же товара сейчас нет, то закажут его и по привозу позвонят, чтобы договориться о доставке. В подавляющем большинстве случаев цена будет учитывать различные скидки и товарный кредит. А если клиент хочет заказать товар среди ночи, пожалуйста, вот вам система заказов через интернет. Почему же так не делается всем клиентам? Да потому, что много «возни» и требуется немало времени на отслеживание и контроль операций, а время идет и хочется, чтобы оно превратилось в деньги. Но давай все это переложим на плечи программы и дадим своим клиентам почувствовать, что они «единственные и неповторимые». В условиях кризиса это тем более актуально- каждый покупатель на вес если не золота, то уж точно серебра. Итак, проследим, что мы можем сделать прямо сейчас. Положим я менеджер по продажам и пользуюсь программой. Первым делом посмотрю взаиморасчеты с клиентом. «Дружба дружбой, а денежки врозь!». Так было, есть и будет, поэтому заглянем в справочник клиентов и найдем его - это пара секунд. Если строка подсвечена красным, то у него долг - сумму видно тут же в строке против его фамилии. Нажимаем кнопку «деловые операции» и смотрим документы. Документы расположены в хронологическом порядке и видно что за чем следовало, тут отпустили, тут оплата, тут возвраты, ну и так далее. Очень удобно видно как это повлияло на долг. А если строка подсвечена коричневым, то у клиента товарный кредит и надо поговорить о его погашении, прежде чем брать другой товар. Ну а если строка подсвечена зеленым, то это мы должны клиенту, сразу можно посмотреть когда поступили деньги. Даже если строка не подсвечена ничем, т.е. долг по нулям, можно посмотреть, когда была сделана последняя покупка и когда были заплачены деньги, сказав клиенту, что он покупал в последний раз и спросить, доволен ли качеством товара. В любом случае дам клиенту знать, что мы внимательно следим за нашими отношениями. Тем более, что не требуется много времени и сил, чтобы получить подобную информацию- всего-то пару нажатий мыши, а клиенту приятно- о нем не забывают! Чувство собственной значимости является стержнем поведения подавляющего количества людей- помни об этом! Теперь пора поговорить о товаре. Если мне зададут вопрос о товаре, который мне незнаком, то я могу для товара нажать кнопку «WEB-страница поставщиков» и посмотреть его характеристики в Интернете, при условии, что таковая страница имеется и в справочнике прописана для поставщика. Многие поставщики имеют web-страницы с данными о товарах, так что воспользуемся техническим прогрессом и бесплатностью этого сервиса. Тут же в справочнике товаров я вижу, имеется ли товар на складе или в одном из магазинов, поставляется ли поставщиками и какова будет цена для нашего клиента с учетом его бонусов или действующих акций. Желаете что-то приобрести? Очень хорошо! Начинаем оформлять «счет-заказ». Зачем нужен такой документ? Во-первых, клиенту может потребоваться счет, чтобы потом оплатить его. Во-вторых, он может принять решение о приобретении потом, а зачем потом терять время на повторный набор товаров, которые обсуждаются сейчас. В-третьих, впоследствии товары могут быть замены по нашей инициативе или по желанию заказчика. А в-четвертых, если все будет согласовано сразу и все можно будет отпустить прямо сейчас, то на основании «счета-заказа» будет сформирована расходная накладная без усилий с моей стороны, так что время не будет потеряно. Для особо продвинутых, особо требовательных ко времени клиентов есть возможность оформить «счет-заказ» через интернет. Программа проверит наличие товара сама и подскажет клиенту что можно получить сразу, а что придется немного подождать в связи с необходимостью дозаказа. Ну а если у меня работы невпроворот, а клиенты Интернетом не пользуются, то почему бы не предоставить, скажем инвалидам или кормящим мамам, работу на дому? Пусть принимают заказы по телефону и оформляют заказы через Интернет. Дело в том, что программа так сделана, что работа через интернет ведется с «живой» базой, так что остатки, цены и прочее актуальны всегда и с моей стороны не надо никаких усилий по обновлению информации. Главное, что как указано было выше, на основании «счета-заказа» можно автоматически создать последующие документы, то есть выполнить следующие шаги по продаже без дополнительных усилий. Но я отвлекся от обслуживания, рассказывая какие открываются перспективы