Реферат: Информационные технологии в управлении персоналом вуза

Информационные технологии в управлении персоналом вуза


Н.С. Рузанова, О.Ю.Дербенева, И.А.Попова


ГОУ ВПО Петрозаводский государственный университет

Тел.: (8142) 781461, Email: ruzanova@petrsu.ru

Исследования, проведенные авторами в рамках проекта Tempus JEP - 27081 - 2006 «Поддержка и продвижение активного внедрения ИКТ в университетское управление в российских университетах» на основе обзора и сравнения европейского и российского опыта, позволили выработать рекомендации по возможностям применения методологии зарубежных вузов в российской академической среде, а также возможности улучшения отдельных управленческих процессов.

Необходимость повышения эффективности деятельности современного университета в условиях усложнения структуры вуза и увеличения круга задач, решаемых всеми участниками образовательного процесса, кардинальным образом изменили подходы к управлению персоналом и требуют перехода от учета кадров к управлению человеческими ресурсами. Сегодня управление персоналом рассматривается как управление важнейшим ресурсом, определяющим успех деятельности высшего учебного заведения. Тем не менее, на практике нередко задача управления персоналом по-прежнему сводится к кадровому учету. Такая ситуация, как правило, объясняется отсутствием, с одной стороны, современных управленческих решений, с другой, необходимого инструментария для решения новых, принципиально важных для развития университета задач по управлению персоналом.

Следует отметить, что эффективное управление персоналом в высшем образовательном учреждении является отнюдь не тривиальной задачей. Связано это и со сложной и многоплановой структурой кадров вуза (административно-управленческий, педагогический, научный, учебно-вспомогательный, хозяйственный, медицинский), и демократичным форматом университетской деятельности. Человеческие ресурсы очень динамичны. Только этот вид ресурса, формирующегося под влиянием огромного числа внутренних и внешних факторов, способен изменять свои свойства, свое поведение и развиваться, а поэтому плохо предсказуем и управляем.

Наибольшее внимание в системах управлением человеческими ресурсами европейский вузов уделяется оценке и мотивации персонала, карьерному росту, анализу соответствия сотрудника занимаемой должности, планированию потребностей в персонале, постоянному повышению квалификации персонала. Они ориентированы на оптимизацию затрат на персонал в рамках принятой кадровой политики, развитие и удержание сотрудников, планирование их карьеры, планирование поощрений и продвижения, анализ эффективности персонала и т.п. Особое внимание этому уделяется и в зарубежных вуза – партнерах по проекту Tempus JEP - 27081 - 2006 Университете Валенсии (Испания) и Университете Саарланд (Саарбрюккен, Германия).

В сфере образования растет интерес к информационным системам управления персоналом. Для европейских вузов более распространенным является использование систем управления человеческими ресурсами - HRMS. Наиболее мощными являются HRM-решения: SAP (mySAP ERP HCM) и Oracle (Oracle PeolpeSoft Enterprise, Oracle E-Business Suite). Во многих европейских вузах в качестве основы построения информационных систем управления используются программные продукты HRMS, входящие в состав ERP-систем, ориентированные на оптимизацию затрат на персонал в рамках принятой кадровой политики, развитие и удержание сотрудников, планирование их карьеры, планирование поощрений и продвижения, анализ эффективности персонала и т.п.. В Университете Саарланд (Германия) компания IMC внедрила систему управления CLIX, интегрированной частью которой является подсистема управления трудовыми ресурсами, реализованная в системе SAP HR.

Для управления персоналом в европейских вузах также используются отдельные HRM-системы, обладающие функциональностью «пользовательского» и «операционного» уровня. Системы включают в себя: «информационное самообслуживание»; поддержку штатного расписания; кадровый, табельный учет; расчет заработной платы; доплат и отчислений. Ключевыми направлениями технологического развития HRM-систем сейчас является автоматизация найма, управления «талантами» и эффективностью персонала, а также управления обучением сотрудников.

В Университете Валенсии (Испания) информационную поддержку, доступную для различных университетских групп, в том числе и для Службы Развития Персонала, обеспечивает отдел информационных систем, сопровождающий в частности, собственную информационную систему «Виртуальный Секретарь», которая обеспечивает информационные услуги в области управления персоналом:

Рассматривая использование информационных систем для управления персоналом в российских вузах, следует отметить, что в настоящее время в России принято выделять три уровня автоматизации управления персоналом организации: автоматизация расчета зарплаты, автоматизация кадрового учета и автоматизация управления трудовыми ресурсами. При этом для автоматизации управления персоналом используются:

Модули ERP-систем зарубежного производства, такие как REDLAB – университет (платформа SAP R/3), Oracle Управление персоналом, и др

Отечественные системы автоматизации управления персоналом: БОСС-Кадровик, Галактика ERP: Контур управления персоналом, 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0, АиТ:\Управление персоналом, ИАИС ПетрГУ – Управление персоналом, и др.

«Самописные» системы в основном расчетного и учетного характера.

В таблице представлены положительные практики в автоматизации задач управления персоналом в российских вузах:

Формирование кадрового состава

БОСС-кадровик: сбор и анализ анкет кандидатов, сопоставление собранных документов с базой требований, определение соответствия кандидатов требованиям к предполагаемым должностям, аудит внутренних резервов организации.

^ Oracle Управление персоналом – ПС «Интернет-подбор персонала»: выявление потребности в персонале, размещение на сайте вакансий для кандидатов, их поиск по представленным резюме, хранение всей истории подбора и найма.

Ведение кадрового учета и делопроиз-водства

^ Собственные разработки: Нижегородский государственный университет, Петрозаводский государственный университет, Санкт-Петербургский государственный университет информационных технологий, механики и оптики, Ижевский государственный университет, Томский политехнический университет, Ярославский государственный университет

Управление качеством персонала

^ Oracle Управление персоналом: оперативный анализ данных и поддержка принятия решений на базе технологии OLAP; планирование эффективных с точки зрения экономии затрат организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации

^ Собственные разработки: Нижегородский государственный университет, Петрозаводский государственный университет

Развитие персонала

^ Oracle Управление персоналом: выявление потребности в обучении, планирование и проведение обучения, непрерывный контроль за его ходом, выставление счетов за услуги по обучению, хранение персонифицированных результатов обучения, предоставление средств коллективной работы (чаты, форумы, интеграция с веб-конференциями)

e-Leaning система повышения квалификации персонала: Представители консорциума «Электронный университет»: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, Евразийский открытый институт, Международный университет бизнеса и новых технологий; Петрозаводский государственный университет (на базе WebCT)

БОСС-кадровик: определение квалификационных требований к персоналу (профессиональные навыки, личные качества, компетенции); формирование компетенций сотрудников, сравнение знаний и компетенций сотрудника с предъявляемыми требованиями и характеристиками к занимаемой должности.

Требование сегодняшнего времени - создание Системы управления персоналом, обеспечивающее деятельность структур и персонала в интегрированной информационной среде вуза. Цель Системы управления персоналом - это способствование достижению целей университета путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. Очевидно, что сегодня без соответствующей информационной поддержки решать современные задачи управления персоналом в принципе невозможно.

Функциональное наполнение современной Системы управления персоналом включает в себя 5 комплексов:

Учетный комплекс: ведение организационной структуры; составление и ведение штатного расписания; ведение учетных карточек сотрудников; кадровый документооборот; пенсионный учет; воинский учет; табельный учет; учет больничных; учет командировок; учет отпусков; учет различных видов стажа.

Расчетный комплекс: расчет заработной платы; прочие расчеты с персоналом; расчет налогов и отчислений.

Отчетный комплекс: формирование регламентированной отчетной документации для контрольных органов (в т.ч. для ее сдачи в электронном виде); формирование регламентированной отчетности для вышестоящей организации; формирование регламентированной внутренней отчетности; формирование аналитических, управленческих и статистических отчетов для руководства вуза.

Персонал-комплекс: моделирование и оптимизация штатного расписания и управление кадровым бюджетом; ведение «профилей компетенций» сотрудников; планирование использования персонала; подбор персонала; управление квалификационными требованиями и системой аттестации; управление обучением и переподготовкой; развитие кадрового резерва; дистанционное обучение; управление мотивацией персонала; анализ соответствия сотрудников занимаемым должностям; анализ эффективности персонала; управление оценкой персонала.

Персона-комплекс: портальное решение, обеспечивающее работу через браузеры в личном кабинете, предоставляющем доступ к персональным данным, позволяющем создать собственный профиль и т.д.; средства «сотрудничества» (collaboration), позволяющие в режиме реального времени взаимодействовать с другими пользователями, со структурными подразделениями.

Следует отметить, что создание Системы управления персоналом в высших учебных заведениях с использованием современных информационно-коммуникационных технологий возможно только при применении достижений теории и практики современного менеджмента, инновационных социальных технологий.