Реферат: Використання Intranet-технологій для створення системи службової інформації в бібліотеках

Використання Intranet-технологій для створення системи службової інформації в бібліотеках

Гуцол Г.О.
Завідувач відділу інформаційних систем
Книжкової палати України

Сьогодні нікого вже не здивуєш наявністю в бібліотеках комп'ютерного та мережевого обладнання. Більшість з цих бібліотек, завдяки підтримці міжнародних благодійних фондів, має доступ до Internet, адреси електронної пошти та власні Home-сторінки. Це дозволило підняти на якісно новий рівень обслуговування читачів, при цьому організація внутрішніх бібліотечних процесів залишилася на тому самому рівні. Так само витрачаються тонни паперу на копіювання документів та години робочого часу на пошук необхідної статті закону в останній редакції. Комп'ютерне та мережеве обладнання використовується однобічно, для набору документів та поповнення баз даних, і практично не використовується для оперативного отримання необхідної інформації. Тобто комп'ютер є робочим інструментом бібліотекаря, але не його помічником.

Між тим рішення цієї проблеми просте - це створення внутрішніх інформаційних систем в межах однієї бібліотеки, так званих, систем службової інформації, за допомогою Intranet-технологій. Це рішення не потребує додаткових капіталовкладень і може бути використано в будь-якій організації, де є комп'ютерна мережа. Достатньо лише встановити на робочих місцях Internet-оглядач, наприклад, найбільш розповсюджений сьогодні Internet Explorer, та розробити комплекс HTML-сторінок за тими самими правилами, за якими створюються Home-сторінки для Internet. При цьому і Internet- і Intranet-сторінки можуть використовувати одні й ті ж самі масиви інформації і бази даних.

Розглянемо побудову такої системи службової інформації на прикладі системи, яка працює в Книжковій палаті України. Оновлення інформації відбувається щоденно.

Головна сторінка містить наступні розділи:

Дата та знаменні події, що сталися цього дня.
Поточна дата, день тижня та перелік знаменних подій на цей день згідно "Календаря знаменних і пам'ятних дат", що видається Книжковою палатою України.

"Вітаємо з Днем народження".
Привітання з Днем народження працівникам, що народилися у цей день.

Дошка оголошень.
Містить оголошення про збори, заходи, накази дирекції про зміни в режимі роботи і т.ін.

Поштова скринька.
Внутрішня електронна пошта, за допомогою якої розсилаються документи (накази, службові записки) по відділах Книжкової палати.

Години роботи серверу та інформація про відповідальних за роботу системи.

Меню з посиланнями на стрінки другого рівня:

Новини та події

Календар

Реквізити Книжкової палати

Статистика обліку літератури

Реєстр видавництв

Реєстр періодичних видань

Державні нормативні документи

Внутрішні нормативні документи

Видання Книжкової палати

Перелік платних послуг

Адміністрація

Профком

Відділи Книжкової палати

Бази даних

Погода у Києві

Зміст окремих розділів меню:

Новини та події
Інформація про новини та події в житті Книжкової палати та інших організацій, що пов'язані з Книжковою палатою.

Календар
Календар на поточний рік. Містить інформацію про знаменні дати року та події кожного дня згідно "Календаря знаменних і пам'ятних дат".

Реквізити Книжкової палати.
Поштові та банківські реквізити Книжкової палати, номери головних телефонів, електронні адреси.

Статистика обліку літератури.
Статистичні дані про надходження літератури та ії рух по відділах Книжкової палати.

Реєстр видавництв.
Перелік видавництв, видавничих та книгорозповсюджуючих організацій України, їх поштові та електронні адреси, номери телефонів, П.І.по-Б. директора.

Реєстр періодичних видань.
Каталог періодичних видань України з індексами та цінами.

Державні нормативні документи.
Витяжки з законів, постанов, стандартів та інших загальнодержавних документів, що використовуються в роботі Книжкової палати України.

Внутрішні нормативні документи.
Повні тексти інструкцій, нормативів та інших внутрішніх документів Книжкової палати.

Видання Книжкової палати.
Анотований план випуску літератури видавництва Книжкової палати на поточний рік та каталог передплати на ці видання.

Перелік платних послуг.
Платні послуги, що здійснює Книжкова палата України з встановленими тарифами на них.

Адміністрація.
Інформація про директора, заступників директора та головних спеціалістів Книжкової палати: П.І.по-Б., номери кабінетів, години прийому, номери телефонів, електронні адреси.

Профком.
Інформація про склад та роботу профкому, плани та звіти роботи, повні тексти колективного договору, протоколів засідань та інших документів профкому.

Відділи Книжкової палати.
Перелік відділів Книжкової палати з посиланням на сторінку кожного відділу: коротка анотація про профіль роботи відділу, положення про відділ, посадові інструкції, плани та звіти роботи відділу на рік, місяць, прізвище завідувача відділом, номери кабінетів, телефонів, електронна адреса.

Бази даних.
Електронні бази даних Книжкової палати з можливістю пошуку інформації.

Погода у Києві.
Сторінка створена на замовлення інженерної служби Книжкової палати і дозволяє регулювати температуру в системі опалення та вентиляції згідно прогнозу погоди у місті. Інформація про погоду наводиться за даними "UKRAINE ONLINE" (

З наведеного прикладу видно який великий об'єм необхідної інформації, що використовується щоденно та має завжди знаходитись "під руками", містить Intranet-система.
Впровадження подібних систем дозволяє не лише підвищити ефективність використання комп'ютерного та мережевого обладнання, поліпшити організацію праці та оперативне інформування працівників бібліотеки, зробити більш "прозорою" роботу окремих підрозділів, керівництва та громадських обїєднань в організації, але й зміцнює морально-психологічний клімат в колективі та заощаджує кошти, яких у бібліотек і так, нажаль, небагато.
Реалізація такої системи дає змогу зберегти час працівників, що витрачається на пошук внутрішніх документів по різних відділах установи, покращити організацію внутрішнього документопотоку, з'економивши папір на копіювання, та уникнути дублювання документів, полегшує процеси обговорення різноманітних проектів, що розробляються в організації.
Як результат - створюється путівник по документальних ресурсах установи, який полегшує пошук документів як для керівництва, так і для підлеглих, дає змогу новим працівникам швидко ознайомитися з установою, її традиціями, планами і перспективами розвитку. Intranet-система може також використовуватись як "випробувальний майданчик" для зовнішніх інформаційних систем, які випробовуються співробітниками установи перед тим, як приймається рішення для розміщення даної інформації на зовнішньому Internet-сервері.