Реферат: Регламент открытия, разработки и реализации проектов развития в холдинге "ЛОГОС"

Регламент открытия,разработки и реализации проектов развития в холдинге “ЛОГОС”

Введение

В соответствии с политикой Холдинга реализация предложенийв области организации развития и расширения бизнеса осуществляется в формепроектов. Выполнение проекта осуществляется рабочей группой Проекта.

В целях повышения скоординированности действий пореализации проектов развития Холдинга руководители проектов и директора поразвитию предприятий холдинга находятся в функциональном подчинении (по сфередеятельности без прямого административного подчинения) руководителя управленияпо проектам ООО“Логос- Центр”.

Ниже приведены основные этапы, которые необходимоосуществить для открытия, разработки и реализации проекта.

1. Открытие Проекта

Конкретная идея развития того или иного направлениядеятельности, создания нового продукта (услуги), развития новых направленийдеятельности, как в рамках конкретного предприятия группы, так и в рамкахХолдинга обсуждается автором идеи с руководством своего предприятия и подаетсяв виде Заявки произвольной формы:

в Секретариат Совета Директоров, где она регистрируется в“Журнале заявок на открытие проекта”

в Управление по проектам “Логос — Центра”, где онапомещается в “Банк идей проектов развития Холдинга” (Приложение “.Банк идейпроектов развития Холдинга”)

Руководитель Управления по проектам ежемесячноинформирует Председателя Совета Директоров о состоянии “Банка идей проектовразвития Холдинга”. Председатель Совета Директоров по результатам анализаимеющихся Заявок назначает дату и время обсуждения выдвинутой идеи проекта наСовете Директоров. По результатам обсуждения идеи Советом Директоровпринимается решение об открытии конкретного проекта. Это решение оформляется ввиде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Протокол об открытииПроекта”) в котором указывается:

решение об открытии проекта

уровень Проекта (“Логос-Центр”, группа компаний,предприятие)

Руководитель Проекта

Дату открытия финансирования Проекта и источникифинансирования

Сроки разработки Концепции, проведения экспертизы ипредставления материалов на рассмотрение в Совет Директоров

Список сотрудников, которые будут задействованы впроведении экспертизы Концепции.

Начиная с данного момента, Исполнительный секретарьСовета директоров помещает все Протоколы по проектам в “Архив документовпроекта” и предоставляет копии Протоколов Руководителю проекта, в Управление попроектам и финансовое управление “Логос — Центра”

Руководитель Проекта, совместно с Управлением попроектам, на основании перечня первоочередных задач по проекту осуществляетформирование состава рабочей группы данного этапа проекта.

Порядок включения специалистов в рабочую группу проекта,определение суммы оплаты и порядок оплаты их труда производится в соответствиис “Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования”.Результатом является состав рабочей группы текущего этапа проекта.

табл.№1

№ Решаемая задача Ф.И.О. (пред-е) Начало Оконч Степень участия Форма участия Оплата 1 с_____ по___ 2 3 4

Параллельно с вышеизложенной задачей Руководитель Проектасовместно с Управлением по проектам ( везде далее для проектов уровней группыкомпаний и каналов Управление по проектам осуществляет помощь Руководителямпроектов лишь в части методической поддержки) открывает Проект в Системеуправления проектами PROJECT (программный пакет MS Project) и осуществляетследующие мероприятия:

Построение диаграммы хода работ (Gantt Chart в Системеуправления проектами PROJECT) на ближайшую перспективу с указанием длительностиработ и их взаимосвязи (например: разработка концепции проекта включает в себяпроведение маркетинговых исследований, анализ результатов и собственнонаписание концепции)

Построение таблицы сводных данных о ресурсах (ResourceSheet в Системе управления проектами PROJECT), которые необходимо задействоватьдля решения вышеобозначенных задач

Построение таблицы загрузки ресурсов с разбивкой на работы(Task Usage в Системе управления проектами PROJECT). Таблица содержит в себеаккумулированную информацию для Управления по проектам и финансового управленияоб использовании ресурсов на данном этапе проекта.

Вид вышеперечисленных таблиц Gantt Chart, Resource Sheet,Task Usage с указанием информации, которая должна быть в них размещена,представлен в Приложении “Система управления проектами “Открытие проекта””

По мере разработки и реализации проекта таблицыактуализируются.

2. Разработка концепции проекта

Управление по проектам предоставляет Руководителю Проектанеобходимые для выполнения проекта документы: регламент открытия, разработки иреализации Проекта, рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме еесоставления, (Приложение “Рекомендации по содержанию концепции Проекта и формеее составления”) рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме егосоставления (Приложение “Рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта иформе его составления”), а так же предоставляет информацию о результатах и ходевыполнения проектов- аналогов.

На всем протяжении проекта Управление по проектамосуществляет методическую поддержку Руководителя Проекта.

Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями посодержанию Концепции …..” разрабатывает концепцию проекта, оформляет ее в видерабочего документа «Концепция проекта …..”.

Начиная с данного этапа порядок документооборотаследующий: оригинал документа с визами руководителя проекта и его линейногоруководителя предоставляется в Секретариат Совета Директоров, где онрегистрируется (электронная копия документа высылается в адрес Управления попроектам). Исполнительный секретарь Совета Директоров под роспись передаеторигинал документа в Управление по проектам для организации подготовкианалитической справки для Совета Директоров.

Управление по проектам совместно с экспертами организуетпроведение анализа представленной концепции, по результатам которогоподготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценкаследующим моментам:

соответствие Концепции рассмотренной идее Проекта

перспективность и возможность реализации даннойКонцепции,

сильные и слабые стороны Концепции,

угрозы, которые могут возникнуть при реализации даннойКонцепции.

реальность предлагаемой стратегии действий, реальностьоценки конкурентной среды и потенциальных потребителей,

реалистичность схемы воплощения Проекта

предложения по составу рабочей группы разработкиплана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)

Концепция проекта совместно с аналитической справкойпредставляется в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления попроектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информируетПредседателя Совета Директоров о готовности Концепции к рассмотрению СоветомДиректоров.

По результатам обсуждения на Совете директоровпредставленных материалов, принимается решение об утверждении Концепции. Эторешение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение“Об утверждении концепции Проекта”) в котором указывается:

решение об утверждении Концепции

сроки разработки плана-графика мероприятий выполненияпроекта

состав рабочей группы разработки плана-графика работ поПроекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)

Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектамвносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project(таблицы Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage, Приложение “Системауправления проектами “Утверждение концепции”)

3. Разработка плана – графика мероприятий по выполнениюПроекта

Исходя их утвержденной концепции Проекта и используяинформацию о результатах и ходе выполнения проектов – аналогов Руководительпроекта совместно с Управлением по проектам выполняют следующие мероприятия:

Декомпозиция целей — декомпозиция этапов проекта на болеемелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенногоконтроля

Определение состава операций (работ) проекта — составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этаповпроекта

Определение взаимосвязей операций — составлениетехнологических взаимосвязей между операциями

Оценка длительностей или объемов работ — оценкаколичества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых длязавершения отдельных операций

Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов)проекта — определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут бытьиспользованы на работах проекта (располагаемые ресурсы Холдинга) и иххарактеристик

Назначение ресурсов — определение ресурсов, необходимыхдля выполнения отдельных операций проекта

Оценка стоимостей — определение составляющих стоимостейопераций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса иназначения

Составление расписания выполнения работ — определениепоследовательности выполнения работ проекта, длительностей операций ираспределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетомналоженных ограничений и взаимосвязей

Оценка бюджета — приложение оценок стоимости к отдельнымкомпонентам проекта (этапам, фазам, срокам)

По результатам выполнения вышеперечисленных мероприятийРуководитель проекта совместно с Управлением по проектам разрабатываютследующие документы:

Диаграмма хода работ по проекту ( Приложение “Диаграммахода работ по проекту”)

Таблица сводных данных о ресурсах (Приложение “Таблицасводных данных о ресурсах ”)

Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы(Приложение “Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы”

Примечание: формирование временно-стоимостной таблицызадействованности специалистов в мероприятиях проекта, как и ранее,производится в два этапа:

Формирование перечня необходимых специалистов и времениих участия в проекте

Формирование персонального состава рабочей группы всоответствии с “Положением о рабочей группе проекта и порядке еефинансирования”

Управление по проектам проводит экспертизу разработанныхдокументов на предмет непротиворечивости использования ресурсов другим проектамХолдинга. Данное мероприятие осуществляется путем агрегирования данного проектав общую систему управления проектами Холдинга. В случае возникновения ресурсныхконфликтов осуществляет их разрешение путем корректировки сроков,последовательности выполняемых работ либо другими способами, не нарушающимиобщей логики выполнения Проекта. Далее Управление по проектам передает пакетдокументов и экспертное заключение по нему через Секретариат в СоветДиректоров. Руководитель управления по проектам через Исполнительного секретаряинформирует Председателя Совета Директоров о готовности вышеперечисленныхдокументов к рассмотрению на Совете Директоров.

По результатам обсуждения на Совете Директоровпредставленных материалов, принимается решение по следующим вопросам:

Сроки выполнения ключевых этапов проекта и своднаятаблица потребных ресурсов

Список сотрудников, которые будут задействованы в проведенииэкспертизы бизнес-плана Проекта.

Данное решение оформляется в виде Протокола заседанияСовета Директоров “Об утверждении плана-графика мероприятий по выполнениюПроекта”

В случае, когда имеется необходимость привлечения дляработы в проекте внешних специалистов, кадровая служба по решению СоветаДиректоров обеспечивает подбор требуемого специалиста на основанииквалификационных требований, которые определяет руководитель Проекта.

Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектамвносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project.Данный план выполнения проекта принимается как базовый. Система управленияпроектами переводится в режим сопровождения проекта, позволяющий отслеживатьсроки выполнения задач проекта и реальное использование ресурсов.

4. Разработка бизнес-плана

Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями посодержанию бизнес — плана …..” разрабатывает бизнес — план проекта, оформляетего в виде документа „Бизнес — план проекта …..”, и предоставляет его вУправление по проектам. Управление по проектам совместно с экспертамиорганизует проведение анализа бизнес – плана Проекта, по результатам которогоподготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценкаследующим моментам:

Реальность приведенных оценок по рынку и спросу напредлагаемые услуги

Степень достоверности имеющихся предположений

Соответствие реальности роста объемов производства(продаж)

Реальность сроков реализации проекта исходя из имеющихсяресурсов

А так же содержатся предложения:

по порядку, срокам и форме представления отчетности оходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и вфинансовое управление.

Целесообразным критериям завершения проекта

Примечание: порядок, сроки и форма отчетности о ходевыполнения проекта, а также критерий завершения проекта определяются спецификойпроекта и в каждом конкретном случае определяются индивидуально. Например, длямагазина целесообразно отразить (реальные и плановые):

Финансовый результат

Валовой доход

Оборот и его динамика

Средняя сумма на чек и его динамика

% выполнения плана

Ориентировочное содержание отчета о ходе выполненияпроекта представлено в приложении “Пример формы отчета о ходе выполненияПроекта”

Бизнес – план Проекта совместно с аналитической справкойпредставляются в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления попроектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информируетПредседателя Совета Директоров о готовности бизнес — плана к рассмотрениюСоветом Директоров. По результатам обсуждения на Совете директоровпредставленных материалов, принимается решение об утверждении бизнес — плана.Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров(Приложение “Об утверждении бизнес-плана проекта ________”) в котором так жеуказывается:

Порядок, сроки и форму представления отчетности о ходереализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и вфинансовое управление (Приложение №1 к протоколу “Об утверждении бизнес – планапроекта”)

Критерий завершения проекта. Руководитель проектасовместно с Управлением по проектам вносит информацию в соответствии сутвержденным бизнес – планом проекта по использованию материальных и финансовыхресурсов в Систему управления проектами Project

5. Реализация проекта

Руководитель Проекта обеспечивает предоставлениеинформации о ходе выполнения проекта (соблюдение плана – графика мероприятий пореализации Проекта, соответствие реальных финансовых показателей финансовымпоказателям бизнес – плана.) в адрес Управления по проектам в сроки и по форме,представленной в Приложении № 1 к Решению Совета Директоров (“Об утверждениибизнес-плана проекта ________”). Управление по проектам формализуетпредставленную информацию и аккумулирует ее в программном пакете управления проектами.

Руководитель Проекта ежемесячно (для уровня проекта Логос- Центра – еженедельно) информирует Управление по проектам о ходе выполненияПроекта ( реальные сроки начала и окончания работ, продолжительность, затраты,загрузка сотрудников, процент выполнения работ и т.д.) Управление по проектамактуализирует информацию в Системе управления проектами Project и формализуетее в виде, представленном в Приложении “Управление проектом”, с цельюоперативного реагирования на отклонения от плановых показателей.

На данном этапе Руководитель Проекта совместно сУправлением по проектам (а так же с привлечением специалистов Управлениякачества и финансового управления) осуществляет следующие мероприятия: анализсроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполненияопераций проекта директивным или запланированным. В случае невозможностиустранения причин, приведших к нарушению планов, разрабатывают предложения поизменению плана – графика работ, перерасчете бизнес – плана. РуководительУправления по проектам информирует об этом Председателя Совета Директоров. Вслучае положительного решения, руководитель проекта производит актуализацию необходимыхдокументов и предоставляет их в Управление по проектам. После проведенияэкспертизы Руководитель управления по проектам информирует Председателя СоветаДиректоров о готовности документов к рассмотрению Советом Директоров.

Анализ стоимости — определение соответствия фактической ипрогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным, соответствиереальных результатов показателям бизнес – плана, и в случае появленияотклонений от плановых показателей проводят анализ причин и разрабатываютпредложения по их устранению.

анализ качества — мониторинг результатов с целью ихпроверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путейустранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта

подтверждение целей — процесс формальной приемкирезультатов проекта его участниками и управление целями — корректировка целей проектапо результатам процессов анализа;

анализ ресурсов — определение соответствия фактической ипрогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а такжеанализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

учет исполнения — подготовка и распределение необходимойдля участников проекта информации с требуемой периодичностью

подтверждение качества — регулярная оценка исполненияпроекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества

подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов,предложений, заявок и т. д.

управление рисками — реагирование на события и изменениерисков в процессе исполнения проекта;

6. Завершение Проекта

По достижении Проектом в своем развитии точки,определенной, как критерий завершения Проекта руководитель проекта совместно сУправлением по проектам организует подготовку итогового отчета “Орезультатах работ в рамках проекта и реально использованных ресурсах” ипредложения по формам развития данного направления и передает их в Управлениепо проектам. На основании данных материалов Управление по проектам готовитаналитическую справку, целью которой является обобщение опыта реализацииПроекта и оценка возможности использования имеющейся информации в другихпроектах.

Руководитель Управления по Проектам информируетПредседателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению их наСовете Директоров с целью принятия решения о завершении Проекта.

По результатам обсуждения на Совете директоровпредставленных материалов, принимается решение о завершении Проекта (“Озавершении Проекта”) в котором отражаются следующие моменты:

Достигнутые финансовые результаты

Реально использованные ресурсы

Форма дальнейшей реализации данного направлениядеятельности (в т. ч. возможности по тиражированию проекта)

Направления использования полученной в ходе проектаинформации (напр. апробация новых технологий, новых программных продуктов и т.д. )

Оценка работы рабочей группы Проекта

После принятия решения о завершении ПроектаИсполнительный секретарь Совета директоров закрывает “Архив документов проекта”и передает его в службу безопасности для хранения.