Реферат: Лізинг і автоматизація
Зміст
1. Стан лізингової діяльності насучасних підприємствах ……….……..….2
2. Стадії лізингу якізабезпечує автоматизація……………………………….4
3. Забезпечення фінансовоїсторони лізингу……………………………………7
4. Комплексний підхід до бізнеспроцесів…………………………………….9
Література……………………………………………………………………….13
1.Стан лізингової діяльності на сучасних підприємствах
Постійнізміни в бухгалтерському обліку на всіх його ділянках призводять до переходубухгалтерських програм до класу проблемно-орієнтованих систем. Зазначені змінипотребують від сучасних систем автоматизації не тільки більш розвинутихможливостей, а й наявності рішень відпрацьованих методично.
Підприємства,які займається лізинговою діяльністю, мають використовувати при автоматизаціїоперацій, пов’язаних з цією діяльністю, модифіковані програмні рішення.
Автоматизаціядіяльності лізингової компанії повинна забезпечити досягнення наступних цілей:
— ефективна робота з контрагентами;
— прискорення здійснення операцій по укладанню лізингових угод;
— поточний моніторинг лізингових справ;
— бухгалтерський облік діяльності лізингової компанії;
— прискорення підготовки і ведення внутрішньої документації;
— фінансовий аналіз;
— ефективна організація роботи з персоналом;
— планування фінансів, складання бюджетів, контроль над їх виконанням;
— отримання багатовимірних аналітичних звітів.
Однимз найважливіших критеріїв бухгалтерських програм є можливість модифікації їїнастройок, що визначає гнучкість системи. Для введення Системи в експлуатацію- є впровадження окремих частин — модулів. Для такої поетапної роботи алгоритмиСистеми групуються в окремі модулі виходячи з цілей автоматизації. Так, вСистемі передбачається наявність зокрема таких модулів:
1.Лізинговий модуль.
2.Бухгалтерський облік.
3.Фінанси.
Договірниймодуль
Договірниймодуль – основний — профільний модуль Системи. Цей модуль є дуже важливим завиконуваними функціями, наявністю різноманітних документів, довідників таалгоритмів.
Основоюбізнесу — основним інструментом отримання прибутку, для Лізингової компанії єДоговір лізингу. Укладання, супроводження і виконання договору лізингу завждискладається з декількох етапів:
— попередній етап;
— підготовка і експертиза документів;
— укладення договору;
— моніторинг проекту;
— завершальний етап.
Початокроботи з кожним клієнтом завжди починається з комерційної пропозиції, якамістить умови лізингу, розмір і графік лізингових платежів.
Длярозрахунку лізингових платежів в модулі передбачений інструмент Лізинговийрозрахунок. Лізинговий розрахунок є електронним документом, який міститьінформацію про предмет лізингу, його характеристики, страхові тарифи, податки іінші платежі, які впливають на кінцеву ціну лізингу, термін і ставку лізингу,метод нарахування лізингових платежів, подорожчання предмету лізингу, ставкузалучення ресурсів та іншу подібну інформацію.
Задопомогою Лізингового розрахунку можна створити і надрукувати такі документи,як графік платежів, калькуляцію ціни лізингу, плановий графік грошовихнадходжень і виплат, ефективність планованої операції, комерційну пропозиціюКлієнту.
Наступнийетап Заява на укладення договору лізингу. Їй відповідає електронний документ«Заява на лізинг».
Напідставі «Заяви на лізинг» створюється електронний документ «Проект». Слідсказати, що електронний документ «Проект» не має аналогів в матеріальномусвіті. Це інструмент Системи, який служить для об'єднання і прискорення роботиз різноманітними документами, створеними на основі «Заяви на лізинг».
2. Стадії лізингу які забезпечує автоматизація
Упевний момент часу Проект може знаходитися в таких стадіях:
— юридична експертиза документів;
— фінансовий аналіз;
— аналіз бізнесу клієнта;
— запит/передача документів в банк;
— переговори/підписання договору лізингу;
— моніторинг проекту;
— завершення/виконання проекту.
Врамках Проекту створюються договори лізингу і інші договори (купівля-продаж,страхування, комісія і т.д.). Договори лізингу створюються на підставіЛізингового розрахунку, але, на відміну від останнього, містять більшеінформації про предмет лізингу і умови договору. На підставі Договору лізингу івказаного в ньому графіка платежів в Планувальнику завдань можна автоматичностворити нагадування про кожен лізинговий платіж. На підставі Договору лізингуможна створити інші зв'язані документи: заявки на отримання кредитних ресурсів,рахунки, накладні, акти і т.д.
Істотнимполегшенням для юридичної служби є можливість швидкого формування друкованоїформи договору: по натисненню однієї кнопки Система бере шаблон договорулізингу у форматі MS Word, автоматично заповнює в ньому всі необхідні поля івидає на екран договір для редагування або друку. Для юридичної служби такожавтоматизовані такі ділянки роботи як формування листів-нагадувань пропрострочення платежів, розрахунок пені і штрафних санкцій за договорами тощо.
Вцілому, по лізинговому модулю, можна одержати багато звітів, які міститимутьінформацію як в цілому по компанії, так і по конкретному лізінгоодержувачу, повсіх або вибраних проектах, по постачальниках і страхових компаніях, поконкретних стадіях проекту і т.д. За допомогою звітів можна одержати інформаціюпро те, скільки часу було потрібно для тієї або іншої стадії проекту, виявитипричини непродуктивних часових втрат, одержати безліч іншої корисної дляухвалення управлінських рішень інформації.
Бухгалтерський
Модульбухгалтерський облік призначений для відображення в обліку фактично завершенихгосподарських операцій і складанні фінансової звітності.
Господарськаоперація може вводитися бухгалтером вручну або за допомогою переліку типовихоперацій, які настроюються бухгалтером.
Слідвказати, що документи і створені на їх підставі господарські операції непов'язані жорстко між собою. Система дозволяє видаляти або змінювати окремодокументи і окремо створені на підставі них господарські операції. При цьому наекран виводиться нагадування про наявність зв'язку між такими об'єктамиСистеми.
Всістворені Господарські операції записуються в Журнал господарських операцій.Журнал – це список всіх введених в систему господарських операцій. У Журналі,за допомогою гнучкого алгоритму фільтрації, можна відображати тільки тігосподарські операції, які відповідають умовам фільтру (відбору):
— часовий інтервал;
— тип документа-підстави (накладна, банківська виписка, касовий ордер, листтощо);
— контрагент;
— кореспондуючі рахунки;
— аналітичні рахунки;
— суму проводки або операції тощо.
Занаслідками відбору можна одержати і роздрукувати звіт, в якому буде відображенався необхідна інформація.
Природномодуль містить додаткові інструменти для підвищення ефективності роботибухгалтерської служби. У модулі передбачена автоматизація такої трудомісткоїділянки роботи як створення і надання рахунків для оплати лізингових платежів,періодичне нарахування комісії за лізинг, облік витрат по страхуванню тощо.
Реалізованаможливість позабалансового обліку основних засобів, переданих лізингоодержувачаму фінансовий лізинг. При цьому, об'єктами такого обліку виступають предметилізингу, які, окрім назви основного засобу, містять додаткову інформацію:лізингоодержувач, договір лізингу, дату повернення або викупу, характеристикимайна (колір, потужність, вага, ідентифікатори тощо).
Облікосновних засобів в Системі для цілей бухгалтерського і податкового облікупредставлений двома окремими картотеками активів. За допомогою податковоїкартотеки розраховується податкова амортизація. При цьому для цілейбухгалтерського обліку, існує окрема картотека необоротних активів. Такаорганізація обліку основних засобів дозволяє вести податковий облік табухгалтерський облік необоротних активів .
Фінансовазвітність (баланси, звіти про прибутки і збитки, про власний капітал і т.д.)формується системою в автоматичному режимі. При цьому, перед формуванням звітівбухгалтеру необхідно здійснити настроювання шаблонів: вказати яка інформація,виходячи з яких залишків або оборотів по рахунках, повинна бути відображена втій або іншій комірці фінансового звіту.
3. Забезпечення фінансової сторони лізингу
Фінансове планування та аналіз
Однимз основних напрямів роботи фінансової служби будь-якого підприємства, єпланування і контроль за грошовими потоками в компанії, аналіз часових ігрошових витрат, вирішення питань про короткострокове фінансування і вкладення,пошук внутрішніх джерел для ефективного використання грошових ресурсів. Всеперераховане особливо актуальне для компаній, які зайняті у фінансовому секторіекономіки: лізингові, страхові компанії, торговці цінними паперами і т.д.
Усистемі передбачено ведення бюджету руху грошових коштів. Фінансова служба, напідставі затверджених керівництвом компанії бюджетів формує бюджет рухугрошових коштів в розрізі статей, часових інтервалів і запланованих сумнадходжень і витрат. При цьому статті бюджету є об'єктом аналітики длясинтетичних рахунків по обліку грошових коштів. Це дозволяє в автоматичномурежимі сформувати Звіт виконання бюджету руху грошових коштів. У звіті, набудь-який момент часу відображається заплановані і фактичні суми руху по кожнійстатті з вказівкою абсолютного і відносного відхилення від плану. Також можливоодержати звіт, який міститиме інформацію про динаміку і стан фінансових потоківза окремо взятим договором лізингу або по контрагенту, або по компанії вцілому.
Уданому модулі також передбачена можливість проведення фінансового аналізуклієнтів. При цьому настроювання показників, які повинні бути проаналізовані іфінансових коефіцієнтів, розрахованих на підставі цих показників, самостійнопроводиться користувачем системи без залучення програмістів. На підставівведених в систему показників можна сформувати і роздрукувати звіт, якийміститиме інформацію для структурно-динамічного та коефіцієнтного аналізудіяльності конкретного клієнта.
Дляпідвищення ефективності роботи фінансової служби в Системі передбаченийелектронний документ «План грошових надходжень і виплат». План є свого родусценарієм руху грошових коштів по компанії за календарний місяць в розрізі дат.Це таблиця, рядком якої є рух грошових коштів (прихід або виплата), а колонкимістять дату операції, джерело, валюту, суму, статус і іншу необхіднуінформацію. Дані про заплановані грошові потоки можна завантажувати як вавтоматичному, так і в ручному режимі.
Наявністьтакого інструменту дозволяє ефективно управляти грошовими потоками, недопускати касових розривів, оперативно реагувати на наявність надлишку грошовихкоштів на поточних рахунках компанії.
Створенняі впровадження описаної вище Автоматизованої Системи дозволить організуватизберігання всієї необхідної інформації в єдиній базі, формувати необхіднуфінансову, статистичну і управлінську звітність, автоматично формувати типовідля лізингової компанії документи (лізингові договори, рахунки, накладні,акти), мінімізувати складнощі пов'язані з веденням бухгалтерського іуправлінського обліку. Її застосування істотно підвищить ефективність роботиперсоналу лізингової компанії, збільшить оперативність отримання інформації дляухвалення управлінських рішень.
4. Комплексний підхід до бізнес процесів
Процесиорганізаційного планування інформаційних систем: основні етапи. Формуваннябізнес-шляхів розвитку організації для створення оптимальної архітектуриінформаційної системи та оперативних планів. Системний підхід до плануванняменеджерських інформаційних систем. Методологія планування інформаційнихсистем: підходи та сценарії. Моделі розвитку організації з використаннямкомп'ютерних пакетів підтримки прийняття управлінських рішень.
Плануванняреалізації процесу щодо впровадження інформаційної системи на підприємстві.Технічна та програмна підтримка інформаційних систем. Забезпечення послугпідтримки функціонування інформаційних систем: основні фактори.
Управлінняорганізаційними змінами в процесі впровадження нових видів інформаційнихтехнологій. Заходи щодо планування реалізації інформаційних систем: тестування,збирання та ведення необхідної документації, навчання персоналу, організаціяобслуговування інформаційних систем в організації.
Реінжиніринг– процес постійного аналізу і впровадження поліпшень в компанії, але хібаможливо поліпшувати роздільно взаємопов’язані процеси. Це те ж саме, колилюдина, не знаючи, що саме у неї болить, починає лікувати щось одне, дуже частопорушуючи інші процеси в організмі. Так і на підприємстві: компанія, що ініціюєпроекти разового поліпшення, може стикнутися з тим, що поліпшення в одній сферіпризведе до порушень в інших видах бізнесу. Успіх таких проектів можливий лишев компаніях з повністю відокремленими бізнес-процесами, чого я, як консультант,у своїй практиці не зустрічала.
Якще один контраргумент, хочу назвати складність стикування «клаптиків». Коликомпанія проводить «клаптиковий» реінжиніринг, існує ризик, що створені моделіпроцесів, які складають єдине ціле, не зійдуться на стиках. До цієї проблемиможна віднести і різні точки зору команд, що проводять проекти, і розірваністьу часі, яка може породжувати додаткові зміни, і ланцюгову реакцію підрозділівкомпанії в цілому при зміні діяльності якогось із них. Про виникаючі проблемиможна говорити довго, однак варто зазначити, що з багатьма можна зіштовхнутисяі при проведенні комплексних проектів. Єдина відмінність у тому, що у випадкукомплексної процедури знайти рішення набагато простіше завдяки єдиній,виробленій ще на початкових етапах точці зору та більшої узгодженості процедур.
Звичайно,обачність ще нікому не шкодила. «В ковбаню – з головою» — також не варіантцілеспрямованого розвитку компанії. Однак, якщо зупиняти свій вибір на «клаптикових»проектах, то лише зі стратегічною перспективою глобалізації даних процедур. Такяк комплексні проекти – це процедури, розтягнуті в часі, і які вимагають відкомпанії не лише фінансових, але й моральних ресурсів, тому часто глобальнийпроект доцільно розбивати на декілька «клаптикових», що дасть можливість нелише більш раціонально використати ресурси компанії, але й окремо виділитирезультати міні-проектів для більшого стимулювання їх продовження.
Дробленняглобальних проектів реінжинірингу повинно проводитися на стадії розробкитехнічного завдання і прийняття планів виконання. Єдине технічне завданняпроекту дозволить на кінцевому етапі зв’язати воєдино всі «клаптики» і отриматицілісний структурований механізм впровадження змін.
Тепердекілька слів про комплексні проекти. Дані процедури в багато чому схожі:починаючи від етапів проведення до використовуваних в ході їх здійсненняінструментів. Однак між ними існує глобальна відмінність, що проявляється ще наетапі постановки цілей реінжинірингу.
«Тотальнемоделювання» – це написання технічного завдання програмістам для створення івпровадження автоматизованої системи управління, яка допоможе формувати інакопичувати управлінську інформацію, полегшуючи тим самим прийняття рішень нарізних рівнях менеджменту.
Проект«комплексного впорядкування діяльності» представляє собою більш ґрунтовнийпідхід до реінжинірингу. В даному випадку ставиться завдання не простосформувати механізм автоматизованого формування і накопичення інформації, але й«прозору» структуру управління і внутрішньої взаємодії, що дозволить надалівносити зміни з метою реалізації конкурентних переваг компанії.
Проектимоделювання системи управління на базі існуючої проводять більшість компаній –розробників ІТ-комплексів управління і компаній, що займаються продажею данихкомплексів. Однак мало хто з них візьметься за проведення комплексного проектуреінжинірингу, що потребує не тільки і навіть не стільки ІТ-спеціалістів,скільки залучення консультантів у галузі управління.
Щостосується досвіду проведення комплексного реінжинірингу, то в Україні вінневеликий. Деяким компаніям не вистачило «терпіння» довести проект до кінця,обриваючи його на проміжних результатах, які частіше всього не настількидовговічні, як хочеться. Деякі відмовлялися, не витримуючи фінансового тискупроекту. Однак хочу відзначити, що ті, хто все ж таки пройшов цей шлях докінця, не розчарувалися в результатах, отримавши не тільки автоматизованусистему управління, але й бізнес, що піддається подальшим змінам та вдосконаленням.
Другепитання, якому хотілося б приділити особливу увагу, – це вибір програмногозабезпечення. Причому це питання має двоїстий характер, оскільки програмнезабезпечення потрібне не тільки як база реалізації проекту, але й як інструментдля проведення реінжинірингу.
Дляпостановки загального і обов’язкового для застосування управлінцями,розробниками моделей бізнес-процесів і виконавцями завдання ре інжинірингуповинен використовуватися єдиний стандарт корпоративного проектування, такзвані CASE-засоби. Існує понад два десятки технологій проектуваннябізнес-процесів, але найбільш популярні серед спеціалістів, що проводять реінжиніринг, стандарти IDEF (Integrated Computer Automated ManufacturingDefinition) і методологія ARIS (Architecture of Integrated InformationSystems).
Ідеястворення сімейства стандартів IDEF народилася в середині 70-х років уВійськово-повітряних силах США як продукт для вирішення проблеми підвищенняпродуктивності та ефективності інформаційних технологій. Частина цього сімейства,що відноситься до методів і технологій створення моделей складних систем іпроектування комп’ютерних систем, має безпосереднє відношення до моделюваннябізнес-процесів, а саме: IDEF0 (модель функцій), IDEF1 і його розширення IDEF1Х(інформаційна модель і модель даних, відповідно), IDEF2 (динамічна модель),IDEF3 (модель процесів) і IDEF4 (об’єктивно-орієнтовані методи проектування).Однак багато стандартів сімейства фактично залишилися на папері (наприклад,стандарт IDEF2 не знайшов визнання серед користувачів через складністьвнутрішнього язика). Найбільш широке застосування знайшли стандартфункціонального моделювання IDEF0 і процесного моделювання IDEF3.
Література:
Проблеми іперспективи розвитку банківської системи України: Збірник тез доповідей IX Всеукраїнської науково-практичноїконференції(9-10 листопада 2006 р.).Ч.2: Збірник/УАБС НБУ- Суми: УАБС НБУ,2006.- 36 с.
Проблеми іперспективи розвитку банківської системи України: Зб.тез доповідей X Всеукраїнської науково-практичноїконференції (22-23 листопада 2007 р.): У 2-х т.: Т.1: Збірник/Держ. вищийнавчальний заклад «УАБС НБУ»- Суми: УАБС НБУ, 2007.- 206 с.
Проблеми іперспективи розвитку банківської системи України: Зб.тез доповідей X Всеукраїнської науково-практичноїконференції (22-23 листопада 2007 р.): У 2-х т.: Т.2/Держ. вищий навчальнийзаклад «УАБС НБУ»- Суми: УАБС НБУ, 2007.- 86 с.
Сучасна картинасвіту: інтеграція наукового та позанаукового знання: Збірник наукових праць /Національний банк України; Українська академія банківської справи; Кафедрасоціально-гуманітарних дисциплін.- Суми: Мрія-1 ЛТД, 2002.
Сучасна картинасвіту: інтеграція наукового та позанаукового знання: Збірник наукових праць /Мін-во освіти і науки України; Українська академія банківської справи; Кафедрасоціально-гуманітарних дисциплин.- Суми: "Ініціатива", 1999.- 60 с.
Українськеадміністративне право: актуальні проблеми реформування: Збірник науковихпраць /НАН України; Інститут держави і права ім. В.М. Корецького; Українська академія банківської справи.-Суми: Ініціатива, 2000.- 282 с.
Экономическая политика исотрудничество регионов Украины и России: проблемы и перспективы: Материалымеждународной научно-практической конференции 13-14 мая 1998 года / Украинскаяакадемия банковского дела.- Сумы: «Инициатива», 1998.- 96 с.
Енциклопедичнийсловник бізнесмена: Менеджмент, маркетинг, інформатика / Під заг. ред. М.І.Молдаванова. – К.: Техніка, 1993. – 856 с.