Реферат: Служебные записки, распоряжения, инструкции и другие внутренние документы компании
1. Внутренняя документация Вашей компании.
Обязательноли формулировать цели работы компании на бумаге?
Очевидно,что любой предприниматель заинтересован в успешной деятельности своей компании.Для успешного начала и поддержания деятельности предприятия его владельцами иуправляющими намечаются цели и задачи. Цели — это четко определенныерезультаты, к достижению которых стремится организация. Система задач —это тот фундамент, на котором базируется ее повседневная деятельность.
Целимогут быть, например, такими: максимальное увеличение чистой прибыли,удовлетворение потребностей клиентов, учет интересов сотрудников, максимальноеувеличение доли ранка, принесение пользы обществу.
Нисами организации, ни специалисты по этим вопросам не пришли к согласию о том,насколько конкретными должны быть цели. Однако все согласны с тем, что онидолжны быть обязательно (их также называют задачами, миссиями, основнымипринципами и т.п.).
Целиорганизации выполняют следующие функции:
Ониопределяют курс, которому следует организация.
Ониустанавливают основные принципы функционирования компании.
Ониформируют документ, дающий организации право на существование ифункционирование.
Онислужат нормами, соблюдение которых может привести к достижению успеха.
Онипоказывают желаемое состояние дел (а не уже достигнутое).
Хотяцели организации время от времени претерпевают изменения, они важны, так какнаправляют усилия сотрудников в общее русло.
Нужноли конкретизировать общие цели компании?
Цели,как правило, бывают выражены общими словами, поэтому они не могут датьработнику представления о том, что должен делать именно он, чтобы их достичь.Поскольку существует множество способов достижения целей, то возникаетнеобходимость в определении конкретной политики работы компании и методов ееосуществления.
Политикакомпании представляет собой общие принципы работы компании. Политикакомпании — это каркас, построенный в соответствии с целями организации ипредназначенный для того, чтобы помогать менеджерам принимать решения.Поскольку политика представляет собой только основные установки, то менеджерупредоставляется определенная свобода действий в принятии решений. Нижеприведены примеры того, как цели могут соотноситься с политикой (общимипринципами работы) компании:
Цель Политика (общие принципы)Удовлетворение потребностей клиентов
Принесение пользы обществу
Удовлетворение потребностей сотрудников
Если клиент недоволен приобретенным товаром или полученными услугами, то его деньги будут возвращены.
Менеджерам следует использовать любую возможность вовлечения организации в общественную деятельность, в проведение адресных благотворительных акций и т.п.
Все выдвижения на руководящие посты должны осуществляться из числа сотрудников компании.
Вприведенном выше примере обратите внимание на то, каким образом обеспечиваетсянекоторая свобода действий менеджеров и гибкость при принятии ими решений. Чемвыше должность менеджера в организации, тем большая свобода действий емупредоставлена.
Сформулированныеобщие принципы (политика) работы компании помогают ей достигать целей. Наличиеполитики, во-первых, существенно облегчает процесс принятия решений. Во-вторых,становится возможным избежать конфликтов с сотрудниками. И, наконец, в-третьих,наличие политики может помочь сэкономить время, так как спасает менеджеров отнеобходимости вновь принимать одни и те же решения.
Конечно,невозможно сформулировать такие принципы, которые соответствовали бы любымобстоятельствам. Невозможно создать политику на все случаи жизни. Очевидно,облегчая процесс принятия решений, политика одновременно несколько ограничиваетгибкость менеджеров. В любой политике существуют исключения из правил, и эточасто приводит к разочарованию.
Политикакомпании определяет основные принципы принятия решений. Она создается для того,чтобы помочь компании достичь поставленных целей. Если возникает потребность вболее конкретных руководствах по принятию решений, то пишутся методики,правила, положения и инструкции.
Чемметодика работы компании отличается от ее политики?
Методикойназывается конкретное руководство по принятию решений, которое являетсяинструментом проведения политики в жизнь. Если политика предоставляетопределенную свободу действий в принятии решений, то методики предоставляюточень мало таких свобод или не предоставляют их вовсе.
Руководстваи положения отличаются от правил. Если методика подразумевает некоторуюсвободу, то она называется руководством или положением. Если же нет, то онаназывается правилами. Например:
Цель:Удовлетворение потребностей клиентов
Политика(общие принципы): Если клиент недоволен приобретенным товаром, то его деньгибудут возвращены
Методика(руководство или положение): Необходимо тщательно проверить возвращенный товарна предмет того, не был ли он использован не по назначению
Методика(правило): Клиент должен расписаться в акте за возвращенные деньги
Толькодля одной этой цели можно составить длинный список руководств и правил.Обратите внимание на то, что чем правее графа таблицы, тем меньше свободы имеетсотрудник в своих действиях.
Какопределить, нужно ли моей компании сформулировать общие принципы своей работы?
Невсе компании имеют письменно оформленную политику и методики ее осуществления.Чем больше размер компании, тем вероятнее наличие письменно оформленнойполитики и тем большим будет количество имеющихся методик. При изложенииосновных принципов функционирования компании могут использоваться разныедокументы, ими необязательно должны быть именно цели, политика и методики, этиже три документа, к примеру, могут быть составляющими одного. Но самым важнымявляется то, чтобы они были ясными и понятными и чтобы им следовали.
ЕслиВы ответите положительно на хотя бы один из приведенных ниже вопросов, Вамстоит всерьез задуматься о необходимости формулирования в том или ином видеобщих принципов работы Вашей организации:
Приходитсяли организации часто бросать персонал с одной работы на другую?
Высокли уровень текучести кадров среди сотрудников?
Несчитает ли начальство, что их подчиненные все быстро забывают?
Многоли сотрудникам приходится выполнять сложных и часто повторяющихся действий?
Склонноли начальство к формализации коммуникаций путем «отражения всего в письменномвиде»?
Приходитсяли начальникам часто повторять указания?
Бываетли, что работники забывают важные шаги при решении сложных задач?
Бываетли, что работники жалуются на то, что они не знали, что при выполнениикакой-либо задачи требовалось предпринять тот или иной шаг?
Впроцессе совей работы Вам, скорее всего, придется столкнуться с необходимостьюнаписания политики/методики работы компании в одной из трех ситуаций: (1) приорганизации новой компании; (2) если возникает необходимость в новойполитике/методике; (3) если перерабатываются уже существующие принципы иметодики.
По-видимому,Вам придется разрабатывать политику и методики, посвященные разнообразнымвопросам. Во время работы пользуйтесь принципами, упомянутыми ранее.Подготовленный Вами документ должен быть конкретен, понятен, исчерпывающ,последователен и эффективен.
Вэффективной политике/методике должны содержаться ответы на пять вопросов: Кто?Что делать? Когда? Как? Почему?
Помните,что политика (общие принципы) должна предшествовать методике (руководствам,положениям и правилам), а методика должна быть расписана по шагам. Старайтесьчетко разграничивать шаги методики. Отдельные шаги методики обычноподразумевают разные действия. В идеале в каждом шаге не должно быть описанобелее одного действия. Если при выполнении методики должна быть соблюденакакая-либо последовательность действий, то обязательно нумеруйте шаги.
Обычнозаявления о политике и применяемых процедурах должны иметь такой формат:
1.Общие принципы
2.Стратегии, касающиеся конкретных вопросов
3.Методики (руководства, положения, правила)
Посвоему содержанию общие принципы деятельности компании являются инструктивнымидокументами, поэтому в процессе их подготовки Вы можете также пользоватьсярекомендациями, приведенными в п. 5 настоящей главы — «Как написатьхорошую инструкцию или основные принципы создания инструктивной документации».
2. Особенности работы с внутрифирменнойдокументацией.
Ктов компании должен заниматься работой с внутрифирменной документацией?
Информационно —документационное обеспечение деятельности любой организации является оченьважной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функцииобычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметьразличные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. Внебольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря.
Основнымнормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживаниюорганизации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она наоснове общегосударственных нормативных документов: Основных положенийГосударственной системы документационного обеспечения управления, Основныхправил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов наунифицированные системы документации, методических материалов архивных органов,ведомственных правил.
Чтотакое внутренний документооборот и каковы его основные этапы?
Документооборотомназывается движение документов в организации с момента их создания илиполучения до завершения исполнения или отправки. Вся документация организацииделится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие(отправляемые) документы; внутренние документы. Каждый из потоков имеет своиособенности в составе, количестве, обработке и движении. Общее количестводокументов всех потоков за год составляет объем документооборота организации.
Отчеткости и оперативности обработки и движения документов зависит скоростьполучения информации, необходимой для выработки решений. В технологическойцепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
Приеми первичная обработка документов;
Предварительноерассмотрение и распределение документов;
Регистрация;
Контрольза исполнением;
Информационно —справочная работа;
Исполнениедокументов и отправка.
Какосуществляется прием и первичная обработка документов?
Этаоперация проводится обычно секретарем, а в крупных организациях —специально выделенным работником. Документы могут быть получены по почте,доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электроннойпочте.
Приполучении документов прежде всего проверяется правильность их доставки.Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылаетсяадресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и егоцелостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факсапроверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количествауказанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполногополучения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц обэтом сообщается отправителю.
Еслидокументы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющихнадпись «лично».
Навсех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлениидокумента в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядковогономера. Кроме того, на ней может быть указано сокращенное наименованиеорганизации — получателя. Учетный порядковый номер последнего документа,полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа.
Первичнаяобработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые инерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителямили структурным подразделениям компании. В организации должен быть списокдокументов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения кинструкции по делопроизводству.
Затемпроисходит предварительное распределение документов. К руководителю должныпоступить документы, касающиеся деятельности организации в целом, попринципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительныедокументы вышестоящих организаций, если таковые имеются. Остальные документыдолжны передаваться непосредственно исполнителям — специалистам.
Обработкаи передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Еслидокумент предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями илилицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Какдокументы регистрируются?
Наформальном языке регистрация документов определяется как «фиксация фактасоздания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров изаписи установленных сведений о них».
Регистрацияимеет три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работапо документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специальногоучета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способаполучения или отправки. Процесс регистрации представляет собой снятие сдокумента определенной информации (реквизитов) для создания базы данных одокументах организации.
Издокумента выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения,входящий номер (индекс), дата документа, индекс (исходящий номер) документа,автор (т.е. чей это документ), заголовок (о чем этот документ), резолюцияруководителя, срок исполнения, исполнитель (кто с ним работает), процессисполнения (фиксируются все перемещения документа внутри компании и какисполнен), номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Формырегистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и электронная.
Хорошоорганизованная система регистрации документов позволяет в любой момент найтиответы на вопросы:
Укого, на какой стадии работы находится любой документ;
Вкаких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Вэтом заключается информационно — справочная работа, осуществляемая, какправило, секретарем.
Какосуществляется контроль за исполнением документов?
Контрольисполнения полученного задания является одной из функций управления. Контрольпо существу исполнения поручения осуществляет руководитель или специальноуполномоченные лица, а контроль за сроками исполнения документов ведетсекретарь.
Контрольза сроками исполнения помогает вести картотека с 32-мя подвижнымиразделителями, 31 из которых — это числа месяца, а 32-й разделительпредназначен для документов, срок исполнения которых истекает в следующеммесяце. Такая картотека позволяет вести не только текущий, но ипредупредительный контроль, давая возможность секретарю напоминать сотрудникамо заданиях, срок исполнения которых истекает через 3 дня. Срок исполнениядокументов определяется руководителем или внутренними инструкциями. Когдадокумент исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении,указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.
Существуетли специальная процедура отправки документов?
Обработкаи отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих,проводятся, как правило, секретарем.
Получивдокумент к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:наличие подписи, наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, еепроставляют), наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса,наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Этиэлементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и пофаксу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полномкомплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
Приотправке документа по почте он вкладывается в конверт. Документы, отправляемыев один адрес, вкладываются в один конверт. Оформление документов,предназначенных к почтовой отправке, проводится в соответствии с требованиямиПочтовых правил.
Какпроисходит систематизация документов?
Чтобыбыстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимоправильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства. Простейшейклассификацией документов является их группировка в дела. Группировка, какправило, осуществляется в соответствии со следующими признаками: номинальный,предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический,хронологический, экспертный.
Номинальныйпризнак предполагает группировку в одно дело документов одного вида —приказов, протоколов, актов и т.д.
Предметно-вопросныйпризнак — это объединение в одну папку документов по одному вопросу,например: «Судебное дело» или «Документы о строительстве нового учебногокорпуса».
Авторскийпризнак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документыодного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.).
Корреспондентскийпризнак используется, когда формируется переписка с определеннымкорреспондентом, например: переписка с фабрикой «Рассвет».
Впрактике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папкудокументы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определеннойтерритории (край, область, район). Такая группировка дела ведется погеографическому признаку, например: переписка с дилерами Красноярского края опроведении совместной рекламной кампании.
Хронологическийпризнак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметрыдокументов в деле, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь (чаще всегоэтот признак используется при группировке бухгалтерских документов).
Крометого, при раскладке документов в дела учитываются сроки их хранения —экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.
Приклассификации документов, как правило, используется несколько признаков ивсегда учитывается экспертный. Признаки группировки документов отражаются взаголовке дела. Например: Приказы директора института за 2001 год (номинальный,авторский, хронологический), Заявки дилеров Липецкой области на поставкухолодильников (номинальный, географический, предметно-вопросный).
Чтотакое номенклатура дел?
Номенклатурадел — это специальный классификационный справочник, закрепляющий заголовкидел и определяющий порядок раскладки документов в дела. Основное требование,предъявляемое к номенклатуре, — охват всех документов, получаемых извне исоздаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура должна даватьвозможность найти место для любого документа организации. Общие требования кноменклатурам изложены в основных нормативных документах по организацииделопроизводства и архивного дела: Государственная система документационногообеспечения управления и Основные правила работы вневедомственных архивов.
Номенклатурадел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная итиповая. Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единуюсистему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов,установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры делдокументационные службы и архивы центральных ведомств для подведомственных иморганизаций. У каждой организации есть своя конкретная номенклатура дел,которая при наличии соответствующих примерных и типовых номенклатур должна наних основываться.
Приформулировании заголовков дел, включенных в номенклатуры, учитываетсятребование краткости и предельной точности, так как именно по заголовку делаидет в дальнейшем поиск нужного документа. Начинается заголовок с указания родазаводимого дела (переписка, дело, документы) или вида документа (приказы,протоколы, планы, отчеты), затем уточняется автор, вопрос, корреспондент ипериод, за который откладываются документы. Заголовки дел в номенклатурерасполагаются в определенной последовательности, с учетом важности документов иих взаимосвязи.
Какосуществляется формирование и хранение дел?
Подформированием дел понимается отнесение документов к определенному делу исистематизация документов внутри дела. Распределение документов в делапроизводится в соответствии с номенклатурой дел. Основными нормативнымидокументами, в которых достаточно полно изложены требования к формированию,оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы вневедомственныхархивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления».
Формируюти хранят дела либо в структурных подразделениях по месту образованиядокументов, либо в секретариате (канцелярии). Если появляются документы, делодля которых не предусмотрено номенклатурой, то на них заводится самостоятельноедело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.
Длятекущего хранения документов используют папки-скоросшиватели илипапки-регистраторы. Документы подшиваются в дело в одном экземпляре. Толщинадела не должна превышать 250 листов (3-4 см). Если документов набираетсябольше, формируются новые тома. Как правило, документы формируются в дело заодин календарный год. Внутри дела документы помещаются в хронологическомпорядке в сочетании с вопросно-логическим (т.е. документ-ответ задокументом-запросом). Возможна также алфавитная систематизация однородныхдокументов внутри дел, когда используются фамилии авторов, названия учреждений,корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.п.Документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.)группируются в нумерационном порядке.
Делахранятся по месту формирования до передачи их в архив организации. Подготовкадел к сдаче в архив для их последующего хранения и использования —завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Дела длясдачи в архив готовятся в соответствии с требованиями, разработанными архивнымиучреждениями (см. Основные правила работы вневедомственных архивов). Подготовкадел и сдача их в архив включает: проведение экспертизы научной и практическойценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным идолговременным сроками хранения.
Экспертизаценности документов должна проводиться систематически с целью установлениясроков их хранения. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются спомощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечнейнаиболее типичной для большинства организаций и предприятий документации. Коммерческиеорганизации могут также пользоваться вышедшим в 1996 г. справочным пособием«Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся вдеятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственныхтовариществ и обществ, производственных кооперативов)».
Взависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаютсяпостоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцатьлет и т.д. Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончаниядела.
Уточнивсроки хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшимисроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление делазависит от ценности собранных в нем документов и сроков их хранения. Делавременного (до 10 лет) хранения подлежат упрощенному оформлению. Проверяется ихналичие в соответствии с номенклатурой дел, проводится их систематизация, и онипередаются в архив. Такие дела остаются на скоросшивателях и не нумеруются.
Делапостоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подлежатполному оформлению, которое включает: переплет или подшивку дела, нумерациюлистов, оформление реквизитов обложки. В конце дела вкладывают чистый бланкформы листа-заверителя (приведена в приложениях к Основным правилам работывневедомственных архивов) для заверительной надписи. Затем дело подшивают втвердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают. На листе-заверителеделается надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованныхлистов. Для особо ценных дел составляются внутренние описи.
Послеподшивки и нумерации оформляется обложка дела. Ее элементы определены ГОСТ17.914-72 «Обложки для длительного хранения. Типы, размеры, техническиетребования».
Навсе оформленные и подготовленные к сдаче в архив дела составляются описи. Покаждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (вт.ч. и аннотация), дата, количество листов, примечания, срок хранения дела. Всеэти данные переписываются с обложки дела. Если дело состоит из несколькихтомов, то каждый том описи получает самостоятельный номер.
Делапостоянного срока хранения в установленном порядке передаются в государственныеархивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что ихдокументы составляют негосударственную часть Архивного фонда РоссийскойФедерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их посоглашению на хранение в государственные архивы (см. Основы законодательстваРоссийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах).
3. Правила подготовки служебных записок.
Вчем заключаются функции служебных записок?
Служебнаязаписка — это письменное сообщение для использования внутри организации.Традиционно письма применяют для внешних связей, в то время как служебныезаписки обычно предназначены исключительно для внутренних коммуникаций.Исследователи обнаружили, что 90% сообщений, написанных деловыми людьми,существует в форме писем или служебных записок. Эти же исследователи выяснили, чтоделовые люди пишут больше служебных записок, чем писем.
Основноеобъяснение популярности служебных записок заключается в том, что ворганизациях, особенно в больших, внутренние коммуникации чрезвычайно нужны.Организации растут, проблемы координации становятся все более серьезными.Служебные записки помогают различным подразделениям организации поддерживатьсвязь.
Служебныезаписки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела вдругой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобыобратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка — это наиболеешироко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.
Каковыпреимущества служебных записок как средства внутренней коммуникации?
Таккак служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций,то может показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написатьслужебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записокдает определенные преимущества:
Служебнаязаписка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебнаязаписка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могутпользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебныезаписки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка нарегистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более позднейдатой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата,персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.
Служебнаязаписка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержитслишком много очень специфических деталей или его сложно передать в устнойформе, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегкопонять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятиявозрастает. Таким образом, служебные записки становятся прекрасными«шпаргалками».
Служебныезаписки могут быть доступны сразу нескольким читателям одновременно. Если Выхотите передать сообщение нескольким сотрудникам сразу, то на индивидуальноеобщение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могутзатруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть переданабольшому количеству адресатов одновременно.
Занимаясьподготовкой служебной записки, помните, какое значение она может иметь дляВашей организации, а также для Вас лично. Не забывайте, что Вы производитевпечатление не только на тех сослуживцев, с кем Вы непосредственно общаетесь.Какое-то впечатление о Вас создается у всех, кто читает Ваши служебные записки.Вы можете воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятногомнения о себе.
Готовяслужебную записку, старайтесь делать это с некоторой долей осторожности, помняо том, что иногда служебная записка, предназначенная для внутреннегоиспользования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это можетнегативно повлиять на репутацию Вашей компании, однако не может быть поводомдля отказа от использования служебных записок вообще.
Счего следует начать подготовку служебной записки?
Независимоот ситуации, в которой пишется служебная записка, начинать необходимо с еепланирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем Вы пишете? Затемпостарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: КомуВы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотитедонести до читателя.
Служебнуюзаписку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутриорганизации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали иизысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которымприходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываютсянад подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебнаязаписка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.
Темне менее, при подготовке служебных записок нелишне руководствоваться приемаминаписания эффективных деловых писем, представленными в Главе 3. Как и вписьмах, в служебных записках информация с хорошими или нейтральными новостямидолжна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержитнегативную информацию, то будет лучше, если ее основные идеи будутрасполагаться в обратном порядке.
Какимимогут быть основные цели подготовки служебных записок?
Служебныезаписки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают всебя:
Запросинформации;
Выдачуинструкций;
Сопровождениедругого сообщения (сопроводительная записка);
Объявления(извещения).
Служебнаязаписка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любойорганизации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запросчитателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написатьответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапаподготовки служебной записки с запросом информации:
1.Обозначьте основную мысль — запрос.
2.Изложите необходимые детали.
3.Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющуюинформацию.
Эффективностьзаписки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержаниясообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.
Припередаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнестиинформацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось безответа. В то же время старайтесь избегать «пережевывания» и повторенияочевидного.
Сопроводительнаяслужебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение.При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем илииным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать егоосновные положения.
Служебнаязаписка может быть также использована для сообщения о таких событиях, какперемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании.Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногдаони могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешиваютна доске объявлений компании.
Каковдолжен быть формат служебной записки?
Форматслужебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутреннейкоммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структурыинформации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхнейчасти страницы и включают в себя:
Кому:
От:
Дата:
Тема:
Введяэтот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа водной и той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.
Нижеприведен пример служебной записки:
Кому:Всем руководителям отделов
От:Сергей Иванов, руководитель службы персонала
Дата:22 марта 2002 г.
Тема:Составление графика отпусков
Всвязи с приближением летнего сезона прошу Вас представить в службу персоналаграфики отпусков сотрудников Ваших подразделений не позднее 30 марта с.г. Любыекорректировки графика после его утверждения руководством, начиная с 15 апреляс.г. необходимо представлять в службу персонала не позднее, чем за месяц до предполагаемыхизменений.
Длинаслужебных записок может быть различной. Одни записки кратки и, возможно, непревышают нескольких предложений, в то время как другие могут заниматьнесколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждаяпоследующая должна содержать заголовок с именем адресата, номера страницы идаты, так же как и в обычном письме. В некоторых организациях в такой заголовоктакже включается тема служебной записки.
4. Записки и сообщения по электроннойпочте.
Зачемнужны записки?
Памятнаязаписка, или просто записка, обычно используется для коротких сообщений внутриорганизации. Она имеет широкое многообразие применения и может использоватьсядля делового общения как между отдельными лицами, так и между группами. Официальныезаписки главы компании или глав ее подразделений используются для внутреннихуведомлений по вопросам оплаты, графика работы и т.д. Записки такого типаобычно размещаются на досках объявлений для возможности ссылок на них вдальнейшем. Формат записки с подходящими заголовками и подзаголовкамиприменяется также для некоторых коротких деловых отчетов.
Вомногих организациях такие записки постепенно уступают место сообщениям поэлектронной почте, посылаемым по внутренней сети, именуемой иногда «Intranet».
Конечно,электронная почта широко используется и во внешней коммуникации, однако вданной главе будет рассказано только об использовании электронных средств длявнутрифирменной коммуникации.
Отчего зависит формат электронной записки?
Большинствоорганизаций старается поддерживать некий собственный «домашний стиль» такихдокументов. Форматы электронной почты также существенно зависят отиспользуемого программного обеспечения. Далее мы поговорим о некоторых общихправилах внутрифирменной электронной коммуникации.
Обязательноли писать заголовок для электронной записки?
Краткийописательный заголовок поднимаемого в Вашей записке вопроса позволяетполучателю сразу понять, о чем идет речь. Ваш получатель, вероятно,просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличиезаголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них.
Нужныли в электронных записках приветствия?
Электронныезаписки должны быть деликатными, но краткими. Поэтому в них можно опускатьофициальные обращения — приветствия (например, «Уважаемый...», «ИскреннеВаш...», «С почтением...» и др.), обязательные для деловых писем.
Какбыть с подписью?
Некоторымлюдям нравится подписывать свои записки или ставить инициалы, чтобы подчеркнутьсвое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что Выотправили окончательный вариант документа, а не более ранний черновик.Программные пакеты электронной почты позволяют добавлять адресные детали вкачестве своего рода электронной подписи.
Можноли отправлять по электронной почте конфиденциальные материалы?
Еслисодержание записки считается личным или конфиденциальным, обязательно сделайтеоб этом пометку в заголовке записки или сообщения по электронной почте. Дляобеспечения конфиденциальности получаемой электронной почты необходима системавходных номеров и паролей («login») для ограничения доступа к личному почтовомуящику.
Однако,если коллеги работают на Вашем компьютере в течение дня, имейте в виду, что онимогут случайно наткнуться на Вашу конфиденциальную входящую почту.
Какподтолкнуть получателя к своевременному ответу на электронное сообщение?
ЕслиВы предполагаете получить ответ от своего адресата, то устанавливайте в своемсообщении реалистичный, но четко оговариваемый крайний срок. Это лучше сделатьделикатно, а можно и подкрепить кратким пояснением или стимулом. Например: «Вцелях своевременного бронирования места, пожалуйста, подтвердите свое прибытиедо вторника 18 июня». Избегайте неопределенных заявлений типа «… в нужноевремя...». Получатели будут интерпретировать это, как свидетельство низкогоприоритета сообщения и вряд ли станут отвечать на него. Заголовок с пометкой«срочно» остается эффективным лишь до той поры, пока не начинает использоватьсябез надобности или слишком часто.
Ксожалению, ответы на многие записки и сообщения по электронной почте не будутприходить с первого раза. Электронная почта обладает преимуществом возможностиавтоматического подтверждения получателем факта прочтения сообщения. Однако,возможно, Вам все-таки придется посылать напоминания тем, кто не дает ответа.
5. Как написать хорошую инструкцию.
Чтотакое инструкция?
Инструкция —это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил,регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые ииные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (ихподразделений и служб), должностных лиц и граждан. Основной целью инструктивнойдокументации является обучение последовательности действий или оказание помощив качестве справочной информации по обучению.
Инструкциииздаются также в целях разъяснения и определения порядка применениязаконодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.
Накаждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всехдолжностей структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности,права, ответственность, должностные взаимоотношения.
Инструктивнаядокументация может быть также представлена описанием операционной системыкомпьютера, инструкциями по выполнению рабочего или специального задания илируководством по программному обеспечению.
Каковыосновные принципы создания инструктивной документации?
Хорошиеинструкции точно сформулированы, понятны, полны, последовательны и эффективны.Каждая из этих характеристик является ориентиром для автора инструкций.
Первыйпринцип: избегайте неопределенности. Чем более конкретна инструкция, тем лучше.Лучше сказать: «свернуть налево у большого дуба, где стоит дом с зеленойчерепичной крышей с надписью «продается»», чем просто сказать: «Свернуть убольшого дерева». Описывая доходчиво, избегайте слов, имеющих множественныйсмысл или бессмысленных. Точность — важный аспект ясности.
Второйпринцип: будьте понятны. Инструкции следует готовить для конкретныхполучателей. Нацеливайте Ваше сообщение на предполагаемую аудиторию. Если Выготовите документацию для компьютерной системы, Вам необходимо учесть уровеньинформированности о системе Вашей аудитории. Использование жаргона и акронимовможет быть допустимо в одних аудиториях и неприемлемо в других. Кроме того,инструкции можно сделать более понятными, используя короткие предложения,общепринятые слова и хорошие связки.
Третийпринцип: предоставляйте полную информацию. Инструкции могут быть ясными ипонятными, но все же неудачными, если они неполные. Если упустить какой-нибудьважный шаг при описании методики, то это может привести в невозможностивыполнения задания. Кроме определения всех основных действий или элементовВаших инструкций предусматривайте возможность возникновения различных проблемили вопросов. В качестве одного из средств проверки Ваших инструкций на полнотузадавайте себе вопросы: Кто? Что? Когда? Где? Как? Почему?
Четвертыйпринцип: будьте последовательны. Выдаваемые инструкции будет легче осуществить,если они последовательны и согласованы. Различайте структурные уровни внутриВаших инструкций и делайте их очевидными для получателя. Например, в письменныхинструкциях трактуйте каждый основной шаг одинаково, каждый шаг следующегоуровня также согласовывайте, и т.д. Каждый основной шаг предпочтительноначинать с новой страницы, использовать один и тот же шрифт и форматы иначинать с краткого обобщения.
Пятыйпринцип: будьте эффективны. Эффективность означает сведение к минимуму текстаинструкции при соблюдении четырех предшествующих принципов. Эффективностидостигнуть нелегко, поскольку ясные, однозначные, понятные, последовательныеинструкции, вероятно, будут длинными. Однако следует искать способыминимизировать Ваши инструкции. Например, начинать каждое из семи действий сфразы «Ваш следующий шаг при выполнении задачи...» неэффективно. Вместо этогоиспользуйте подобную фразу однажды, а затем, после двоеточия, перечислите всесемь действий.
Эффективностьчасто достигается посредством использования кратких обобщений, характеризующихсодержание инструкции, например: «Установка этого программного обеспечениявключает три основных этапа и занимает восемь минут. Однако перед установкой Выдолжны выяснить свой серийный номер и количество оперативной памяти Вашегокомпьютера». Краткие обобщения (обзоры предполагаемых действий) помогают избежатьнеэффективности прохождения части описанного в инструкции пути до того момента,когда Вам станет ясным, что у Вас не хватает оборудования или информации длятого, чтобы завершить задачу.
Счего следует начать подготовку инструкции?
Присоздании инструктивной документации кроме применения основных принципов такжеследует учитывать, каким образом данная информация может быть использованаВашей аудиторией. Пилот самолета обращается к списку необходимых действий иусловий каждый раз перед взлетом. Специалист, работающий с компьютером,обращается к инструкции для того, чтобы вспомнить комбинацию клавиш для редкоиспользуемой команды. Новый служащий следует наставлениям, подготовленным егопредшественником, чтобы справиться со сложной задачей. Претендент на какую-либодолжность изучает должностные инструкции, чтобы оценить уровень своего интересак этой должности.
Каждыйиз этих документов имеет четкую цель и особенности, связанные с егопредполагаемым применением. При подготовке инструкций Вам поможет следующийсписок вопросов, на которые Вы должны найти ответы, прежде чем приступать кнаписанию документации:
Длячего предназначена эта документация?
Ясоставляю документацию для отдельного пользователя или для группыпользователей?
Будетли пользователь обращаться к этой документации более одного раза?
Какдолго будет использоваться данная версия документации? (Каков срок ее жизни?)
Нуженли глоссарий?
Проверенали мною документация на восприятие неподготовленным пользователем?
Подходитли стиль написания для самого низкого уровня потенциальных пользователей?
Следуетли включать предметный указатель?
Какоевизуальное подкрепление, наглядные пособия могли бы быть полезными?
Какследует оформлять официальные внутрифирменные инструкции?
Инструкцияоформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительнымактом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующийпо форме гриф утверждения. Гриф утверждения имеет два варианта оформления:
УТВЕРЖДАЮ
ПрезидентАкционерного общества «Олимп»
подписьВ.Л. Плотников
30.03.02
УТВЕРЖДЕНО
Приказминистра здравоохранения России
15.11.99№ 287
Наинструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением краспорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительнымдокументом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции,перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываютсяответственные исполнители.
6. Составлениеорганизационно-распорядительных документов.
Вчем заключается процесс подготовки распорядительных документов?
Наиболеераспространенными видами распорядительных документов, издаваемых в организацияхразличных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы,распоряжения (указания). Все распорядительные документы должны строгосоответствовать закону, ни один из них не может содержать положений,противоречащих существующим законодательным актам.
Подготовкаосновных видов распорядительных документов в основном аналогична. Онапредставляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечнойстадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности(постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можновыделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучениесущества вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа,подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения ипринятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Счего начинается процесс подготовки распорядительных документов?
Юридическимоснованием разработки распорядительного документа может быть издание документаорганами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа,необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности дляреализации задач предприятия или организации.
Перваястадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякогодругого, — определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимойинформации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучивнеобходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четкоопределив цель издания распорядительного документа, приступают к составлениюего проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулированииосновных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, азатем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Каковыобщие принципы подготовки текста распорядительных документов?
Текстраспорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимыхчастей — констатирующей и распорядительной (постановляющей).Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призванаобъяснить, чем вызвано появление распорядительного документа. В ней могут бытьперечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части даетсяпересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данныйраспорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указывается видакта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся всепоисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может иотсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основнуюнагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, котораяизлагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа онаначинается словами: «постановляет» («постановил») — в постановлении;«решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении;«приказываю» — в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет ихарактер изложения его текста. Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»), «решает»(«РЕШИЛ»), «предлагаю», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами илистрочными вразрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяютконстатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова наотдельной строке прямо от полей.
Каковыособенности текста распорядительной части документов?
Текстраспорядительной (постановляющей) части документа следует с новой строкиабзаца. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткиетребования. Они должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающимиразличных толкований, а также не противоречить по смыслу ранее изданнымраспорядительным документам. В них рекомендуется избегать неконкретныхвыражений типа поднять, повысить, усилить, улучшить, активизировать, обратитьвнимание и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверкаих выполнения затруднительна.
Еслираспорядительная часть предполагает различные по характеру действия инескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскимицифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурноеподразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срокисполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать иобобщенно, например: начальникам отделов, деканам факультетов и т.п. Предписываемоедействие выражается глаголом в неопределенной форме — «подготовить»,«зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемыхработ. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктовисполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждогозадания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещаетсяперечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданиемданного акта.
Каковапроцедура дальнейшего оформления и издания распорядительных документов?
Распорядительныедокументы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующихпунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документовсамостоятельно не оформляется.
Текстраспорядительного документа должен иметь заголовок.
Подготовивтекст распорядительного документа, приступают к его оформлению.Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4.
Завершающимэтапом работы с проектами распорядительных документов является их согласованиеи подписание.
Проектыраспорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, —постановлений и решений — обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходеобсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проектывыносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностьюподготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы ираспоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление ирешение имеют две подписи — председателя и секретаря (управляющего делами)коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленныйна бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписанияили доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу исрок действия акта управления указываются в самом документе.
Особоезначение придается доведению распорядительного документа до сведенияисполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются ирассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проектадокумента.
Вкаких случаях издаются приказы?
Приказ —это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основеединоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед даннымпредприятием.
Оформлениюприказами подлежат:
Решенияи поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятияи другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер иобязательные для исполнения, а также возникающие при проведении важныхорганизационных мероприятий;
Утверждениеи введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т.п. и принеобходимости решение вопросов по проведению определенных организационныхмероприятий, связанных с введением этих документов;
Вопросыреорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;
Итогиработы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;
Приемна работу, перевод на другую работу, увольнение работников;
Поощрениеработников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.
Приказыдолжны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения идополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.
Юридическимоснованием для издания приказов являются:
ЗаконыРоссийской Федерации;
Указы,распоряжения Президента Российской Федерации;
Постановления,распоряжения Правительства Российской Федерации;
Необходимостьправового регулирования деятельности предприятия и решения основных иоперативных задач, стоящих перед предприятием.
Приказыподразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личномусоставу.
Каковыособенности подготовки и оформления приказов по основной деятельности?
Проектыприказов, как и проекты других распорядительных документов, должны составлятьсяна основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов стем, чтобы содержащиеся в проектах предложения:
Быликонкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству,компетенции подразделения предприятия;
Обеспечивалисьнеобходимыми материально-техническими средствами и финансированием;
Исключалинеобходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой илинедоработкой предыдущего приказа.
Еслиранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в проекте приказа даетсяновая редакция конкретного пункта, например: «Пункт 5 приказа от_______№_______ изложить в следующей редакции:___________» (далее дается новый текст).
Приказы,являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку:
«Вдополнение к приказу от___________ №_________».
Наличиеприложений к приказу должно обязательно оговариваться в конце соответствующегопункта. Если в приказе дается ссылка «согласно приложению» или «прилагается»,то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется:
Приложениек приказу
От00.00.0000 № 00
Приналичии нескольких приложений они нумеруются без знака №:
«Приложение1 к приказу ______________».
Еслиприложением к приказу является утвержденный им документ, который впоследствиидействует в виде самостоятельного документа, то на нм в правом верхнем углупроставляется гриф в соответствии с ГОСТ 6.38-90:
Утверждено
Приказомот 00.00.0000 № 00
Вприказах по основной деятельности не рекомендуется отражать вопросы по личномусоставу, так как сроки хранения этих документов различны. Допускается вприказах по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений предприятиянаряду с изложением задач нового подразделения указание о назначении егоруководителя.
Приказоформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке суказанием вида документа. Заголовок приказа начинается с предлога «О» («Об»),например: О создании..., Об утверждении..., Об итогах… и пр.
Текстконстатирующей части приказа обычно начинается с формулировки: «Всоответствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...».
Последнимпунктом приказа должно быть определено структурное подразделение илидолжностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом: «Контроль заисполнением приказа возложить на...».
Проектприказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован,согласован с заинтересованными структурными подразделениями, завизирован напервом экземпляре должностными лицами, которых он касается, и пройтиюридическую экспертизу.
Роектыприказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются сфинансовым директором или главным бухгалтером.
Визыпроставляются в соответствии с ГОСТ 6.38-90 на первом экземпляре приказа послереквизита «подпись». Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровкуего подписи и дату согласования. Возражения, замечания или дополнения к проектудокумента излагаются на отдельном листе. В этом случае виза имеет следующуюформу:
С проектом не согласен. Замечания прилагаются. Начальник планового отдела Подпись Сидоров И.И. ДатаПриказыпо основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие —заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом ораспределении обязанностей между руководством или специально изданным поданному вопросу.
Недопускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой чертыперед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которогозаготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.
Регистрацияприказа должна проводиться в день его подписания. Индекс приказа состоит изпорядкового регистрационного номера документа в пределах календарного года,например: Приказ № 000, 20 января 2002 года.
Чтохарактерно для приказов по личному составу?
Приказамипо личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу,увольнение, изменение условий труда, присвоение разрядов, установление размеровоплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложениедисциплинарных взысканий и пр.
Поструктуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одноголица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам такихприказов пишется: О приеме на работу..., О переводе на другую работу..., Опоощрении… и пр.
Объединениев приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. Заголовокв таких приказах часто отсутствует или делается общим («По личному составу»).Практика создания сложных приказов нерациональна, так как затрудняет ихисполнение и формирование.
Распорядительнаячасть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами),имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны бытьточные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. В сложныхприказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера,касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом, например:
1.Перевести:
1.1.АЛЯБЬЕВА Ивана Николаевича…
1.2.ПЯТКИНА Семена Викторовича…
2.Уволить:
2.1.ЖУКОВА Сергея Ивановича…
Втаких приказах, как правило, существует определенная последовательностьрасположения отдельных вопросов. Сначала — назначение на должности,затем — перевод на другие должности, далее — освобождение отзанимаемых должностей.
Еслив пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание (всложных — по каждому пункту и подпункту), в котором указываются документы,послужившие основанием для его издания. В приказе по личному составуобязательна запись:
С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи ДатаПриказыпо личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителямитех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ. Приказы повопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (еслитаковой имеется на предприятии). Бухгалтером визируются приказы по вопросамувольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска,вызова из отпуска, премирования.
Индексприказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределахкалендарного года и буквенный индекс «л/с» (личный состав), «к» (кадры).
Приказыпо личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделомкадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуютсамостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
Какготовятся и оформляются распоряжения?
Распоряжение —документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативногохарактера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов,инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящихорганов. Указание (распоряжение) имеет силу в пределах данного предприятия.
Подготовкаи оформление распоряжений производится аналогично порядку подготовки иоформления приказов, только констатирующая часть завершается словами«обязываю», «предлагаю».
Еслиуказание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либонормативного документа, то в нем могут быть опущены слова «обязываю» и пр., ионо приобретает форму информационного письма.
Распоряжениеоформляется на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем,имеющим право подписи по курируемому им направлению деятельности, если этоправо оговорено в специальном приказе или другом документе.
Подписанныераспоряжения регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационныйномер распоряжения состоит из порядкового номера документа в пределахкалендарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляетсяв том случае, если указание приобрело форму информационного письма (котороепечатается уже на бланке письма).
Отменаранее изданных распоряжений или информационных писем может быть проведенаприказами, распоряжениями.
Полезныесоветы
СИСТЕМАВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ДОЛЖНА БЫТЬ ЕДИНООБРАЗНОЙ ВО ВСЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ, Т.Е.УСТАНАВЛИВАЕТСЯ ОДИНАКОВАЯ СИСТЕМА СОСТАВЛЕНИЯ БУМАГ, ИХ РЕГИСТРАЦИИ, ХРАНЕНИЯ,КОНТРОЛЯ НАД ИСПОЛНЕНИЕМ И ПР.
НАЧИНАЙТЕСОСТАВЛЕНИЕ ЛЮБОЙ ДЕЛОВОЙ БУМАГИ С ПОСТАНОВКИ ЦЕЛИ
ПОМНИТЕ,ЧТО ХОРОШО НАПИСАННЫЕ ИНСТРУКЦИИ ДАЮТ НАМ ВОЗМОЖНОСТЬ ДОБИВАТЬСЯ НОВЫХ И НОВЫХУСПЕХОВ ГОРАЗДО БЫСТРЕЕ
РЕГУЛЯРНОАРХИВИРУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ И СВОЕВРЕМЕННО УНИЧТОЖАЙТЕ АРХИВЫ, НЕ ПОЗВОЛЯЯ СЕБЕСТАНОВИТЬСЯ РАБОМ БУМАГ
ИСПОЛЬЗУЙТЕЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ УПРОЩЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ КОММУНИКАЦИИ
НЕЗАБЫВАЙТЕ, ЧТО ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ — ОСНОВА СУЩЕСТВОВАНИЯ ЛЮБОЙОРГАНИЗАЦИИ. ЕСЛИ НАРУШАЮТСЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ ВНУТРИ ПРЕДПРИЯТИЯ ИЛИ СВЯЗИС ВНЕШНИМ МИРОМ, САМО ЕГО СУЩЕСТВОВАНИЕ ОКАЗЫВАЕТСЯ ПОД УГРОЗОЙ
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.dist-cons.ru/