Реферат: Ведение документации

Документация– письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающееюридическую силу данным бухгалтерского учета. Первичные документы обеспечиваютбух.учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельностиорганизации.

Классификация документов:

1.По назначению – а) распорядительные – они содержат распоряжения (задания) насовершение определенных действий (чек на получение наличных денег с расчетногосчета; доверенность на получение товарно-материальных ценностей; наряд насдельную работу; платежное поручение на перечисление денежных средств срасчетного счета).

б)оправдательные (исполнительные) – ими оформляют уже произведенные(осуществленные) операции, т.е. они подтверждают факт свершения хозяйственныхопераций (акт приемки материалов; акт приемки-передачи материальных средств;квитанция к приходно-кассовому ордеру).

в)комбинированные – они сочетают в себе признаки и распорядительных, и оправдательныхдокументов (расходно-кассовый ордер; авансовый отчет; требование на отпускматериалов со склада).

Такжек комбинированным документам относятся документы бухгалтерского оформления ( нетиповые, а создаются аппаратами бухгалтера). Сами по себе комбинированныедокументы самостоятельного значения не имеют.

2.По способу отражения операции – а) первичные – непосредственно оформляютхозяйственные операции в момент их совершения или сразу после их совершения(акт приемки-передачи основных средств; акт по ликвидации основных средств;приходные, кассовые, расходные ордера).

б)сводные – отражают операции уже зафиксированные в первичных документах, исоставляются они на основе обобщения информации первичных документов (различныеведомости).

3.По степени охвата хоз.операций – а) разовые – ими оформляют одну или несколькохоз.операций, записыв. в документ одновременно. Сразу же после их составленияделаются бухгалтерские записи (кассовые ордера; различные акты).

б)накопительные – они составляются постепенно на протяжение определенного периода(дня, месяца и т.д.) для отражения однородных, систематически повторяющихсяопераций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечениеустановленного периода и передаются в бухгалтерию для отражения бухгалтерскихзаписей (лимитная карта).

4.По количеству учетных записей – а) однострочные. б) многострочные.

Дляпридания юридической силы первичным документам они должны иметь следующиеобязательные реквизиты:

а)наименование организации; б) наименование документа, его номер; в) датасоставления; г) содержание хозяйственной операции д) измерители хозяйственнойоперации (в количественном и стоимостном выражении); е) наименованиедолжностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций иправильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Внеобходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительныереквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основаниедля совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другиедополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственныхопераций.

Записив первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом,пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другимисредствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени,установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записейпростой карандаш.

Свободныестроки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Документы,оформляющие прием материальных и денежных средств, должны подписываться лицами:получившие, выдавшие, руководителем, главным бухгалтером.

Исправлениеошибок в первичных документах и учетных регистрах:

Втексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки ине оговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах,созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляютсяследующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписываетсянад зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится однойчертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки впервичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтвержденоподписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Порядокпроверки и обработки документов в бухгалтерии:

Визуальнаяпроверка;

Арифметическаяпроверка;

Проверкапо существу – предполагает целесообразность и законность операции, оформленнойданным документом.

Проверенныедокументы подвергаются бухгалтерией учетной обработке:

1.Таксировке; 2. Группировке; 3. Бухгалтерской проверки.

Порядокхранения документов:

Первичныедокументы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательнойпередаче в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты ибалансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться вбухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах подответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгойотчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальныхпомещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанныевручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетномурегистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой дляархива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к нимдокументами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Порядокхранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определенв соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведениебухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Срокхранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов ибалансов в архиве предприятия, учреждения определяется соответствующиминормативными документами (5 лет). Выдача первичных документов, учетныхрегистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архивапредприятия, учреждения работникам других структурных подразделенийпредприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаяхможет производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Список литературы

Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.shpori4all. narod.ru/