Реферат: С чего начать внедрение системы для управления проектами в организации?

Отметим,что спрашивая о том как внедрить систему для управления проектами ворганизации, клиент часто подразумевает вопрос о том как избежать неудачи привнедрении системы.

Этотвопрос вполне естественен, когда он исходит от сотрудников организации, вкоторой подобные системы никогда раньше не использовались. Причем, среди новичковможно выделить руководителей, которые уже имеют опыт планирования проектов сиспользованием бумажных форм и желают автоматизировать эти процедуры. Другиеже, под воздействием рекламы продавцов программного обеспечения для управленияпроектами, только начинают задумываться об автоматизации процессов управленияна основе проектного подхода.

Однако,по мере распространения систем для управления проектами в России, мы все чащестали сталкиваться с ситуацией, когда с данным вопросом к нам обращаются компанииуже пытавшиеся внедрять системы для управления проектами (как правило, сограниченным успехом).

Иногдавстречаются организации, которые испробовали несколько различных пакетов дляуправления проектами и не нашли среди них подходящего. Интересно, что на нашивопросы о причинах неудачи попытки использования того или иного пакета,подозрительно часто называются отсутствие или неподходящая реализация какой-либо функции в системе.

Однако,несколько простых вопросов о критериях, использованных для выбора пакета, ипросьба показать план задач по внедрению системы в организации выявляют другиепричины неудачи. Руководители хотели найти программу, которая сама бывнедрилась и заработала в их организации. Практически во всех случаяхкакого-либо плана по внедрению системы просто не существовало.

Здесьуместно вспомнить классическую историю о сапожнике без сапог. Покупая системудля планирования и управления проектами, руководители забывают, что внедрениесистемы, которая подразумевает некоторое (иногда значительное) изменениепроцессов управления в организации, также требует системного подхода,включающего планирование комплекса работ и контроль за их осуществлением. Инымисловами, начать освоение системы управления проектами в организации лучше всегос разработки плана работ по внедрению системы.

Разработанныйплан внедрения не должен ограничиваться лишь установкой программногообеспечения в организации и обучением пользователей функциям системы. Проектыпо установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционноохватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализациипроцедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления измененийв организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем,проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационныхпроектов — проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структурыорганизации.

Отличительнойособенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проектаможет зависеть эффективность функционирования организации в целом или ееотдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль нетолько технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретаетособую важность.

Состави содержание задач, решаемых в рамках подобного проекта, могут составить темуотдельного разговора. Здесь же мне хотелось бы остановиться лишь на некоторыхобщих моментах планирования подобных проектов. Можно сформулировать нескольконаиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем дляуправления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобныхсистем.

Целипроекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полномобъеме. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательностьруководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме.

Планированиеввода в эксплуатацию всех функций пакета управления проектами одновременно.

Внедрениесистемы для управления проектами в полном объеме может предусматриватьиспользование целого ряда новых технологий (например, установку глобальнойинформационной сети и баз данных клиент-сервер), а реализация различных функцийможет влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разныеотделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализациивременного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это можетпривести к значительному усложнению проекта и делает проблематичнымстабилизацию работы системы в целом.

Планированиеперевода сразу всей организации на использование системы для управленияпроектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупнойорганизации в локальную вычислительную сеть, вместо того чтобы осуществлятьподключение пользователей последовательно отдел за отделом.

Такимобразом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения дляуправления проектами включают следующие:

Решите,что Вы хотите от внедрения новой системы. Обсудите ожидаемые от внедрениясистемы результаты со всеми кого это может касаться на разных уровняхуправления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так ис пользователями/поставщиками информации для системы).

Спланируйтепоследовательное внедрение в использование функций планирования и управления отпростого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временныхпараметров, затем освоить функции ресурсного планирования и только после этогопереходить к стоимостному планированию и контролю. К интеграции системыуправления проектами с другими системами лучше переходить после того какпроцедуры использования основных ее функций освоены.

Спланируйтевнедрение системы по отделам. Начать лучше с небольшого отдела, обладающегодостаточно квалифицированными сотрудниками. Необходимо помнить, что в каждойорганизации есть сотрудники более заинтересованные в использовании новых системавтоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них.Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить краспространению данной технологии на остальные отделы в организации.

Когдасистема начнет реально работать в организации, противникам ее использованияпридется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководителиотделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствиис планом. Конечно, здесь приведены лишь некоторые советы относительно внедренияпрограммного обеспечения для управления проектами. Масштабы использованияподобных систем в различных организациях могут существенно варьироваться.

Сложностьзадач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структурыуправления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов,степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, дажев относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающуюроль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Наиболее важная роль проектногоподхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальныхпользователей системы в единую команду проекта и таким образом заручиться ихподдержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в организации.

Список литературы

Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта project.km.ru/