Реферат: Лекции по делопроизводству

<p/>

1стр.

  Докладныезаписки.

-это документ адресованный руководителю иливышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшимместо явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу ипредложение составителя.

Д.З. включает следующие реквизиты:

1. Наименование структурногоподразделения

2. Вид документа

3. Дата, номер

4. Место составления илииздания

5. Заголовок к тексту

6. Текст

7. Подпись

Д.З. бывают внешние и внутренние.

(0 табуляция)

  />Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею,адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения,подписывает руководитель учреждения.

/>ПРИМЕРвнутреннейдокладной записки:

Общийотдел                                                             Генеральномудиректору

                                                                       объединения

ДОКЛАДНАЯЗАПИСКА                                                        

                                                                       Н.К. Иванову

25.10.2002   №36

Рязань

Озамене пишущих машин

Довожу до вашегосведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинамиустаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационныекачества.

Прошу рассмотреть в-с оприобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав.машинбюро                                                          Г.Н.Колбасин

ПРИМЕР  внешней докладнойзаписки:

Министерствообщего                                                     Генеральномудиректору

ипрофессионального                                                     завода…………………………………

образованияРФ                                                          …………………………………………

Новосибирскоеобластное                                                 И.И. Петрову

управление народного

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

25.10.2002    №15

Новосибирск

О проверке техническогосостояния жилых помещений базы отдыха

Согласно поручению главыадминистрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей иопределение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.

Мною 13 мая сего года балпроведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса вудовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла,корпус №2 нуждается в ремонте.

Зав.района                                                             Н.И. Пирогов

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

-это док-т, поясняющийсодержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) илиобъясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная запискаделится на 2-е группы:

1  гр.– это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющиесодержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.

2  Гр.– это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций,поступков и поведений работников.

      ПРИМЕР:

Объяснительнаязаписка                                                  Директору центра

                                                                            «Кадры»

01.11.2002 №21                                                         Н.И. Иванову

О срывезанятий в группе секретарей-референтов

/>31 октября 2002 года назанятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19человек

2стр.

  Преподаватель                                                          Г.И. Григорьева

Пр.внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющемумножество структурных подразделений:

Наименованиеорганизации

Производственныйотдел

Объяснительнаязаписка                                                  Ген. Директору

                                                                       объединения

01.11.2002 №14                                                         А.А. Зуеву

Обустановке оборудования

Сводный отчёт обустановке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящеюорганизацию согласно договорённости 30.10.2002г.

Начальникотдела                                                        А.Е. Ёлкин

Пр.внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию:

Производственноеобъединение

По добычежелезной руды

     «Крымчермет»

Шахта«Юзовская»

Объяснительнаязаписка                                                  Ген. Директору

                                                                       объединения

01.11.2002 №10                                                         К.Е. Матвееву

Онарушении производственной дисциплины

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Горныймастер                                                           В.И. Софроний

ФАКСЫ

— относятся к оперативнымсредствам связи – максимальная связь. Ф. – это док-т, полученный с помощьюспециального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. являетсякопией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем,чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловымипартнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.

Дополнительными даннымифакса явл. данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код)отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которогопередата информация; количество страниц.

Отправитель факса долженполучить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в которомуказывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и времяпродолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.

Большая частькоммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче наархивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболееважным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.

ТЕЛЕГРАММА

-     это док-т, передаваемый по каналам связи.

Образец международной телеграммы:

МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА

МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ

ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ

УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ

ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВААНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999 ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯПЕРЕГОВОРОВ

/>ЗАММИНИСТРА ВЭС

100121, Москва, ул.Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02

10.01.99

Разина 235 41 38

СПРАВКИ

— это док-т содержащийописание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются оподтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятияобязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации суказанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п(статья 40 ТКРФ).

3стр.

  Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресныеданные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания вименительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, егодолжности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки(например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять датаподписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковыйномер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантовсправки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственнойтематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки дляруководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписываетсоставитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организацийподписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок ктексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справкадаётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметьзаголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показателимогут быть оформлены в виде таблицы.

Справки попроизводственной тематике составляются в 2-х экз.:

1.  адресату

2.  подшиваетсяв дело

При наличии в справкесведений финансового хар-ра, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером изаверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

Примервнешней справки:

 

Наименованиепредприятия                                                Место предоставления

                                                                       справки

Адрес предприятия

Тел.

Факс

СПРАВКА

00.00.00№

Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистомотдела маркетинга в АО «Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей вмесяц.

/>

Директор                                                               И.О. Фамилия

Главныйбухгалтер                                                       И.О. Фамилия

                   М.П.

Мишин 243382

ДОГОВОРЫ

Д. – это юр. документустанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность заих выполнение. Договора могут быть заключены между организациями илиорганизацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорныеотношения вступает организация и гражданин договор называют трудовымсоглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. оматериальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.

Д. считается заключённым,если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

Реквизиты договора:

1)  названиедок-та: договор

2)  дата,номер и место составления

3)  заголовокк тексту

4)  текст:состоит из вводной части:1-наименование сторон

                                   2-должности и фамилии лицподписывающих договор

                                   3-предмет договора

                                   4-изложение порядкарассмотрения вопросов

                                   5-общая сумма договора

5)  Юр.адреса сторон

6)  Подписии печати сторон

Д. составляется внескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего ихбывает 2)

Текст договора разделяютна разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Частодоговоры фин. назначения  визируются юрист-консультом.

КОНТРАКТ

К. представляет собойособую форму срочного  трудового договора, заключённого между предприятием влице директора и работником. Контракт устанавливает  условия найма организации,оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основаниядля досрочного расторжения контракта.

По сравнению с трудовымдоговором  контракт  позволяет более чётко и конкретно сформулировать условия,организацию и оплату труда с учётом индивидуальной особенности работника.

Контракт можетзаключиться на время выполнения работы или на определённый срок. Послеокончания действия контракта он может перезаключиться на новый срок илипродлеваться.

Содержание контракта:

1.  наименованиесторон и их реквизиты

2.  цельи предмет заключения контракта

3.  требованияк результатам работы

4. 

4стр.

  срок действия

5.  условияорганизации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска ит.д.)

6.  условияоплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен бытьустановлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения)

7.  обязательствасторон и ответственность за их нарушение.

8.  порядокразрешения вопросов(не должен противоречить законодательству)

9.  основаниеи условия для срочного расторжения контракта

10./>/>адресасторон и подписи

/>

еще рефераты
Еще работы по делопроизводству