Реферат: Государственное регулирулирование документационного обеспечения управления
Московский ГосударственныйУниверситет
ФилиалКазанский коммерческий институт торговли
Контрольнаяработа
по предмету:Основыдокументационного обеспечения управления
потеме: Государственное регулирование документационного обеспечения
Выполнила:
студентка 4курса
заочногоотделения
факультет менеджмента
Билалова Марина.
Преподаватель:
Ассистент Снегина
Казань,2002
План.
Государственная система документационногообеспечения управления. Основные положения. 3
Документирование управленческой деятельности. 7
Унификация и стандартизация управленческихдокументов. 17
Список литературы. 19
Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), вучреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:
общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР постандартам:
отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;
республиканские — Советами Министров союзныхреспублик.
Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должныограничивать прав подведомственных организаций,предоставленных им Законом СССР «О предприятиях в СССР» и другимизаконодательными актами.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.
Должностные лица организаций при работе сдокументами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятыхв ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных иметодических документов.
Общие требования к документам и службамдокументационного обеспечения распространяются на все системы документацииорганов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствамивычислительной техники и микрографии .
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствованияна единой основе документационного обеспечения управленияи повышения его эффективности путем унификации состава иформ документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедренияновейших технических средств.
Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структури их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документациии общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики(отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовыхноменклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.
Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, указанные в п. 1.5, разрабатываютметодические документы по отдельным вопросам документационного обеспеченияуправления.
Документированиеуправленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) иоформлению необходимой для осуществления управленческих действий информациина различных носителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты,карты, диски, кристаллы и др.).
Состав управленческих документов
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ,унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторовтехнико-экономической информации (ОКТЭИ).
УСД — комплекс взаимоувязанных документов,созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД предназначены для использования как вусловиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных дляприменения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается ГосстандартомСССР.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиямГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативнымдокументам, содержащим правила документирования.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующиераспорядительные документы:
Советы Министров СССР, союзных и автономныхреспублик: постановления, распоряжения и даютпоручения; Министерства ССР, союзных и автономныхреспублик: приказы, инструкции, указания; Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановления, приказы, инструкции, указания; Главные управления и управления при СоветахМинистров СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания; Исполкомы Советов народных депутатов, ихуправления и отделы: решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (правления и отделы); Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций: приказы,инструкции, указания; Кооперативные организации — решения. Общественныеорганизации — постановления, распоряжения. Решения, постановления иприказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный илииндивидуальный акт по основнымвопросам компетенцииорганизации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановленияи др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).
Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных органовмогут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этихорганах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.
Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающие интересыдругих организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случаеразногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях,совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранитсявместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитнуюленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами .
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.
Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обменаинформацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.
При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном классификаторе управленческойдокументации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемых формдокументов.
Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документадолжно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными,территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшиеспециалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главнымбухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающимивопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
с подчиненными и неподчиненнымиорганизациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когдасодержание документа затрагивает их непосредственные интересы; сорганизациями и научно-производственными объединениями, занимающимисяисследованиями в той области, в которой имеет отношение содержаниедокумента;
с общественными организациями — в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;
с органами, осуществляющимигосударственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
с вышестоящими органами общей илиотраслевой компетенции – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (уставили положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).
Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер(бухгалтер);
совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.
Распоряжения, издаваемые руководителемколлегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов вформе указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.)подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Документы — приложения могут быть трех видов:
— утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовымактам, имеющие самостоятельное значение);
— поясняющие или дополняющие содержаниедругого документа;
— направляемые с письмом в другиеорганизации.
На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другогодокумента, в правом верхнем углу печатают:
Приложение к решению исполкома
Свердловского областного
Совета народных депутатов
… N… .
При наличии нескольких приложений онинумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера(см. п. 2.3.2.4).
Состав реквизитов и порядок оформлениядокументов – приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ — приложение.
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табелидокументов, необходимых и достаточных для реализации функций и задачорганизаций. В табель включаются документы как традиционные, так исоздаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителемведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составлениедокументов, не указанных в табеле, запрещается.
Унификация и стандартизацияуправленческих документов.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов,фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:
· государственныестандарты (ГОСТ).
· отраслевые стандарты(ОСТ);
· республиканскиестандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целяхсокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· внедрениемежотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских иотраслевых УСД:
· внедрениеразработанных ОКТЭИ;
· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшееразвитие;
· разработкукомплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственнуюрегистрацию;
· разработкуотраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающихспецифику отрасли.
Организационное и методическое руководствоунификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведетголовная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Списоклитературы.
1. Основныеправила работы ведомственных архивов. — М., 1986.
2. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях иорганизациях. Утверждено Постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта и Главархива СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/298.
3. Почтовые правила. — М.: Министерство связи СССР, 1985.
4. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 31.03.80 N 1812-х.
5. Указ Президиума Верховного Совета РСФСР от 29.01.81 N 173.
6. Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами. — М.:Главархив СССР, 1980.