Реферат: Схема расположения реквизитов документа Примечание

Приложение 1

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


Схема расположения реквизитов документа




Примечание:


1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)

2 - официальное наименование организации

3 - справочные данные об организации

4 - наименование вида документа

5 - дата документа

6 - регистрационный номер (индекс) документа

7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа

8 - место составления или издания документа

9 - гриф ограничения доступа к документу

10 - адресат

11 - гриф утверждения документа

12 - резолюция

13 - заголовок к тексту документа

14 - отметка о контроле

15 - текст документа

16 - отметка о наличии приложения к документу

17 - подпись

18 - отметка о согласовании документа

19 - оттиск печати

20 - отметка о заверении копии документа

21 - отметка об исполнителе документа

22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

23 - идентификатор электронной копии документа

24 - отметка о поступлении документа в организацию


___________________________


Приложение 2

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях






^ Бланк письма организации


Государственный Герб Республики Казахстан

или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации


^ Официальное наименование организации

(на государственном языке)




Официальное наименование организации

(на русском или ином языке)


Справочные данные об организации

(на государственном языке)




Справочные данные об организации

(на русском или ином языке)


___________ № ____________

(дата) (индекс)







__________________________________

(ссылка на номер и дату вх. документа)




Адресат




Заголовок к тексту письма













Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 3

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях






^ Бланк конкретного вида документа организации


Государственный Герб Республики Казахстан

или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации


^ Официальное наименование организации

(на государственном языке)




Официальное наименование организации

(на русском или ином языке)


^ Наименование вида

документа

(на государственном языке)




Наименование вида документа

(на русском или ином языке)

________________________

(дата)




№ ____________

Место издания

(на государственном языке)




Место издания

(на русском или ином языке)




Заголовок к тексту документа










Формат А4 (210Х297)

_________________________

Приложение 4

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях






^ Общий бланк организации


Государственный Герб Республики Казахстан

или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации


^ Официальное наименование организации

(на государственном языке)




Официальное наименование организации

(на русском или ином языке)



________________________

(дата)





№ ____________

Место издания

(на государственном языке)




Место издания

(на русском или ином языке)




Заголовок к тексту документа









Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 5

к Типовым правилам

документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


Образец внутреннего документа


^ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


22. 06. 2010 № 03-05 Председателю КИА

Берсебаеву Б.Т.


┌ ┐

Об увеличении штатной

численности Управления

архивов и документации


В связи со значительным увеличением объемов работ, связанных с внедрением электронного документооборота и архивов электронных документов, прошу Вас изыскать возможность увеличения штатной численности управления на одну единицу.


^ Начальник управления подпись расшифровка подписи


Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 6

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


^ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ


Наименование вида проекта документа, заголовок к тексту


Согласован Согласован

Наименование должности Наименование должности

с указанием наименования с указанием наименования

организации организации

_____________ Расшифровка ____________ Расшифровка

(личная подпись) подписи (личная подпись) подписи

Дата Дата


Формат А4 (210Х297)


_________________________


Приложение 7

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях



^ «ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ» ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ» жауапкершілігі шектеулі серіктестік




Товарищество с ограниченной ответственностью ^ «ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР «КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ»


БҰЙРЫҚ




ПРИКАЗ


^ 15 марта 2009 года

Астана қаласы




№ 51

город Астана



┌ ┐

О внесении изменений в

должностные инструкции

сотрудников


В связи с _______________________________________________________

(основание)

____________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в должностные инструкции сотрудников ТОО следующие изменения:

1) _____________________________________________________________

2) _____________________________________________________________

3) _____________________________________________________________

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _________

________________.


^ Генеральный директо^ СВЕДЕНИЯ об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на _______________

(число, месяц, год)


№№

п/п

Наименова-ния структур-ных подразделе-ний

Документы на контроле

Из них документы

всего

посту-пило в преды-дущем месяце

исполнен-ные

находя-щиеся на испол-нении

с продлен-ным сроком исполне-ния

про-сро-чен-ные

1

2

3

4

5

6

7

8



























































































































^ Наименование должности руководителя Расшифровка

службы ДОУ _____________ подписи

(личная подпись)


Формат А4 (210Х297)


Примечание.

Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.


_________________________

Приложение 18

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


СВЕДЕНИЯ

об исполнении обращений физических и юридических лиц

по состоянию на _______________

(число, месяц, год)


№№ п/п

Наименования структурных подразделений

Находится на исполнении

Из них

всего

поступило за предыду-щий месяц

исполня-ются в срок

просрочены

всего

срок продлен

1

2

3

4

5

6

7




























































































































































































































































































































Всего:


















^ Наименование должности руководителя Расшифровка

службы ДОУ _____________ подписи

(личная подпись)


Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 19

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


^ Форма журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции


Поступление

Выдача


Дата поступления

Дата и номер сопроводительного документа

Наименование предприятия - изготовителя


Количество экземпляров


Серия и номера бланков


Дата выдачи

Дата и номер документа на выдачу

Кому выдано


Количество экземпляров


Серия и номера бланков


Расписка в получении

Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции

Наименование структурного подразделения

Фамилия и инициалы получателя

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13










































Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 20

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


^ Форма журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски


№№

п.п.

Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан

Кому выдано

Дата возврата и расписка в приеме

Примечание,

отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски

Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски


Фамилия и инициалы должностного лица-получателя

Дата и расписка в получении

1

2

3

4

5

6

7


Формат А4 (210Х297)

_________________________

Приложение 21

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


^ Форма журнала учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами


№№

п.п.

Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами


Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами


Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами

Дата выдачи и расписка в получении

Дата возврата и расписка в приеме

Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами

1

2

3

4

5

6

7



Формат А4 (210Х297)


_________________________


Приложение 22

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


.

название организации
АКТ



___________________

(дата)

Место издания

(на государственном языке)



№ ___________

Место издания

(на русском или ином языке)















Утверждаю
Наименование должности

руководителя организации

____________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

^ Приема передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним





Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______

«О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________

должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1._____________________________________________

должность, фамилия, инициалы

2. _____________________________________________

должность, фамилия, инициалы

_________________________________________________________________________

1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите (отдельно по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве _________________ экземпляров.

(цифрами и прописью)

2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите _______________________________

(даты, номера, количество экземпляров

__________________.

актов по видам бланков)

3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве _________________ штук.

(цифрами и прописью)

4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве ___________________ штук.

(цифрами и прописью)

5. Средства защиты документов: _______________________________________

(наименования средств защиты)

в количестве ___________________ штук.

(цифрами и прописью)

6. Регистрационные учетные формы: ____________________________________

(виды регистрационных учетных форм, их номера

__________________________________________________________________.

по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи, количество листов)

Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты документов _________

____________________________________________________________________

_________________________________________________________________.

(общая характеристика состояния учетной работы)

Передал (а) _____________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Принял (а) _____________ Расшифровка подписи

(личная подпись)


Составлен в ____ экземпляре (ах):


1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)


^ Председатель комиссии подпись расшифровка подписи

Члены комиссии подпись расшифровка подписи


Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 23

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

.

название организации
АКТ
___________________

(дата)

Место издания

(на государственном языке или ином языке)



№ ___________

















Утверждаю
Наименование должности

руководителя организации

____________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

^ О выделении к уничтожению

испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции,

подлежащей защите





Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________ должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1._____________________________________________ должность, фамилия, инициалы

2. _____________________________________________ должность, фамилия, инициалы

____________________________________________________________________


Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов

печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:


№№

п.п.

Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Количество экземпляров испорченных печатно-бланочной продукции, подлежащей защите


Примечание

1

2

3

4

5

















Итого __________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной

(цифрами и прописью)

продукции, подлежащей защите.


Составлен в ____ экземпляре (ах):


1-й экземпляр: в деле №


2 экземпляр: (адресат)


^ Председатель комисси

Составлен в ____ экземпляре (ах):


1-й экземпляр: в деле №


2 экземпляр: (адресат)


Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Члены комиссии ______________ Расшифровки подписей

(личные подписи)


Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве _________________ штук уничтожены путем ______________.

(цифрами и прописью) (вид уничтожения)


Наименование должности _____________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата


Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 25

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


.

название организации
АКТ
___________________

(дата)

Место издания

(на государственном языке или ином языке)



№ ___________

















Утверждаю
Наименование должности

руководителя организации

____________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата


^ О выделении к уничтожению средств защиты документов






Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________ должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1._____________________________________________ должность, фамилия, инициалы

2. _____________________________________________ должность, фамилия, инициалы


Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:


№№

п.п.

Наименование


Количество

Примечание

1

2

3

4














Составлен в ____ экземпляре (ах):


1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)


Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Члены комиссии ______________ Расшифровки подписей

(личные подписи)


Отметки в журналы учета №№ ____ внесены, средства защиты документов уничтожены путем _________________.

(виды уничтожения)


Наименование должности ____________Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата


Формат А4 (210Х297)


_________________________


Приложение 26

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


.

название государственной организации
АКТ
___________________

(дата)

Место издания

(на государственном языке или ином языке)



№ ___________

















Утверждаю
Наименование должности

руководителя организации

____________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата


^ О выделении к уничтожению

неиспользованной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите





Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________ должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1._____________________________________________ должность, фамилия, инициалы

2. _____________________________________________ должность, фамилия, инициалы


Отобраны к уничтожению утратившие в связи _________________________ _________________________

(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование

_________________________________ практическое значение следующие виды

государственного органа (организации)

неиспользованной печатно-бланочной продукции:


№№

п.п.

Наименование вида печатно-бланочной продукции

Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции

Количество неиспользованных экземпляров


Примечание

1

2

3

4

5


Итого _________________неиспользованных экземпляров печатно-бланочной

(цифрами и прописью)

продукции, подлежащей защите.


Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Члены комиссии ______________ Расшифровки подписей

(личные подписи)


Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены, неиспользованные экземпляры в количестве _________________ весом ____ кг

(цифрами и прописью)

уничтожены путем ________________.

(вид уничтожения)


Наименование должности _____________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата


Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 27

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


Официальное наименование организации


^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ


___________№_____________

(дата) (индекс)

┌ ┐ Утверждаю

На _____ год Наименование должности

руководителя организации

_____________

(личная подпись) Расшифровка

подписи

Дата


Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню

Примечание

1

2

3

4

5


















^ Наименование должности руководител^ ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:

литерные №№ листов _________________________________________________

пропущенные №№ листов _____________________________________________

пронумерованные чистые листы ________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих

нумерации __________________________________________________________

(разновидности документов и их количество)


Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела


№№ листов

1

2

1. Брошюры и другие печатные издания

2. Листовки

3. Вырезки из газет

4. Открытки

5. Конверты

6. Марки почтовые

7. Марки гербовые

8. Штемпели почтовые и другие

9. Специальные почтовые отметки

10. Сургучные, мастичные печати

11. Фотодокументы

12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация

13. Рисунки, гравюры, акварели

14. Автографы видных деятелей

15. Склеенные листы

16. Утрата части листов

17. Угасающий текст






Наименование должности лица, Расшифровка

заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи

(личная подпись)

дата

Примечание.


1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.


Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 29

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


^ ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ___



№№

п/п

Делопроиз-водствен-ный индекс

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Приме-чание

1

2

3

4

5

6


























































































































































































































Итого _____________________________ листов документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________

(цифрами и прописью)


^ Наименование должности лица,

заполнившего внутреннюю опись Расшифровка

документов дела _____________ подписи

(личная подпись)

дата


Формат А4 (210Х297)


_________________________

Приложение 30

к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях


^ Форма описи дел структурного подразделения организации


Официальное наименование Утверждаю

структурного подразделения Наименование должности руководителя

организации структурного подразделения

_______________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата


Опись № _______ за _________год (ы)



№№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Крайние даты (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количес-тво листов в деле (томе, части)

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7












































В данную опись внесено __________________ дел с № __ по № __, в том

(цифрами и прописью)

числе :

литерные номера:

пропущенные номера:


Наименование должности Расшифровка

составителя описи ________________ подписи

(личная подпись)

дата


Руководитель службы Расшифровка

ДОУ _____________ подписи

(личная подпись)

дата

Работник Расшифровка

архива организации _____________ подписи

(личная подпись)

дата


Примечание.

В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.


Формат А4 (210Х297)


___________________________