Реферат: Состав меню программы Файл содержит команды управления документом (открыть, закрыть, сохранить), установки параметров страницы, подготовки документа к печати. Правка

ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В РЕДАКТОРЕ MS WORD. КОМПЛЕКСНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ MS OFFICE ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНТЕГРИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ


Текстовые редакторы (процессоры): программы для создания, форматирования , редактирования . сохранения и организации печати текстовых документов. Мощные программы этого класса называются настольными издательскими системами.


Наиболее употребимыми на сегодня являются:

WORD for Windows , WORD for Macintosh. Достоинства – наименее требователен к ресурсам ПК, может использоваться для набора текста и для верстки. Недостатки – сложность размещения текста блоками на странице, невозможность вывода негативных изображений, слабые возможности работы с цветом.

QuarkXPress – широко применяется на ПК Macintosh. Используется для создания сложной цветной продукции рекламного характера (журналы, буклеты). Позволяет произвольным образом располагать текстовые блоки на странице. Недостаток - требует дополнительных программ для проверки русской орфографии.

^ Adobe PageMaker – по возможностям близок к QuarkXPress , но более ориентирован на книжную верстку. Эффективно сочетает работу с текстом и иллюстрациями, имеет русифицированные версии. Недостаток – высокие требования к ресурсам ПК.
^ ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD



Состав меню программы


Файл - содержит команды управления документом (открыть, закрыть, сохранить), установки параметров страницы, подготовки документа к печати.

Правка – содержит команды редактирования документа и его структурных элементов, позволяет обеспечить связь между документами WORD и объектами созданными с помощью других приложений.

Вид – содержит команды для изменения области текста , создания колонтитулов, масштабирования документов, добавления панелей инструментов и линеек

Вставка – содержит команды включения объектов, созданных в других приложениях, добавления номеров страниц, дат , символов, оглавления, полей баз данных, файлов.

Формат – содержит команды для форматирования символов, абзацев, организации списков, выполнения обрамления и заливки, создания стилей.

Сервис – содержит команды настройки окна программы, проверку орфографии и грамматики, добавления переносов

Таблица – содержит команды для работы с таблицами, преобразования текста в таблицу и наоборот, добавления формул, сортировки.

Окно – содержит команды открытия . расположения и перехода между окнами.

Справка – содержит команды доступа к справочной информации.


^ Форматы текстовых файлов


Формат файла – формат в котором сохранены данные в файле. Он определяет тип данных, сохраняемых в файле, возможность и способы представления файла другими приложениями. Формат определяется расширением имени файла.


Для первичного сохранения файла используется команда Файл\Сохранить как. По умолчанию программа WORD сохраняет файлы с расширением doc, этот формат хранит все форматирование, проведенное текущей версией программы. Каждая последующая версия программы WORD воспроизводит файлы, сохраненные в форматах предыдущих версий. Если необходимо сохранить файл так, чтобы его можно было воспроизвести в более ранних версиях WORD или в других приложениях, в раскрывающемся списке Тип файла необходимо выбрать соответствующий формат.


Для экспорта-импорта файлов между приложениями используются программы-конвертеры.


Не всегда имеется программа-конвертер позволяющая экспортировать и импортировать документ из одного приложения в другое. В такой ситуации файлы сохраняют в формате обычного текста, а затем также открывают в другой программе. Этот формат также пригоден для электронной почты. В этом случае документ остается без большей части оформления.


^ Режимы представления документов




обычный режим: отображает только содержательную часть документа, без элементов оформления, относящихся к печатным страницам (колонтитулы ,сноски и т.п.)




режим WEB-документа : экранное представление документа не совпадает с печатным, параметра страницы не учитываются. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.




Режим разметки: экранное представление документа соответствует печатному вплоть до параметров страницы. Используется перед печатью, для окончательного форматирования документа.




Режим структуры документа позволяет изменять структуру документа.




режимы предварительного просмотра могут использоваться для просмотра WEB- страницы






4.Панели инструментов программы WORD-2000


Стандартная

Управление файловыми операциями, редактированием, отображением на экране

Устанавливается по умолчанию


Форматирование

Управление форматированием документа

Устанавливается по умолчанию

Visual Basic

Средства создания макросов, WEB-сценариев

Макросы автоматизируют типовые операции, WEB-сценарии обеспечивают динамичный режим просмотра WEB-cтраниц

WEB

Для навигации в WEB-структурах данных

Сети WWW, корпоративные сети, система WEB-документов персонального компьютера

WEB-компоненты

Комплект элементов управления WEB-страницей

Применяется для организации обратной связи с потребителем (анкеты, бланки заказов и т.п.)

Word-Art

Создание художественных заголовков



Автотекст
Настройка функций автотекста, автозамены, автоформата




База данных

Управление базой данных (сортировка, поиск, структура таблицы и пр.)

В качестве базы могут использоваться таблицы ACCESS и WORD

^ БУФЕР ОБМЕНА

УПРАВЛЕНИЕ БУФЕРОМ ОБМЕНА

Может содержать до 12 объектов

Настройка изображения

Настройка растровых изображений

Яркость, контрастность, рамка, обтекание

Рамки

Создание фреймов

Фрейм – прямоугольная область для вывода WEB-документа на Web-странице, на печатных страницах используются для колонтитулов

Рецензирование

Редактирование и комментарии без изменения исходного текста

Измененные данные сохраняются в документе на праве новой версии

Рисование

Выполнение простейших чертежно-графических работ

Представляют собой векторные объекты

Таблицы и границы

Создание таблиц и оформление текстовых блоков рамками

Возможно проведения итоговых расчетов (автосумма)

Формы

Разработка стандартных форм

^ СОЗДАЮТСЯ ФОРМЫ 3-Х ТИПОВ:

Web-формы :Формы Word :Печатные формы

Элементы управления

Набор активных компонентов для создания элементов управления WEB-страниц и WEB-форм

Возможно использование около 150 готовых компонентов. Установка и регистрация новых компонентов.




Принципы работы в текстовом процессоре.




Необходимо определить тип документа (печатный , электронный, Web-документ)

Определить требования заказчика к форматированию документа.


Основные этапы работы в WORD:

Создание документа

Ввод текста

Редактирование текста

Рецензирование текста

Форматирование текста

Сохранение документа

Печать документа
^ Средства автоматизации работы в WORD
1.Стили оформления абзацев.

Выполнять настройку для каждого абзаца текста – неэффективно.

Стиль оформления – именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка, рамок.

Благодаря стилю обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста., единство их оформления. Часто использованием стилей пренебрегают. В коротких документах это оправдано, но в больших документах трудно обеспечить вручную единство оформления, поэтому использование стилей является залогом высокого качества разрабатываемых документов. Создание стиля: Формат\Стиль\Создать

При создании стилей важным является наследование стилей. Это означает, что каждый стиль может основываться на существующем стиле. Это позволяет сократить время на настройку стиля и обеспечивает принцип единства оформления документа.


2 Шаблоны


Шаблоны -это совокупность удачных стилевых настроек , сохраняющаяся вне готовых документов.

При использовании шаблона документ получает сразу несколько готовых стилей оформления, содержащихся в шаблоне. Программа WORD позволяет создавать новые шаблоны на базе существующего шаблона, а также на базе документа. Доступ по команде Файл\Создать с выбором соответствующих настроек.

3.Темы

Это средство включено в последнюю версию WORD 2000. Оно включает следующие элементы оформления:

Фоновый узор

Стили оформления основного текста и заголовков

Стиль оформления маркированных списков

Стиль графических элементов оформления

Это средство предназначено для оформления электронных документов. Доступ по команде Формат\Темы


^ Создание комплексных текстовых документов в WORD


Комплексный документ – документ содержащий помимо текста объекты нетекстовой природы: формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, объекты мультимедиа.
^ Ввод формул
Используется команда Вставка\Объект\Microsoft Equation 3.0 . Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Верхний ряд содержит формульные символы , а нижний используется для задания шаблонов полей формулы. Переходы между полями осуществляются с помощью клавиш управления курсором. Ввод формулы заканчивается командой «Esc». Введенная формула является объектом, она может перемещаться в любое место документа через буфер обмена. Для редактирования формулы используется двойной щелчок мышью, что приводит к открытию окна редактора формул.

Особенности редактора:

Перед началом использования редактора формул его необхлдимо настроить с помощью команды Стиль\Определить. Эта настройка – обязательная и ее надо выполнить хотя бы 1 раз перед началом работы с редактором формул.

Редактор формул – это отдельный компонент. И его необходимо подключать при установке текстового процессора WORD.


Работа с таблицами

Таблицы всегда были неотемлемой частью документации, а сейчас стали широко использоваться для оформления WEB- страниц, чтобы принудительно управлять на экране клиента отображением данных и не доверять эту операцию программе-броузеру.

Ячейки таблиц могут содержать не только текст , но и графические и другие объекты. Благодаря этому можно размещать несколько иллюстраций по ширине WEB-cтраницы. При этом рамки таблицы делают скрытыми . а между ячейками оставляют зазор. В результате объекты , находящиеся на экране образуют ровные регулярные структуры, подобные газетным колонкам, а следов таблиц на экране не видно.

В WORD используется три основных способа создания таблицы:

Кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная. Используют для создания простейших таблиц небольшого размера

Диалоговое окно вставка таблицы (таблица\добавить таблицу). Используется для создания более сложных таблиц

Средство рисования таблиц таблицы и границы ( Таблица\ нарисовать таблицу). Используется для создания таблиц сложной структуры методом рисования. Необходимые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таблицы и границы.
^ Редактирование таблиц сводится к следующим основным операциям:
Добавление строк и столбцов

Удаление выделенных ячеек, строк и столбцов

Слияние и разбиение выделенных ячеек

Комбинируя указанные операции можно готовить таблицы сложной структуры.

Форматирование таблиц проводится с помощью диалогового окна Свойства таблицы которое может выбрано в контекстном меню таблицы. Элементы управления на вкладках диалогового окна позволяют :

Задать выравнивание таблицы относительно страницы документа

Задать обтекание таблицы

Определить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы и характер оформления ячеек

Задать размеры внутренних полей и интервалы между ячейками

Назначить параметры текущих строк и столбцов

Назначить параметры выделенных ячеек

В программе имеется мощное средство автоматического форматирования таблиц – Автоформат. Набор предлагаемых форматов представлен в списке Форматы, а результат, получающийся при их использовании в поле Образец. Работа по форматированию таблицы в этом случае автоматизирована и сводится к правильному выбору формата и установке сопутствующих элементов управления так, чтобы представленный образец лучшим образом соответствовал запланированному результату.


^ Работа с диаграммами

Для создания диаграмм WORD имеет подключаемое средство Microsoft Graph. Эта программа является внешним компонентом, и ее установка специально заказывается при установке текстового процессора WORD. Диаграмма может создаваться на основе конкретной таблицы, имеющейся в документе. В этом случае диаграмма и таблица дублируют друг друга, что не всегда оправданно.

Другой способ состоит в том, что в документ вставляется базовая диаграмма, которая основана на базовой таблице данных. Эта таблица редактируется путем заполнения данными пользователя, при этом меняется и вид базовой диаграммы. Базовую таблицу следует рассматривать как шаблон. Заполнение базовой таблицы можно автоматизировать, импортируя данные, например, из таблицы MS EXCEL. Настройка внешнего вида диаграммы состоит в выборе элементов оформления диаграммы и элементов представления данных. Для них можно использовать индивидуальное форматирование так, как это выполняется в программе MS EXCEL.


^ Работа с графическими объектами

В документах MS WORD можно использовать два типа рисунков: растровые и векторные. Рисунки векторной природы могут создаваться в самом текстовом процессоре.

Для растровых рисунков в WORD нет средств создания и они могут вставляется как внешние объекты из файла, подготовленного другими средствами ( сканер, графический редактор, цифровая камера). Векторные рисунки всегда внедрены в документ и их можно редактировать непосредственно по месту. Растровые рисунки вставляются методом связывания или внедрения. Их редактирование возможно только в ограниченных пределах.

^ Работа с векторными рисунками. Для создания этих рисунков используется панель инструментов Рисование. Основным на этой панели является список Автофигуры, позволяющий выполнять простейшие объекты. Созданные объекты могут редактироваться с использованием следующих операций:

Поворот

Изменение типа и цвета линий автофигуры и ее заливка

Расположение автофигуры и окружающего текста ( обтекание , расположение над и под текстом)

В поле автофигур могут быть созданы надписи (пункт Добавить текст в контекстном меню автофигуры) или осуществлена композиция рисунка и объекта Надпись.

Могут быть созданы теневые и трехмерные эффекты для автофигуры

Из простейших рисунков могут создаваться могут создаваться композиции. При этом используются операции:

Группировки \ разгруппировки

изменение порядка следования объектов в слоях в направлении по нормали к поверхности рисунка

выравнивания \распределения объектов

Использование клипартов. Для создания сложных композиций используются готовые библиотеки рисунков (клипартов). Простейшая коллекция клипартов входит в комплект поставки пакета MS OFFICE.