Реферат: Документов Архивного фонда области систематического перечня уникальных документов Архивного фонда Новгородской области (далее Государственный реестр области)

Утверждено

постановлением Администрации

области от 04.10.2005 № 361


П О Л О Ж Е Н И Е


о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда области


Общие положения


1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда области – систематического перечня уникальных документов Архивного фонда Новгородской области (далее Государственный реестр области).


1.2. Положение разработано в соответствии с #M12291 982300153#S #M12291 982300147федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 15.04.1993 № 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей"#S, #M12291 982300363#S областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области", #M12291 982300202Регламентом государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 № 75.


1.3. К уникальным документам Архивного фонда области относятся особо ценные документы Архивного фонда области, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.


1.4. Государственный реестр области создается с целью выявления, учета и обеспечения сохранности уникальных документов, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, в архивах организаций Новгородской области и частных лиц.

1.5. Ведение Государственного реестра области осуществляется архивным управлением области в целях централизованного учета уникальных документов Архивного фонда области, как памятников, имеющих исключительное значение для истории Новгородской области, а также в целях обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей.


1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр области осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в реестре области, в порядке, определенном настоящим Положением.

Документ Архивного фонда области, занесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, также включается в Государственный реестр области.



Выявление уникальных документов


2.1. Архивное управление области организует работу по выявлению уникальных документов Архивного фонда области, рекомендуемых для включения в Государственный реестр области.


2.2. Непосредственно работу по выявлению документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в собственности, оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда области, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с архивными учреждениями области, либо по собственному желанию.


3.Экспертиза ценности уникальных документов


3.1. Отнесение архивных документов к уникальным документам Архивного фонда области производится #M12293 0 982300153 1265885411 81 1562202838 3428500032 1230395600 2697443001 2483551668 4294967262#S#M12293 1 982300153 1265885411 24260 3446677848 463378730 3464 1039014782 2122331076 3297342578#S #M12293 2 982000098 1265885411 82 1562202838 3428500032 1230395600 2534634825 2970495608 4294967262#M12293 3 982000098 1265885411 24262 3446677828 463378730 3464 1039014782 2122331076 3297342578#S на основании экспертизы их ценности.


3.2.#G0 Экспертиза ценности уникальных документов проводится с целью обоснования включения их в Государственный реестр области с учетом следующих критериев:


3.2.1. Подлинность документа - обязательна для всех документов, включаемых в Государственный реестр области. В порядке исключения могут рассматриваться копии на правах подлинников или копии документов, если известно место хранения подлинника.


3.2.2. Историко-культурная значимость документа - отражение в документах сведений об уникальном для данной местности историческом, культурном событии, явлении, человеке.


3.2.3. Древность документа - к уникальным относятся все документы Архивного фонда Новгородской области, созданные по 1727 год включительно, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии, фрагменты сохранившихся подлинников и копий.

3.2.4. Публичность документов - документы, вносимые в Государственный реестр области, должны находиться на открытом хранении и не содержать каких-либо сведений, ограничивающих доступ.


3.2.5. Принадлежность к историческому событию - документы должны фиксировать социально-исторические явления, определяющие пути развития региона, международные соглашения и т.п. Документ должен непосредственно принадлежать этому событию, быть его неотъемлемой составной частью.


3.2.6. Принадлежность документа к определенной исторической личности - автографы, подлинные личные документы, относящиеся к личностям, занимавшим видное место в истории развития региона, независимо от национальности, вероисповедания, партийной и социальной принадлежности.


3.2.7. Художественные и оформительские особенности документа.


Документ может быть отнесен к категории уникальных как по одному, так и нескольким критериям одновременно.


3.3. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-методическими, экспертными комиссиями архивных органов и учреждений, соответствующими комиссиями других организаций и представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления области.


^ 4. Описание уникальных документов


4.1. Описание уникальных документов, рекомендуемых к внесению в Государственный реестр области, производится на листах учета и описания уникального документа (приложение 1).


4.2. Описанию подлежит каждый документ, рекомендуемый к включению в Государственный реестр области.


^ 5. Представление предложений о включении документов

в Государственный реестр области


5.1. В архивное управление области предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр области представляют:

государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, юридические и физические лица, собственники уникальных документов.


5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр области.

Юридические лица – собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в архивное управление области в форме заявления. В этом случае архивное управление области проводит работу по подготовке предложений или поручает подготовку предложений соответствующему государственному архиву.


5.3. Предложения рассматривает ЭПК архивного управления области и принимает решение о включении в Государственный реестр области либо отклонении представленного документа в 3-месячный срок.


^ 6. Включение документов в Государственный реестр области


6.1. Решение ЭПК о включении документа в Государственный реестр области передается специалисту управления, ведущему Реестр, который присваивает уникальному документу регистрационный номер по Реестру. Регистрационный номер проставляется на двух экземплярах листа учета и описания уникального документа.


6.3. Государственный реестр области ведется в виде картотеки. Архивное управление области включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области".


6.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов хранятся постоянно в архивном управлении области единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру области.


6.5. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.


^ 7. Внесение изменений в Государственный реестр области

7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, произошедших с уникальным документом

(смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре области.


7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в архивное управление области собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.


7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области" акты формируются в дело и хранятся постоянно.


^ 8. Пользование информацией Государственного реестра области


8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда области, включенных в Государственный реестр области, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, доступ к которой осуществляется с согласия собственников.


8.2. Архивное управление области обеспечивает исполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области".


Приложение 1


Методические рекомендации по определению и описанию документов,

подлежащих включению в Государственный реестр

уникальных документов Архивного фонда Новгородской области


Введение


Настоящие Рекомендации определяют методику определения наиболее ценных документов уникального характера, представляющих собой реликвии, утрата которых явилась бы невосполнимой потерей для новгородской и российской культуры, в целях организации их государственной регистрации и учета в Реестре уникальных документов Архивного фонда Новгородской области.


Рекомендации предназначены для использования в работе по выявлению уникальных документов в фондах архивов, музеях, библиотеках и иных организациях, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Новгородской области. Рекомендации могут использоваться также иными собственниками документов.


Рекомендации составлены в соответствии с "#M12293 0 982300625 2028685173 77 6 1601588711 2688632912 1656679524 3211861435 3297342578Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации#S" М., 2001 (Приложение 1 к #M12293 1 982300625 38946163 2361408120 2417268544 3154 23949 24254 2422330469 106Регламенту Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)#S, утвержденному #M12291 982300625приказом Росархива N 75 от 09.10.2001#S..


^ 1. Общие положения


1.1. Отнесение архивных документов к уникальным документам Архивного фонда Новгородской области производится в соответствии со ст. #M12293 0 982300153 1265885411 81 1562202838 3428500032 1230395600 2697443001 2483551668 42949672625#S, #M12293 1 982300153 1265885411 24260 3446677848 463378730 3464 1039014782 2122331076 329734257816#S Основ законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах, ст. #M12293 2 982000098 1265885411 82 1562202838 3428500032 1230395600 2534634825 2970495608 42949672625#S, #M12293 3 982000098 1265885411 24262 3446677828 463378730 3464 1039014782 2122331076 329734257817#S областного закона "Об Архивном фонде Новгородской области и архивах" на основании экспертизы ценности документов.


1.2. Отнесение документов Архивного фонда Новгородской области к высшей категории ценности - уникальным документам производится по специальным критериям, не совпадающим с критериями отбора на постоянное хранение и в качестве особо ценных документов (ОЦД). При определении уникальных документов основной акцент делается не на ценности информации, содержащейся в документе, как таковой, не на принадлежности к фонду высокой категории, а на общекультурной значимости отдельного документа, его реликвийности, мемориальности, единственности в своем роде по содержанию и месту в истории области, страны, человечества, а также высокой материальной ценности.


Под уникальностью в указанном смысле понимается представляющее самостоятельное культурно-историческое значение и невоспроизводимое ни в какой копии и ни в каком-либо другом документе единство материального носителя документа, его содержания, авторства (автографичности), соотнесенное с конкретным историческим временем (явлением, процессом, объектом), обусловившим появление данного документа.


Под материальной ценностью уникального документа понимается его наивысшая возможная цена, выраженная в его максимальной страховой оценке.


1.3. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов наиболее раннего периода, но образовавшихся не позже первой половины XX века. За более поздние годы выявление документов для включения в Реестр следует осуществлять по указанной в данных Рекомендациях методике, но лишь по отношению к самым бесспорным, не вызывающим каких-либо сомнений документальным ценностям и раритетам.


1.4. Объектом, включаемым в Реестр, может быть отдельный документ, единица хранения (дело), состоящая из уникальных документов.


? К категории уникальных относится все дело, если в нем обнаружен хотя бы один уникальный документ.


В исключительных случаях к категории уникальных могут быть отнесены комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.


^ Включению в Реестр и подокументному (поединичному) учету в нем подлежат подлинные уникальные документы, которые единственные прямо и непосредственно, т.е. адекватно и единовременно отражают события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества, республики и государства, отражают жизнь и деятельность великих исторических личностей, которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным историко-культурным значением и большой материальной ценностью.

Документ, занесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, автоматически включается в Реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области.

.

1.5. Выявление уникальных документов для включения в Реестр производится наиболее квалифицированными сотрудниками и специалистами в области организации использования, обеспечения сохранности, экспертизы ценности и описания документов.


Выявление уникальных документов в фондах архивов проводится первоначально по описям на ОЦД, а затем с обязательным изучением самих документов.


Если архив считает, что отбор ОЦД был ранее произведен некачественно и не удовлетворяет современным требованиям, то выявление уникальных документов проводится независимо от ранее выявленных ОЦД.


^ 2. Основные критерии определения уникальных документов


Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, решение принимается только при наличии согласованного и обоснованного коллективного мнения специалистов и экспертов.


Первый критерий - древность документа - является самодостаточным и не требует применения каких-либо других критериев.


Четыре следующих критерия - подлинности, бесспорности культурно-исторической значимости, публичности, высокой материальной ценности должны применяться в совокупности ко всем остальным документам, не относящимся к древним, но относящимся хотя бы к одному из последующих четырех критериев - отношение документа к историческому событию, отношение документа к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа, каждый из которых применяется лишь в совокупности с группой предыдущих четырех критериев.


Таким образом, для включения в Реестр документ, не отнесенный к древним, должен соответствовать минимум пяти критериям (см. Приложение 1).


2.1. ^ Древность документа. В соответствии с этим критерием к уникальным относятся все документы, созданные по XVII в. включительно, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников.


Как исключение, в качестве древних могут рассматриваться выполненные в XVIII в. списки (копии) несохранившихся более древних (ранних) документов (грамот, договоров, картографических документов), но в целом для применения к документам XVIII в. данного критерия необходимы дополнительные обоснования и заключения специалистов.


Древность документов иностранного (например, восточного) происхождения следует определять с учетом заключений специалистов в соответствующих областях древней истории.


2.2. Подлинность документа - обязательный критерий для всех документов при отнесении их к категории уникальных, исключая древние (см. п.2.1.). В порядке исключения могут быть рассмотрены в качестве возможных для включения в Реестр с учетом других критериев отдельные наиболее ценные копии более ранних документов, сделанные в XVIII в. (см. п.2.1.). Но, как правило, соответствие носителя текста документа времени и автора - обязательно.


^ 2.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа. Этот критерий обусловлен требованием выделения из АФ Новгородской области лишь тех документов, общенациональная ценность которых общепризнана, т.е. бесспорна.


Настоящий критерий определяет значение документа в качестве культурной ценности как таковой и не имеет в виду его научно-информационную или источниковую ценность с точки зрения сегодняшней исторической конъюнктуры, интересов исследовательских школ, возможностей использования и т.д. При оценке документа с точки зрения данного критерия особенно важно согласованное мнение всех экспертов. В некоторых случаях для оценки документа потребуется дополнительная экспертиза, заключение специалистов в той или иной узкой отрасли науки, культуры и т.д.


Этот критерий применяется не только к широко известным (пусть лишь в среде специалистов) документам. Документ мог быть неизвестен ранее, но коль скоро он выявлен, интерес общества к нему должен быть бесспорным и постоянным.


Опубликованность документа не является препятствием для включения первоисточника в Реестр (так может быть …)


В рамках критерия бесспорности культурно-исторической значимости может использоваться понятие "первый" (…т.д.), а также учитываться влияние документа на последующий ход общественной, государственной, национальной, религиозной жизни (например, …).


^ 2.4. Публичность документа


Для включения уникального документа в Реестр он должен быть публичным, открытым. В соответствии с этим критерием в Реестр не могут включаться засекреченные документы (содержащие государственную тайну), с ограниченным доступом (ДО), для служебного пользования (ДСП) и документы, которые по каким-либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца, документы по личному составу, содержащие сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), доступ к которым ограничен в соответствии с Основами законодательства РФ об АФ РФ и архивах (#M12293 0 982300153 1265885411 24568 2043200109 2771914523 3297342578 2858396943 49560517 4191076244ст. 20#S) и областным законом "Об Архивном фонде Новгородской области и архивах" (#M12293 1 982000098 1265885411 24571 2043200109 2771914523 3297342578 2858396943 49560517 4191076244ст. 22#S) на 75 лет).


Следует учитывать, что и среди данной категории документов могут быть реликвии, представляющие собой национальное и культурно-историческое достояние. Поэтому при проведении работы по выявлению уникальных документов необходимо провести их соответствующее изучение. В случае выявления уникальных документов перед включением вРеестр они должны быть рассекречены в соответствующем порядке, грифы ограничения доступа сняты, содержание документов должно стать доступным для использования.


Снятие ограничений на доступ к документам личного происхождения и по личному составу производится с письменного согласия самого гражданина, бывшего владельца или его наследников.


^ 2.5. Высокая материальная ценность документа


Этот критерий обусловлен тремя предыдущими и также является общеобязательным для всех документов, включаемых в Реестр. Он выражается в максимальной страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. Страховая оценка определяется на основе формализованной шкалы в соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД #M12291 982300728"Принципы денежной оценки документов АФ РФ и их страхование". М., 1993#S и #M12293 0 982300625 2028685173 78 6 1601588711 2032942015 1656679524 3211861435 3297342578"Методикой определения материальной ценности документов". М., 2001#S (приложение 2 к Регламенту Государственного реестра уникальных документов АФ РФ, утвержденному #M12291 982300625приказом Росархива N 75 от 09.10.2001#S).


По этому критерию к уникальным документам АФ Новгородской области могут быть отнесены лишь те, которые будут оценены не ниже, чем в 50 тыс. долларов США или 30 тыс. английских фунтов стерлингов, исходя из цен западно-европейских аукционов. Предварительная оценка проводится владельцем или держателем документа, окончательное решение принимается экспертами.


Следует учесть, что определенная на основе формализованной шкалы страховая оценка уникального документа не является неизменной и может быть впоследствии уточнена при решении какого-либо другого конкретного вопроса, например, при страховании документа для экспонирования на выставке.


2.6. Отношение документа к историческому событию


В этом критерии в первую очередь учитывается не столько важность отраженного в документе события, явления, процесса, но именно само отношение, сама принадлежность документа к важному историческому событию, явлению, процессу. Документ должен не просто отражать событие или быть одновременным ему, но непосредственно принадлежать этому событию, быть его неотъемлемой составной частью.


В соответствии с этим критерием к уникальным документам относятся подлинные акты конституционного характера: манифесты, кодексы, конституции, декларации, соглашения и договоры международного и внутреннего характера и др. документы, в которых зафиксированы социально-исторические решения, определяющие судьбу региона, кардинальные государственные преобразования, реформы (например, ?Договор о разграничении предметов ведения между Российской Федерацией и Удмуртской Республикой 1995 г.).


В эту же группу могут войти документы, непосредственно относящиеся к событиям или объектам мирового или общероссийского значения в области науки и техники, в которых зафиксированы крупные открытия и изобретения, кардинально повлиявшие на уровень развития культуры и общества, той или иной отрасли науки и техники (например, …).


В соответствии с этим критерием для включения в ГР УР рекомендуются аудиовизуальные документы, которые иногда могут явиться единственными адекватными доказательствами событий, процессов, редких природных явлений и т.д., а также представляющие собой большую историческую или художественно-эстетическую ценность (например, ….).


^ 2.7. Отношение документа к исторической личности


Критерий, близкий по своему значению и характеру применения к предыдущему. По этому критерию в качестве уникальных рассматриваются документы, относящиеся к личностям, к которым общеупотребителен эпитет "великий" - общепризнанных классиков российской и мировой литературы, искусства, выдающихся деятелей науки и техники, а также документы глав государств, крупнейших военачальников, национальных и народных героев.


При этом следует учитывать имена возможно, не имеющие великого значения для России, но имеющие значение для других народов или сыгравшие значительную роль в истории новгородской земли.


По своему характеру документы, относящиеся к исторической личности - это, прежде всего, автографы (рукописи) и другие подлинные документы, личные документы, личные (учетные) карточки, формулярные (послужные) списки и т.д.; в некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение (адресованные ему письма, упоминания о нем в других документах).


При использовании настоящего критерия не следует применять этическую оценку исторических личностей, акцентируя внимание на месте и роли человека в истории, с другой стороны, оценка личности как исторической должна быть достаточно устоявшейся, общепризнанной и не зависеть от неоднократно менявшихся конъюнктурных оценок .


В рамках этого критерия, а также критериев, рассмотренных в п.п. 2.3. и 2.6, должен учитываться объем документа. Автограф или дарственная надпись на книге, сделанная великим человеком, не равноценна по своему культурно-историческому значению рукописи его письма, а письмо - автографу (рукописи) его научного, публицистического или литературного произведения. При отборе документа в Реестр предпочтение отдается рукописи письма или произведения. При отсутствии в АФ области последних может быть предложен для включения в реестр и автограф (дарственная надпись).


2.8. ^ Юридическое значение документа, совпадающее с его юридической силой, может в некоторых случаях рассматриваться в качестве отдельного критерия при выявлении уникальных документов.


Этот критерий не всегда совпадает с критерием подлинности (не всякий подлинник имеет юридическую силу, и не всякий документ, имеющий юридическую силу, обязательно подлинник - это может быть дубликат, соответствующим образом заверенная копия).


Но для отнесения документов к уникальным подлинность обязательна.


Этот критерий может применяться с учетом четырех общеобязательных критериев к отдельным конституционным и другим государственным актам внутреннего и международного характера, сохраняющим свое правовое значение, а также к отдельным документам личного происхождения (завещаниям, дарственным и т.п.), если юридическое значение этих документов существенно воздействует на их ценность, продолжая влиять на законные имущественные и другие права юридических и физических лиц.


^ 2.9. Художественные и оформительские особенности документа


Специфические внешние особенности (художественные, оформительские и др.) могут в отдельных случаях влиять на ценность документа, превращая его в уникальное культурное явление, в т.ч. и художественно-эстетического характера.


По этому критерию следует учитывать также наличие в оформлении документов или в приложениях к ним драгоценных металлов и камней, уникальных печатей, художественных украшений, различных грамот, договоров, дипломов, национальные и фольклорные особенности в их оформлении и т.д.


Однако, само по себе наличие в оформлении документа драгоценных камней и металлов еще не является основанием для включения его в Реестр.


^ 2.10. Частота (редкость) наличия документов


Этот критерий как самостоятельный не применяется, но может использоваться в качестве дополнительного аргумента к каждому из вышеназванных критериев или в совокупности со всеми вместе. Здесь имеется в виду частота (редкость) наличия какого-либо вида документа в составе АФ Новгородской области, носителя документа, особенности воспроизведения текста (исчезающий или исчезнувший язык, диалект).


^ 3. Порядок описания документов для включения в

Реестр уникальных документов

Архивного фонда Новгородской области


Документы, предлагаемые для включения в Реестр, должны быть описаны таким образом, чтобы исчерпывающе полно были обозначены все их характеристики и особенности, позволяющие судить об их уникальности, высокой культурной и материальной ценности, и дающие полную возможность идентифицировать их.


Описание производится на стадии подготовки предложений о включении документов вРеестр.


Описание уникальных документов производится в Листе учета и описания уникального документа (Приложения --). Разделы и реквизиты Листа учета и описания уникального документа соответствуют реквизитам и информационным массивам соответствующей БД.


Лист учета и описания уникального документа состоит из 6 разделов, включающих 34 реквизита описания уникального документа.


^ 3.1. Раздел "Учетные и описательные характеристики"

1. "Регистрационный номер" - при описании не заполняется. Номер проставляется после принятия в установленном порядке решения о включении документа в Реестр.


2. "Дата включения документа в ГР УР" – при описании не заполняется..


3. "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он значится в описи и других учетных документах. В том случае, когда предлагаемый для включения в Реестр документ находится в составе единицы хранения (дела), остальные документы в которой, не являются уникальными, вначале указывается название (заголовок) единицы хранения (дела), затем - уникального документа.


4. "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа (по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.) или название документа (не единицы хранения), данное ему автором (составителем).


5. "Вид документа" - указывается вид документа, например: конституция, указ, грамота, договор, письмо, метрическая книга и др.


6. "Автор документа" - указывается фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище автора (составителя) документа, текста в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.


Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже указано в названии документа или является принятым в науке.


7. "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован автором (составителем); указывается арабскими цифрами: 28.09.1816. Для фоновидеодокументов указываются даты записи.


8. "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами:17, 18.


9. "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем при проведении экспертизы ценности, в том случае, если документ не датирован; заполняется в произвольной форме, например: не позднее 01.06.1820, не ранее 12.12.1923, 50-ые годы 20 в., 2-ая половина 18 в., 17 в.


10. "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например: древнерусский, старославянский, церковно-славянский, арабский, русский, и т.д.


11. "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа: указывается место создания, причины, обстоятельства его появления, от кого исходит документ, кому адресован, краткие сведения об авторе и адресате (если они не являются широко известными личностями), приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение для оценки документа, с точки зрения его уникальности. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения", "упоминание"). Для видеодокумента могут быть указаны приемы съемки (стоп-кадр, синхронные планы, наезд, отъезд), характеристика съемки (профессиональная, непрофессиональная), звуковой или немой фильм; для фонодокументов - скорость записи (скорость движения магнитной ленты во время записи) в см/сек.


12. "Историческая справка" - приводятся данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования (смена владельцев, передача из архива в архив с указанием времени, дата перезаписи фоновидеодокументов и т.д.). Если документ представляется государственным архивом, музеем, библиотекой, указывается точная (или возможная) дата поступления документа на хранение, название фонда или коллекции.


13. "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.


14. "Палеографические особенности" - указывается способ написания текста документа (полуустав, скоропись, канцелярское письмо, гражданский шрифт с добавлением букв кирилловской азбуки и т.д.).


15. "Печати" - указывается наличие печатей, их вид (оттиск, вислая), материал (воск, сургуч, свинец и т.д.), степень сохранности, принадлежность, описываются изображения и подписи на печати.


16. "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, рисунков, изображений гербов, резолюций, помет и других элементов, имеющих существенное значение для оценки документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности и материал переплета.


17. "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие (одна, две) основные научные публикации документа, в т.ч. зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна). Под публикацией имеется в виду и размещение документа в сети Internet.


Подготовленная к изданию, но не изданная рукопись, публикацией не считается. В случае издания (публикации) документа после включения его в Реестр, сведения об этом вносятся в раздел шестой ("Изменения") листа учета и описания уникального документа.


18. "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа (одна, две наиболее известных крупных выставки).


19. "Собственность" - указывается вид собственности через меню со следующими значениями:


- федеральная

- государственная Новгородской области

- муниципальная


- частная юридического лица


- частная физического лица.


20. "Владелец документа" - указывается через меню со следующими значениями:

- государственный архив

- государственный музей

- государственная библиотека

- муниципальный архив

- муниципальный музей

- муниципальная библиотека

- государственная организация

- негосударственная организация

- физическое лицо.

^ 3.2. Раздел "Место хранения документа"


21. "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование (полное и сокращенное) архивного учреждения, музея, библиотеки или другой организации или фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего хранение документа.


22. "Адрес места хранения документа" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.


23. "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения (дела), для документов, составляющих часть единицы хранения - номера листов или кадров; для фоновидеодокументов - номера единицы хранения и единицы учета.


^ 3.3. Раздел "Физические характеристики документа"


24. "Материальный носитель информации" - заполняется через меню со следующими значениями:


- бумага


- калька


- ткань


- черно-белая кинопленка на триацетате


- черно-белая кинопленка на нитрооснове


- цветная кинопленка на триацетате


- цветная кинопленка на нитрооснове


- дагерротип


- стекло


- черно-белая фотопленка на триацетатной основе


- черно-белая фотопленка на нитрооснове


- цветная фотопленка на триацетатной основе