Реферат: Автоматизация бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров вносит существенные коррективы в практику счетоводства
Введение
Автоматизация бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров вносит существенные коррективы в практику счетоводства. Организация компьютерного учета потребовала от бухгалтеров дополнительных навыков:
• по вводу данных первичных документов в компьютер — умения печатать на клавиатуре и щелкать (Click — DoubleClick) «мышью»;
• понимания работы компьютера и умения работать с операционной системой, компьютерной сетью, бухгалтерскими и другими прикладными офисными программами, а также со средствами телекоммуникаций;
• умения формулировать задачи по обработке данных в соответствии с требованиями программирования;
• самостоятельно создавать алгоритмы необходимых расчетов как в самой бухгалтерской программе, так и в приложениях для офисной работы;
• формирования отчетных документов в соответствии с техническими возможностями принтеров, факсов и сканеров.
Потребность в квалифицированных кадрах, обладающих необходимыми знаниями, умениями и навыками эксплуатации компьютера для использования в профессиональной сфере деятельности, обусловила появление разнообразных компьютерных курсов, кафедр и факультетов прикладной информатики с набором самых разнообразных по содержанию и учебному времени программ по автоматизированным информационным системам бухгалтерского учета, анализа и аудита.
Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета (АИСБУ) в основе имеют две дисциплины — информатику и бухгалтерский учет, и в настоящее время в большинстве курсов выделяют два раздела: эксплуатация и поддержка (UpGrade) программ автоматизации.
При этом с развитием средств программирования все больше задач автоматизации учета адресуется непосредственно пользователям программного обеспечения. Особенно наглядно эта тенденция прослеживается, начиная с 7-й версии программы «1C: Бухгалтерия» — лидера продаж коммерческих бухгалтерских программ в Российской Федерации; программа имеет два режима — непосредственной эксплуатации и конфигуратора самой программы. Следует отметить, что появление «конфигуратора» объективно вызвано не только развитием средств программирования, но и стало результатом стремления обеспечить своевременность внесения изменений в программное обеспечение вследствие высокой степени изменчивости нормативной базы финансового и бухгалтерского учета.
^ 1. Бухгалтерский учет и компьютерные технологии
В общем виде информационная технология представляет собой совокупность процедур по преобразованию информации с использованием системы методов и способов выполнения этих преобразований.
В соответствии со статьей 1 Общих положений Закона Российской Федерации о бухгалтерском учете бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении имущества и обязательств организаций путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Исходя из данных определений, следует, что бухгалтерский учет — это информационная технология.
Роль и место бухгалтерского учета в автоматизированной системе управления предприятием
Уровень развития бухгалтерского учета как информационной технологии, впервые описанной Лукой Пачиоли еще в 1494 г., определяется главным образом техническими средствами переработки информации. С развитием технических средств меняются концепции построения технологических процессов обработки информации. Так, от централизованной технологии обработки информации на машинных станциях с использованием больших электронно-вычислительных машин (ЭВМ) периода 60-х гг. XX в. в 80-х гг. начался переход к децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных компьютеров на рабочих местах.
В условиях централизованного учета основным условием автоматизации была своевременная ручная подготовка документов для машинной обработки. Компьютерная децентрализованная автоматизация характеризуется:
• реализацией решения задач учета в среде как автономного, так и сетевого вариантов использования компьютеров;
• интерактивным участием работников автоматизированных рабочих мест (АРМ) в информационном процессе, меняющих при необходимости данные, методику и ход решения учетных задач;
• ведением единой информационной базы и организацией регламентированного доступа к ней пользователей;
• интеграцией разных программных комплексов при решении задач учета— текстовых и табличных процессоров, систем управления базами данных и бухгалтерских программ;
• перенастройкой форм и способов представления информации в процессе решения задач;
• адаптируемостью унифицированных бухгалтерских систем к конкретным условиям применения.
Особенностями автоматизации бухгалтерского учета как информационной технологии являются:
• цель — ускорение получения системно обработанной информации для менеджмента, тогда как целью информационной технологии является только процесс переработки информации;
• неотделимость от конкретной бухгалтерской системы, тогда как информационная технология может существовать сама по себе;
• информационная среда, в которой реализуется технология бухгалтерского учета.
Поскольку главной целью автоматизации бухучета декларируется получение информации для менеджмента предприятия, закономерен вопрос о роли и месте бухгалтерского учета в системе управления предприятием.
Содержательную основу информационных систем управления составляют ее функциональные компоненты — модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. В системе управления любым предприятием выделяются подсистемы функционального и организационного уровня управления:
• стратегический анализ с задачами анализа финансового плана, финансовой и хозяйственной деятельности, маркетинга, управления проектами и документооборотом;
• управление персоналом с задачами организации труда, кадрового учета и расчета зарплаты;
• оперативное управление с задачами управления продажами, закупками и запасами и ведением складского учета;
• управление производством с задачами технической подготовки производства, технико-экономического планирования, оперативно-календарного планирования и ведением учета затрат на производство;
• бухгалтерский учет с задачами ведения Главной книги и специальных регистров, кассы, расчетных счетов, расчетов с работниками по оплате труда, с подотчетными лицами, с дебиторами и кредиторами, учета основных средств и нематериальных активов, материалов, товаров и готовой продукции, консолидации отчетов хозрасчетных подразделений предприятия.
Результаты принятых на любом уровне решений находят воплощение в данных бухгалтерского учета — бухгалтерская информация представляет собой свершившийся, документально зафиксированный факт, доступный для стратегического анализа. Тогда как информация оперативного учета может не являться окончательным фактом и использоваться для тактических управленческих решений. Необходимо отметить, что современные бухгалтерские компьютерные комплексы могут совмещать данные оперативного и бухгалтерского учета, что свидетельствует о возрастании роли автоматизированной бухгалтерии в управлении предприятием.
^ Общее и частное в обеспечении компьютерной технологии бухгалтерского учета
Информационная среда, в которой реализуется компьютерная технология учета, характеризуется наличием следующего обеспечения: информационного, технического, математического, программного, лингвистического, организационного, методического, правового и эргономического.
Информационное обеспечение — совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Внемашинное обеспечение бухгалтерского учета представлено системой общероссийских, отраслевых и локальных классификаторов и кодификаторов информации, системой документации, организацией документооборота.
Система бухгалтерской документации представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами. Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте. Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являющихся частью унифицированной системы документации. Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в них отражается результатная информация. Они подразделяются на стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам; специализированные отчеты; регламентированные отчеты. К последним относится государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы, отраслевая и региональная отчетность.
Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и пр.
Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до исполнения и сдачи в архив.
Внутримашинное обеспечение представлено информационной базой — совокупностью данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. База содержит условно-постоянную и текущую информацию.
К условно-постоянной относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Это справочники с данными Плана счетов бухгалтерского учета, объектов аналитического учета, нормативной и другой вспомогательной информации и метаданные — основные формы унифицированных первичных документов и формы бухгалтерской отчетности.
К текущей относятся данные о хозяйственных операциях, об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного периода, массивы данных первичных документов.
Техническое обеспечение — комплекс технических средств, обеспечивающих информационную технологию.
Математическое обеспечение — это совокупность математических средств, применяемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а также моделей составления и интерпретации учетной информации, используемых в программном обеспечении.
Задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам. Они имеют точный алгоритм решения и могут быть представлены простой математической моделью.
Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой бухгалтерского учета, автоматизированные системы включает целую группу моделей, отражающих основные особенности предметной области, но по-разному реализованных в программном обеспечении бухгалтерского учета:
• концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных;
• модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов;
• модель организации документооборота, определяющая порядок формирования, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета;
• модель представления бухгалтерских записей на счетах;
• модель решения функциональных задач — алгоритмов реализации стандартных, многократно повторяющихся и разовых хозяйственных операций, обобщения информации на счетах и обработки счетов в течение отчетного периода и по его завершении;
• модели учетного периода;
• модели разделения и интеграции учетных данных.
Особенности реализации перечисленных моделей определяют специфику технологии использования программного обеспечения бухгалтерского учета, а во многом и его функциональные возможности, особенно связанные с решением задач управленческого учета.
Программное обеспечение — это комплекс программ обработки, включая передачу данных. По своему назначению программное обеспечение делится на системное, вспомогательное и специализированное.
Системное программное обеспечение — это операционные системы, управляющие функционированием вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного программного обеспечения.
Вспомогательное программное обеспечение — это совокупность программных средств, необходимых для функционирования программ решения задач бухгалтерского учета и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. К ним относятся системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, разработанных средствами интерпретирующих систем программирования, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа и др.
Так, например, многие программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, используют для хранения и доступа к данным СУБД и без них не могут функционировать.
Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие в компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра web-страниц Интернета и при их отсутствии не могут нормально функционировать.
Специализированное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач бухгалтерского учета.
Лингвистическое обеспечение — это система искусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования информационной системы.
Организационное обеспечение — это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие эксплуатирующего и обслуживающего персонала с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе функционирования информационной системы.
Правовое обеспечение — это совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании системы.
По состоянию на 1 января 2003 г. основными законодательными актами в области правового обеспечения являются: .
• Гражданский кодекс РФ (часть I) от 30.11.1994 г.;
• Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 г.;
• Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 г. № 195-ФЗ;
• Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» от 09.07.1993г. №5351-1;
• Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 30.12.1992 г. № 3520-1;
. Патентный закон РФ от 23.09.1992 г. № 3517-1;
• Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23.09.1992 г. № 3523-1;
• Закон РФ «О правовой охране топологий интегральных микросхем» от 23.09.1992 г. № 3532-1;
• Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.
Санкции, предусмотренные российским уголовным и административным законодательством, регламентируются тремя статьями:
• ст. 146 УК РФ «Нарушение авторских и смежных прав» — за распространение, в том числе сдачу в прокат, чужих программных продуктов наступает уголовная ответственность (до пяти лет лишения свободы);
• ст. 7.12 КоАП РФ «Нарушение авторских и смежных прав, изобретательских и патентных прав» — за обнаружение контрафактных экземпляров произведений и фонограмм, а также материалов и оборудования, используемых для их воспроизведения наступает административная ответственность (до 20 МРОТ с конфискацией);
• за нарушение ст. 18 Закона РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» наступает гражданско-правовая ответственность (от 5000 до 50 000 МРОТ).
Однако в случае обнаружения на складе контрафактных экземпляров при отсутствии доказательств факта их тиражирования хозяином склада и при доказанности его умысла на реализацию таких тиражей можно говорить не о законченном преступлении, а лишь о покушении на совершение преступления (ст. 30, 146 УК РФ). Такой вывод вытекает на основании ст. 16 Закона РФ «Об авторском праве и смежных правах».
В нашем законодательстве нет статьи, по которой можно привлечь к ответственности как физическое, так и юридическое лицо за использование нелицензионного программного обеспечения.
Следует отметить, что эксплуатация коммерческих программ в России осуществляется на основе лицензионного соглашения между разработчиком (владельцем программы) и пользователем. Соглашение предусматривает три основных пункта:
• использование программы является легальным;
• адаптация программы возможна, когда встроенные механизмы проверки легальности мешают работе пользователя (например, конфликтуют с каким-либо программным или аппаратным обеспечением) или при передаче программы другому лицу;
• пользователь обязан не выполнять каких-либо противоправных действий с помощью данной программы.
Лицензионное соглашение регламентируется Законом о правовой охране программ для ЭВМ и баз данных. В частности, владелец легальной копии имеет право в соответствии со статьей 15 без согласия правообладателя и без выплаты ему дополнительного вознаграждения:
• осуществлять адаптацию программы для электронно-вычислительных машин (ЭВМ) или базы данных;
• изготавливать или поручать изготовление копии программы для ЭВМ или базы данных при условии, что эта копия предназначена только для архивных целей и при необходимости (в случае, когда оригинал программы для ЭВМ или базы данных утерян, уничтожен или стал непригодным для использования) для замены правомерно приобретенного экземпляра.
Поэтому не следует соглашаться на дополнительные требования правообладателя о «привязке» копии программы либо к конкретному компьютеру (например, к дате программирования BIOS), либо к инсталляционной дискете, либо к внешнему ключу на параллельный порт компьютера.
Неправомерным является также ограничение числа установочных копий. Более того, в соответствии со статьей 16 того же закона, перепродажа или передача иным способом права собственности либо иных вещных прав на экземпляр программы для ЭВМ или базы данных после первой продажи или другой передачи права собственности на этот экземпляр допускается без согласия правообладателя и без выплаты ему дополнительного вознаграждения.
На практике, действие закона не запрещает свободного копирования программ, так же как и защиту разработчиками своих программ от копирования, как и снятие такой защиты другими программистами. Поэтому владелец легальной копии программы вправе рассчитывать на поддержку разработчиков, тогда как владелец копии, приобретенной не у разработчиков, проблему поддержки должен решать самостоятельно.
Методическое обеспечение — это совокупность законодательных, нормативных актов и инструкций по бухгалтерскому учету, налогообложению и другим областям знаний, обеспечивающих юридическую поддержку принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки учетной информации.
В настоящее время на российском рынке юридических баз данных существует более 20 программных продуктов, которые осуществляют правовую поддержку принятия решений и могут быть встроены в АИСБУ. К их числу относятся широко используемые в бухгалтерском учете системы «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и др.
Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, предназначенных для создания условий высокоэффективной и безошибочной деятельности специалистов в процессе создания и функционирования системы.
Отметим, что бухгалтерский учет является давно освоенной информационной технологией, в которой все технологические функции компьютеризированы разработчиками в немыслимо короткие, по сравнению с 500-летним возрастом бухгалтерского учета, сроки. Если у бухгалтеров есть потребность в приобретении компьютерной программы учета, то выбор программы обусловлен всего двумя критериями: эргономикой и возможностью поддержки программы в соответствии с изменениями в нормативной и законодательной базах учета (либо самостоятельно, либо с помощью разработчика).
^ Автоматизированное рабочее место бухгалтера
Основу автоматизированной информационной системы составляют автоматизированные рабочие места (АРМ) работников бухгалтерии и учетных работников низовых подразделений предприятия — мест возникновения первичной информации.
АРМ бухгалтера — это рабочее место, оснащенное персональным компьютером, программой и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.
При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумаг, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора вычислительной машины, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.
АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает:
• комплект программ для обработки учетной информации;
• обучающую систему (гипертекстовую систему документации пользователя; интегрированную систему подсказок; систему закладок, указателей и справок; систему примеров, систему контроля и обнаружения ошибок);
• сервисные средства настройки АРМ (алгоритмов расчетов, бухгалтерских, технологических и эргономических параметров, периферийных устройств — принтера, модема, сканера и т.п.);
• сервисные средства эксплуатации АРМ (классификаторы, генератор отчетных форм, администратор баз данных, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, мониторинг — контроль работы конкретных пользователей, часы, калькулятор).
Кроме этого, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации.
АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети.
Автоматизированные бухгалтерские системы могут использовать не только локальные, но и глобальные сети для подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним информационным службам общего назначения (национальным информационно-поисковым системам, базам данных и т.д.). Хотя из соображений информационной безопасности подключение локальной бухгалтерской сети к глобальной связано с определенным риском.
Как правило, АРМ в бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным распределением работ по разделам учета: основных средств, материальных ценностей, заработной платы, выпуска и реализации готовой продукции, затрат, сводного учета и т.д. В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета. Возможен и другой вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами. Например, расчеты по заработной плате могут быть распределены по нескольким рабочим местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха, филиала).
Заключение
При изучении техники эксплуатации бухгалтерских программ возникает проблема выбора программы. Количество программ учета в настоящее время исчисляется сотнями, и использовать для обучения все нереально, а какую-либо одну — необъективно. Очевидно, для системного изучения техники эксплуатации программ необходимо использовать программы, которые отражают специфику предприятия, а также профессиональные тонкости изучаемого предмета.
Отличная техника эксплуатации базируется на глубоком знании системы бухгалтерского учета. Без этих знаний невозможно говорить о поддержке компьютерных программ бухгалтерского учета.
Средства поддержки, доступные пользователям бухгалтерских программ, включают общие средства программирования, предлагаемые, например, MS Office, и встроенные непосредственно в бухгалтерские программы.
При помощи общих средств могут решаться практически все задачи бухгалтерского учета — от частных задач до полнофункциональной версии, реализующей все функции учета.
Средства, встроенные в бухгалтерские программы, в подавляющем большинстве представлены редакторами отчетов. Особо следует отметить программу «1C», начиная с 7-й версии, — помимо конфигуратора, обеспечивающего доступ к компьютерному языку программы, она имеет еще и собственный отладчик. Кроме того, новейшие версии программ предусматривают вывод данных в форматы текстовых документов и электронных таблиц MS Office.
Очевидно, средства поддержки, доступные пользователям бухгалтерских программ, будут развиваться в силу необходимости скорейшего изменения программного обеспечения в соответствии с изменениями нормативной базы бухгалтерского и финансового учета, ориентируясь на возрастающую компьютерную грамотность учетных работников, на доступность компьютерной техники для домашнего использования и на упрощение средств программирования. Поэтому компьютер в бухгалтерском учете становится тем, что он есть на самом деле, — инструментом для вычисления, каким когда-то были пальцы, камешки, абак и счеты.
Системы счетоводства предназначены для обобщения учетной информации, тогда как электронный учет — всего лишь база данных, которые могут быть представлены в любом удобном для бухгалтера виде. Пользовательский интерфейс программы не есть система учета, а всего лишь компромисс между заказчиком программы и разработчиком. При этом фактом является увеличение численности бухгалтеров, в силу своей профессиональной деятельности хорошо воспринимающих идеи программирования, что на фоне естественной замены старших возрастных групп способствует процессу совершенствования принципов учета в последних версиях компьютерных программ.
Список литературы
Об основах туристской деятельности в Российской Федерации. Федеральный закон от 24.11.96 г. № 132-ФЗ. Принят ГД 4.10.96 г.
Агеева О.А. Туристские фирмы и гостиницы: бухучет и налогообложение. — М.: Современная экономика и право, 2000. — 184с.
Базиян М. и др. Использование Visual Foxpro 6. Специальное издание: Пер. с англ. — М.: Вильяме, 2001. — 928 с.: ил.
Брыкова Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета: Лабораторный практикум. — М.: ПрофОбрИздат, 2002. — 80 с.
Волошин Н.И. Международный туризм: Правовые акты / Сост. Н.И. Волошин. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 400 с.
Захарьин В.Р. 2300 бухгалтерских проводок по новому Плану счетов. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Дело и Сервис, 2001.-112 с.
Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета: Учебник. — СПб.: Питер, 2002. — 688 с.: ил.
Информационные системы оперативного управления туристской фирмой: Учеб. пособие / Под общ. ред. А.И. Сеселкина. — М.: Турист, 2002. — 160 с.: ил.
Козырева Т.В., РодигинЛ.А. Компьютерная мини-бухгалтерия в туристской фирме: Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 2001. — 144 с.: ил. — (Менеджмент и экономика туризма).
Озеров A.M. Бухгалтерский учет и налогообложение в туристических фирмах. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ФБК-ПРЕСС, 1998.-144с.
Практикум по туристскому программированию на Excel: Учеб. пособие / Под общ. ред. Л.А. Родигина. — М.: Турист, 1999. - 168 с.: ил.
Солодухина О.И., Гаранина Е.Н., Здоров А.Б. и др. Финансы и бухгалтерский учет в туризме: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2001. — 336 с.
СУБД Access в менеджменте туризма и гостеприимства: Учеб. пособие / Под общ. ред. Л.А. Родигина. — М.: Турист, 2001.-210 с.: ил.
Родигин Л.А. Компьютерный бухгалтерский учет в туристских фирмах. М.: «Советский спорт», 2003.
еще рефераты
Еще работы по разное
Реферат по разное
Управления
17 Сентября 2013
Реферат по разное
Рабочей программы дисциплины Технические средства автоматизации и управления по направлению подготовки 220400 «Управление в технических системах»
17 Сентября 2013
Реферат по разное
Номер государственной регистрации
17 Сентября 2013
Реферат по разное
Стандартов по информации
17 Сентября 2013