Реферат: Каталогов, картотек и баз данных

Департамент культуры и искусства

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Государственная библиотека Югры


Система каталогов, картотек и баз данных

Государственной библиотеки Югры


Организационно-технологическая документация


Ханты-Мансийск

2009


78.37

С 40


Система каталогов, картотек и баз данных Государственной библиотеки Югры [Текст] : организац.-технол. документация / Департамент культуры и искусства Ханты-Манс. авт. окр. – Югры, Гос. б-ка Югры ; сост.: Н. И. Вторушина, О. А. Хасанова, Л. И. Яркова ; ред. Н. И. Вторушина. – Ханты-Мансийск : ИРО ГБЮ, 2009. – 59 с.


В сборник включена часть организационно-технологических документов, регламентирующих организацию и ведение каталогов, картотек и баз данных в Государственной библиотеке Югры, а также методические указания по заполнению паспортов на каталоги/картотеки, базы данных и порядок оформления паспортов и положений.

Цель издания сборника – содействовать упорядочению организационно-технологической документации на каталоги, картотеки и базы данных библиотеки.

Издание предназначено для специалистов библиотек.


© Государственная библиотека Югры, издание, 2009

© Издательско-репродукционный отдел, печать, 2009




Содержание


I.ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ, КАРТОТЕК И БАЗ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ БИБЛИОТЕКИ ЮГРЫ 4

1.Общие положения 4

2.Назначение и функции системы каталогов, картотек и баз данных 5

3.Состав и структура системы каталогов, картотек и баз данных библиотеки 5

4.Взаимосвязь каталогов, картотек и баз данных в системе 6

5.Организация, ведение и редактирование каталогов, картотек и баз данных 6

6. Информация о каталогах, картотеках и базах данных и их пропаганда 6

7. Управление системой каталогов, картотек и баз данных 7

Приложение 2. Паспорт на каталог/картотеку 8

Методические указания по заполнению паспорта на каталог/картотеку 10

Приложение 3. Паспорт на БД 11

Методические указания по заполнению паспорта на БД 12

Приложение 4. Положение о каталоге/картотеке 13

Приложение 5. Положение о БД 14

II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПАСПОРТОВ И ПОЛОЖЕНИЙ НА КАТАЛОГИ, КАРТОТЕКИ И БАЗЫ ДАННЫХ 17

III.ПАСПОРТА НА ОТДЕЛЬНЫЕ КАТАЛОГИ, 18

КАРТОТЕКИ И БАЗЫ ДАННЫХ 18

ПАСПОРТ 18

ПАСПОРТ 20

ПАСПОРТ 23

ПАСПОРТ 25

ПАСПОРТ 27

ПАСПОРТ 29

ПАСПОРТ 30

IV.ПОЛОЖЕНИЯ НА ОТДЕЛЬНЫЕ КАТАЛОГИ, КАРТОТЕКИ И БАЗЫ ДАННЫХ 31

Положение о генеральном алфавитном каталоге 31

Государственной библиотеки Югры 31

Положение об учетном каталоге 33

Государственной библиотеки Югры 33

Положение о систематическом каталоге 36

Государственной библиотеки Югры 36

Положение о нумерационном каталоге 39

отдела абонемента Государственной библиотеки Югры 39

Положение о систематической картотеке статей 41

Государственной библиотеки Югры 41

Положение о «Книжной базе данных ГБЮ» 43

Положение о БД «Аналитика» 46

Список литературы 59



^ ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ, КАРТОТЕК И БАЗ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ БИБЛИОТЕКИ ЮГРЫ


Учреждение Ханты-Мансийского автономного УТВЕРЖДАЮ

округа - Югры «Государственная библиотека Югры» Директор

ПОЛОЖЕНИЕ ____________ / _______________

(подпись) (расшифровка подписи) __.__.200__ ___.___. 200__


О системе каталогов, Введено в действие приказом

картотек и баз данных от __.__.200__ № ____

Государственной библиотеки Югры


^ Общие положения
Система каталогов и картотек Государственной библиотеки Югры (далее – библиотека) – совокупность планомерно организованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных каталогов и библиографических картотек, раскрывающих состав и содержание фондов в различных аспектах. Система каталогов, картотек, баз данных (БД) – единая, целостная система.

Система каталогов, картотек и БД – составная часть справочно-библиографического аппарата библиотеки.

Система каталогов, картотек и БД библиотеки строится на основе принципов научности, информативности, доступности, планомерности, экономичности.

Принцип научности обеспечивается выполнением процессов каталогизации на основе ГОСТов, единым научным библиографическим описанием, систематизацией на основе таблиц ББК, централизацией методического руководства системой каталогов.

Принцип информативности обеспечивается полнотой и многоаспектностью отражения фондов, сочетанием в системе различных форм и видов каталогов.

Принцип доступности реализуется через организацию системы читательских каталогов, картотек различных видов и БД, их целесообразным размещением и оформлением, организацией вспомогательного справочного аппарата к каталогам и картотекам, информированием читателей об их составе и порядке использования, оказание квалифицированной консультативной помощи, организацию системы работы по библиотечно-библиографическому обучению пользователей.

Принцип планомерности обеспечивается развитием системы каталогов, картотек и БД на плановой основе, в полном соответствии с научно обоснованными перспективными и годовыми планами библиотеки.

Принцип экономичности обеспечивается координацией в ведении справочно-библиографического аппарата библиотеки путем исключения дублирования и параллелизма, целесообразного распределения обязанностей на основе принципов централизации процессов научной обработки, децентрализации процессов организации, ведения и редактирования каталогов, а также путем внедрения средств автоматизации.

Формирование и функционирование системы каталогов, картотек и БД библиотеки определяется:

назначением и местом библиотеки в системе других библиотек на территории региона;

составом и структурой фонда библиотеки как центрального хранилища региона в первую очередь краеведческой литературы;

системой обслуживания читателей в читальных залах, отраслевых отделах, на абонементе библиотеки;

ролью библиотеки как методического центра по отношению к ЦБС округа и другим библиотекам региона.



^ Назначение и функции системы каталогов, картотек и баз данных
Система каталогов, картотек и БД библиотеки обеспечивает выполнение всех функций библиотеки: комплектование, учет, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическая и информационная работа, методическая и исследовательская работа, издательская деятельность библиотеки.

Основные функции системы каталогов, картотек и БД:

учетно-регистрационная функция, устанавливающая наличие издания, его экземплярность;

информационно-поисковая функция, обеспечивающая полноту сведений об издании;

образовательная функция, определяющаяся задачами библиотеки по повышению культурного, общеобразовательного уровня пользователей.



^ Состав и структура системы каталогов, картотек и баз данных библиотеки
Система каталогов, картотек и БД библиотеки включает общебиблиотечные каталоги и каталоги отдельных структурных подразделений в соответствии с закрепленной ответственностью за их организацию и ведение.

Основными видами справочно-поискового аппарата являются каталоги и БД. Картотеки организуются для создания дополнительных возможностей поиска документов. Указатели являются вспомогательным аппаратом к каталогам и картотекам и обеспечивают полноту и оперативность поиска.

В состав системы каталогов, картотек и БД включены каталоги, картотеки, указатели к каталогам и картотекам, базы данных, различающиеся по виду отражаемых изданий, по назначению, по охвату фондов, по способу группировки, по территориальному размещению, по языку и форме.

По виду изданий в библиотеке организуются каталоги: книг, брошюр, продолжающихся изданий, альбомов и атласов; картотеки: периодических изданий; нотных изданий и звукозаписей; статей из газет, журналов и сборников; рецензий.

Каталоги, картотеки и БД других видов документов (аудиовизуальных материалов, специальных видов нормативно-технических и технических документов и др.) организуются по мере выделения фондов этих видов документов в библиотеке.

По назначению каталоги, картотеки и БД делятся на читательские, служебные, а также выполняющие одновременно функции читательских и служебных.

По охвату фондов в системе представлены каталоги, отражающие единый фонд и каталоги, отражающие фонды отдельных структурных подразделений библиотеки.

Каталоги на фонды отдельных структурных подразделений являются вспомогательными (кроме краеведческих), отражают состав фондов структурных подразделений по дополнительным поисковым признакам. Эти каталоги располагается в подразделениях библиотеки, фонд которых отражают.

По способу группировки материала каталоги и картотеки делятся на алфавитные, систематические и нумерационные.

Алфавитные и нумерационные каталоги отражают фонд по формальному признаку.

Систематические каталоги раскрывают состав библиотечного фонда по содержанию.

По форме каталоги и картотеки подразделяются на карточные, печатные (в книжной форме) и машиночитаемые.



^ Взаимосвязь каталогов, картотек и баз данных в системе
4.1. Взаимосвязь между каталогами и картотеками обеспечивается: единым библиографическим описанием документов; классификационными индексами; наличием ссылочно-справочного аппарата; едиными принципами организации, ведения и редактирования; единой методикой оформления и системой информации о каталогах и картотеках библиотеки.

4.2. Связующим звеном в системе являются электронные и генеральные каталоги, в которых наиболее полно отражаются сведения об издании.

^ Организация, ведение и редактирование каталогов, картотек и баз данных
5.1. Организация, ведение и редактирование каталогов, картотек и БД проводятся на основе единых методических принципов.

5.2. Ведется учет работы (расстановка, изъятие карточек; редакция; замена карточек и разделителей; ввод и редакция записей) в дневниках работы с каталогами, картотеками и БД каждого отдела, ответственного за ведение каталогов, картотек и БД. Сведения на основе дневников работы вносятся в паспорта каталогов, картотек и БД.

^ 6. Информация о каталогах, картотеках и базах данных и их пропаганда
6.1. Информация о каталогах, картотеках и БД и их пропаганда среди читателей является частью системы мероприятий библиотеки по пропаганде библиотечно-библиографических знаний.

6.2. Информация о каталогах, картотеках и БД и их пропаганда в библиотеке осуществляется:

изданием практических рекомендаций в помощь пользователям БД, путеводителей и памяток для читателей по пользованию каталогами и картотеками;

в системе форм и методов наглядной информации (текстового и графического характера);

оформлением каталогов и картотек;

в системе форм и методов устной пропаганды (консультации, беседы, экскурсии по каталогам и пр.);

размещением сведений о каталогах, картотеках и БД на сайте библиотеки.

6.3. Информация о каталогах, картотеках и БД и их пропаганда осуществляются по единому плану отделами, ведущими каталоги, картотеки и БД.

^ 7. Управление системой каталогов, картотек и баз данных
Управление системой каталогов, картотек и БД осуществляется в соответствии с планами работы библиотеки, приказами директора библиотеки, утвержденной инструктивно-технологической документацией посредством:

разработки мероприятий по повышению эффективности использования каталогов, картотек и БД;

составления перспективных и годовых планов и отчетов работы;

координации работы отделов библиотеки по организации, ведению и редактированию каталогов, картотек и БД и их пропаганды;

внедрения нормативных документов (ГОСТы, инструкции);

контроля за исполнением плановых заданий, решений организационного и методического характера, рецензирования документации по работе с каталогами, подготовленной в структурных подразделениях;

организации мероприятий по повышению квалификации кадров;

оперативной методической помощи в структурных подразделениях.

Управление системой каталогов, картотек и БД осуществляется на основе принципов централизованного методического руководства.

Научно-методическое руководство системой каталогов, картотек и БД осуществляется Советом по каталогизации, деятельность которого регламентируется специальным Положением.

Функции оперативного методического руководства организацией, ведением и редактированием основных каталогов, указателей к ним и БД возлагаются на отдел каталогизации.

Функции оперативного методического руководства организацией, ведением и редактированием библиографических картотек возлагаются на информационно-библиографический отдел.

Перечень каталогов, картотек и баз данных, организованных в библиотеке (см. Приложение 1), утверждается директором библиотеки. Вопросы о консервации и организации каких-либо дополнительных каталогов или картотек библиотеки рассматривается по мере необходимости на Совете по каталогизации. После положительного решения организационных вопросов, изменения вносятся в данное положение в виде дополнения к Приложению 1.

Ведение каталогов, картотек и БД, не включенных в данное положение, является недопустимым.

Принципы организации каталогов, картотек и БД, характер, хронологический охват, виды изданий, отраженные в них, частота обновления информации и другие вопросы отражаются в паспорте каталога, картотеки или БД (см. Приложения 2 и 3), который ведет отдел, ответственный за организацию и ведение данного каталога, картотеки или БД.

Ответственность за организацию, ведение и редактирование отдельных каталогов, картотек и БД возлагается непосредственно на структурные подразделения в чьем ведении они находятся и закреплена в положениях о конкретных каталогах, картотеках и БД (см. Приложения 4 и 5).



^ Приложение 2. Паспорт на каталог/картотеку
к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры


ПАСПОРТ


1. ____________________________________________________________________________

(полное название каталога/картотеки)

2. ____________________________________________________________________________

(употребляемая сокращенная форма названия)


3. Каталог/картотека находится в ведении __________________________________________

(полное название отдела)

4. Каталог/картотека расположен(а) в ______________________________________________

этаж – ______________


5. Каталог/картотека ведется с _______________ года

Хронологический охват с ___________ по___________ гг.

Перерывы за _______________ гг.

Гарантированная полнота за ____________________ гг.


6. ХАРАКТЕР каталога/картотеки (подчеркните):

постоянный временный законсервированный


7. ОБЪЕМ каталога/картотеки:


Дата

Ящиков

Карточек

Подпись


























8. НАЗНАЧЕНИЕ каталога/картотеки (подчеркните):

читательский, служебный, сочетающий функции читательского и служебного, вспомогательный к ____________________________________________________________

(укажите название основного каталога/картотеки)


9. ТЕМАТИКА каталога/картотеки (подчеркните):

универсальная, отраслевая, тематическая


10. В каталоге/картотеке ОТРАЖАЮТСЯ (подчеркните):


Фонд основного хранения

Отдел хранения основного фонда

Книги

Журналы

Газеты

Специализированные фонды (указать отделы):


Абонемент

Продолжающиеся издания

Изоиздания

Нотные издания

Универсальный читальный зал

Картографические произведения

Отдел искусств

Аудиовизуальные документы

СОиРРиПП

Электронные ресурсы

Микрофильмы

ОКЛиБ

Мультимедийный сервисный центр

Нормативно-технические документы

Научно-методический отдел

Информационно-библиографический отдел

Неопубликованные материалы

Авторефераты




Статьи

Из сборников

Подсобные фонды

Из продолжающихся изданий

Абонемент

Из журналов




Из газет




Рецензии




Переиздания

Переводы на другие языки


11. Каталог/картотека ВКЛЮЧАЕТ ЛИТЕРАТУРУ, изданную на языках (подчеркните или впишите): русском, украинском, белорусском, мансийском, хантыйском, других языках народов Российской Федерации____________________________________________________

иностранных европейских, других иностранных языках _______________________________


12. СПОСОБ ГРУППИРОВКИ МАТЕРИАЛА в каталоге/картотеке:

Основной ряд (подчеркните):

Алфавитный, хронологический, систематический, тематический

_____________________________________________________________________________

(укажите способ группировки)

Расстановка карточек в пределах каждого деления каталога/картотеки (укажите основной

принцип расстановки) __________________________________________________________________________________


13. В каталоге/картотеке ПРЕДСТАВЛЕНЫ КАРТОЧКИ (подчеркните, допишите):

Печатные карточки РКП, ВИНИТИ,________________________________________________

Машинописные карточки Рукописные карточки


14. В каталог/картотеку ВКЛЮЧАЮТСЯ КАРТОЧКИ (подчеркните):

основные, добавочные, дополнительные, ссылочные, справочные


15. СВЕДЕНИЯ, ЗАНЕСЕННЫЕ НА ОСНОВНЫЕ КАРТОЧКИ каталога/картотеки


На лицевой стороне _________________________________________________________


На оборотной стороне ________________________________________________________


16. ОТРАЖЕНИЕ НОВЫХ ПОСТУПЛЕНИЙ в каталоге/картотеке ПРОИЗВОДИТСЯ (подчеркните, допишите): ежедневно, еженедельно, ________________________________________

(укажите иную периодичность)

ориентировочно на ________ день со дня поступления в библиотеку


17. ОФОРМЛЕНИЕ каталога/картотеки:

Внешнее оформление (укажите особенности оформления): ________________________________


Внутреннее оформление (укажите особенности оформления): ______________________________


18. ДОКУМЕНТАЦИЯ на каталог/картотеку:


ПАСПОРТ (дата составления) – «____» _________________ 200 г.

ПОЛОЖЕНИЕ (дата утверждения) – «____» _________________ 200 г.

ИНСТРУКЦИИ (перечислите названия с указанием дат утверждения) ______________________


19. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ АППАРАТ к каталогу/картотеке ___________________________


20. СРЕДСТВА НАГЛЯДНОЙ ИНФОРМАЦИИ и пропаганды каталога/картотеки

________________________________________________________________________________


21. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ каталога/картотеки (должность) ____________________


«____» ______________ 200 г.

(дата заполнения)


^ 22. ОТМЕТКА О ЕЖЕГОДНОЙ ПРОВЕРКЕ ПАСПОРТА


№ п/п

Дата проверки

ФИО ответственного лица

Подпись
























^ Методические указания по заполнению паспорта на каталог/картотеку

Паспорт заполняют отдельно на каждый каталог или картотеку. При первоначальном заполнении в паспорт переносят сведения из имеющихся в отделах документов (дневники работы с каталогом или картотекой и др.). При отсутствии документации, в паспорт включают сведения, полученные в результате анализа.

Все сведения заносят в паспорт в полной форме без сокращений, четким разборчивым почерком. Некоторые пункты паспорта заполняют подчеркиванием соответствующих сведений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственно ответственный за ведение каталога/ картотеки.

При заполнении пунктов 10, 12, 15, 17, 20 необходимо иметь в виду следующее:

10*. Слева в столбик перечисляют все отделы-фондодержатели, сначала основных, затем подсобных фондов. Справа отдельным столбцом перечисляют все виды документов, которые присутствуют в данном каталоге/картотеке, например, для картотек указывают: «статьи из газет, журналов, продолжающихся изданий и сборников».

12*. Указывают способ группировки материала: основной ряд – алфавитный, систематический, хронологический, нумерационный, тематический. Сведения об организации материала в пределах каждого деления дают подробно, отражают исключения из общих правил, специфику организации карточек в каталоге.

15*. Элементы описания не указывают. Перечисляют все пометки служебного характера, в том числе регистрационный номер, индексы, справки о добавочных записях, принятые условные обозначения и т.п. если служебные пометки на карточках отсутствуют, то это отмечают в паспорте.

17*. Указывают особенности внутреннего и внешнего оформления. Внутреннее – разделители, их виды, принятые формы, размеры, цветовое решение. Внешнее – нумерация ящиков, оформление этикеток, цветовое решение этикеток.

20*. К средствам наглядной информации и пропаганды относят плакаты, объявления, справочные и информационные установки, листовки, буклеты и пр.

Данные паспорта проверяют и обновляют ежегодно. При необходимости можно заменять отдельные листы паспорта или использовать вкладные листы.

^ Приложение 3. Паспорт на БД
к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры


ПАСПОРТ


Название БД – «__________________________________________________________»

^ Автоматизированная система – ________________________________________________

Версия БД – ____________________________

Дата создания – ____________________________

Владелец БД – ______________________________________________________________

^ Кем создается – ______________________________________________________________

Тип БД – ______________________________________________________________

Вид БД – ______________________________________________________________

Назначение БД – ______________________________________________________________

^ Тип документов (объектов) – ____________________________________________________

Тематика БД – ____________________________________________________________

Естественный язык – русский, __________________________________________________

^ Число записей – ____________________________________________________________

Период обновления – ежедневно, еженедельно, ежемесячно, другое ___________________

(подчеркнуть нужное)


^ Интенсивность обновления – _________________ записей

Режим обновления – добавление / замена / удаление записей

(подчеркнуть нужное)

Ежегодный прирост – _________________ записей

Операционная система – _____________________________________________________

^ Хронологические рамки – с ________ года по _______ год

Информационно-поисковые языки (ББК, предметные рубрики, ключевые слова) – ______

______________________________________________________________________________

^ Другие поисковые возможности – ________________________________________________

______________________________________________________________________________

Степень свертывания информации о документе (БО, реферат, аннотация, ключевое слово) – _______________________________________________________________________________


^ Дата составления паспорта – «____» __________________ 200 г.

Положение (дата утверждения) – «____» __________________ 200 г.

Ответственный за ведение БД (должность) – _________________________________________


Отметки о ежегодной проверке паспорта


№ п/п

Дата проверки

Число записей

ФИО ответственного лица

Подпись

1.






























^ Методические указания по заполнению паспорта на БД

Паспорт заполняют отдельно на каждую базу данных (далее БД).

Все сведения заносят в паспорт в автоматизированном формате в полной форме без сокращений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственно ответственный за ведение БД.

В графе Название БД указывают полное наименование БД.

При заполнении графы Автоматизированная система указывают наименование автоматизированной системы, в составе которой функционирует описываемая БД.

В графе Версия БД указывают номер версии БД в свободной форме.

При заполнении 5-8, 10,11, 13-16, 18, 21 граф необходимо иметь в виду следующее:

5*. Заносят сведения о юридическом лице, обладающем правами собственности на БД. Указывают полное наименование организации.

6*. Перечисляют все отделы, принимающие непосредственное участие в организации, ведении и редактировании БД, в скобках указать обязанности.

7*. Указывают тип БД. Перечень значений с пояснениями приведен в приложении Д ГОСТа 7.70–96. «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик».

8*. Указываю вид БД, например, текущая, законсервированная и т.п.

10*. Для документальных БД указывают объекты, например: книги, статьи, брошюры, изоиздания, неопубликованные документы, патентные документы и др. Для остальных типов БД допускается запись в виде свободного текста, например: объектами в различных видах фактографических БД могут являться события, свойства, компьютерные программы, планы, расписания, информация для населения, словари, тезаурусы, номенклатуры, природные явления, технологические процессы и т.д.

11*. Раскрывают тематику БД: универсального содержания или это может быть область деятельности, отрасль народного хозяйства, научная дисциплина, к которым относится БД.

13*. Указывают число описанных в БД объектов, с указанием типа объекта (документов, статей и т.д.). Например, 102855 записей документов.

14*. Указывают период времени между очередными актами пополнения (обновления) БД. Например: ежемесячно; ежедневно; по мере поступления новых документов и т.д.

15*. Указывают объем изменения (пополнения) базы данных за какой-либо период.

Способ записи: абсолютное значение или процентное отношение к общему объему базы данных. Например: по количеству вновь поступивших документов; 200 записей в день; около 1300 записей в месяц и т.д.

16*. Указывают характер изменений, вносимых при обновлении данных в соответствии со следующим перечнем: полная замена данных; добавление записей; удаление записей; замена в отдельных полях записи; сохранение прежних версий.

18*. В свободной форме указывают полное или сокращенное наименование операционной системы, ее версию, граничные значения версии, диапазон версий.

21*. Раскрывают другие поисковые возможности: автор; организация/мероприятие; год издания; персоналии; заглавие; штрих-код/инвентарный номер и др.

Данные паспорта проверяют и обновляют ежегодно. При необходимости можно заменять отдельные листы паспорта или использовать вкладные листы.

^ Приложение 4. Положение о каталоге/картотеке
к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры


Положение о каталоге/картотеке


1.Общие положения

Полное название каталога/картотеки (аббревиатура).

Каталог/картотека является частью… ; предназначен для… .

Место размещения каталога/картотеки.

Наименование отдела, ответственного за организацию, ведение и редактирование каталога/картотеки.

Каталог/картотека ведется с … года. Хронологический охват с … по … гг.

Перерывы за … гг. Гарантированная полнота за … гг.

Характер каталога/картотеки – (указать: постоянный, временный, законсервированный).

Указывается назначение каталога/картотеки – читательский, служебный, или читательский и служебный.


^ 2.Функции каталога/картотеки

Основными функциями каталога/картотеки являются:

учетно-регистрационная, устанавливающая наличие издания и его экземплярность;

информационно-поисковая, обеспечивающая полноту сведений об издании, в том числе о его местонахождении и шифре;

образовательная, обеспечивающая повышение культурного, образовательного и профессионального уровня пользователей;

и т.д.


^ 3.Состав каталога/картотеки

В каталоге/картотеке отражаются фонды: (перечисляются отделы-фондодержатели)

отдела хранения основного фонда;

отдела краеведческой литературы и библиографии;

и т.д.

Каталог/картотека отражает следующие виды документов: (перечислить виды документов; для картотек указываются, например, «статьи из газет, журналов, сборников, продолжающихся изданий, рецензии»)

книги;

продолжающиеся издания;

и т.д.

Каталог/картотека включает документы на языках: (перечислить языки).


^ 4.Структура каталога/картотеки

Указать части, ряды. Для алфавитных каталогов – указать алфавит, для систематических каталогов – соответствующую классификационную систему.

Способ группировки материала: основной ряд – … внутри … (расстановка карточек в пределах каждого деления).

^ 5.Организация, ведение и редактирование каталога/картотеки

Каталог/картотека организован на основе карточек (указать каких).

Кем осуществляется организация, ведение, редактирование; на основе каких технологических документов.


^ 6.Вспомогательный аппарат

Какие имеются указатели к каталогу/картотеке.


7.Использование и сохранность каталога/картотеки

Обслуживание читателей по каталогу/картотеке. Каким отделом обеспечивается обслуживание пользователей.

Где разрешается пользоваться? (указать помещение)

Ответственность за состояние каталога/картотеки несет… (указать наименование отдела и должность).



^ Приложение 5. Положение о БД
к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры


Положение о базе данных


Общие положения

БД … (далее – БД) является составной частью электронного справочно-поискового аппарата Государственной библиотеки Югры (далее ГБЮ). БД включает сведения о … на … языках, имеющихся в фонде ГБЮ.

Назначение БД.

Организация БД осуществляется на основе принципов научности и доступности с учетом новейших требований каталогизации.

По характеру ведения БД является … (указать: постоянной, законсервированной, временной), по характеру информации и назначению – служебной или читательской.

БД организована и ведется в информационно-поисковой системе ИРБИС.

БД – это база данных, в которой каждая запись отражает … и содержит … .

Перечислить основные документы, регламентирующие организацию БД.


^ 2. Функции базы данных

Основными функциями БД являются: (указать нужное)

учетно-регистрационная, устанавливающая наличие издания и его экземплярность;

информационно-поисковая, обеспечивающая полноту сведений об издании, в том числе о его местонахождении и шифре;

научно-вспомогательная, обеспечивающая эффективное формирование и использование научно-технической информации;

образовательная, обеспечивающая повышение культурного, образовательного и профессионального уровня пользователей;

знаково-коммуникативная, помогающая дистанционному общению «читатель – каталог – автор»;

и т.д.

БД используется: (указать нужное)

для установления наличия издания, его экземплярности и местонахождения в фондах ГБЮ;

при составлении научного описания изданий;

в качестве методической базы для разработки вопросов теории и методики каталогизации изданий и организации каталогов всех типов для библиотек сети;

при комплектовании/исключении изданий из фонда библиотеки, установлении полноты представления книг определенного автора или тематики;

при организации библиотекой массовых мероприятий, библиографических указателей, выставок;

для получения статистических и других данных об изданиях, имеющихся в фондах ГБЮ;

для выполнения тематических запросов пользователей;

при заполнении читательских требований на документ; и т.д.


^ 3. Содержание базы данных

В БД отражаются фонды: (перечисляются отделы-фондодержатели)

отдела хранения основного фонда;

сектора отечественных региональных рукописных и печатных памятников;

отдела абонемента;

и т.д.

БД отражает следующие виды документов: (перечислить виды документов)

книги;

брошюры;

оттиски;

репринты;

авторефераты диссертаций;

статьи из сборников;

изоиздания;

неопубликованные документы;

картографические издания;

ноты;

статьи из газет и журналов;

рецензии; и т.д.


^ 4. Структура базы данных

БД структурирована по областям и полям библиографических записей в соответствии с UNIMARC форматом, используемым системой ИРБИС.


^ 5. Организация, ведение и редактирование базы данных

БД организована на основе библиографических записей, составленных отделом … (указать какими отделами), если есть заимствованные записей – указать откуда (СКБР, РКП или библиотеки округа).

Организация, ведение и редактирование БД осуществляются сотрудниками … (перечислить отделы) при программном и техническом сопровождении отдела автоматизации и информационных технологий.

Обязанности структурных подразделений по организации БД:

Отдел … (указать конкретный отдел): (перечислить обязанности)

создание первоначальной библиографической записи на новые поступления;

доработка библиографических записей на новые поступления;

редактирование библиографической записи на новые поступления;

внесение информации об исключенных экземплярах изданий из фонда библиотеки;

создание библиографической записи на ретроспективу из фонда отдела/сектора;

редактирование библиографической записи на ретроспективу;

создание аналитической записи из сборников;

редактирование словарей;

снятие блокировок;

отбор … записей из …;

импорт библиографических записей;

создание словарей; и т.д.


^ 6. Поисковый аппарат

Поисковый аппарат БД представляет собой совокупность словарей, сформированных по всем полям библиографической записи:

автор;

заглавие;

коллективный автор;

место издания;

год издания;

издательство;

предметные рубрики;

ключевые слова;

индексы ББК;

персоналии;

заглавие источника; и другое.


^ 7. Использование и сохранность базы данных

Доступ … (пользователей или сотрудников) к БД обеспечивается в режиме реального времени в локальной сети.

Ввод информации и редактирование БД осуществляют сотрудники, имеющие право доступа к ней.

Ответственность за ведение БД несет … (указать наименование отдела и должность).

Сохранность БД обеспечивают сотрудники отдела автоматизации и информационных технологий созданием ежедневных страховых копий.



^ II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПАСПОРТОВ И ПОЛОЖЕНИЙ НА КАТАЛОГИ, КАРТОТЕКИ И БАЗЫ ДАННЫХ



Паспорт / положение отдельно на каждый каталог, картотеку или базу данных составляет лицо, ответственное за организацию и ведение данного каталога, картотеки или базы данных.

Паспорт / положение состоят из ряда составляющих элементов, которые называются реквизитами. В состав реквизитов входят:

Гриф утверждения.

Заголовок к тексту.

Текст документа.

Паспорт / положение оформляются на листах бумаги А4; размеры полей должны быть:

левое – 25 мм, правое – 15 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

Заголовок паспорта / положения размещается по центру над текстом под грифом утверждения.

Текст паспорта / положения разделяется на разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Паспорта / положения на каталоги, картотеки и базы данных утверждаются на Совете по каталогизации и имеют следующий гриф утверждения, расположенный в верхнем правом углу документа:

УТВЕРЖДЕНО

решением Совета по каталогизации

от « ___ » «_____________» 20___ г.


Оформление паспорта / положения ведется с помощью программы Microsoft Word:

текст: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 12, межстрочный интервал – полуторный для положений и одинарный для паспортов, стиль – обычный, выравнивание – по ширине;

наименование разделов положения: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 12, межстр