Реферат: Управления документами и бизнес-процессами PayDox

Система управления документами и бизнес-процессами PayDox www.paydox.ru



Paybot LLC

Business Success Solutions




Корпоративная система управления документами

и бизнес-процессами



Экономическая эффективность
внедрения системы электронного документооборота
PayDox


© 2010 Paybot LLC


© Paybot LLC


^ Реальная экономия управленческих расходов


Контроль исполнения договоров и платежных документов

Контроль сроков исполнения договоров, исполнения платежей по договорам, других платежных документов, бюджетных статей расходов позволяет экономить реальные финансовые средства предприятия. СЭД PayDox позволяет контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия, управляя сбором и согласованием бюджетных заявок от подразделений предприятия. В дальнейшем система дает возможность контролировать соответствие исполняемых платежных документов лимитам по соответствующим бюджетным статьям доходов и расходов, не допускать перерасходов и эскалировать платежные документы, не вписывающиеся в бюджет, на уровень руководства для принятия по ним решения руководителя, имеющего такие права. Информация об исполняемых платежных документах с нарушенными сроками исполнения или с превышенными значениями соответствующих бюджетных статей немедленно поступает ответственным сотрудникам – контролерам и руководителям.


Эффективная система бюджетирования предприятия невозможна без эффективной системы электронного документооборота, позволяющей контролировать все документы, участвующие в процессе бюджетирования предприятия. Ведь бюджетирование предприятия – это непрерывный процесс движения множества документов, сопровождающих процедуры формирования и исполнения бюджета предприятия. Формирование любой статьи бюджета предприятия в разрезе подразделений и плановых периодов сопровождается подготовкой и согласованием документов – заявок от подразделений. Исполнение любой статьи бюджета связано с обработкой множества платежных документов, которые наиболее эффективно могут согласовываться, проверяться на соответствие лимитам по соответствующим бюджетным статьям и утверждаться в системе электронного документооборота.


Только система электронного документооборота способна обеспечить руководителей актуальной информацией для принятия оперативных управленческих решений, так как только система электронного документооборота формирует такие данные в электронном виде, как на стадии подготовки документов, так и на стадии их исполнения.


Бюджетирование «на бумаге» неэффективно и ресурсоемко, контроль платежных документов на соответствие лимитам по бюджетным статьям на стадии согласования таких документов без использования системы электронного документооборота требует существенных усилий и ручной работы. Поэтому система бюджетирования предприятия, не использующая систему электронного документооборота, не сможет эффективно контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия.


^ Отчетность в режиме реального времени

Настраиваемые отчеты СЭД PayDox позволяют в режиме реального времени контролировать сроки исполнения документов, загрузку сотрудников, текущие значения финансовых показателей предприятия, рассчитываемых в процессе непосредственного исполнения документов, что позволяет принимать оперативные управленческие решения по недопущению непроизводительных расходов.


Данная функциональность позволяет осуществлять реальную экономию управленческих расходов.
^ Экономия рабочего времени сотрудников

Эффективность использования системы электронного документооборота достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем – именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.


^ По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:


на поиск и ожидание поступления документов

20%

на согласование и утверждение документов

20%

на передачу документов между подразделениями

10%

на подготовку стандартных отчетов о движении документов

10%


Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.


Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более ^ 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратят на эти операции.


При использовании PayDox:

на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени

время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - PayDox обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.


^ Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании PayDox – 80%.


Соответственно, использование PayDox может экономить 80%*60%=^ 48% рабочего времени


При этом надо учесть, что остальные 52% рабочего времени не полностью используются для эффективной работы, часть тратится на перерывы на кофе, разговоры и т.п.


Т.е. если считать чистое рабочее время, то:

PayDox может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, PayDox позволяет «конвертировать» в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Учитывая простоту обслуживания системы, низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро. Обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Низкая стоимость владения достигается за счет того, что система устанавливается только на центральный сервер ─ установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется.
^ Качественные оценки эффективности



Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы.


^ Повышение прозрачности движения документов

Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.


^ Организация единого корпоративного информационного пространства

Удаленные офисы, филиалы, представительства информационно связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

^ Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации
Корпоративная информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.


Повышение управляемости компании в целом

Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.