Реферат: Средства автоматизации делопроизводства

Глава 17
Средства автоматизации делопроизводства 17.1. Основные понятия традиционного отечественного делопроизводства Документирование
Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения операций, например торговых. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов — фиксированных на бумаге текстов законов, постановлений, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

В свою очередь успех исполнения документа во многом зависит от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее содержание, оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил подготовки, составления, оформления и изготовления документации — или, говоря иначе, правил документирования.
Документооборот
Документ не только должен быть исполнен, но исполнен своевременно. То есть, должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передается между исполнителями, а для них существуют стимулы к исполнению документа в заданный срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который собственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.

Такой контроль формален. Он может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Это достигается путем заведения на каждый документ регистрационной карточки — своеобразного паспорта документа, в котором фиксируются его основные данные (реквизиты), включая фамилии исполнителей и сроки исполнения. Регистрационные карточки группируются в картотеки, и работа контролера сводится к периодическому просмотру карточек в картотеке, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о срывах сроков и т. д. Помимо этого система регистрации документов позволяет фиксировать последовательность передач документа одним исполнителем другому в течение всего жизненного цикла документа — от издания и регистрации до сдачи в архив, что позволяет снизить вероятность утери документа. По-видимому, последнее свойство дало название всей системе правил организации исполнения документа — документообороту.
Делопроизводство
В свою очередь документооборот и документирование и составляют понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определенных норм.

В России — еще с прошлого века — сложилась определенная методика организации работы с документами, закрепленная ныне в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации» и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений. В соответствии с отечественными нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело. Основными этапами обработки документов в организации являются: прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т. д. Для обеспечения единого порядка обработки документов в организациях предусматривается создание (наряду с делопроизводственным персоналом подразделений) централизованных делопроизводственных служб (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, а также на предприятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.

При этом необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются.
^ Российское делопроизводство
В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. То есть, документы сна-чала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполнителей, все более детализируясь.

При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) путем внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до передачи документа в архив.

Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, «поднимаются» соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов) или о месте его нахождения.



Рис. 17.1. Схема документооборота в процессе исполнения входящего документа

Из приведенного примера (рис. 17.1) видно, что при исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан с движением самого документа:

• документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;

• из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;

• после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;

• исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа:

• в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (например, состав документа, примечания и т. п.);

• факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;

• по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;

• списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие — контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.
^ Зарубежное делопроизводство
Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, в отличие от приведенной выше схемы, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота.

Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственноисполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации в единые реестры предприятия.

Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
^ 17.2. Современные подходы к автоматизации делопроизводства Автоматизация документооборота
Первоначально внедрение компьютеров в делопроизводство касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ (текстовых редакторов и процессоров) электронных версий документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны на принтере (см. гл. 11,12). Разработчики таких программ быстро уловили конъюнктуру и стали снабжать их специальными средствами, облегчающими создание документа. Так появилась возможность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа, в определенные места которых надо было вносить соответствующие данные. Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные табличные процессоры (см. гл. 13), позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы (например автоматически сформировать значение последней строки таблицы Итого). Создание подобного рода специальных программ привело к возникновению отдельного класса информационных технологий работы с документами — технологий обработки электронных версий документов (documentprocessing). При этом обмен документами может осуществляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и путем передачи электронной версии на гибком магнитном носителе.

Как только развитие вычислительной техники привело к появлению локальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность сетевого обмена данными. На их базе были созданы специальные службы, например такие, как электронная почта. Создание компьютерных сетей и служб обмена данными совершили революционный переворот в автоматизации делопроизводства. Появилась возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованного слежения за ходом делопроизводственного процесса.

Правда, вместе с решениями появились и проблемы. Первой и, к сожалению, до сих пор окончательно не решенной в России и многих зарубежных странах стала проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение

этой проблемы существует — любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью — специальным кодом, который не дает усомниться в авторстве и правильности передачи документа (см. гл, 8). Данный подход позволил говорить о возможности безбумажной технологии ведения делопроизводства.

Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а правильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользователь, владеющий соответствующими правами.

Создание технологической базы для развития систем автоматизации делопроизводства не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами. При этом природа данных технологий определяется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами традиционного делопроизводства.

Так, привычный порядок вещей, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управления документами (document management). Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хранения документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повторить порядок традиционного поиска: в своем электронном «кабинете» исполнитель открывает свой электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользователем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.

Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного предприятия должен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управления ходом работ (workflow management). Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до тысячи долларов, то он направляется на подпись финансовому директору, а свыше — только президенту компании. Примером среды разработки таких систем является, например, пакет Staffware (Staffware PLS).

С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом каждый предыдущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан документ на очередном этапе. Такой порядок характерен для предприятий, в которых руководитель, вынося резолюцию, исходит из субъективных соображений при назначении исполнителей. Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.

Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная работа с документом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с документом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одновременно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, внесенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реагировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста), которые нашли свое разрешение в системах, реализующих технологию группового доступа (groupware), например в пакетах Group Wize и Lotus Notes (Lotus-IBM).

Какие же технологии необходимы для комплексной автоматизации делопроизводства? Во многих западных компаниях автоматизация базируется на двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться данными, и системе управления документооборотом, позволяющей осуществлять единый контроль над всеми документами организации.
^ Особенности российского документооборота
В России общегосударственная система документооборота сложилась задолго до появления современных информационных технологий. Как показывает опыт, для ее реализации необходимо использование различных информационных технологий работы с документами. С одной стороны, необходимость централизованной концентрации данных о документах всей организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления документооборотом. Детальный анализ показывает, что для описания обобщенной структуры данных документа требуется до нескольких десятков реляционных таблиц (см. гл. 15). Для эффективной реализации такой системы необходима СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования. С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации, то есть, по сути, предполагает технологии управления рабочими группами (см. гл. 16).

В связи с этим на российском рынке наряду с системами, разработанными на базе готовых западных продуктов одного из вышеперечисленных классов, предлагаются оригинальные системы, разработанные специально для автоматизации отечественного документооборота с использованием элементов вышеперечисленных технологий.
^ 17.3. Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства
С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроизводства, автоматизированными системами должны поддерживаться следующие обязательные функции.

1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

2. Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу.

3. Возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль.

4. Списание документа в дело.

5. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа).

6. Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без привлечения разработчика.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, многие из которых являются обязательными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение системы.

1. Возможность работы с электронной копией документа.

2. Интеграция со средствами пакета MS Office.

3. Автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте.

4. Поддержка средств электронной цифровой подписи.

5. Возможность задания логических связей между документами.

6. Полнотекстовый поиск по электронным копиям документов.

7. Разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов.

8. Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет).

9. Ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложений.

10. Ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных документов между сотрудниками учреждения).

11. Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной логической обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика.

12. Распознавание текстов отсканированных документов.

13. Ведение электронных архивов документов.

14. Поддержка средств криптографической защиты информации. В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка специальных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом текстов документов:

1. Автоаннотирование — автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту.

2. Авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике.

3. Автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами.

4. Семантический анализ, результатом которого может быть указание пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа в дальнейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие тексты).

5. Формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).
^ 17.4. Обзор систем автоматизации делопроизводства, присутствующих на российском рынке Две модели делопроизводства — две группы систем автоматизации
На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две группы систем автоматизации делопроизводства. Они соответствуют двум моделям делопроизводства. Их можно условно назвать российской и западной.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий, например workflow. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства.

К системам автоматизации данной технологии относятся:

1. Дело (компания «Электронные офисные системы»);

2. Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва.

Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде коробочного продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие документопотоки в организации.

К системам данного направления относятся:

1. Русифицированные версии популярных западных сред разработки:

• DocsOpen (PC DOCS);

• LinkWorks (DEC);

• Staffware (Staffware PLS);

• Lotus Notes (Lotus-IBM).

2. Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

• система Босс-Референт компании «Ай-Ти» (Lotus Notes);

• системы OfficeMedia и CompanyMedia компании ИнтерТраст, г. Москва (Lotus Notes);

• система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes);

• решения компании «Весть — МетаТехнология», г. Москва (Staffware и Workroute2000).

3. Собственные разработки российских компаний:

• система LanDocs компании «Ланит»;

• система Эффект Офис компании «Гарант International»;

• система Optima WorkFlow компании «Оптима».
^ 17.5. Принципы работы с системой Дело Основные принципы построения системы
Система Дело предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Система обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, в его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях, и соответствует нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т. д. Система позволяет создавать и вести произвольное количество регистрационно-контрольных картотек в структурных подразделениях предприятия, что облегчает ее настройку на любую произвольную организационную структуру предприятия.

Система Дело, построенная на основе технологии «клиент—сервер», поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. Наряду со структурированной информацией о документе (регистрационная карточка) в системе обеспечивается работа с электронными версиями документа. В системе реализован механизм управления ходом работ (workflow management) для управления прохождением документов по организации и определения ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т. д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия (Oracle, MS SQL Server). Для информационно-аналитической работы в системе реализован Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам для специалистов и руководителей с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет (корпоративную сеть интранет).

Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую и документированную технологию делопроизводства.

Система является открытой в полном соответствии с принятыми стандартами. В частности, интерфейс прикладного программирования (API), поддерживающий промышленные стандарты ActiveX и MAPI, позволяет пользователям создавать собственные прикладные программы для расширения/модификации возможностей системы и интеграции с другими системами. Например, пользователи могут интегрировать систему с клиентом электронной почты для автоматической регистрации поступающей корреспонденции и автоматической рассылки исходящей почты или самостоятельно формировать любые отчетные формы в текстовых и табличных процессорах.
^ Пользователи системы ДЕЛО
Сотрудник предприятия, которому предоставлено право работы с системой Дело, является ее пользователем. При этом разным пользователям могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может быть разрешена регистрация документов, другому доступ к данному режиму работы будет закрыт.

Совокупность правил работы в системе Дело для каждого пользователя ставится в соответствие специальному имени пользователя — идентификатору, значение

которого хранится в системной таблице. Каждый сеанс работы начинается с того, что пользователь вводит в систему свой идентификатор, в соответствии с которым ему предоставляются те или иные возможности. Чтобы обеспечить защиту от несанкционированного доступа к системе, пользователь обязан подтвердить свое право работы, набрав секретную комбинацию символов — пароль.

При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы Дело могут быть реализованы различные подходы к распределению пользовательских функций, которые предусматривают различную степень привлечения сотрудников предприятия в качестве пользователей системы.

Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители (см. рис. 17.1 на с. 626) продолжают работать с бумажными документами (оригиналами и их копиями), а автоматизации подлежат лишь регистрационные и контрольные функции, то в качестве пользователей системы Дело может быть привлечен ограниченный круг делопроизводителей (в частном случае — один сотрудник), в основные функции которых входит:

• регистрация документов (заведение электронных регистрационных карточек);

• отслеживание момента вынесения резолюции по документу и ввод в регистрационную карточку (РК) текста резолюции, фамилий автора резолюции и исполнителей документа, а также срока исполнения документа;

• периодический поиск в картотеке и просмотр РК документов, находящихся на исполнении (на контроле), с целью напоминания исполнителям о сроках исполнения документов;

• получение формируемых системой стандартных отчетов о степени исполнения документов для доклада руководству;

• отслеживание момента исполнения документа и ввод текста отчета исполнителя в РК;

• отслеживание момента списания документа в дело и внесение в РК номера (наименования) дела согласно номенклатуре дел предприятия.

Нетрудно заметить, что выполнение приведенных выше делопроизводственных функций может быть частично возложено на исполнителей документа. При этом оперативность системы значительно возрастает. Так, если руководители и исполнители готовы стать пользователями системы, то возможно следующее перераспределение функций:

• одновременно с вынесением резолюции традиционным способом, руководитель дублирует текст резолюции в РК документа, а также вносит в РК фамилии исполнителей документа и дату его исполнения;

• исполнитель самостоятельно просматривает картотеку и отслеживает сроки исполнения направленных ему документов, а после того как работа по документу завершена, вводит в РК текст отчета и номер дела, в которое списан документ. Если же целью автоматизации является переход к безбумажной технологии, то есть предусматривается работа исполнителей только с электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники делопроизводственного процесса, включая и руководителей, и исполнителей.

Наконец, обязательной категорией пользователей системы являются системные администраторы. В функции системного администратора входит наиболее сложная и ответственная часть работы с системой Дело — настройка системы на конкретную организационную структуру предприятия, определение правил делопроизводства и документооборота, которые будут поддерживаться системой.

Система Дело устанавливается в локальной сети, и доступ к картотеке (к поиску РК в картотеке) может быть осуществлен с любого из компьютеров, объединенных в локальную сеть. В общем случае, целесообразно, чтобы количество компьютеров, объединяемых в локальную сеть, совпадало с количеством пользователей системы Дело.
^ Настройка системы на организационную структуру предприятия
Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и документооборота Дело является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема документооборота определяется организационной структурой предприятия и правилами делопроизводства.

Под организационной структурой предприятия будем понимать состав и организационную подчиненность подразделений предприятия, а также перечень сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в работе с документами, то есть обладающих правом резолюции либо являющихся исполнителями документов. Таких сотрудников в дальнейшем будем называть должностными лицами,

Настройка системы на организационную структуру предприятия, прежде всего, позволяет упорядочить и локализовать поиск РК документов, исполняемых различными должностными лицами.

На рис. 17.2 приведена упрощенная модель доступа к РК документов, исполняемых в различных подразделениях. После того как документ зарегистрирован (будем считать, что это входящий документ), его РК оказывается в картотеке. Предположим, что в момент первичной регистрации документу присваивается регистрационный номер и определяется должностное лицо (в РК вписывается фамилия должностного лица), которому предстоит вынести резолюцию по поступившему документу. Например, таким лицом может быть директор предприятия.

Факт вынесения резолюции отражается в РК документа путем ввода текста резолюции, для чего необходимо отыскать РК в картотеке. В общем случае система позволяет осуществить поиск РК документа во всей картотеке, задав в качестве критерия поиска регистрационный номер документа или фамилию того лица, которому направлен документ. Но данный метод обладает тем существенным недостатком, что при достаточно большом количестве карточек в картотеке такой поиск может занять много времени, включая время на формирование поискового запроса.



^ Рис. 17.2. Схема создания кабинета в системе Дело

Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не только к «своим», но и к «чужим» документам.

Чтобы избежать подобных проблем, система Дело предоставляет возможность автоматического выделения из всей совокупности РК, находящихся в картотеке, тех РК документов, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенных должностных лиц (или лица). Такая усеченная картотека получила название кабинета, а должностные лица, относительно которых происходит отбор документов, — владельцев кабинета.

Например, после вынесения руководством резолюций (и назначения исполнителей) в картотеке появились карточки документов, среди исполнителей которых обязательно есть кто-либо из сотрудников Подразделения 1 (на рис. 17.2 эти карточки выделены темным цветом). Создание кабинета, владельцами которого являются все должностные лица подразделения, приведет к тому, что в кабинет попадут дубликаты всех РК документов, исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников подразделения. Но при необходимости можно настроить систему так, что у кабинета будет произвольное число владельцев, например только один владелец. В этом случае в кабинет будут попадать документы, относящиеся только к данному должностному лицу. Количество же создаваемых кабинетов в системе не ограничено.


Последнее обстоятельство требует введения жесткого правила: одно и то же должностное лицо не может быть владельцем нескольких кабинетов, иначе процесс поиска документа по признаку участия того или иного должностного лица в его исполнении теряет однозначность.


После того как кабинет создан, доступ пользователя к документам может быть ограничен совокупностью РК, попавших в свой кабинет. Такой подход очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель «видит» только предназначенные ему документы.


Можно провести аналогию между кабинетом и рабочим столом делопроизводителя, на котором скапливаются РК документов, ход исполнения которых данный делопроизводитель должен отследить. При этом в должностные обязанности делопроизводителя входит работа только с документами, которые либо имеют резолюцию конкретных должностных лиц, либо исполняются конкретными должностными лицами.


Как было показано выше, осуществить доступ к документу можно путем поиска по всей картотеке. Но, как правило, удобнее при настройке системы повторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае делопроизводители различных подразделений будут обращаться за документами в свои кабинеты.

Более того, для ускорения поиска и разграничения доступа к документам целесообразно разбить одну большую картотеку на несколько картотек подразделений. Подобное разбиение также может и должно производиться, если какое-либо подразделение ведет свое собственное делопроизводство, то есть документ может быть создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В этом случае кабинеты будут с