Реферат: Міністерство освіти І науки україни «Переяслав – Хмельницький державний педагогічний університет імені Григорія Сковороди»

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
«Переяслав – Хмельницький державний

педагогічний університет імені Григорія Сковороди»


Т.І. Білобровко

Л.В. Борисова


«Управлінське документування:

Кредитно – модульний курс»


Переяслав – Хмельницький – 2008


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

«Переяслав – Хмельницький державний

педагогічний університет імені Григорія Сковороди»


Т.І. Білобровко – канд. філос. наук, доцент

Л.В. Борисова – ст. викладач


«Управлінське документування:

Кредитно – модульний курс»

навчально-методичний посібник


Переяслав – Хмельницький, 2008


УДК 378.11

ББК 74.58

Б 82


Білобровко Т.І. «Управлінське документування: Кредитно – модульний курс»: навч.-метод. посібник / Т.І. Білобровко, Л.В. Борисова; ДВНЗ «Переяслав – Хмельницький державний педагогічний університет імені Григорія Сковороди». - Переяслав – Хмельницький, 2008. – 59 с.


Укладачі:

Білобровко Т.І., кандидат філософських наук, доцент.^ Борисова Л.В., старший викладач відділення післядипломної освіти.


Рецензенти:

Москаленко В.В. – доктор філософських наук, професор, завідувач лабораторією інституту психології ім. Костюка АПН України

^ Юрійчук Н.Д., кандидат педагогічних наук, доцент кафедри української мови та методики навчання Інституту філології ДВНЗ «Переяслав – Хмельницького державного педагогічного університету імені Г.С.Сковороди».

Друкується згідно з рішенням Вченої ради «Переяслав – Хмельницький ДПУ імені Григорія Сковороди» (протокол № 9 від 27.06.2008 р.)


Узагальнений теоретичний та практичний матеріал з управлінського документування, розроблений за модульно-рейтинговою системою та методичні рекомендації й поради до вивчення курсу. Призначено для магістрантів післядипломної освіти зі спеціальності «Управління навчальним закладом».


Вступ

В умовах інтеграції вітчизняної освіти до європейського освітянського та наукового простору, особливої актуальності набувають питання формування системи знань, умінь та навичок сучасного фахівця.

Глобальні зміни на європейському ринку праці, прогрес світової науки, зміни в соціальному, економічному, правовому та освітянському просторі зумовлюють зміни у підходах до підготовки фахівців.

Сучасний стан розвитку освіти в Україні диктує свої, досить високі вимоги до організації діловодства в освітній галузі. Нині, підвищення рівня організації та ефективність управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах освіти, наскільки правильно та грамотно встановлюються стосунки між людьми.

Більшість інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можливо тільки за попередньої її фіксації.

Важливим завданням є створення і функціонування системи документів, як робочого інструменту будь-якої сфери. Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства, за допомогою якого здійснюється дієвий контроль за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію – це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в роботі освітньої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень.

Зараз перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали жорстокішими вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. У зв’язку з цим, документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань.

Управлінське документування – одна з дисциплін, що вивчається в магістратурі зі сп. «Управління навчальним закладом».

Вона передбачає вивчення процесу ведення ділового документування та організацію роботи з документами в установах освіти, що охоплює сукупність форм, прийомів, методів їх укладання і обробки. Тобто весь процес із часу створення документа і до архіву. Сам термін «діловодство» означає процес вирішення справи – «діло» (справи), «вирішувати».

Таким чином, завдання курсу полягають у тому, щоб:

Дати магістрантам ґрунтовні й систематичні знання з усіх розділів управлінського документування;

Забезпечити оволодіння нормами української літературної мови, з метою правильного вживання мовних засобів, дотримання вимог культури усного й писемного мовлення, застереження від найпоширеніших помилок, знаходження найдоцільніших лексико-граматичних засобів для кожної конкретної мовленнєвої ситуації;

Вивчити мову і стиль текстів організаційно-розпорядчої документації;

Сформувати вміння й навички складати ділові папери.

Програма курсу «Управлінське документування» складається з двох модулів (1 кредит).

У систему підготовки управлінців включено лекції, практичні заняття, самостійну роботу, тестування, контрольні роботи.

Програма визначає певний рівень знань, необхідний для опанування магістрантами. У зв’язку з тим, що кількість годин, відведена навчальним планом на вивчення курсу «Управлінське документування» для систематичного викладання недостатня, частина тем виноситься на самостійне опрацювання. Але під методичним керівництвом викладача.


^ Тематичний план курсу



№ п/п

Назва теми

Всього годин

Лекція

Практичні заняття

Сам Самостійні заняття

1.

Предмет «Управлінське документування». Його місце у сучасному управлінні.




2

2

18

2.

Етика ділового спілкування.




2

2

18

3.

Вимоги до ділових паперів.




2

2

18

4.

Ділове документування в установах освіти як складова управлінської діяльності.




2

2

18

5.

Управлінське документування як організаційна складова у становленні сучасного керівника навчального закладу.




2


2


16

6.

Всього: 10 10 88



Розділ 1. Предмет управлінського документування. Його місце у сучасному управлінні


1.1 Призначення та класифікація документів


Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”.

Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад, “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

У наш час термін “документ” є загальною назвою всіх юридично значущих джерел інформації. У сучасній літературній мові слово “документ” має кілька значень:

Матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо).

Діловий папір, що підтверджує будь – який факт або право на щось; у праві – складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт).

Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка).

Історично достовірні писемні джерела (грамота, акт, малюнок).

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується у сфері управління. Тут документ є, насамперед, зафіксованим письмовим способом носієм інформації і, водночас, своєрідним “матеріалом”, “сировиною для обробки”. Ця “сировина” повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно давати інформацію. Це стосується, передусім, цифрової документації, обробка якої повністю комп’ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Документ має такі властивості:

є носієм, і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;

має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі і доборі слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість, як така – відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяють на три групи.

Документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як правило, готуються заздалегідь і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками.

Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності й швидкості їх використання, обробки, частина інформації готується заздалегідь.

Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст, де мовні засоби автор – укладач добирає сам .

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом – оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

В останні часи, за значного збільшення обсягів інформації, доля її на паперових носіях в діловодстві зменшилась. Цьому сприяє розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів у персональний комп’ютер, текстового і графічного видів обробки інформації в документах, що дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впровадження електронного транспортування, доступ до необхідної ділової інформації через бази даних тощо. Сучасні системи автоматизації процесів діловодства дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику. Алгоритмом також передбачено, що така система пам’ятає, де і в разі потреби нагадає про необхідність завершення роботи з ним.


^ Функції документів


Серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні.

Загальними функціями документа є:

інформаційна: будь – який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію – причина укладання будь – якого документа;

соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною проблемою;

комунікативна: документ є засобом зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

^ Спеціальними функціями документа є:

управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи, що створені спеціально для реалізації завдань управління;

правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і право взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і право взаємин, а також будь – які документи, які набувають правової функції на деякий час;

історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації.

^ Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначенням, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній знайде відображення специфіка будь-якої сфери діяльності.


^ 1.2. Організація діловодства в установах


Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління.


^ Основні поняття діловодства


Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство являє собою повний цикл опрацювання та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Оскільки діловодство має переважно службовий характер, відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб’єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби – управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов’язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства.

Діловодство виключає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов’язкові реквізити.

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:

забезпечення своєчасного і грамотного створення документів ;

організація роботи з документами: одержання – передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Діловодство є важливою складовою роботи кожної установи, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи. Інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Процес документування досить складний. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20 – 25 разів – за звичайну швидкість мови. Слід врахувати, що допоміжні операції в роботі з документами (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування та ін.) переважають над формуванням інформації, яку передбачається перетворити в документ. Це пояснюється недосконалістю документування, нестачею технічних засобів роботи з документами.

^ Організація роботи з документами – це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві. В організації роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів по стадіях управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу. Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрачають на виконання роботи з документами. Тому організація роботи з документами повинна бути суворо підпорядкована принципу ділової необхідності.

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завдання правильної організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної точності, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання до виконання. Доцільно розробляти схеми проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації документів і децентралізації відповідності при виконанні управлінських функцій.

^ Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується для застосування в установах з обсягу документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів. Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік.


Правила та принципи документування
Система проходження документів у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації документів і централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій. В організації слід чітко визначити відповідальність керівників і спеціалістів різного рівня за вирішення певних питань, що дасть змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві, який відповідає за його роз’язання, уникнути дублювання операцій з документами.
Для правильної організації документообігу важливе значення має також принцип паралельності, тобто одночасного виконання операцій з кількома копіями документів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в ^ Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином нормативно-методичну базу діловодства.

Значення документа та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксування відносин службового та приватного характеру, між юридичними або фізичними особами, в повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію – це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє відтворити єдину державну систему діловодства – науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

У зв’язку з цим, документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності і розробляє принципи побудови систем документування й діловодства - називається документознавством.
^


1.3. Управління службою діловодства

Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику, який і здійснює загальне керівництво організацією діловодства.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації і автоматизації документаційних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;

загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства та ін.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів; копіювально-множильне бюро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів.

^ Завдання служби діловодства


Основними завданнями служби діловодства є: встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документацій не забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Відповідно до цих завдань, служба діловодства:

розробляє інструкції з діловодства для установи на підвідомчій мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються внаслідок діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

організовує підвищення кваліфікації працівників установи для роботи з документами;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.


^ Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права


Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичною службою – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування – з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутового обслуговування працівників служби.

У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємовідносини з

іншими установами з питань роботи з документами.

Для виконання обов’язків керівникові служби діловодства надається право:

контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

доповідати керівнику установи про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду;

вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

залучати спеціалістів структурних підрозділів та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

запитувати від структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

вживати заходів до скорочення зайвої документаційної інформації в установі та підвідомчій мережі, контролювати цей процес;

підписувати і візувати документи у межах своєї компетенції;

застосовувати санкції в усіх випадках порушення підрозділами і службовими особами установи встановлених правил роботи з документами.


^ Правила оформлення документів


Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

бути юридично правильно оформленим;

подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.


^ Принципи визначення формату


Усі формати паперу поділяються на три ряди – А, В, С. Ряд А – основний, В і С – додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожний ряд у свою чергу поділяється на класи за розміром формату. В ряді А, наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах. Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний одержують шляхом поділу попереднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру поштової марки. Найширше застосування формату А3 та А4.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обо’язковим дотриманням ряду правил. Виготовлення бланків конкретних видів документів виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік.


^ Розміщення заголовка бланка


Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або лівої межі площі) способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників. Якщо документ оформлений неохайно, значить в установі низька культура праці і це викликатиме недовіру до фірми.


^ Оформлення сторінок документа


Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця – так звані поля. Поле з лівого боку становить 20 мм. Воно використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Треба мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія правого поля не повинна бути аж надто ламаною. Поле верхнього кінця сторінки не менше – 10 мм. На ньому розміщуються позначки діловода. Знизу сторінки поле повинно бути меншим 8 мм.

Якщо документ займає більше, ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.


^ Нумерація сторінок


У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються. У разі вміщення тексту документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова “сторінка” і пунктуаційних знаків. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.


^ Членування та нумерація частин тексту


Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерація тощо. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. ^ Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Слово “абзац” позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з одного речення (якщо цьому реченню надають особливого значення), а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо інакше процес читання й обробки документа значно утруднюється.

^ Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташува