Реферат: Збірка випущена в рамках проекту Створення сприятливих умов для організації та функціонування осбб м

Громадська організація «Юридичний клуб «Право»

Асоціація «Власники житлових будинків Мелітополя»

Міжнародний фонд «Відродження»


ДІЛОВОДСТВО І ОБЛІК

В ОСББ


Мелітополь, 2011 рік


Збірка випущена в рамках проекту «Створення сприятливих умов для організації та функціонування ОСББ м. Мелітополя», що здійснювався Асоціацією «Власники житлових будинків Мелітополя» за фінансової підтримки Міжнародного Фонду «Відродження».

Збірка розроблена з метою сприяння діяльності об’єднань співвласників багатоквартирних будинків шляхом роз’яснення і практичної допомоги керівникам і бухгалтерам ОСББ в питаннях діловодства і обліку. Збірка особливо стане в пригоді тим керівникам і бухгалтерам, які тільки розпочинають свою роботу в ОСББ. При її розробці були враховані останні зміни в законодавстві, в тому числі вимоги Податкового кодексу України і інші зміни у нормативно-правових актах.

Автори сподіваються, що збірка стане в нагоді як існуючим, так і новим ОСББ і зможе допомогти управлінському персоналу ОСББ налагодити роботу свого об’єднання і забезпечити ефективне виконання покладених на нього статутних завдань.


^ Над збіркою працювали:

Бондарчук Вікторія Юріївна, директор ГО «Юридичний клуб «Право»

Борисова Ганна Анатоліївна, головний бухгалтер ТОВ «АВВА»

Нужна Людмила Петрівна, юрист

Попелешко Віра Федорівна, аудитор

ЗМІСТ

^ РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ СТВОРЕННЯ ТА ДІЯЛЬНОСТІ ОБ'ЄДНАНЬ СПІВВЛАСНИКІВ БАГАТОКВАРТИРНОГО БУДИНКУ (ОСББ)

5

1.1. Правові засади створення ОСББ

5

1.2. Правові засади діяльності ОСББ

9

1.3. Управління неподільним та загальним майном житлового комплексу об'єднання

11

^ РОЗДІЛ ІІ. ДІЛОВОДСТВО В ОСББ

13

2.1. Основи діловодства в ОСББ

13

2.2. Класифікація документів

14

2.3. Оформлення службових листів

15

2.4. Довідка

17

2.5. Оформлення актів

18

2.6. Договір

20

2.7. Оформлення наказів

22

2.8. Оформлення протоколу

24

2.9. Реєстрація документів

26

2.10. Правила оформлення телефонограм

26

^ РОЗДІЛ ІІІ. ОРГАНІЗАЦІЙНО-ПРАВОВІ ЗАСАДИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ТА ПОДАТКОВОГО ОБЛІКУ ОСББ

27

3.1. Загальні положення

27

3.2. Особливості облікової політики в ОСББ. Правила написання.

29

3.3. Облік необоротних активів

44

3.3.1. Визнання та класифікація основних засобів

44

3.3.2. Документальне оформлення обліку і руху основних засобів (фондів)

45

3.3.3. Надходження основних засобів

46

3.3.4. Амортизація основних засобів

49

3.3.5. Вибуття основних засобів

51

3.4. Облік запасів

54

3.5. Облік грошових коштів

57

3.5.1. Облік касових операцій

57

3.5.2. Облік безготівкових операцій

67

3.6. Особливості обліку розрахунків

71

3.6.1. Облік розрахунків з членами об'єднання за членськими внесками

71

3.6.2. Облік розрахунків за комунальні послуги

73

3.6.3. Облік розрахунків з орендарями приміщень

77

3.6.4. Облік розрахунків з підзвітними особами

79

3.6.5. Облік розрахунків по витратах на відрядження

84

3.7 Облік доходів

89

3.8. Облік цільового фінансування

92

3.9. Облік пільг, субсидій, дотацій

99

3.10. Інше цільове фінансування

104

3.11. Облік витрат

107

3.12. Визначення фінансового результату основної (неприбуткової) діяльності

117

3.13. Облік доходів і витрат у підприємницькій діяльності

120

3.14. Облік праці та заробітної плати

123

3.14.1. Основні питання трудових правовідносин

123

3.14.2. Кадрове діловодство

131

3.14.3. Режим робочого часу

136

3.14.4. Форми та види оплати праці

139

3.14.5. Індексація

141

3.14.6. Облік відпусток

144

3.14.7. Облік лікарняних

151

3.15. Оподаткування ОСББ

160

3.15.1. ОСББ як неприбуткова організація. Податок на прибуток

160

3.15.2. Єдиний соціальний внесок

163

3.15.3. Податок на доходи фізичних осіб

167

Додаток 1. Робочий План рахунків об'єднання співвласників багатоквартирного будинку

175

Нормативні документи

178

^ РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ СТВОРЕННЯ ТА ДІЯЛЬНОСТІ ОБ'ЄДНАНЬ СПІВВЛАСНИКІВ БАГАТОКВАРТИРНОГО БУДИНКУ (ОСББ)


1.1. Правові засади створення ОСББ

^ Об'єднання співвласників багатоквартирного будинку (ОСББ) - юридична особа, створена власниками для сприяння використанню їхнього власного майна та управління, утримання і використання неподільного та загального майна. (стаття 1 Закону України «Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку» (від 29 листопада 2001 р. № 2866-III) далі за текстом – Закон про ОСББ)


Основною метою створення об'єднання співвласників багатоквартирного будинку є забезпечення і захист прав його членів та дотримання їхніх обов'язків, належне утримання та використання неподільного і загального майна, забезпечення своєчасного надходження коштів для сплати всіх платежів, передбачених законодавством та статутними документами.

Основна діяльність об'єднання полягає у здійсненні функцій, що забезпечують реалізацію прав власників приміщень на володіння та користування спільним майном членів об'єднання, належне утримання будинку та прибудинкової території, сприяння членам об'єднання в отриманні житлово-комунальних та інших послуг належної якості за обґрунтованими цінами та виконання ними своїх зобов'язань, пов'язаних з діяльністю об'єднання.

Об'єднання може здійснювати господарську діяльність для забезпечення власних потреб безпосередньо або шляхом укладення договорів з фізичними чи юридичними особами.

Порядок створення та компетенція ОСББ та його членів регулюються Законом про ОСББ, який визначає правові та організаційні засади створення, функціонування, реорганізації та ліквідації об'єднань власників жилих та нежилих приміщень багатоквартирного будинку, захисту їхніх прав та виконання обов'язків щодо спільного утримання багатоквартирного будинку.

Об'єднання є юридичною особою, яка створюється відповідно до закону, має печатку із своїм найменуванням та інші необхідні реквізити, а також розрахункові рахунки в установах банку.

Існує шість важливих особливостей, які розкривають сутність ОСББ, дають змогу правильно розуміти та застосовувати норми чинного законодавства у процесі створення ОСББ.



1) за своїм статусом ОСББ є неприбутковою організацією, оскільки не має на меті одержання прибутку для його розподілу між своїми членами

2) ОСББ створюють для гарантування (захисту) прав його членів та виконання їхніх обов'язків, належного утримання та використання неподільного і загального майна, забезпечення вчасного надходження коштів для здійснення всіх платежів, передбачених у законодавстві та статутних документах

3) ОСББ відповідає за своїми зобов'язаннями коштами і майном об'єднання, від свого імені набуває майнові та немайнові права й обов'язки, виступає позивачем та відповідачем у суді




Об’єднання співвласників багатоквартирних будинків







4) в одному житловому будинку можна створити тільки одне ОСББ

5) ОСББ може виникнути в будинку будь-якої форми власності

6) житлово-будівельні кооперативи (ЖБК) можна реорганізувати в ОСББ за умови дотримання вимог відповідного законодавства, яке регулює майнові відносини між членами ЖБК


Відповідно до закону про ОСББ, органами управління є загальні збори членів об'єднання, його правління та ревізійна комісія. Певні повноваження має і голова об'єднання., у т.ч. з керівництва об’єднання.







КОНТРОЛЬ


^ ЗАГАЛЬНІ ЗБОРИ ЧЛЕНІВ ОБ’ЄДНАННЯ

Правочинність загальних зборів

Загальні збори правочинні, якщо на них присутні більше 50% членів об'єднання.

Рішення загальних зборів, ухвалене відповідно до статуту, є обов'язковим для всіх членів ОСББ, водночас його може оскаржити в суді будь-який член ОСББ. Усі рішення загальних зборів підлягають оприлюдненню: за передбачених у статуті або рішенні загальних зборів обставин вони можуть бути надані членам об'єднання під розписку або надіслані рекомендованим листом.

Виключна компетенція загальних зборів членів об’єднання

затвердження статуту об'єднання, внесення змін до нього;

обрання членів правління об'єднання;

питання про використання об'єктів, що перебувають у спільній власності членів об'єднання;

затвердження кошторису, балансу об'єднання та річного звіту;

затвердження договорів (угод), укладених на суму, що перевищує визначену в статуті об'єднання;

визначення розмірів внесків та платежів членами об'єднання;

прийняття рішення про реконструкцію та ремонт будинку або про зведення господарських споруд;

визначення розміру матеріального та іншого заохочення членів об'єднання і правління;

визначення обмежень на користування об'єктами, які перебувають у спільній власності об'єднання;

прийняття рішень про передачу в оренду об'єктів, які перебувають у спільній власності членів об'єднання, фізичним і юридичним особам;

затвердження угод про заснування товариств або участі у товариствах.

ПРАВЛІННЯ

Здійснює керівництво поточною діяльністю об'єднання. Порядок обрання та відкликання членів правління, їх кількісний склад та строки обрання встановлюються загальними зборами

До компетенції правління відноситься:

підготовка кошторису, балансу об'єднання та річного звіту;

здійснення контролю за своєчасною сплатою членами об'єднання внесків і платежів та вжиття заходів щодо стягнення заборгованості згідно з законодавством;

розпорядження коштами об'єднання відповідно до затвердженого загальними зборами об'єднання кошторису;

укладення договорів з суб'єктами підприємництва, які виконують роботи, надають послуги, та здійснення контролю за їх виконанням;

ведення діловодства, бухгалтерського обліку та звітності про діяльність об'єднання;

скликання та організація проведення загальних зборів членів об'єднання або зборів представників.

^ РЕВІЗІЙНА КОМІСІЯ (РЕВІЗОР)

Здійснення контролю за фінансово-господарською діяльністю самого правління на загальних зборах з-поміж членів об'єднання обирають ревізійну комісію (ревізора) або ухвалюють рішення про залучення аудитора.

^ Порядок діяльності ревізійної комісії та її кількісний склад затверджують загальні збори.


Членство в об'єднанні є добровільним. Членом об'єднання може бути як фізична так і юридична особа, яка є власником квартири (квартир) або приміщення (приміщень) у багатоквартирному будинку. Розпочинається членство на підставі поданої письмової заяви власника за згодою об'єднання (причому, порядок прийняття у члени повинен бути виписано у статуті), а припинення - на підставі поданої письмової заяви власника приміщення або з інших підстав відповідно до статуту об'єднання.

Установчим документом ОСББ є статут, який складається відповідно до Типового статуту, затвердженого наказом Державного комітету України з питань житлово-комунального господарства від 27.08.03 N 141.

У статуті має бути визначено таке:

назва і місцезнаходження об'єднання;

мета створення, завдання та предмет діяльності об'єднання;

перелік майна, що перебуває у спільній сумісній власності (неподільного майна), права та обов'язки членів об'єднання щодо цього майна;

перелік майна, що перебуває у спільній частковій власності (загального майна), права та обов'язки членів об'єднання щодо цього майна;

статутні органи об'єднання, їхні повноваження та порядок формування;

порядок скликання та проведення загальних зборів;

періодичність проведення зборів;

порядок голосування на зборах та прийняття рішень на них;

перелік питань, для вирішення яких потрібна кваліфікована більшість голосів;

джерела фінансування, порядок використання майна та коштів об'єднання;

порядок прийняття кошторису, створення та використання фондів об'єднання, включаючи резервні, а також порядок оплати спільних витрат;

порядок та умови укладення договорів між об'єднанням та кожним власником квартири, приміщення;

перелік питань, які можуть вирішуватися зборами представників;

порядок прийняття у члени об'єднання та виключення з нього;

права і обов'язки членів об'єднання;

відповідальність за порушення статуту та рішень статутних органів;

порядок внесення змін до статуту;

підстави та порядок ліквідації, реорганізації (злиття, поділу) об'єднання і вирішення майнових питань, пов'язаних з цим.

Статут може містити також інші положення, що є характерними для діяльності об'єднання.

Статтею 29 Закону про ОСББ визначено відповідальність за порушення законодавства про об'єднання: особи, які винні у:

недотриманні вимог цього Закону;

порушенні прав власників (користувачів), їх об'єднань і асоціацій;

порушенні статуту об'єднання та протидії його виконанню;

створенні, організації діяльності або ліквідації об'єднання з порушенням законодавства, державних стандартів і норм;

незаконному привласненні майна, що перебуває у спільній власності:

- недотриманні умов договорів, укладених відповідно до цього Закону,

несуть цивільну, кримінальну, адміністративну відповідальність відповідно до закону.

Законами України може бути встановлена відповідальність і за інші види правопорушень.


^ 1.2. Правові засади діяльності ОСББ

Норми Закону про ОСББ зумовлюють деякі особливості діяльності об’єднання:


№ п/п

Особливості

Норма Закону про ОСББ

1

2

3

1

Основна статутна діяльність

Абз.1 ст.4. Об'єднання створюється для забезпечення і захисту прав його членів та дотримання їхніх обов'язків, належного утримання та використання неподільного і загального майна, забезпечення своєчасного надходження коштів для сплати всіх платежів, передбачених законодавством та статутними документами

2

Не має на меті одержання прибутку

Абз. 7 ст.. 4. Об'єднання є неприбутковою організацією і не має на меті одержання прибутку для його розподілу між членами об'єднання.

3

Утримання житлового комплексу на балансі

Ст.11: Об'єднання після створення може прийняти на власний баланс весь житловий комплекс (ОСББ в такому разі виступає балансоутримувачем). Балансоутримувач забезпечує управління житловим комплексом.

4

Права власності на майно

Абз.7 ст.11: Передача на баланс майна (в тому числі земельної ділянки), яке входить до складу житлового комплексу, але не належить об’єднанню, не тягне за собою виникнення права власності на нього.

5

Майно житлового комплексу (зокрема й земельна ділянка) є загальним і неподільним (спільним)

Ст.19, ст.1:

Спільне майно співвласників багатоквартирного будинку складається з неподільного та загального майна.

^ Неподільне майно (неподільна частина житлового комплексу, яка складається з частини допоміжних приміщень, конструктивних елементів будинку, технічного обладнання будинку, що забезпечують належне функціонування жилого будинку) перебуває у спільній сумісній власності співвласників багатоквартирного будинку. Неподільне майно не підлягає відчуженню.

^ Загальне майно (частина допоміжних приміщень житлового комплексу, що можуть використовуватися згідно з їх призначенням на умовах, визначених у статуті об'єднання (кладові, гаражі, в тому числі підземні, майстерні тощо)) перебуває у спільній частковій власності співвласників багатоквартирного будинку.

1

2

3

5

Різні форми управління загальним та неподільним майном

ст.12: Управління неподільним та загальним майном житлового комплексу об'єднання здійснює або управитель, або ОСББ.

Якщо балансоутримувачем є ОСББ, управління неподільним та загальним майном житлового комплексу об'єднання може здійснювати у формі:

- управління неподільним та загальним майном через статутні органи об'єднання;

- передачі всіх або частини функцій по управлінню неподільним та загальним майном житлового комплексу юридичній особі за договором;

- делегування визначених статутом повноважень по управлінню неподільним та загальним майном житлового комплексу асоціації.

6

Економічні відносини власників приміщень і управителя регулюються договором

Абз.1 ст.13. Відносини власників приміщень і управителя регулюються договором між ними, який укладається на основі Типового договору, форму якого затверджує спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади з питань містобудування та житлової політики.

7

Кошторис

Абз.2 ст.21: використання та розпорядження коштами здійснюється відповідно до статуту та затвердженого кошторису.

У кошторисі потрібно передбачити надходження цільових, серед них і бюджетних, коштів, використання матеріально-технічних ресурсів, розрахунки з державними органами, персоналом об'єднання, належні платежі співвласників. Отримані прибутки (на відміну від більшості неприбуткових організацій) потрібно використовувати тільки для провадження основної статутної діяльності

8

Цільове фінансування

Джерелами цільового фінансування можуть бути: внески членів об'єднання на утримання будинку та прибудинкової теріторії; відрахування до резервного та ремонтного фондів; платежі за послуги та інші збори; субсидії, дотації, відшкодування пільг; відшкодування збитків, заподіяних неподільному та загальному майну тощо.

9

Ремонтний та резервний фонди


Абз.11,12 ст. 21: Для накопичення коштів на ремонт неподільного та загального майна і термінового усунення збитків, що виникли в результаті аварій чи непередбачених обставин, в обов'язковому порядку створюються ремонтний та резервний фонди об'єднання. Кошти цих фондів акумулюються на рахунку об'єднання у банківських установах і використовуються виключно за цільовим призначенням.

Перелік та розміри обов'язкових платежів на обслуговування і ремонт неподільного та загального майна, а також порядок їх сплати встановлюються відповідно до статуту об'єднання.

10

Різні варіанти оплати за комунальні послуги

Ст.22: Варіанти оплати за комунальні послуги:

- оплата власниками квартир і приміщень самостійно на рахунки постачальників послуг;

- оплата на рахунки ОСББ для накопичення і наступного перерахунку постачальникам послуг;

- ОСББ виступає колективним замовником (абонентом) послуг за договором з постачальниками комунальних послуг.


^ 1.3. Управління неподільним та загальним майном житлового комплексу об'єднання


Вибір форми управління неподільним та загальним майном житлового комплексу залежить від багатьох чинників. Той спосіб, який є оптимальним для одного об'єднання співвласників, може бути цілком неприйнятним для іншого.

Управління неподільним та загальним майном житлового комплексу об'єднання може мати такі форми:

· управління всім неподільним та загальним майном здійснюють статутні органи ОСББ;

· всі або частину функцій з управління неподільним та загальним майном житлового комплексу об'єднання передає юридичній особі за договором про управління;

· визначені у статуті повноваження з управління неподільним та загальним майном житлового комплексу ОСББ делегує асоціації об'єднань.

Причому це не вичерпаний перелік форм управління, на практиці може виявитися ще інші, але слід нагадати, що саме форма управління має затверджуватися загальними зборами.

Інколи інтереси об'єднання може представляти керуючий справами - фізична особа, яка за трудовим договором з об'єднанням виконує частину функцій з управління. Зазначимо, що в даному випадку, керуючий справами не є членом такого об’єднання.

Керуючий справами має право виконувати тільки ті функції, котрі визначено в трудовому договорі чи посадовій інструкції.

Делегувати керуючому справами частину функцій правління дозволено лише за умови, що таку можливість передбачено в статуті ОСББ.

Ще однією формою з управління є передавання певних функцій асоціації чи іншому об'єднанню. У цьому випадку укладається з асоціацією (об’єднанням) договір, якій (якому) делегуються певні функції щодо утримання та експлуатації будинку. Разом з повноваженнями асоціації (об’єднанню) потрібно передати кошти для сплати за роботи чи послуги, а також право контролю за виконанням відповідних договорів.

Одночасно з питанням про форму управління на загальних зборах належить вирішити ще одне важливе питання — визначити балансоутримувача.

Рішення про передачу житлового комплексу з балансу на баланс приймають на загальних зборах. Балансоутримувач забезпечує управління житловим комплексом.

ОСББ може:

прийняти на власний баланс весь житловий комплекс;

за договором залишити житловий комплекс або його частину на балансі попереднього балансоутримувача;

укласти угоду про передачу на баланс усього житлового комплексу або його частини з будь-якою юридичною особою, статут якої передбачає можливість здійснення такої діяльності.

Рішення про прийняття на баланс основних фондів приймається відповідно до законодавства та статуту ОСББ. При прийнятті рішення про передачу житлового комплексу на баланс ОСББ створюється комісія у складі представників попереднього балансоутримувача та ОСББ. Комісію очолює представник приймаючої сторони. Комісія визначає технічний стан житлового комплексу або його частини відповідно до вимог законодавства та складає акт приймання-передачі встановленого зразка.

Передача житлового комплексу або його частини з балансу на баланс проводиться разом з планом земельної ділянки, технічним паспортом будинку та відповідною технічною документацією (інвентарна справа, акт прийняття до експлуатації, плани зовнішніх мереж тощо) у двомісячний термін після надходження відповідного звернення від ОСББ.

Спори щодо прийняття та передачі на баланс майна вирішуються у судовому порядку.

^ РОЗДІЛ ІІ. ДІЛОВОДСТВО В ОСББ

2.1. Основи діловодства в ОСББ

Діловодство є діяльністю, по створенню документів, контролю за відповідністю їх нормативно-правовим актам, забезпеченню руху, зберіганню і збереженню відомостей, що містяться в них.

Діловодство включає такі поняття:

документування – запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі;

документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Склад документації об’єднання визначається:

1) межами відповідальності (компетенції);

2) задачами та функціями діяльності;

3) встановленим порядком рішення питань, пов’язаних зі здійсненням господарської діяльності;

4) обсягом та характером взаємозв’язків з іншими суб’єктами господарської діяльності, та ін.







Документи, що надійшли в об’єднання, проходять такі етапи:

1. Первинна обробка (прийом);

2. Попередній розгляд (розмітка);

3. Реєстрація;

4. Розгляд документів керівником та винесення резолюції;

5. Направлення на виконання;

6. Контроль виконання;

7. Виконання документів;

8. Відправка вихідної кореспонденції;

9. Підшивка документів до справ.


^ 2.2. Класифікація документів

За походженням документи поділяються на: службові і особисті.










В управлінській діяльності об'єднань особливе місце займає організаційно-розпорядча документація, яка розподіляється на 5 груп.














положення

Організаційно-розпорядча документація

організаційна

правила




статути




інструкції










розпорядження

розпорядча

постанови




накази










листи

довідково-інформаційна

телеграми

доповідні записки




довідки




акти







щодо особового складу

накази щодо особового складу

особисті справи




характеристики







що надходить від громадян

пропозиції

заяви







скарги громадян



Документи також можна класифікувати за місцем складання, за формою, за призначенням.

За місцем складання

внутрішні

документи, які створює об’єднання в процесі своєї діяльності

зовнішні

документи, які надходять від інших організацій або від окремих громадян

За формою

індивідуальні

складені за довільною ознакою

типові

які є текстом-зразком

трафаретні

коли одна частина тексту віддрукована заздалегідь (друкарським способом), а інша заповнюється при оформленні документу

За призна-ченням

оригінал

документ, створений перший раз автором

копія

відтворення (повторне) усіх реквізитів документу, завіреного в установленому порядку

дублікат

у разі втрати оригіналу видається документ з позначкою "дублікат", має однакову юридичну силу з оригіналом


^ 2.3. Оформлення службових листів


Службовий лист - спосіб обміну інформацією між організаціями.


Текст листа має бути лаконічним, переконливим. Писати потрібно точно і просто, віддаючи перевагу простим реченням. При цьому необхідно прагнути до того, щоб кожне слово несло максимум інформації. Листи можуть бути оформлені у вигляді прохання, запиту, відповіді, повідомлення, відмови, звернення, пропозиції, вимоги, розпорядження, нагадування, попередження, запрошення, підтвердження, сповіщення, телеграми, вказівки тощо.

Листи бувають: супровідні гарантійні, циркулярні, довідково-інформаційні, інформаційно-рекламні, претензійні, договірні.


Супровідний лист

Адресату повідомляється факт відправки йому документів, що додаються до цього листа. Ці листи слід починати словами: направляємо, додаємо, посилаємо, представляємо, повертаємо.

Гарантійний лист

Документ, в якому гарантується виконання зобов'язань, вказаних в листі.

Циркулярний лист

Одну і ту ж інформацію посилають в декілька адрес нижчестоящим організаціям.

Претензійний (рекламаційний) лист

Пред'явлення претензії щодо термінів постачання або оплати, якості, кількості продукції тощо. Направляється винній стороні з метою врегулювання суперечок.


Лист може бути багатоаспектним. Наприклад: лист-нагадування, прохання, гарантія.


^ Зразок багатоаспектного листа

"Нагадуємо, що 28.01.2011 у Вашу адресу надісланий лист з проханням, прискорити терміни проведення ремонтних робіт. Оплату гарантуємо".


^ Моделі і варіанти синтаксичних конструкцій ділового листа

Модель синтаксичної конструкції

Варіанти її реалізації

Прохання

Просимо…

.....Вас перевірити хід виконання робіт по…

.....вислати на нашу адресу детальнішу інформацію з цього питання

Прошу…

.....вжити заходи..

.....повідомити дані..

.....направити каталог..

^ Відправка документів або матеріальних цінностей

Направляємо…

.....акт обстеження конструктивних елементів житлового будинку, що несуть..

.....протоколи загальних зборів..

Висилаємо…

.....підписаний нашою стороною договір

.....документацію, що цікавить Вас

Підтвердження

Підтверджуємо…

.....Ваші умови постачання сантехнічного устаткування нас влаштовують

.....отримання Вашого замовлення і приступаємо до його виконання

ОСББ "Мрія"

підтверджує…

.....договірні умови виготовлення дитячого майданчика.

Нагадування

Нагадуємо Вам, що…

.....за планом спільних робіт Ви повинні..

Незважаючи на неодноразові нагадування…

.....ми досі не отримали..

Сповіщення

Повідомляємо, що…

.....копії рахунків, що зажадалися Вами, будуть вислані найближчим часом

Доводимо до вашого відома, що…

.....термін оплати..

Повідомляємо Вас, що…

.....прийнято рішення..

Гарантія

Якість послуги…

.....гарантуємо

Терміни виконання...

.....гарантуємо

2.4. Довідка

Довідка - документ, що містить опис або підтвердження яких-небудь фактів або подій.

Реквізити довідки

Цей документ повинен включати:

- назва (ДОВІДКА);

- дату, номер;

- місце складання (наприклад, м. Мелітополь);

- текст;

- додаток;

- підпис.

Класифікація довідок

а) службові (інформаційного) характеру, факти, що описують і встановлюючи, і події, що містять відомості службового характеру;

б) персональні (особистого) характеру, засвідчуючи юридичний факт і видавані зацікавленим громадянам або установам.

Довідка службового характеру

Складається за запитом або вказівці вищестоящої організації або посадовця, містить результат узагальнень яких-небудь відомостей, обстежень, відряджень і так далі. У довідці приводиться тільки констатація фактів без виводів і пропозицій.

Довідка може складатися з декількох розділів, оформлятися у вигляді таблиці, мати пояснення і посилання.

Довідки з виробничої тематики складаються в двох екземплярах, один з яких вирушає адресатові, інший - підшивається в справу.

Адресат оформляється, як і на інших документах, але без вказівки поштового адресата

Довідки особистого характеру

Видаються громадянам для підтвердження місця роботи, заробітної плати, місця проживання і так далі:

Такі довідки складаються на бланку і містять реквізити - вид документу (довідка), дата, індекс, текст, підпис, печатка. Текст повинен починатися з вказівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку повідомляються відомості. У кінці тексту необхідно вказати установу, куди ця довідка представляється, якщо є адресат, у кінці тексту не вказується, куди прямує довідка.

У тексті довідки не повинно бути архаїчних оборотів: "справжня довідка", "дійсно проживає", "дійсно працює".

Слід писати: "дана для надання в (дитячий сад №, школу №, виконком тощо).

Для зручності оформлення довідок особистого характеру можна підготувати шаблони з наступним заповненням відомостей, що відсутні.

Оформляються такі довідки в одному екземплярі.

^ 2.5. Оформлення актів

Акт - документ, складений декількома особами і що підтверджує встановлені факти і події.


Акти складаються при проведенні ревізії організації або окремих посадовців, при виявленні дефектів, недостачі, при прийманні-передачі виконаних робіт, при прийманні закінчених об'єктів, при обстеженні, передачі документів на знищення, на списання господарського інвентарю, що став непридатним, устаткування, інструментів, при нещасних випадках тощо.

Акти по матеріальних, фінансових та іншим важливим питанням затверджуються керівником об’єднання і завіряються печаткою.

Комерційні акти, що встановлюють факти ушкодження, псування, складаються на бланку встановленого зразка, заповнюються без помарок, стирань або закреслень. Завіряються такі акти підписами двох сторін.

Текст акту складається з двох частин: ввідної і констатуючої.


^ Вимоги до оформлення акту

Ввідна частина

- Підстава;

- Складений комісією в складі;

- Голова;

- Члени комісії;

- Були присутні.

При перерахуванні осіб, що беруть участь в складанні акту, вказують посади, ініціали, прізвища.

Якщо акт складений комісією, то першим вказують голову комісії, його посаду, ініціали і прізвище. Прізвища членів комісії розташовують в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами і пишуть через півтори інтервали.

Констату-юча частина

Викладають цілі і завдання, суть і характер проведеної роботи, фіксують встановлені факти.

У тексті акту має бути вказано кількість екземплярів акту і місце їх знаходження.

Дата акту повинна відповідати дню факту, що відображено в акті.

Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, згаданих в акті, під розписку.


^ Зразок акту затоплення, внаслідок аварії.

АКТ

про затоплення внаслідок аварії, що трапилась у системі центрального опалення, гарячого водопостачання (або холодного водопостачання).

м. Мелітополь "20" січня 2011 року


Ми, що нижче підписалися, комісія у складі:

Голови комісії, Управителя ОСББ «Наш дім-60» ^ Логан О.О.;

(прізвище, ініціали)

Голови ОСББ «Наш дім-60» Сандюк В.А.;

(прізвище, ініціали)

Заступника голови правління Асоціації «ВЖБМ» ^ Даниленко В.В.;

(прізвище, ініціали)

Старшої будинку, члену правління ОСББ «Наш дім-60» Малєва Т.М.;

(прізвище, ініціали)

Слюсаря-сантехника ^ Шкурапекін Р.Є.,

(прізвище, ініціали)

представників організації, яка відповідно до укладеної угоди обслуговує Внутрішньобудинкові системи опалення, представників власників будинку склали цей акт про те, що "20" січня 2011 року в будинку N 60 по вул. Фрунзе, міста Мелітополя, на горищі, над квартирами N 8 та № 5, трапилась аварія на системі центрального опалення (подача опалення)

Під час проведення капітального ремонту шиферної покрівлі, робітниками підрядної організації був піднятий новий шифер на горищне приміщення. Без узгодження з ОСББ «Наш Дім - 60», співвласниками будинку проводився підйом та зняття демонтованого шиферу. Робітники підрядної організації навантажили листи нового та старого шиферу на мережі подача теплопостачання, під тиском багато кілограмових шиферних листів не витримав відвід стояку над квартирами № 8 та № 5. Робітниками підрядної організації самовільно було розламано трубу в місті, де з’явилася тріщина на різьбовому з’єднанні та забито дерев’яний чоп. Вони, не попередивши управителя про аварію, самотужки питались зупинити подачу опалення, тим самим відламали відводок стояка у другому місті. В наслідок цієї аварії було залито дві квартири. В квартирі № 8 обрушилась стеля, пошкоджено паркет, штукатурка, шпалери, електропроводка. Під час обрушення стелі в кв. 8 постраждала людина. В квартирі № 5 пошкоджена стеля. Із-за самовільного втручання в систему опалення будинку робітників підрядної організації, будинок знаходився без опалення близько з 15.00 до 24.00 годин, при вуличній температурі - 6*, також ОСББ «Наш дім-60» було вимушено понести збитки на ліквідацію аварію та відновлення теплопостачання усього будинку.

(описується, що трапилось і які наслідки (що залито, які обсяги робіт, які ушкодження, які речі ушкоджено))

Причиною залиття, аварії, що трапилась на внутрішньобудинковій системі опалення, є

Навантаження листами нового та старого шиферу мереж подача теплопостачання.

Несанкціоноване втручання в інженерні мережі теплопостачання будинку робітників підрядної організації, під час проведення капітального ремонту шиферної покрівлі

(чітко зазначити причини, а саме несанкціоноване втручання мешканців кв.N_ у роботу системи (заміна радіаторів,

________________________________________________________________________________

трубопроводів, вентилів, сушарок для рушників тощо), незадовільне технічне обслуговування систем, п