Реферат: Ие и его эффективное использование: системы управления базами данных, персональные информационные системы, системы управления проектами, системы деловой графики

MS Office 2003
Прикладное программное обеспечение и его эффективное использование: системы управления базами данных, персональные информационные системы, системы управления проектами, системы деловой графики.

Текстовый процессор MS Word

Текстовый процессор – приложение для подготовки текстовых файлов различных форматов и различной сложности.

Документ – файл, содержащий текст, таблицы, объекты и другие элементы и может быть сохранен в одном из форматов файла.

Формат файла - способ хранения данных в файле, позволяющий программе открывать и сохранять этот файл. Структура файла определяет способ его хранения и отображения. Формат файла обозначается трехбуквенным расширением имени файла, таким как .doc.

^ Формат .doc - формат документа Word по умолчанию.

Формат .dot - формат шаблона Word. Шаблон содержит форматирование и прочие атрибуты, которые применяются Word для любого нового документа, созданного на основе шаблона.

.rtf (Rich Text Format - RTF) - это формат файлов, который распознают большинство программ обработки текстов; применяется, если документ, созданный в одной программе, нужно прочесть в другой программе обработки текстов.

^ Формат .htm; html - веб-страница в формате HTML. Конвертер позволяет сохранять параметры документа таким образом, чтобы было возможно обратное преобразование в формат Microsoft Word. Документ можно также сохранить в формате с фильтром HTML, при этом из него будут удалены все элементы кодировки HTML для Microsoft Word.

.mht; mhtml - Веб-страница в формате «Веб-страница в одном файле» (другое название — веб-архив).

.txt - простой текст, не содержит форматирования. Все разрывы разделов, страниц и строк преобразуются в знаки абзацев. При использовании обычного текста можно выбирать набор знаков ANSI или другой стандарт кодировки. Формат кодирования следует использовать в тех случаях, когда с документами совместно работают пользователи, применяющие системное программное обеспечение на разных языках.

Страница – отдельный фрагмент документа, размер которого определяется параметрами страницы: размером бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями.

Поля – пустое пространство на странице за пределами области печати.

Колонтитул – области в верхнем и нижнем полях страницы, в которых размещается вспомогательный текст (название документа, номер страницы, фамилия автора, наименование файла с документом и т.д.).

^ Область окна – часть окна документа, окруженная границей и отделенная от других частей вертикальными или горизонтальными полосами.

^ Шаблон - файл, содержащий структуру и инструменты для создания таких элементов документов как стиль и макет страницы.

Мастер – программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.

Стиль – набор параметров форматирования документа, аких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.

^ Библиотека стилей – набор шаблонов стилей для оформления стандартных документов.

Абзац – фрагмент текста между двумя маркерами конца абзаца (служебный непечатаемый символ ¶).

^ Непечатаемые знаки (символы) – служебные символы-маркеры, появляющиеся в рабочем окне документа Word при выполнении определенных команд или при нажатии некоторых клавиш клавиатуры, на печать не выводятся.

Таблица – элемент документа прямоугольной формы, состоит из ячеек, образованных пересечением строк и столбцов.

Поле – процедура обращения к определенной функции Word, вызывающей выполнение некоторой инструкции.

Автотекст - текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.
^ Виды документов
Документ по умолчанию (стандартный документ)

Основной документ - в операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

Помните также, что последний знак абзаца (Знак абзаца. Непечатаемый знак, который вводится в текст при нажатии клавиши ВВОД в конце абзаца. В знаке абзаца хранятся сведения о формате абзаца.) в

^ Главный документ - документ-контейнер, объединяющий в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы. содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними. При работе над документом в группе главный документ должен храниться в сети, чтобы пользователи имели возможность совместно работать с данным документом, разделив его на несколько вложенных документов.

Для создания главного документа необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами. В качестве вложенных документов в главный документ также можно добавлять существующие документы.

В главном документе можно создать оглавление, предметный указатель, перекрестные ссылки и колонтитулы для всех вложенных документов.

Для работы с главным документом можно использовать режим структуры. Например, можно выполнить следующие действия.

Развернуть или свернуть вложенные документы либо изменить режим просмотра для отображения или скрытия подробных сведений.

Быстро изменить структуру документа, добавив, удалив, объединив, разделив, переименовав или упорядочив вложенные документы.
^ Элементы форматирование
Форматирование документа – изменение его внешнего вида путем использования различных шрифтов, эффектов отображения символов и псевдографики.

Шрифт – набор символов с характерным рисунком и настраиваемыми параметрами (такими, как размер, начертание, эффекты, анимация и т.д.).

^ Эффекты (видоизменение) шрифта – подчеркивание, верхний и нижний индексы, все прописные, контур, скрытый, утопленный, приподнятый, с тенью.

^ Начертание шрифта – прямое, курсив, полужирное, полужирный курсив.

Псевдографика – оформление фрагментов текста при помощи рамок (границы, обрамление) и узорного цветового фона (заливка).

^ Размер (кегль) шрифта – высота символа в пунктах, равных 1/72 доле дюйма (около 0, 35 мм).
Списки
^ Список – последовательность абзацев, в начале каждого из которых размещены номера (нумерованный список) или маркеры (маркированный список). Маркер - точка или другой знак, помещаемый перед текстом (таким как элемент списка) для привлечения внимания.

Списки могут также быть многоуровневыми и использовать как маркеры, так и цифры.

^ Многоуровневый список - список, созданный для организации иерархической структуры нумерации в любом документе. Документ может содержать до девяти уровней иерархии, причем встроенные стили заголовков к элементам данного списка автоматически не применяются. Многоуровневый список отображает элементы с различными уровнями отступа, а не с одним уровнем.
^ Элементы и ссылки документа
Закладка – это элемент документа, которому присвоено уникальное имя.

Название — это нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»), которую добавляют к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу.

^ Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис 1.». Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы.

Примечание – пояснение к фрагменту документа. Тексты примечаний размещены в отдельной общей области – области примечаний.

Сноска – пояснение к фрагменту документа, вынесенное за пределы основного текста. Обычные сноски размещаются внизу страницы, концевые – в конце документа.

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Знак сноски – число, знак или сочетание знаков, указывающие на наличие в сноске дополнительных сведений.
Выравнивание
^ Выравнивание (по горизонтали) – определяет внешний вид и ориентацию краев абзаца. Может выполняться по левому краю, по правому краю, по центру или по ширине. Выравнивание по ширине – изменение интервалов по горизонтали таким образом, чтобы текст был выровнен как по левому, так и по правому краю. Выравнивание текста по ширине позволяет получить ровные края текста по бокам.
^ Междустрочный интервал
Междустрочный интервал - расстояние от опорной линии одной строки текста до опорной линии следующей строки. Если в строке используются несколько шрифтов различных размеров, междустрочный интервал автоматически устанавливается в соответствии с самым высоким знаком в данной строке.

Одинарный - определяется наибольшим размером шрифта в данной строке, к которому добавляется величина, зависящая от используемого шрифта.

Полуторный - превышает одинарный междустрочный интервал в полтора раза.

^ Двойной - превышает одинарный междустрочный интервал в два раза.

Минимум - соответствует минимальному междустрочному интервалу, который может быть установлен для шрифтов и рисунков наибольшего размера.

^ Точно - фиксированный междустрочный интервал.

Множитель - междустрочный интервал, увеличивающийся или уменьшающийся в соответствии с определенным множителем. Например, установка множителя 1,2 увеличит междустрочный интервал на 20 процентов.
^ Объекты документа
Объект – встроенный элемент документа, для создания и редактирования которого привлекаются другие приложения или вспомогательные средства MS Word, MS Office.

^ Графический объект - любой нарисованный или вставленный рисунок, который можно изменять и улучшать. К графическим объектам относятся автофигуры, кривые, линии и объекты WordArt.

Картинка - готовое изображение, часто представляющее точечный рисунок или комбинацию фигур.

Рисунок – встроенный объект из графических библиотек или созданный средствами внутреннего и внешних графического редакторов. Можно сказать, что это файл, который может быть разгруппирован на отдельные редактируемые объекты, или файл, являющийся одним объектом (такой как точечный рисунок).

^ Текстовый эффект – встроенный объект, представляющий собой фигурный текст с разнообразным оформлением букв и их расположением.

Подложка – любая графика или текст, например надпись «Секретно», который при печати располагается позади текста (как фон) или поверх текста документа.

Диаграмма – внедренный объект, представляющий собой график на основе табличных данных.

Ссылка – связь, а точнее объект для вставки в документ Microsoft Word копии данных, созданной в другом приложении, с сохранением связи между двумя файлами. При изменении данных в исходном файле данные в документе со связью обновляются.
^ Разрыв страницы, раздел и разрыв разделов
Разрыв страницы – место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.

Для изменения разметки документа на одной странице или на разных страницах можно использовать разделы. Раздел - часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы. Раздел может состоять из одной колонки или нескольких. Колонка – фрагмент разбиения текста по горизонтали.

Чтобы разбить документ на несколько разделов, вставьте разрывы разделов, а затем задайте формат для каждого из разделов. Разрыв раздела - пометка, которая вставляется в документ для обозначения конца раздела. Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц.
^ Типы разрывов разделов
Чтобы начать новый раздел со следующей страницы, установите флажок Со следующей страницы.

Чтобы начать новый раздел на той же странице, установите флажок На текущей странице.

Чтобы начать новый раздел со следующей четной или нечетной страницы, установите флажок С четной страницы или С нечетной страницы.
^ Параметры форматирования разделов
Для изменения доступны следующие параметры:

Поля

Размер и ориентация бумаги

Источник бумаги для принтера

Границы страницы

Вертикальное выравнивание

Колонтитулы

Колонки

Нумерация страниц

Нумерация строк

Сноски

Разрыв раздела определяет форматирование предшествующего текста. Например, при удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Помните также, что последний знак абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего документа, если документ не разбит на несколько разделов).
^ Форма и виды форм
Форма - документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.

Можно создать следующие виды форм.

^ Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаг^ Табличный процессор MS Excel
Электронные таблицы – программные средства для хранения различных типов данных и их обработки.

^ Табличный процессор – комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку и печать электронных таблиц.

^ Табличный процессор Microsoft Excel – компонент Microsoft Office, предназначенный для создания электронных таблиц. Это мощный профессиональный пакет, позволяющий решать такие задачи, как бюджетные, статистические, математические и другие расчеты, прогнозирование в различных областях, создание баз данных с удобными средствами работы в них и т.д.
^ Документ и элементы документа в MS Excel
Книга – основной документ, используемый MS Excel для хранения и обработки данных. Рабочая книга представляет собой набор листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.

Лист - служит для представления данных в табличном виде.

Диаграмма - служит для представления данных в графическом виде.

Шаблон – форма документа, включающая средства для создания аналогично оформленных документов, т.е. это заготовка будущего документа. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения.

стандартный шаблон листа (Шаблон листа по умолчанию. Шаблон Лист.xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию формата вновь создаваемого пустого листа Microsoft Excel. Именно этот шаблон будет использоваться Microsoft Excel для создания пустого листа при добавлении листа в книгу.)

Можно создать стандартный шаблон книги (Используемый по умолчанию шаблон книги. Шаблон Книга.xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию формата новых книг Microsoft Excel. Именно этот шаблон будет использоваться Microsoft Excel для создания пустой книги при запуске или при создании книги без указания шаблона.). Этот шаблон определяет форматирование или содержимое новых книг, открывающихся при запуске Microsoft Excel.

^ Столбец электронной таблицы – группа ячеек, расположенных в одном вертикальном ряду таблицы.

Строка электронной таблицы – группа ячеек, расположенных на одном горизонтальном уровне.

Ячейка – элементарный объект (минимальный элемент) электронной таблицы, расположенный на пересечении строк и столбцов, используемый для хранения данных.

Адрес ячейки – положение ячейки в электронной таблице. Адрес ячейки определяется номером столбца и номером строки, на пересечении которых находится ячейка.

^ Диапазон ячеек (прямоугольный диапазон ячеек) – группа ячеек, расположенная на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Прямоугольный диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес ячеек, расположенных в верхнем левом и нижнем правом углах прямоугольника, например, A1:D5.

^ Имя ячейки/диапазона ячеек – легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку/диапазон ячеек.

^ Форматирование таблицы/диаграммы – представление табличного документа/диаграммы или отдельных их фрагментов/объектов в заданном виде.

Условное форматирование позволяет автоматически выделять определенные значения, отвечающие заданным условиям, чтобы облегчить их поиск среди прочих данных. Например, числа меньше 15 можно выделить полужирным шрифтом красного цвета.
^ Типы данных
Текстовая строка – любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована MS Excel как число, формула, дата, время, логическое значение или значение ошибки. Как правило, текстовая строка – это строка, состоящая из алфавитно-цифровых символов, таких как буквы, цифры и специальные символы, и содержащая не более 32000 символов.

Число – постоянная величина, состоящая только из цифр 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 и символов - + / , Е е. MS Excel позволяет вводить в ячейки рабочего листа целые числа (например, 204), десятичные дроби (например, 123,45) и числа в экспоненциальной форме (например, 1,23Е+08 или 5,13Е-07).
^ Функции и формулы
Функции рабочего листа – встроенные функции MS Excel, представляющие собой предопределенные формулы, предназначенные для вычислений, носящие специфический характер, соответствующие различным областям применения.

^ Вложенная функция – функция, которая является аргументом другой функции. В формулах MS Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Формула – выражение, начинающееся со знака равенства (=), знака плюс (+) или знака минус (-) и включающее числовые константы, ссылки на ячейки, имена, функции, набор стандартных операторов и специальных символов.
Ссылки
Ссылка – адрес объекта (ячейки, строки, столбца, блока), используемый при записи функции или формулы.

^ Относительная ссылка – ссылка, в которой не используется символ $. Относительная ссылка – это адрес ячейки, автоматически изменяющийся при копировании формулы. Относительная ссылка на ячейку А1 выглядит А1.

Абсолютная ссылка – ссылка, в которой используется символ $. Абсолютная ссылка – это адрес ячейки, не изменяющийся при копировании формулы. Абсолютные ссылки на ячейки А1, D8, AA10 выглядят следующим образом: $A$1, $D$8, $AA$10.

Смешанная ссылка – комбинация абсолютной и относительной ссылок. Можно создать ссылку, состоящую из относительной ссылки на столбец и абсолютной ссылки на строку (A$1) или, наоборот, из абсолютной ссылки на столбец и относительной ссылки на строку ($A1). При копировании формулы, содержащей ссылку A$1, номер столбца изменится в зависимости от нового положения формулы, а номер строки останется прежним. Для ссылки $A1 наоборот: фиксируется номер столбца, номер строки пересчитывается.

^ Внешняя ссылка – ссылка на ячейку другой рабочей книги. Внешняя ссылка имеет вид '[Имя рабочей книги]Имя рабочего листа'!Абсолютная ссылка на ячейку, например, '[Отчет.xls]Финансовый отчет'!$A$1 – ссылка на ячейку А1 рабочего листа Финансовый отчет рабочей книги Отчет.xls.

^ Внутренняя ссылка – ссылка на ячейку другого рабочего листа текущей рабочей книги. Внутренняя ссылка имеет вид 'Имя рабочего листа'!Имя ячейки, например, Лист1!А1 – ссылка на ячейку А1 листа 1. Если рабочий лист переименован и его имя содержит пробелы, то в ссылках такое имя заключается в одинарные кавычки (апострофы), например, 'Финансовый отчет'!A1 – ссылка на ячейку А1 листа Финансовый отчет.
^ Специальные средства и операции
База данных – совокупность связанной информации, объединенной по некоторому признаку и структурированной специальным образом в форме списков.

Форма – специальное средство для ввода данных, которое представляет собой заранее заготовленный шаблон или таблицу, содержащую постоянную информацию и поля для введения переменной информации.

^ Консолидация данных – сведение вместе (объединение) однотипных данных, расположенных в различных файлах или в различных областях одного файла.

Макрос  структурированное описание одного или нескольких действий, которые должны выполняться приложением.

Надстройки – специальные средства, расширяющие возможности программы.

Сводная таблица – интерактивный отчет, выполненный на основе уже созданных электронных таблиц или баз данных, с помощью которого можно суммировать и анализировать данные.

^ Сортировка данных – упорядочение данных по одному или нескольким признакам с целью удобства использования; повышает доступность информации.

Фильтр - средство отображения только строк списка, соответствующих заданным условиям.

^ Фильтрация списка – выборка данных, удовлетворяющих некоторому условию (условиям).

Введение в Excel

Компьютерная программа, позволяющая управлять финансовой информацией, а также данные, с которыми она работает, называются электронными таблицами. Электронные таблицы облегчают наблюдение за информацией о продажах, генерацию стоимостных отчетов и делают многое другое. Главное, электронные таблицы делают за вас все вычисления и даже волшебным образом заново подводят итоги, если в таблице изменится хотя бы одно число. Данная глава посвящена, обзору всего того, что можно делать при помощи электронных таблиц Excel. Кроме того, в ней вы найдете карту Excel, так что, перейдя к главе 2, не будете чувствовать себя, как в незнакомой стране.

Первое, что вам встретится в Excel, — это электронный эквивалент разграфленного листа бумаги. Однако экран далеко не пуст. Напротив, на нем разместился целый ряд инструментов, необходимых в работе. Некоторые из них кочуют из одной Windows-программы в другую и должны быть вам знакомы. (В противном случае обратитесь к книге о Windows для начинающих.) Другие инструменты предназначены специально для Excel. Пусть вас не ошеломляет этот парад незнакомых кнопок. Большинство инструментов понятны и просты для овладевания. Другие столь специализированы, что их можно изучать по мере необходимости или счастливо избежать.

Рабочие листы и рабочие книги являются неотъемлемой частью среды Excel. Под "рабочими листами", или просто листами, понимают основную электронную таблицу. Она подобна отдельной странице книги учета. Рабочая книга, или просто книга, напоминает книгу учета — набор листов, сохраняемый в одном файле. (Даже если вы работаете с единственным листом, он хранится в файле-книге, который потенциально может содержать целый ворох таких листов.) Книги удобны для размещения связанных между собой таблиц в одном файле. Так, информацию о продажах за каждый квартал можно хранить на отдельных листах, составляющих единую книгу.

^ Что умеет Excel?

Электронные таблицы, подобные Excel, помогают управлять, анализировать и представлять данные в виде, показанном ниже. Excel позволяет организовывать числовую информацию в виде легкодоступных строк и столбцов. Он легко выполняет также некоторые другие функции, которые будут описаны впоследствии.

Подобно прочим электронным таблицам, на экране Excel появляется сетка из строк и столбцов — электронная книга учета, в которую вводятся данные. Каждая клеточка сетки (пересечение строки и столбца) называется ячейкой. Обычно в ячейки заносятся числа, но можно поместить туда и текст с описанием, например, в заголовки строк и столбцов.



Excel может выполнять вычисления и выводить результаты. В любой ячейке могут храниться результаты вычислений, выполненных над содержимым любых других ячеек таблицы.

Содержимое ячеек легко изменить. И самое лучшее то, что при изменении числа, которое используется в вычислениях где-нибудь в другом месте таблицы, автоматически изменится и результат этих вычислений.

^ Вы не вполне понимаете, что такое компьютерная программа? Их еще называют программным обеспечением, приложениями, программными приложениями, и еще множеством имен. Программа — это просто набор инструкций, говорящих компьютеру, что он должен делать. Чтобы компьютер мог сделать что-либо полезное, ему необходима программа.

Часто перед использованием программу необходимо инсталлировать (установить), хотя в последнее время все больше компьютеров поставляются с комплектом уже инсталлированных на нем и готовых к употреблению программ. Если на вашем компьютере Excel еще не установлен, то прежде чем воспользоваться данной книгой, придется его инсталлировать. (Не стоит ее читать, не имея работающей программы!) Чтобы это сделать, следуйте сопроводительным инструкциям Excel. И не беспокойтесь: некогда инсталляция программного обеспечения и в самом деле была каким-то загадочным действием, но теперь обычно достаточно лишь следовать простым инструкциям, указанным в документации и/или на экране.

Если вы уже пользовались электронной таблицей, отличной от Excel, многие из представленных в этой книге понятий покажутся вам знакомыми, хотя точные команды и процедуры могут отличаться от тех, которые вы использовали до сих пор. Но даже если вам ничего не известно об электронных таблицах, у вас не возникнет проблем при чтении этой книги, в которой основные понятия электронных таблиц переводятся с компьютерного языка на общедоступный.

Данные можно разместить так, чтобы их было легко читать как на экране, так и на печати. Можно разместить заголовки по центру, выделить текст жирным шрифтом и курсивом, обвести важные ячейки жирной рамкой и многое другое. Но смотрите, не перестарайтесь! Слишком большое количество элементов форматирования могут скорее затруднить, чем облегчить чтение таблицы.

Excel умеет создавать разнообразные диаграммы и графики, позволяющие представить данные более наглядно. Эти графики и диаграммы легко строятся и дают возможность быстрее проанализировать информацию, они выглядят убедительнее, чем лес из столбцов цифр.



Excel позволяет легко найти нужные данные. Например, можно быстро выяснить, какие отделы потратили во втором квартале более 60 000 рублей.



^ Интерфейс программы

При запуске Excel на экране появляется картинка, подобная показанной на рисунке. (Excel был столь любезен, что открыл для вас новую рабочую книгу.) Прежде чем начать работу, необходимо освоиться со всем, что находится на экране, подобно тому, как вы сверяетесь с картой автомобильных дорог, прежде чем отправиться в путешествие. Еще раз просим не пугаться: в Excel гораздо больше порядка, чем во многих других электронных таблицах, и вскоре все эти инструменты будут казаться вам старыми друзьями.

Запустите Excel, выбрав из меню кнопки ^ Пуск (Start) команду Программы (Programs) и оттуда — Microsoft Excel. Возможно, вам повезет обнаружить на рабочем столе пиктограмму под названием Ярлык для Excel или что-то вроде этого. Тогда можно войти в Excel, дважды щелкнув на этой пиктограмме.



Поскольку программы, разработанные для Windows, можно настраивать с учетом потребностей конкретного пользователя, то, что видите на экране вы, может несколько отличаться от рисунков в данной книге. Если вам покажется, что на экране отсутствует что-то важное, попробуйте вызвать меню Вид. Если в этом меню слева от команды Строка формул отсутствует "галочка", щелкните на этой команде — и на экране появится строка формул. Это касается и команды Строка состояния. Если вы не можете найти упоминаемых в тексте панелей инструментов, выберите из меню Вид команду Панели инструментов и в появившемся окне щелкните на строках Стандартная и Форматирование. Обратите внимание на то, что Excel предлагает целый набор прочих панелей инструментов; с некоторыми из них вы познакомитесь, путешествуя по этой книге.



При запуске Excel виден только верхний левый yгол рабочего листа. Лист Excel состоит из 256 столбцов и 65 536 строк! Столбцы помечены буквами латинского алфавита. За столбцом Z следуют столбцы АА, АВ и т.д., до IV. Маловероятно, что вам когда-нибудь придется использовать всю сетку, однако часто попадаются достаточно большие таблицы, и, чтобы увидеть нужные данные, приходится использовать горизонтальную и вертикальную прокрутку.

Вовсе не обязательно запоминать каждую мелочь, встречающуюся по ходу дела. В главе 6 описывается, как пользоваться Мастером подсказок и справочной системой, к которым всегда можно обратиться в случае провалов памяти или если необходима помощь в трудной ситуации.

В строке заголовка указано имя приложения и имя используемого в настоящий момент файла-рабочей книги. (Если окно документа не максимизировано, эти имена окажутся в двух различных заголовках.) При запуске Excel открывается чистая рабочая книга, которой присваивается имя Книга1 (Book1). Это временное имя используется до тех пор, пока вы не сохраните книгу, присвоив ей имя, как описывается в главе 3.

Подобно всем программам, написанным для Windows, в Excel имеется строка меню, при помощи которой можно выполнять разнообразные команды. Развернуть меню можно, щелкнув на его имени или нажав одновременно клавишу Alt и подчеркнутую букву в имени меню. Если нужно закрыть меню, не выполняя команды, просто щелкние в любом месте экрана за пределами меню.



На стандартной панели инструментов и панели инструментов форматирования размещен целый ряд кнопок, позволяющих быстро выполнить многие команды Excel при помощи мыши. Например, если щелкнуть на кнопке В, данные будут выделены жирным шрифтом. Если вы не знаете точно, для чего предназначена какая-либо кнопка, поместите на нее курсор мыши, и рядом с кнопкой появится ее название.



На этом листе выделенный ярлычок листа показывает, что вы находитесь на Листе1, первом листе книги. Он напоминает первую страницу книги учета. Каждому столбцу присвоена буква, а каждой строке — номер. Таким образом, каждая ячейка имеет свой уникальный адрес — комбинацию из буквы, соответствующей столбцу, и номера строки. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца Е и строки 7, называется ячейкой Е7. Активная ячейка, т.е. ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия, выделяется толстой рамкой.



Находящаяся в нижней части экрана строка состояния содержит полезную информацию о том, что в данный момент делает Excel. Сейчас там написано Готово, это означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Наконец, что наиболее удобно, здесь указываются результаты некоторых действий над выделенными числами. Чтобы выбрать, результат вычислений, который следует выводить в строке состояния, нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши.



Попадая на ячейку, курсор мыши принимает форму большого знака "плюс". Но его форма может изменяться в зависимости от того, на какие области экрана он указывает. Значение различных типов курсора мыши мы будем объяснять по мере необходимости.



В ^ Строке формул (которая находится под панелями инструментов) показывается содержимое активной ячейки. В данный момент правая часть строки формул пуста, поскольку в активной ячейке ничего не содержится. Как станет известно из главы 2, то, что видно на рабочем листе, может отличаться от содержимого ячейки, показываемого в строке формул.



^ Система подготовки презентаций MS PowerPoint
Макет - оформление элементов, таких как заголовки, подзаголовки, списки, рисунки, таблицы, диаграммы, автофигуры и видеофрагменты на слайде. Термин «макет» относится к расположению объектов на слайде. В макетах содержатся рамки, которые в свою очередь включают текст, такой как заголовки слайдов или маркированные списки, и основное содержимое слайда: таблицы, диаграммы, рисунки, фигуры и картинки.

^ Рамки (местозаполнители) - поля с пунктирными границами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти поля содержат заголовки и основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.

^ Цветовая схема - набор из восьми гармонично подобранных цветов, применяемых к слайдам, страницам заметок или раздаточных материалов. Цветовая схема включает цвет фона, цвет линий и текста, а также шесть других цветов, способствующих повышению удобочитаемости слайда.

^ Шаблон оформления - файл, содержащий стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы, образец слайдов и дополнительный образец заголовков.

Мастер автосодержания -

^ Страницы заметок - распечатанные страницы с авторскими заметками, расположенными под соответствующими им слайдами.

Раздаточные материалы - распечатанная презентация, которая может включать на одном листе несколько слайдов и поле для самостоятельной записи заметок.
Колонтитулы
Колонтитулы содержат текст, номер слайда или страницы и дату, которые должны отображаться в верхней или нижней части слайдов, заметок или раздаточных материалов.
^ Размещение колонтитулов
Колонтитулы можно расположить как на отдельных слайдах, так и одновременно на всех слайдах. Для заметок и раздаточных материалов при размещении колонтитулов они отображаются одновременно на всех страницах заметок и раздаточных материалов. Колонтитулы, созданные для раздаточных материалов, также отображаются при печати структуры.

Наличие колонтитулов не является обязательным требованием. По умолчанию заметки и раздаточные материалы имеют номера страниц, однако их можно отключить. Можно не включать колонтитулы в слайды, включив их вместо этого в заметки и раздаточные материалы презентации.
Образцы
Образец - режим просмотра или страница, на которой определяется формат всех слайдов или страниц презентации. В любой презентации имеются образцы для ключевых компонентов: слайдов, титульных слайдов, заметок докладчиков и раздаточных материалов. В MS PowerPoint можно настроить 3 типа образцов. Это образцы слайдов, образцы выдач и образцы заметок.
^ Образец слайдов и образец заголовков
Образец слайдов - слайд, содержащий данные по примененному шаблону оформления, включая параметры шрифтов, размеры и размещение рамок, параметры фона и цветовые схемы. Образец слайдов является элементом шаблона оформления, в котором хранятся данные шаблона, включая стили шрифтов, размеры и расположение рамки, оформление фона и цветовые схемы.

^ Образец заголовков - слайд, содержащий данные по примененному шаблону оформления, относящиеся к стилям титульных слайдов, включая параметры шрифтов, размеры и размещение рамок, параметры фона и цветовые схемы.

Образце слайдов изменяются:

Стили шрифтов для заголовков, основного текста и нижнего колонтитула

Расположение рамок текста и объектов

Стили маркеров

Оформление фона и цветовая схема

Образец слайдов позволяет производить глобальные изменения в презентации, такие как замена стиля шрифтов с последующей их заменой на всех слайдах презентации.

При изменении образца слайдов все изменения, внесенные на отдельные слайды, сохраняются.

Образец слайдов добавляется в презентацию во время применения шаблона оформления. Обычно шаблон содержит также образец титульных слайдов, в который можно вносить изменения, применяемые к слайдам при помощи макета Титульного слайда.
^ Образец раздаточных материалов
При необходимости внесения изменений в отображение, положение и размер текста верхних и нижних колонтитулов или в номера страниц на разда