Реферат: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

--PAGE_BREAK--3.   Современное состояние проблемы
Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность фирме существовать и выживать в настоящее время. Внутренняя среда организации может быть также и причиной гибели организации, в случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

<img width=«591» height=«388» src=«ref-1_318988394-1967.coolpic» alt=«Подпись: Рисунок 1. Схема организационной структуры компании ООО «Сириус».» v:shapes="_x0000_s1333">
Компания ООО «Сириус» имеет неразветвленную внутреннюю структуру, схема которой представлена на рисунке 1: управленческий аппарат представлен директором и владельцем в одном лице, бухгалтером и менеджером, отвечающим за связь с официальными представительствами в Москве фирм-производителей электронной техники по вопросам консультаций и поставки запасных и комплектующих частей. Нижестоящее подразделение включает в себя четырех посменно работающих мастеров-ремонтников-наладчиков, приемщика в мастерской и одновременно телефониста справочного телефона и водителя-экспедитора, обслуживающего клиентов в плане доставки крупногабаритной техники на дом.

Все сотрудники имеют допуски к работе с электротехникой и соответствующие сертификаты, выдаваемые крупными производителями после обучения в собственных центрах.

Фирма постоянно расширяет круг и количество своих клиентов за счет качественного обслуживания и предоставления специализированных консультаций по эксплуатации сложной аппаратуры. Тем самым она наращивает собственный оборотный капитал и медленно идет к расширению своей деятельности и открытию новых ремонтных мастерских, а в перспективе и сервисных центров.

В сфере мотивации деятельности сотрудников можно выделить момент принципа формирования заработной платы в зависимости от количества выполненных мастером заказов и премирование по результатам деятельности за перевыполнение плана. Размер оплаты труда по мнению руководства фирмы находится в средних пределах по отношению к фирмам конкурентам.

Дж. Пирсом и Р. Робинсоном был выделен набор ключевых внутренних факторов, исходя из которых строятся действия управляющего.[1]

К фактору кадров относят управленческий персонал; мораль и квалификацию сотрудников; стоимость трудовых отношений в сравнении с отраслевой и стоимостью трудовых отношений у конкурентов; кадровая политика; использование стимулов для мотивирования выполнения работы; возможность контролировать перепады в найме рабочей силы; текучесть кадров и прогулы; особенная квалификация сотрудников; опыт.

Фактор организации общего управления состоит из следующих элементов: организационная структура; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций; общая для организации система контроля; организационный климат, культура; использование систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений; квалификация, способности, интересы высшего руководства; система стратегического планирования.

Финансовый фактор включает в себя: возможность получения краткосрочных и долгосрочных капиталов; отношение к налогам; возможность использования альтернативных финансовых стратегий; гибкость структуры капитала; контроль за издержками и возможность их снижения; действенная система эккаутинга для учета издержек, бюджета и планирования прибыли.

Эти факторы хоть и действуют в пределах организации, но не всегда находятся под прямым контролем управляющей системы.

4.   Аналитическая часть 4.1.Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего времени менеджера. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени менеджера.

Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель. Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.

Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера, представлены в таблицах 1 и 2 соответственно. Причем, для заполнения карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3.

Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:

Изучение рабочих документов, литературы – 1200 мин.;

Подготовка нормативных документов, справок – 300 мин.;

Подготовка материалов, отчетов – 420 мин;

Консультации по работе – 720 мин;

Участие в совещаниях по теме – 300 мин;

Встреча с коллегами из других подразделений – 840 мин;

Разговоры по телефону – 720 мин;

Повышение квалификации – 180 мин;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 360 мин;

Выполнение общественной работы – 180 мин;

Регламентированные перерывы – 600 мин;

Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками – 60 мин;

Нерегламентированные перерывы – 120 мин.


Таблица 1. Карта самофотографии рабочего времени за первую неделю.




КАРТА

самофотографии рабочего времени

_____________

(Табельный номер)

Часы работы*

10



03

03

03

10

10

*Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3).

Подпись непосредственного руководителя

____________________________________ (Ф.И.О.)

03

03

03

10

10

1800

01

01

01

03

10

01

01

01

03

10

9



04

04

04

03

03

04

04

04

01

03

1700

02

02

02

01

03

05

01

01

04

03

______________________

(Наименование должности, код)

8



05

01

01

04

03

05

01

01

02

01

1600

05

06

06

06

01

06

06

06

06

01

7



06

06

06

06

04

06

06

06

06

04

1500

06

08

08

01

02

06

08

08

01

06

6



01

08

08

01

06

01

08

08

07

06

1400

07

07

07

07

07

07

07

07

13

07

5



11

11

11

11

11

1300

11

11

11

11

11

Подпись заполняющего карту

__________________________ (Ф.И.О.)

_____________

(Вид деятельности)

4



07

07

01

09

01

07

07

01

09

01

1200

12

13

01

09

01

12

07

07

09

07

3



07

07

07

09

07

07

06

07

09

07

1100

13

06

06

09

06

02

06

06

09

06

2



04

06

05

09

05

04

05

05

09

05

1000

04

05

13

02

02

04

02

02

04

04

_____________

(Код рабочего места)

1



01

04

04

04

04

01

04

04

04

04

900

01

01

01

01

01

01

01

01

01

01

День недели

ПН

ВТ

СР

ЧТ

ПТ

Дата

05/11

06/11

07/11

08/11

09/11



Таблица 2. Карта самофотографии рабочего времени за вторую неделю.




КАРТА

самофотографии рабочего времени

_____________

(Табельный номер)

Часы работы*

10



03

03

03

10

10

*Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3).

Подпись непосредственного руководителя

____________________________________ (Ф.И.О.)

03

03

03

10

10

1800

01

01

01

03

10

01

01

01

03

10

9



04

04

04

03

03

04

04

04

01

03

1700

02

02

02

01

03

05

01

01

04

03

______________________

(Наименование должности, код)

8



05

01

01

04

03

05

01

01

02

01

1600

05

06

06

06

01

06

06

06

06

01

7



06

06

06

06

04

06

06

06

06

04

1500

06

09

08

01

02

06

09

08

01

06

6



01

09

08

01

06

01

09

08

07

06

1400

07

09

07

07

07

13

09

07

07

07

5



11

11

11

11

11

1300

11

11

11

11

11

Подпись заполняющего карту

__________________________ (Ф.И.О.)

_____________

(Вид деятельности)

4



07

01

13

09

01

07

01

07

09

01

1200

12

01

07

09

01

12

07

07

09

07

3



07

07

07

09

07

07

07

06

09

07

1100

13

06

06

09

06

02

06

06

09

06

2



04

05

06

07

05

04

05

05

07

05

1000

04

13

05

02

02

04

02

02

04

04

_____________

(Код рабочего места)

1



01

04

04

04

04

01

04

04

04

04

900

01

01

01

01

01

01

01

01

01

01

День недели

ПН

ВТ

СР

ЧТ

ПТ

Дата

12/11

13/11

14/11

15/11

16/11


Таблица 3. Классификатор затрат рабочего времени специалиста.

Перечень элементов затрат

Шифр затрат

Изучение документов, литературы

01

Подготовка нормативных документов, справок

02

Подготовка материалов к изданию (печати), отчетов

03

Консультации по работе (в других подразделениях)

04

Участие в совещаниях по теме

05

Встреча с коллегами из других подразделений

06

Разговоры по телефону

07

Повышение квалификации

08

Служебные командировки

09

Выполнение общественной работы

10

Регламентированные перерывы (обед, курение, отдых, физпаузы)

11

Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками

12

Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)

13

Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен:

Изучение рабочих документов, литературы – 20%;

Подготовка нормативных документов, справок – 5%;

Подготовка материалов, отчетов – 7%;

Консультации по работе – 12%;

Участие в совещаниях по теме – 5%;

Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;

Разговоры по телефону – 12%;

Повышение квалификации – 3%;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;

Выполнение общественной работы – 3%;

Регламентированные перерывы – 10%;

Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%;

Нерегламентированные перерывы – 2%.

На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.

Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.

Наименование работ

(перечень элементов затрат)

Всего за период наблюдения, мин

Удельный вес, %

Изучение рабочих документов

1200

20

Подготовка документов, справок

300

5

Подготовка материалов, отчетов

420

7

Консультации по работе

720

12

Участия в совещаниях

300

5

Встречи с коллегами из других подразделений

840

14

Разговоры по телефону

720

12

Повышение квалификации

180

3

Служебные командировки

360

6

Выполнение общественных работ

180

3

Регламентированные перерывы

600

10

Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками

60

1

Нерегламентированные перерывы

120

2

Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.

Наименование работ

(перечень элементов затрат)

Плановые затраты рабочего времени, мин

Фактические затраты рабочего времени, мин

Изучение рабочих документов

600

1200

Подготовка документов, справок

720

300

Подготовка материалов, отчетов

420

420

Консультации по работе

720

720

Участие в совещаниях

180

300

Встречи с коллегами из других подразделений

600

840

Разговоры по телефону

600

720

Повышение квалификации

600

180

Служебные командировки

300

360

Выполнение общественных работ

60

180

Регламентированные перерывы

600

600

Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками

540

60

Нерегламентированные перерывы

60

120

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.



Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.

Наименование работы

(перечень элементов затрат)

Индекс

(шифр затрат)

Продолжитель­ность работ, всего

В том числе

сократить нельзя

можно

сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить

мин

% к итогу

мин

% к про­долж. дан­ной работы

мин

% к про­долж. дан­ной работы

Изучение рабочих документов

01

600

20

300

50

300

50

Подготовка документов, справок

02

150

5

150

100





Подготовка материалов, отчетов

03

210

7

210

100





Консультации по работе

04

360

12

360

100





Участие в совещаниях

05

150

5

60

40

90

60

Встречи с коллегами из других подразделений

06

420

14

120

29

300

71

Разговоры по телефону

07

360

12

60

17

300

83

Повышение квалификации

08

120

4

120

100





Служебные командировки

09

150

5

25

17

125

83

Выполнение общественных работ

10

90

3

60

67

30

33

Регламентированные перерывы

11

300

10

300

100





Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками

12

30

1

30

100





Нерегламентированные перерывы

13

60

2

30

50

30

50

Итого



3 000

 100

1 825

61

1 175

39



Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.

Наименование работы

(перечень элементов затрат)

Индекс

(шифр затрат)

Продолжитель­ность работ, всего

В том числе

сократить нельзя

можно

сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить

мин

% к итогу

мин

% к про­долж. дан­ной работы

мин

% к про­долж. дан­ной работы

Изучение рабочих документов

01

600

20

300

50

300

50

Подготовка документов, справок

02

150

5

150

100





Подготовка материалов, отчетов

03

210

7

210

100





Консультации по работе

04

360

12

360

100





Участие в совещаниях

05

150

5

60

40

90

60

Встречи с коллегами из других подразделений

06

420

14

120

29

300

71

Разговоры по телефону

07

360

12

60

17

300

83

Повышение квалификации

08

60

2

60

100





Служебные командировки

09

210

7

35

17

175

83

Выполнение общественных работ

10

90

3

60

67

30

33

Регламентированные перерывы

11

300

10

300

100





Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками

12

30

1

30

100





Нерегламентированные перерывы

13

60

2

30

50

30

50

Итого



3 000

 100

1 775

59

1 225

41

    продолжение
--PAGE_BREAK--4.2.Анализ затрат рабочего времени
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3:

<img width=«71» height=«37» src=«ref-1_318990361-303.coolpic» v:shapes="_x0000_i1026">

где

<img width=«19» height=«25» src=«ref-1_318990664-206.coolpic» v:shapes="_x0000_i1027">

Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

<img width=«95» height=«43» src=«ref-1_318990870-330.coolpic» v:shapes="_x0000_i1028">

где

<img width=«19» height=«19» src=«ref-1_318991200-203.coolpic» v:shapes="_x0000_i1029">

Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле:

<img width=«140» height=«37» src=«ref-1_318991403-400.coolpic» v:shapes="_x0000_i1030">

где

<img width=«20» height=«25» src=«ref-1_318991803-211.coolpic» v:shapes="_x0000_i1031">

Количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час

В данном случае значение для всех <img width=«53» height=«25» src=«ref-1_318992014-249.coolpic» v:shapes="_x0000_i1032">. Тогда:

<img width=«223» height=«36» src=«ref-1_318992263-460.coolpic» v:shapes="_x0000_i1033">

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.


Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени поставленной цели.

Формулировка цели III уровня

Плановые затраты времени

(эксперт.), %

Фактические затраты времени, %

<img width=«16» height=«19» src=«ref-1_318992723-198.coolpic» v:shapes="_x0000_i1034"><img width=«15» height=«16» src=«ref-1_318992921-181.coolpic» v:shapes="_x0000_i1035">

1

2

3

4

Изучить документацию

10

20

-10

Подготовить документы, справки

12

5

7

Подготовить отчет

7

7



Проконсультироваться по работе, проконсультировать коллег

12

12



Принять участие в совещаниях

3

5

-2

Встретиться с коллегами

10

14

-4

Провести телефонные переговоры

10

12

-2

Повысить квалификацию

10

3

7

Осуществить служебные командировки

5

6

-1

Выполнить общественную работу

1

3

-2

Использовать регламентированные перерывы

10

10



Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками

9

1

8

Выполнить нерегламентированные перерывы

1

2

-1

На основании мнения экспертов, представленного в таблице 8, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус». Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на:

Изучение документации – на 10% от общего фонда времени;

Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени;

Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени;

Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени;

Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени;

Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;

Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени.

Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 9, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу:

Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени специалиста за весь период наблюдений.

Наименование работы

(перечень элементов затрат)

Индекс

(шифр затрат)

Продолжитель­ность работ, всего

В том числе

сократить нельзя

можно

сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить

Мин

% к итогу

мин

% к про­долж. дан­ной работы

мин

% к про­долж. дан­ной работы

Изучение рабочих документов

01

1200

20

600

50

600

50

Подготовка документов, справок

02

300

5

300

100

—

—

Подготовка материалов, отчетов

03

420

7

420

100

—

—

Консультации по работе

04

720

12

720

100

—

—

Участие в совещаниях

05

300

5

120

40

180

60

Встречи с коллегами из других подразделений

06

840

14

240

29

600

71

Разговоры по телефону

07

720

12

120

17

600

83

Повышение квалификации

08

180

3

180

100

—

—

Служебные командировки

09

360

6

60

17

300

83

Выполнение общественных работ

10

180

3

120

67

60

33

Регламентированные перерывы

11

600

10

600

100

—

—

Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками

12

60

1

60

100

—

—

Нерегламентированные перерывы

13

120

2

60

50

60

50

Итого



6 000

 100

3 600

60

2 400

40

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, менеджеру компании ООО «Сириус» необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками – на 8% от общего фонда времени;

Повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени;

Подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

<img width=«140» height=«41» src=«ref-1_318993102-396.coolpic» v:shapes="_x0000_i1036">

где

<img width=«19» height=«17» src=«ref-1_318993498-194.coolpic» v:shapes="_x0000_i1037">

Регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.



<img width=«17» height=«17» src=«ref-1_318993692-209.coolpic» v:shapes="_x0000_i1038">

Фактический фонд рабочего времени, мин.

Таким образом, в данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:

<img width=«307» height=«45» src=«ref-1_318993901-547.coolpic» v:shapes="_x0000_i1039">

Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера компании ООО «Сириус» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

<img width=«75» height=«41» src=«ref-1_318994448-305.coolpic» v:shapes="_x0000_i1040">

где

<img width=«28» height=«17» src=«ref-1_318994753-206.coolpic» v:shapes="_x0000_i1041">

Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда:

<img width=«139» height=«45» src=«ref-1_318994959-344.coolpic» v:shapes="_x0000_i1042">

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:

<img width=«79» height=«41» src=«ref-1_318995303-315.coolpic» v:shapes="_x0000_i1043">

где

<img width=«29» height=«19» src=«ref-1_318995618-211.coolpic» v:shapes="_x0000_i1044">

Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

В данном случае, из таблицы 4 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:

<img width=«140» height=«45» src=«ref-1_318995829-352.coolpic» v:shapes="_x0000_i1045">

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус».

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

<img width=«75» height=«41» src=«ref-1_318996181-306.coolpic» v:shapes="_x0000_i1046">

где

<img width=«27» height=«19» src=«ref-1_318996487-211.coolpic» v:shapes="_x0000_i1047">

Время на отдых и личные надобности, мин.

В данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

<img width=«120» height=«45» src=«ref-1_318996698-333.coolpic» v:shapes="_x0000_i1048">

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Таким образом на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у менеджера компании ООО «Сириус» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.

    продолжение
--PAGE_BREAK--