Реферат: Оптимизация управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе

--PAGE_BREAK--1.2 Исследование и анализ документационного обеспечения системы управления


Осуществление функций управления во многом зависит от внедрения строго продуманной системы внутришкольной информации и отчетности, единых форм учебно-педагогической документации. Только на основе ритмично действующей прямой и обратной связи, достоверной информации руководитель может ставить конкретные задачи, принимать правильные решения, обеспечить их практическую реализацию. Функциями управления являются: «прогнозирование, программирование, планирование, организация, регулирование, контроль, анализ, корригирование, стимулирование…»[1].

Одна из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных условиях — резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Есть ряд субъективных причин: помимо отчетов одна и та же информация используется для создания различных видов документации. Это свидетельствует о многократном тиражировании одних и тех же исходных данных в разных формах (документах), что никоим образом не способствует качественному управлению, т.к. не несет в себе никакой новой информации, а лишь занимает время управленца на бумаготворчество.

«Информационный анализ позволил выявить объемы информации, потребляемые органами управления образования: 48,6% Управление образования, 0,96% Министерства образования Свердловской области. Полученные данные свидетельствуют о том, что чем выше уровень управления образования, тем меньше информации об учреждении имеет орган управления образования и тем слабее его представление о реальных процессах и проблемах в ОУ. Данный вывод подтверждается анализом качественного состава информации, потребляемой органами управления образования.

Полученные данные свидетельствуют о неравномерности формирования информационной структуры органов управления образования по документации получаемой из учреждения дополнительного образования.

Наиболее равномерно в отношении учреждении дополнительного образования сформирована информационная структура Министерства образования Свердловской области. Министерство образования основное внимание уделяет программно-методическому (25,7%) и нормативно-правовому (20,8%) обеспечению образовательного процесса.

По сравнению с городскими и районными органами управления образованием Министерство образования собирает больше информации о детях и материально-техническом обеспечении образовательного учреждения.

В информационной структуре районного управления образования главным приоритетом являются формальные данные о педагогах (57,2%) и программно-методическое обеспечение образовательного процесса (19,6%), практически не уделяется внимания детям (1,5%) и материально-техническому обеспечению (1,4%), последнее свидетельствует о том, что образовательное учреждение функционирует в режиме „выживания“.

В информационной структуре городского управления образования преобладает формальная информация о педагогах (70,5%), об организационно-содержательном (9,4) и нормативно-правовом (7%) обеспечении образовательного процесса.

При сравнении выраженных в символах объемов информации, запрашиваемых органами управления образования разных уровней, становится очевидным, что город собирает информации о педагогах больше, чем район, область уделяет внимания нормативно-правовому и программно-методическому обеспечению больше, чем район и город, объемы информации, запрашиваемые областью об образовательном процессе, детях и материально-техническом обеспечении больше, чем районом и городом.

Эти данные характеризуют приоритеты органов управления образования при формировании образовательной политики, а их несовпадение на разных уровнях проявляется в несогласованности действий на практике, в напряженности отношений между органами управления образования»[2].

По результатам исследований объем полезной информации в общем объеме информации составляет не более 50%, именно на ее основании и осуществляется управление учреждением. Следовательно, необходимо стремиться к ее увеличению, что приведет к повышению качества управления.

На основании вышесказанного можно сделать следующие выводы. Одним из путей оптимизации управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе является организация эффективного документооборота в учреждении. Для этого необходимо:

Определение информационных потоков, стандартов на создание, оформление, передачу и хранение управленческой информации.

Определение требований к регламентирующим документам: виды, данные, исполнители, формат представления.


1.3 Требования, предъявляемые к информации


Рассматривая документацию, необходимо определить требования к управленческой информации, на основании этих требований определить какую первичную информацию (данные) будем собирать, чтобы получить, в конечном итоге, необходимую нам информацию о системе.

Требования:

полнота — о всех элементах системы и их связях, возможность составления установленных форм отчетности и заполнения предписанных аналитических материалов, возможность составления стратегических прогнозов развития Центра;

точность — соответствие способов, технологий получения и содержания информации;

своевременность — установление сроков сбора, обработки и представления информации;

достоверность — фиксируемые данные соответствуют действительности, возможность получения информации, соответствующей реальному состоянию дел;

проверяемость — возможность проверить достоверность информации либо в процессе ее получения, либо по документам;

одноразовый ввод информации;

открытость — доступность информации для всех субъектов образовательного процесса;

достаточность — отсутствие избыточной информации;

необходимость — использование в управлении образовательной системой;

валидность — обоснованность и адекватность исследовательских инструментов (методик получения информации ее содержанию).

На основании собранной информации проводится анализ внешней и внутренней среды учреждения дополнительного образования. Анализируются в динамике развития следующие аспекты деятельности:

соответствие хода учебно-воспитательного процесса учебным планам, приказам, инструкциям и т.д.;

выявление успехов, достигнутых педагогами, с целью их трансляции в коллективе;

выявление недостатков с целью их ликвидации и предупреждения;

изучение психологического климата во взрослом и детских коллективах;

удовлетворенность всех субъектов образовательного процесса.

Важным условием эффективности управленческой деятельности является соблюдение организационных стандартов. Организационные стандарты, ставшие привычными регуляторами деятельности обеспечивают преемственность в управленческих структурах. Они позволяют более экономно использовать рабочее время, расширяют возможности для творческой деятельности, для применения технологии целевого управления системой.


    продолжение
--PAGE_BREAK--1.4 Уровни управленческой информации


В практике управления можно использовать три уровня управленческой информации:

административно-управленческий уровень (директор и его заместители);

уровень коллективно-коллегиального управления (педагогический и методический советы, методические объединения);

уровень ученического самоуправления.

Каждому из этих уровней соответствует свой, вполне определенный набор необходимой управленческой информации на основе принципа оптимальной достаточности. При разноуровневой организации потоков управленческой информации одна и та же информация может быть внутренней по отношению к одному уровню и внешней по отношению к другому.




Вариант организации основных потоков управленческой информации.




Функциональная классификация видов управленческой информации.



Процесс управления можно представить как целенаправленную деятельность управляющей и управляемой подсистем по регулированию педагогического процесса в целях его перевода на более высокий уровень.

Критерии и показатели качества управленческих структур определены в таблице (см. Приложение 1).

Нарушение в применении воздействующих (управленческих) решений приводит к нарушению коммуникативных связей системы управления, к частичному или полному выходу управляемой системы из-под управляющего воздействия. В этом случае информационно-аналитическая деятельность превращается в констатирующую, перестает быть управляющей и теряет свою целесообразность.

Структура управления ДЮСШ «Самбо и Дзюдо» представлена пятью уровнями (см. Приложение 2). Каждый уровень дает возможность уполномоченным лицам самостоятельно проводить сбор, хранение, обработку и систематизацию оптимизированной для своего уровня управленческой информации, сообщая «наверх» только наиболее значимую, показательную ее часть, а также результат ее аналитической обработки.

Чтобы принять оптимальное управленческое решение, используются различные источники информации (административные, методические, вспомогательные), но в любом случае, чтобы создать целостную информационную систему как условие успешной управленческой деятельности, необходимо определить для каждого уровня:

содержание (состав) необходимой информации;

объект управленческой информации;

источники информации;

информационные потоки и уровни их обработки

назначение и способ хранения информации.

Основной критерий отбора информации — возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления Школы. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.

Управленческая информация по организации учебно-воспитательного процесса накапливается и систематизируется с помощью заместителя директора, обрабатывается и анализируется на его уровне и в обобщенном виде поступает для анализа директору. Это дает возможность ведения «управленческого дневника». В процессе реализации плана работы делаются записи комментариев, замечаний и предложений по текущей работе, которые составят основу коррекции плана работы на новый учебный год.

Эффективный мониторинг (отслеживание функционирования) основной деятельности возможен при выполнении следующих условий:

оптимальное сочетание избранных объектов контроля, содержания необходимой управленческой информации, субъектов, форм и способов ее сбора, обработки и анализа на каждом уровне внутришкольной системы управления.

Заинтересованность участия ответственных лиц в аналитической деятельности.

Практическая значимость анализа управленческой информации на всех этапах ее прохождения и уровнях использования.

Информация накапливается в информационном банке, затем анализируется соответствующими субъектами управления, формулируются цели, и организуется работа по их достижению. Управленческий цикл завершается сравнением реального результата с поставленной целью и выявлением отклонений.

    продолжение
--PAGE_BREAK--