Реферат: Роль інформаційного забезпечення системи управління організацією

--PAGE_BREAK--Менеджер середнього рівня приділяє керівництву та контролю більше часу, ніж керівник верхнього рівня. Керівники середньої ланки очолюють відділення та відділи. Вони повинні так організувати їхню роботу, щоб цілі організації були досягнуті, а її політика проводилася в життя; повинні добирати та зберігати хороших працівників. Вони відповідають за керівництво повсякденною діяльністю своїх підрозділів. До середньої ланки керівників належать керівники цехів, складів, начальники ВТК та інші.
            III.                  Технічний рівень (керівники низової ланки).
Нижній рівень керівництва — це рівень посадових осіб, які безпосередньо керують роботою своїх підлеглих. Посади менеджерів нижньої ланки такі: майстер, бригадир, керівник групи, агент з питань постачання, експедитор.
Менеджер нижнього рівня витрачає більшу частину свого часу на мотивацію та контроль підлеглих. На цьому рівні управління функції планування та організації менш важливі для менеджера, ніж функції контролю та мотивації. І все-таки більшість керівників виконує всі чотири функції управління. Слід зауважити, що ясно та чітко визначати кожний з трьох рівнів керівництва неможливо.[10, с.141-145]
1.2 СИСТЕМА КОМУНІКАЦІЇ В ОРГАНІЗАЦІЇ Як вже було з’ясовано, інформація має велике значення для внутрішнього управління фірмою і її зовнішніх контактів, і особливо для ухвалення рішень вона є обмеженим і дорогим ресурсом виробничої активності фірми. У системах з розподілом праці особи не володіють однаковою інформацією і тому необхідний її обмін або комунікації.
Комунікація – це обмін інформацією між двома або більше особами, рівнями, організаціями.
Комунікації поділяються на:
                  I.                  Зовнішні.
Організації користуються різноманітними засобами комунікації: із споживачам вони спілкуються за допомогою реклами, виставок-ярмарок, презентацій та інших програм просування товарів і послуг на ринок. При спілкуванні з громадськістю першочергова увага приділяється створенню певного іміджу чи образу організації.
При спілкуванні із державними органами готуються річні письмові звіти, документація за певний період часу з інформацією про фінансову діяльність та маркетингові розміщення виробництва
               II.                  Внутрішні.
При спілкуванні із внутрішнім середовищем організацією підтримуються зв’язки з профспілками, усіма відділами та службами своєї структури.
Внутрішні комунікації поділяються на:
·                    Міжрівневі комунікації.
·                    Комунікації по низхідній.
·                    Комунікації по висхідній.
·                    Комунікації між підрозділами (горизонтальні комунікації).
·                    Комунікації типу «керівник-підлеглий».
·                    Неформальні комунікації.
Міжрівневі комунікації передбачають передачу інформації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Обмін інформацією між керівниками інституційного, управлінського та технічного рівнів управління організацією може здійснюватися у вигляді наказів, положень, розпоряджень, посадових інструкцій, звітів, що стосуються життєдіяльності організації та її ефективного функціонування.
До комунікацій по висхідній і низхідній належать повідомлення про поточні завдання, зміни у цільових програмах, рекомендаційні процедури, правила тощо. Такі комунікації передбачають інструкції, пояснювальні записки, інструкції, поточні звіти окремих відділів і т.д.
Комунікація по горизонталі передбачає обмін інформацією між структурними підрозділами з приводу організації та оптимізації виробничого процесу
Комунікація типу «керівник-підлеглий» є різновидом обміну інформацією по вертикалі. Вона є основною частиною комунікативної діяльності керівника.
Ці комунікації пов’язані з поясненням завдань, обговорення проблем підвищення ефективності роботи, одержання різних пропозицій. Такі комунікації дозволяють керівникові підвищити ефективність та результативність дій групи.
Канал неформальної комунікації можна назвати каналом поширення чуток.
Чутками вважаються неточні повідомлення, що надходять від неформального джерела. Інформація по цих каналах передається набагато швидше, ніж по каналах формального повідомлення.
В обміні інформацією між двома або більше особами обидві сторони відіграють активну роль. При цьому обмін інформацією відбувається, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає. Основна мета комунікаційного процесу – забезпечити сприяння швидкій передачі інформації.
В обміні інформацією існує 4 базових елементи:
1. Відправник (сторона, яка пропонує певну інформацією)
2. Повідомлення (власне інформація, закодована за допомогою символів)
3. Канал (спосіб, шлях передачі повідомлення)
4. Одержувач (сторона, яка приймає інформацію)
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємопов’язаних етапів:
                  I.      Зародження ідеї.
Обмін інформації починається з формулювання ідеї відправником або відбору інформації. При цьому відправник вирішує,  яку значиму ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну.
               II.      Кодування та вибір каналу.
Перш ніж передавати ідею відправник має за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонацію, жести, графіку, письмовий текст тощо. Таке кодування перетворює ідею на повідомлення.
            III.      Передача інформації.
На цьому етапі відбувається передача інформації обраним каналом.
           IV.      Декодування – переведення символів відправника у думки одержувача.
              V.      Зворотній зв’язок – реакція одержувача на почуте, побачене, прочитане.
Даний процес передачі інформації є досить узагальненим. На рис. 1.3 зображено більш складну схему формування комунікаційної системи.[3, с. 98-104]
<imagedata src=«28872.files/image005.png» o:><img border=«0» width=«683» height=«248» src=«dopb126482.zip» v:shapes="_x0000_i1026">
Рис. 1.3   Схема формування комунікаційної системи
1.3 ІНФОРМАЦІЙНЕ СЕРЕДОВИЩЕ ОРГАНІЗАЦІЇ До інформації як до одного з провідних ресурсів ринкової економіки звернена увага всього людства вже давно. Не випадково в добу ЕОМ і автоматики робота з інформацією і перетворення її в інші ресурси вважається найбільш відповідальним і перспективним видом діяльності.
В бізнесі і підприємництві той, хто перший отримає цінну інформацію, швидко і ефективно її обробить, вкладе в неї свою енергію, волю і капітал, той і забезпечить розвиток фірми. Саме для цього і формується інформаційне середовище організації, створюються АСУ, електронні локальні, корпоративні, глобальні інформаційні керівні системи. І за ними майбутнє.
Великі корпорації, компанії вже давно мають такі системи. Як же створити дещо подібне на мікрорівні – інформаційно-комунікативне середовище фірм малого та середнього бізнесу? Тут обмежені фонди, ресурси, персонал. І технологія роботи таких фірм здійснюється переважно на ситуаційному рівні: може впливати динаміка ризику, конкуренція і т.п.
Є декілька варіантів створення подібної середи (інформаційної системи). І всі вони побудовані на базі аналогової моделі інформаційного менеджменту. Різниця лише в об’ємах, ресурсах, наявності необхідного інформаційно-технологічного обладнання і забезпечення. Найпростіший варіант – наявність на фірмі комп’ютера або декількох, а також досвідченого оператора-програміста.
Інформація із зовнішнього і внутрішнього середовища повинна направлятися оператору постійно:
·                    По лінії маркетингу, реклами, змін на ринках
·                    По діяльності постачальників
·                    По поточному огляду із ЗМІ
·                    По діяльності самої фірми (зміна цілей, задач, технологій, особливостей роботи персоналу і т.п.)
Оператор створює інформаційний банк даних. За вказівкою керівництва фірми або за власною ініціативою він готує щотижневі огляди на 2-3 сторінках по отриманій інформації. Спільно з іншими працівниками він проводить аналітичну роботу з інформацією, готує проекти документів і рішень.
Найважливішу роль в інформаційному забезпеченні фірми належить інформаційним технологіям як в їхній розробці, так і в широкому придбанні і застосуванні (рис. 1.4)
<imagedata src=«28872.files/image007.png» o:><img border=«0» width=«671» height=«271» src=«dopb126483.zip» v:shapes="_x0000_i1027">
Рис. 1.4  Інформаційні технології
Треба звикнути до жорстких правил відносно можливостей комп’ютерів, локальних і корпоративних мереж як незалежних «управлінців», «регуляторів» та «інформаторів» в прямому і переносному значенні. Це норма. Комп’ютерні програми дисциплінують і організовують роботу на високому рівні як керівників, так і підлеглих, створюють нові правила і прийоми в їхніх взаємовідносинах на робочих місцях. Вони здатні здійснювати закритий і відкритий аудит підрозділів фірми, успішно розв’язують задачі ефективного документообігу.
Найбільш успішно в інформаційному середовищі фірм малого та середнього бізнесу можуть застосовуватися такі комп’ютерні програми:
Ø    Microsoft Office – пакет програм, що реалізують повний комплекс операцій по обробці інформації, в т.ч. економічного характеру.
Ø    Word 7.0 – універсальний текстовий редактор, який дозволяє формувати текстові документи, автоматично перевіряти орфографію і граматику, вставляти графіку і дані з інших пакетів Office.
Ø    Excel 7.0 – універсальний табличний процесор – зручний засіб автоматизації робіт з даними в табличній формі (списки, бухгалтерські розрахунки). Є можливість побудови з метою аналізу різноманітних діаграм на основі інформації, що міститься в таблицях.
Ø    Access 7.0 – універсальна система управління базами даних. Ця програма об’єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних.
Ø    Power Point 7.0 – універсальна система підготовки презентацій. Дозволяє представити аналіз інформації в формі екранної презентації слайдів з діаграмами, а також анімувати надану інформацію, щоб показати аудиторії динаміку зміни певного процесу.
Ø    Outlook 7.0 – система планування справ та переписки. Призначена для різнобічного управління інформацією. До складу Outlook входять: журнал для протоколювання роботи, авто створення для генерації інформаційних елементів, автоархівування.
Ø    Фірми зі стабільним розвитком мають можливість побудувати і працювати на локальних комп’ютерних мережах, підключатися до мережі Internet. Деякі до сих пір вважають це дуже дорогою справою, але вони помиляються… Підключення до Internet дає більш 1000 джерел інформації тільки для бізнесу та підприємництва.[2, с. 132-138]

2 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ФУНКЦІОНУВАННЯ ВІДДІЛУ СПОЖИВЧОГО КРЕДИТУВАННЯ АКБ «ПРАВЕКС-БАНК» 2.1 ТИПОЛОГІЯ СИСТЕМ КОМУНІКАЦІЇ Комунікації — це і обмін інформацією в процесі діяльності, спілкування, і шляху сполучення. Ефективністю комунікацій в організації часто визначається якість рішень|розв'язання, вирішення, розв'язування| і їх реалізації.
Бізнес-комунікації правомірно визначити як науку, об'єктом дослідження якої є|з'являтися, являтися| аспекти спілкування людей в діловій сфері, чинники|фактор| забезпечення ефективності ділових контактів. [12, с. 28]
Як і в будь-якій системі, в організації всі типи комунікацій, що виділяються, знаходяться|перебувати| в складній взаємодії, впливають один на одного, і виявлення типів потрібне тільки|лише| для систематизації накопичених знань, поглиблення пізнання у вузькій області, в даному виді комунікацій.
Типологія комунікацій:
1.                За місцем здійснення бізнес-комунікації| діляться на:
·                   внутрішні, коли сторони комунікації знаходяться|перебувати| в рамках|у рамках| організації;
·                   зовнішні, коли одна із сторін відноситься до суб'єктів зовнішнього середовища|середа| організації.
2.                За ознаками суб'єктів комунікації види спілкування можна пов'язати з різноманітними|різноманітний| параметрами суб'єктів комунікації (між ким і ким відбувається|походити| комунікація). Тут доречні типології на підставах, зв'язаних:
·                   усередині організації — з|із| особовими, груповими, професійно-кваліфікаційними і організаційними характеристиками, з|із| відносинами рівності і ієрархії, із|із| статусами і соціальними ролями;
·                   поза|зовні| організацією — зі станом організації на ринку, з|із| перспективами розвитку, з|із| етапом розвитку, життєвим циклом, що переживає організація і т.п.
3.                За кількістю сторін, що беруть участь в комунікації, виділяємо:
·                   односторонню|однобічний| комунікацію (в даному випадку очевидну суперечність|протиріччя| самому поняттю комунікації можна не вважати|лічити| істотним|суттєвий|, оскільки наявність у|в, біля| однієї сторони хоч би тільки наміру налагодити комунікацію вже веде до відповідних вчинків, до підготовки до спілкування, яке розглядається|розглядується| як невід'ємний етап, початок комунікації на ментальному рівні.
·                   двосторонню|двобічний| і багатобічну|багатосторонній|.
4.                За джерелами регулювання процесу комунікації можуть бути:
·                   формальні (виражених|виказаних, висловлених| у письмовій формі інструкцій керівництва, методик і т. п.);
·                   неформальні (здійснювані на основі усних норм і правил).
5.                За ознаками цілей спілкування:
·                   обслуговування предметної|предметний| діяльності, з'ясування виробничих протиріч, або залучення партнера до своєї думки, знань
·                   придбання|надбання| знань від партнера, або проведення часу.
    продолжение
--PAGE_BREAK--6.                За ознаками предмету спілкування виділяємо:
·                   спільну діяльність;
·                   обмін емоціями;
·                   отримання|здобуття| інформації.
7.                За ознаками засобів|кошт| спілкування:
·                   комунікації з використанням різних засобів|кошт| спілкування — вербальних (письмова і усна мова|промова|) і невербальних (міміка, пантоміміка|, зовнішність|подоба|, предмети, зображення і т. п.);
·                    по каналах комунікації: усні, письмові, невербальні, формальні, неформальні, низхідні (командні), висхідні, горизонтальні, технічні, електронні.
8.                За ознаками часу спілкування — тривале, короткочасне, періодичне, епізодичне; або по-іншому: в реальному часі і з|із| розділенням|поділ| часу (письмова інформація, зв'язок факсиміле).
9.                За ступенем завершеності спілкування — завершене, незавершене.
10.            По відношенню до партнера — спілкування-відсутність, ритуальне, дружньо-співчутливе, формально-ділове, партнерскьо-ігрове, неприязне|ворожий|, вороже, інтимне.
11.            По простору спілкування — на різних дистанціях, при різному розташуванні партнерів один до|відносно| одного, в кабінеті, в конференц-залі, в коридорі, на вулиці і т.п.
12.            По специфіці, що впливає на зміст|вміст, утримання|, процеси, параметри комунікацій:
·                   галузеві особливості комунікацій (комунікації в промисловості, будівництві, сільському господарстві, науці, мистецтві, армії, громадських організаціях, органах управління і т. п.);
·                   функціонально-управлінські особливості комунікацій (комунікації у сфері вищої, середньої і основної ланки підприємства, комунікації в маркетингу, рекламі, плануванні|планерування|, виробництві, управлінні персоналом і т. п.). У багатьох з|із| цих сфер діяльності існують свої норми і правила комунікацій, аж до Кодексів чести|ушановувати, лаяти|.
Дані підходи до типології бізнес-комунікацій не є| вичерпними, проте|однак| наданий матеріал демонструє системну природу, складність і різноманіття напрямів|направлення| можливих досліджень такого явища, як бізнес-комунікації |.
Це складне багатопланове явище пов'язане з деяким набором належних норм, правив, прийомів спілкування. Їх адекватне розуміння  всіма сторонами, що спілкуються трактується партнерами як сприятливий чинник, а неадекватність приймається як перешкода, відволікаючий чинник, здатний змінити результати спілкування.
2.2  СТРУКТУРА ІНФОРМАЦІЇ, ЯКА НАДХОДИТЬ ДО ВІДДІЛУ СПОЖИВЧОГО КРЕДИТУВАННЯ АКБ «ПРАВЕКС-БАНК» 1.                Статистична інформація — це офіційна документована інформація,  яка дає  кількісну  характеристику  масових  явищ  та процесів, що відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших  сферах  життя. Збором та обробкою статистичною інформацією в АКБ «Правекс-Банк» займається статистичний відділ.
2.3 МЕХАНІЗМ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЄЮ У ВІДДІЛІ СПОЖИВЧОГО КРЕДИТУВАННЯ АКБ «ПРАВЕКС-БАНК» Одним з найвагоміших досягнень АКБ «Правекс-Банк» у сфері інформаційних технологій у 2005 році як одній з головних складових частин розвитку банку є побудова першої черги розгалуженої мультисервісної корпоративної телекомунікаційної мережі. Побудована мультисервісна корпоративна мережа дозволила значно скоротити час обслуговування клієнтів, підвищити якість банківських послуг, надати клієнтам нові послуги, побудовані на найпередовіших сучасних технологіях. Істотно підвищилась керованість структурою філій: керівництво банку одержало можливість проводити селекторні наради з керівниками віддалених структурних підрозділів. Проект відзначається дуже малим терміном окупності, а його побудова дозволила банку значно підвищити прибуток.
Особлива увага приділяється захисту інформаційних технологій та забезпеченню безперервності в роботі інформаційних систем банку. В 2005 році АКБ «Правекс-Банк» одержав ліцензію на проведення діяльності у сфері криптографічного захисту інформації, яка дозволяє як експлуатувати засоби криптографічного захисту і криптосистеми, так і надавати послуги в галузі криптографічного захисту, а також дає право на ввіз та вивіз засобів криптозахисту та криптосистем. У 2005 році було модернізовано систему антивірусного захисту та впроваджено первісну систему захисту від спаму. [9, с.65-68]
Надаючи великого значення та вагомості управління процеса­ми кредитування, відділ споживчого кредитування АКБ «Правекс-Банк» приділяє особливу увагу питанням авто­матизації задач управління кредитними ресурсами банку. Всі функціональні задачі управління процесами кредитування в ко­мерційному банку виділені в окрему функціональну підсистему «Управління кредитними ресурсами банку».
Підсистема «Управління кредитними ресурсами банку» (далі просто «Кредити») необхідна для автоматизації робіт працівників кредитного, юридичного, аналітичного відділу та відділу безпе­ки, діяльність яких пов'язана з перевіркою кредитної заявки й установчих документів, прийняттям рішення про кредитування, укладенням кредитного договору та контролем його виконання.
Процес кредитування складається з певної послідовності опе­рацій, які можуть бути згруповані таким чином:
·                   подання клієнтом-позичальником кредитної заявки і пакета документів, необхідних для отримання кредиту;
·                   розгляд банком та якісний аналіз кредитної заявки і відповід­ного пакета документів;
·                   аналіз кредитоспроможності клієнта-позичальника і оцінка ризику кредитування (кількісний аналіз);
·                   на основі якісного та кількісною аналізу визначення рейтин­гу позичальника й прийняття рішення про надання кредиту;
·                   за умови позитивного для позичальника закінчення попере­дніх етапів підготовка до укладення кредитної угоди. Цей етап називається структуризацією позички. В процесі структуризації банк визначає такі параметри позички: вид кредиту, суму, строк, спосіб видачі та погашення, забезпечення, ціну кредиту, інші де­талі. По закінченні роботи щодо структуризації позички кредит­ний інспектор банку розпочинає переговори про складання кре­дитної угоди;
·                   укладення кредитного договору;
·                   надання позички оформляється розпорядженням кредитного відділу банку своїй бухгалтерії про відкриття позичкового рахунку;
·                   контроль за виконанням кредитного договору;
·                   аналіз кредитного портфелю, формування резервів та необ­хідної звітності.
Перелічені етапи процесу кредитування не в однаковій мірі можуть бути формалізованими і відповідно автоматизованими. Так, наприклад, операції першого етапу, які полягають у розгляді заявки на кредит та оцінці її обґрунтованості, пов’язані з якісним аналізом і не підлягають автоматизації. Переважна більшість операцій, які виконуються на наступних етапах, досить легко можуть бути формалізованими і вирішеними з використанням ЕОМ.
Підсистема «Кредити» повинна забезпечувати автоматизоване виконання таких функцій:
v    аналіз фінансового стану позичальника, визначення його кредитоспроможності, оцінка ризику при кредитуванні;
v    ведення файлу кредитних договорів та всієї інформації, що стосується кожного договору;
v    ведення й коригування розпоряджень (графіків) па виплату кредитів;
v    ведення та коригування строкових зобов’язань (графіків) на погашення кредиту;
v    ведення та коригування процентних ставок та графіків опла­ти відсотків по кредитному договору;
v    нарахування відсотків по кредиту та облік їх сплати;
v    автоматизований пошук та видача інформації про кредитний договір, розпорядження на оплату і зобов'язання про погашення кредитної заборгованості;
v    перегляд залишків на позичкових рахунках, контроль своє­часності погашення позик клієнтами-позичальниками та визна­чення заборгованості;
v    аналіз кредитного портфеля, класифікація кредитів та визна­чення розміру резервування.
Підсистема «Кредити» має бути інтегрована з іншими функціональними підсистемами банку, зокрема з підсистемою «Операційний день банку», в якій виконують бухгалтерські проведення при наданні кредиту та при погашенні суми основного боргу і відсотків по ньому.
Однією з основних задач підсистеми «Кредити» є задача формування кре­дитних договорів та їх ведення. Основними функціями про­грам, що автоматизують формування кредитного договору, є надання можливості користувачу модифікувати типову форму договору й отримати необхідну кількість його друкованих ко­пій, формування файлу кредитних договорів (KRED_DOG), ведення архіву договорів, групування їх за певними ознаками, автоматизований пошук та видача інформації про певний кре­дитний договір.
    продолжение
--PAGE_BREAK--