Реферат: Анализ внутренней среды организации

Введение.

Время, в которое мы живём,-эпоха перемен.Наше общество осуществляеттрудную, но исторически неизбежную и необходимую перестройку.Всоциально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, вэкономике- от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельногочеловека-превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности.Такие изменения в обществе, экономике, во всем нашемжизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.Чтобы вписатьсяв современный ритм жизни кроме всего прочего нужно овладевать новымзнанием, научиться пользоваться им на практике.Важная часть этогознания-постижение науки и искусства менеджмента.Ни для кого не секрет, что врядли в мире найдется, хоть одна организация, которой никто не управляет.Любаяорганизация нуждается в менеджере.Невозможно построитьправовое, развитое, нравственное общество, если во главепредприятий, организаций, учреждений и у руля государства стоятспециалисты, неграмотные в отношении управления коллективом и ресурсами, которыене в состоянии сделать правильный выбор, принять правильное решение.Вупрощенномпонимании, менеджмент-это умение добиваться поставленных целей, использоватьтруд, интелект, мотивы поведения других людей.Существуюткорпорации-гиганты, обладающие огромнымэкономическим, производственным, научно-техническим потенциалом.Крупнейшиекорпорации, банки составляют стержень экономической и политической силывеликих наций.А значит, решения менеджеров, подобно решениям государствееныхдеятелей могут определять судьбы миллионов людей.Но в рыночной экономике неменее важен и малый бизнес.Для большинства населения-это еще и работа.Умелоуправлять в малом бизнесе-значит выжить, устоять, вырасти.Как это сделать-тожевопрос эффективного менеджмента.Как “МакДоналдсу”удается готовить миллиарды гамбургеров в год,дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время какбольшинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов вдень? Почему некоторые компании на протяжении многих лет существования являются ведущими в своей отрасли, а другие обанкротились?Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может процветатьв 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой,которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов? [ 5.,38 стр.]

Успех и провал этих фирм и компанийимеют одну общую особенность.Все они являются организациями.Именнопоэтому мне хотелось бы сделать анализ внутренней среды организации.

Организация.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательнымтребованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата ), которую принимают как общую все члены данной группы. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важноеопределение:

Организация –это группа людей,деятельность которых сознательно координируется для достижения общей целиили целей.[ 5.,40стр.]

Цель внутреннего анализа – получение ответа на следующие вопросы:

-

Наскольконеобходимы рынку производимые компанией товары или услуги?

-

Достигла лиорганизация пределов в производительности и эффективности?

-

Какиекритические факторы определяют успех организации? Имеет ли организациявозможность воспользоваться ими?

-

Какиехарактеристики организации способствуют выполнению ее задач и претворениюстратегии?[1.,417 стр.]

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации.Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренниепеременные в основном являются результатом управленческих решений.Это, однако,вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируютсяруководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководстводолжно преодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации,которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи,технология и люди. [5.,102стр.]

Цели.

Организация, по определению, это группалюдей с осознанными общимицелями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, котороепозволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнитьиндивидуально.

ЦЕЛИ есть конкретныеконечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа,работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели исообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизмкоординирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чемуони должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенноэто касается организаций различных типов. Для того чтобы получить, например,прибыль, бизнес должен сформулиравать цели в таких областях, как доля рынка,разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей идаже социальная ответственность. Некомерческие организации ( государственныеорганы, учебные заведения, некомерческие больницы и т. д. ) также имеютразнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальнойответственности.[5.,102 стр.]

Структура.

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ– этологические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей,построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигатьцелей организации. Существуют две основные концепции структуры:

-

Специализированноеразделение труда

-

Сфераконтроля

В большинстве совремнных организаций разделение труда вовсе не означаетслучайного распределения работ между имеющимися людьми. Характернойособенностью является специализированное разделение труда – закрепление даннойработы за специалистами, т. е. Теми, кто способен выполнить ее лучше всех сточки зрения организации как единого целого. Разделение управленчнского трудамежду экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным томупримером.[5.,103 стр.]

Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет местогоризонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организациядостаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе впределах функциональной области (подразделения)[5.,104 стр.]

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может непрослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно иуправляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, тообслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого родагоризонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и целидеятельности.

Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми –сверху вниз, до самого первого уровня организации – во многих случаяхопределяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ееконкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделениетруда. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации отнепосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы.Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результатеиерархию управленческих уровней. Число лиц, подчиненных одному руководителю,представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – это важный аспекторганизационной структуры. Не существует идеальной сферы контроля. Многиепеременные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее.Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организациине являются функцией размера организации. Например, римская католическаяцерковь – организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире,- имееттолько четыре уровня. В отличие от нее стандартная армейская рота,насчитывающая сто человек, имеют дюжину воинских званий и столько же уровнейуправления. [5.,104-105 стр.]

Чтобы быть успешной в течениидолгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть какэффективной, так и результативной. По словам популярногоисследователя Питера Друкера, результативностьявляется следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи». Аэффективность является следствием того, что «правильно создаются эти самыевещи». И первое и второе одинаково важно. Все компании, добившиеся значительныхуспехов, делали «правильные вещи», выбрав цель, которая соответствовалакакой-то важной потребности, существующей в мире. Кроме того, эти организацииделали «свои вещи правильно». Результативность является чем-тонеосязаемым.

Производительность– этоотношение колличества единиц на выходе к колличеству единиц на входе. Чем болееэффективна организация, тем выше ее производительность. Отдел маркетинга,который увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль не затрачиваяпри этом дополнительных средств, повышает этим самым свою производительность.Точно так-же, как и сборочная бригада, когда она увеличивает выпуск продукцииза час работы и при этом делает это без дефектов. Если же при увеличении объемавыпускаемой продукции она имеет более низкое качество, мы говорим о снижениипроизводительности. Таким образом, ключевой составляющей производительностиявляется качество. Производительность на всех уровнях организацииявляется критически важным фактором длятого, чтобы организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции. [5.,60 стр.]

Важнейшим источником роста эффективности производства является постоянноеповышение технического уровня и качества выпускаемой продукции. В современнойсложной системе производства продукции / услуг осуществляется жесткая функциональнаяинтеграция всех составляющих. Системный подход к качеству продукции позволяетобъективно выбирать масштабы и направления, методы производства, обеспечивающиенаибольший эффект усилий и средств, затраченных на повышение качествапродукции. КОНТРОЛЬ – это слежение за процессаом достижения целейорганизации. [4.,108 стр.]

Планирование дает ответ на вопрос: «Что будет делать предприятие?». Функцияорганизации раскрывает «как надо делать то, что было запланировано». Функцияконтроля в менеджменте устанавливает «что и как контролируется». [4.,108 стр.]

В организации создается и действует двойная система контроля:управленческий контроль и производственный ( содержательный ) контроль. Первыйохватывает систему директивногоуправления и «описывает» действия второго. [4.,109стр.]

В менеджменте установлены три основные функции эффективуного контроля:

-

уменьшениевлияния неопределенности внешней среды;

-

предупреждениекризисных ситуаций;

-

развитиеуспехов;

Менеджеры различных уровней управления имеют различный уровень полномочий.Следовательно, разумно установить уровни и масштаб контроля в организации:

-

стратегическийконтроль высшего менеджмента –цели, ресурсы, стратегия;

-

управленческийконтроль выполняется всемиуровнями менеджмента и относится ко всем проблемам получения и использованияресурсов, а также концентрации их на приоритетных направлениях работы;

-

оперативныйконтроль руководителей групп и мастеров –качество выполнения конкретных работ и заказов [4.,110стр.]

КАЧЕСТВО в самом широкомфилософском смысле есть существенная определенность объекта (процесса),благодаря которой он является таким, а не иным. Эволюционное развитие экономикипоставило именно качество продукции (товаров/услуг), производимых работ в центрпроизводства и жизни. Качество важно и для изготовителя и для потребителя. Малазаявить о высоком уровне качества: для подтверждения качества продукцияподвергается испытаниям. Качество труда измеряется по результатам иэффективности производства в соответствии с показателями производительности, продуктивностии адаптивности организации к изменениям. Когда продукция уже произведена,невозможно верну4ть напрасно затраченный труд вследствие недостаточногокачества или брака. По мере развития производства возрастает сложностьпродукции, возникают наукоемкие технологии, существенно усложняется илистановится невозможным промежуточный контроль. Введение специальной системыконтроля в лучшем случае фиксирует ошибки. Но задача формули руется иначе:ошибки следует предотвращать. Поэтому поведение людей должно быть ориентированоне на к5онтроль дефектов, а на конечные результаты- получение качественнойбездефектной продукции. [4.,112-113 стр.]

Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации являетсяформулирование задач. ЗАДАЧА- это предписанная работа, серия работ иличасть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом взаранее оговоренные сроки. Считается, что, если задача выполняется такимспособом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действоватьуспешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми,предметами ( машинами, сырьем, инструментами), информацией. Два другихважных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время,необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоятоь ввыполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день.[5.,107 стр.] Специализация задач быстро нашла свое применениево многих простых операциях, т.к. предприниматели быстро поняли, чтоспециализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительностиснижает затраты на производство. [5.,108 стр.]

Технология.

Большинство людей рассматривают технологию как нечто связанное сизобретениями и машинами. Однако социолог Чарльз Перроу описывает технологиюкак средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физическиематериалы – в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис, писавший о проектированииработ, предлагает сходное широкое описание: «ТЕХНОЛОГИЯ – это сочетаниеквалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов исоответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемыхпреобразований в материалах, информации или людях». [5.,108стр.]

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включаетиспользование конкретной технологии как средства преобразования материала,поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменнойна управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами втехнологии:

-

промышленнойреволюцией;

-

стандартизациейи механизацией;

-

применениемконвейерных сборочных линий.

Стандартизация и механизация,т.е. использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее время широкораспространены не только в сфере производства. Приготовление дешевых продуктовв ресторанах быстрого обслуживания имеет, например, в своей основе опыт фирмы «МакДоналдс» в приготовлении гамбургеров. [5.,109 стр.]

Все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.

Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом. Коммерческие «боинги» или военные самолеты, уникальное медицинское оборудование или космические корабли – все эти виды изделий производятся индивидуально. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого колличества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примерами непрерывного производства могут служить переработка нефти, сталелитейное производство, работа электростанций. [5.,110 стр.]

Хотелось бы отметить, что никакой тип технологий не может считаться«лучшим», каждый имеет свои преимущества и лучшим образом соответствуетвыполнению определенных задач и достижению конкретных целей. Наглядным примеромможет стать производство автомобилей «Феррари» по индивидуальным заказам. Этагоночная машина в механическом отноше6нии превосходит все типы автомобилей массовогопроизводства. Однако технология индивидуального обслуживания при изготовлении«Феррари», позволяющая этим автомобилям бороться за Гран При Ман, вовсе неисключает наличия определенных преимуществ машин массового производства. К томуже последние стоят гораздо дешевле и вполне приспособлены для среднего водителяна средних дорогах. Таким образом, технология индивидуального обслуживания,когда речь идет о производстве недорогих машин, которые бы удовлетворялипотребности многих людей, является не актуальной. Люди определяют окончательнуюпригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор.Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определенииотносите6льного соответствия конкретной задачи и содержания операций избраннымтехнологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача неможет быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятойвнутренней переменной [5.,112 стр.]

Люди.

Важно помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные не чтоиное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретныйчеловек, а не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкогокачества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которыенедостаточно мотивированы или не обучены. Следовательно, люди являютсяцентральным фактором в любой модели управления. Как ведет себя человек в обществе и на работе, являетсяследствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешнейсреды. [5.,112 стр.]

Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностяхпри решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретныйработник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определеннуюработу,- это логичное средство увеличения выгоды от специализации. [5.,114 стр.]

Поэтому при подборе кадров важно учитывать образование и опыт сотрудника.Этот процесс постоянно усложняется и на сегодняшний день найти подходящегокандидата для выполнения ответственной работы довольно длительная процедура. [2.,75 стр.]

Прежде чем приглашать новых сотрудников, каждый менеджер должен ответитьсебе на вопрос: «Чего я хочу от кандидата?». Условно этот процесс можноразделить на два этапа, который позволяет определить степень «необходимости»кандидата:

Первый этап: Установить, какие обязаности необходимо будет выполнять кандидату и каковадолжна быть при этом его квалификация.

Второй этап:Определитьспецифические черты характера и поведения (энтузиазм, соревновательность,коммуникабельность, напористость, умеет добиваться результата и другое), атакже, «индикаторы», которые ищете в кандидате. Индикаторами могут бытьследующие пункты:

-

Положительноотзывается о своей прошлой работе и учебном заведении.

-

Любит побеждать,хотел бы продвигаться по службе.

-

Задает прямыевопросы.

-

С ним легкоговорить и его легко слушать.

-

Любит решатьтрудные задачи.

-

Способенвдохновить других.

-

Меняет работутолько при наличии важных обстоятельств.

-

Доводит доконца начатое дело

и другие. [2.,81 стр.]

Если с самого начала суметь определить, что именно нужно, то это поможетотобрать кандидата, который будет соответствовать вашим требованиям и ожиданиямв будущем.[2.,82 стр.]

Можно предположить, что человек, отличающийся наибольшими способностями вконкретной области, будет выполнять работу лучше других. Однако на практике наповедение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вестисебя не так, как можно было бы предположить исходя из оценки его способностей.Это одна из причин, почему многие организации предпочитают расширятьспособности конкретного работника к выполнению специфической задачи путемсоответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новойработы. Предрасположенность– это имеющийся потенциал человека вотношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатомсочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, одаренность,предрасположенность становится как бы талантом, открывающимся в определеннойобласти. Влияние одаренности наиболее очевидно в таких областях, как музыка,спорт, искусство. Если руководитель не сможет правильно оценитьпредрасположенность человека к определенной работе, время и расходы,затраченные в связи с его обучением, будут потрачены впустую. [5.,114 стр.]

Результаты работы сотрудников, т.е. их вклад вдостижение общей цели, естественно, не одинаковы. В любой организации естьЛидеры, аутсайдеры и середняки. Для выявления указанной дифференциации ипринятия соответствующих управленческих решений в организации должнафункционировать единая система оценки работы персонала. [3.,41 стр.]

Также обязательно необходимо учитывать сменуперсонала, т.к. на адоптацию на новом рабочем месте человеку порой необходимодо нескольких месяцев.Важно, чтобы это время не было потеряным для организации.Для достижения намеченных целей важен профессионализм руководителя, егопрофессиональная культура, умение спланировать и распределить обязаности,обеспечить надлежащий контроль. Создание команды – важнейшее условие продуктивнойработы. Команда позволяет сфокусировать энергию ее членов и обеспечитьколлективное лидерство. Менеджер должен стремиться создавать условия дляколлективного лидерства. А разумное использование фактора поощрения позволяетподдерживать инициативу и принятие подчиненными дополнительной ответственностипри решении поставленных задач. Менеджер, являясь лидером команды, долженразграничивать свои обязаности и обязаности других членов. У грамотногоруководителя должно быть четкое понимание границ власти при принятии решений. [2.,154-155 стр.]

Еще один аспект различий между людьми – это их отношение к чему-либо, илисоциальные установки. Отношение к работе является важным фактором,определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительностираблты, стимулирования труда. В то время как отношение является конкретнымубеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды,ценности – это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо иличто безразлично в жизни. Ценности, как и многие другие индивидуальныехарактеристики, приобретаются посредством обучения. Им обучают в школах,религиозных заведениях, их воспитывают в детях родители, они укрепляются вдругих социальных контактах и даже через средства развлечения и досуга. Каждаяорганизация сознательно или несознательно устанавливает свою собственнуюсистему ценностей. Как и более крупное общество, организация стремится иметьсвою собственную мораль, обычаи и табу. В итоге во многих организациях формируютсяличности, отражающие окрашенные индивидуальностью способы ведения бизнеса иликонкретных дел. [5.,116 стр.]

Заключение.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности онирассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них вопределенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переме6нной,например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышениюпроизводительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другойпеременной, например людях. Попытки рассматривать и учитывать социальнуюструктуру одновременно с технической всегда имеет положительный эффект: все этоблаготворно сказывается на производительности и условиях труда. Когдаруководство занимается только технологией, оно не может добиться поставленныхцелей. Когда оно начинает учитывать индивидуальное и групповое поведение,негативные влияния нового метода уменьшаются и организация в итоге достигаетсвоей цели. [5.,123 стр.]

Отсутствие простых ответов вовсе не означает, однако, что успех вообщеневозможно объяснить, что не существует надежных методов и путей добитьсятакого успеха. Существуют многочисленные приемы, большая практика, интересныеконцепции, которые доказали свою эффективность. Отсутствие простых ответовозначает лишь, что не существует путей и средств, одинаково пригодных во всевремена и для всех людей и обстоятельств; это также означает, что, оказавшисьуспешным в прошлом, метод может быть абсолютно неэффективным в будущем. КонцепцияГенри Форда о массовом выпуске стандартного автомобиля была одной из величайшихидей в истории. Но Форд был ослеплен своим собственным успехом, и это чуть непривело компанию к краху: он упорно хранил верность автомобилю марки «Ти», в товремя как «Дженерал Моторс» уже разработала и предлагала покупателям автомашиныразных моделей и цветов. [5.,39 стр.]

Это может служить наглядным примером того, что все внутренние переменныевзаимосвязаны.

Cписок литературы.

1.

Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента.-Санкт-Петербург, 1999.- 809 стр.

2.

Пер. с англ. Волмянская О., Волмянский Э.Практическое руководство по менеджменту.-Минск,1998.-261стр.

3.

Под общей редакцией д.э.н., проф.Страхова О.Менеджмент.Учебное пособие для ВУЗов.-Санкт-Петербург,2000.-139стр.

4.

Забелин П., Нестеров П., Федцов В.Предпринимательский менеджмент.-Москва,1999.-223стр.

5.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основыменеджмента.-Москва,1999.-799стр.