Реферат: Как сформировать эффективную рабочую группу?

Каксформировать эффективную рабочую группу?

Человек нуждается в общении с себе подобными и, по-видимому,получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищетвзаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты со многимилюдьми кратковременны и незначительны. Однако если двое или более людейпроводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, онипостепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга.Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень сильнозависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако результат такого осознания практически всегдаодин и тот же. Осознание того, что о них думают и чего-то ждут от них другие,заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самымсуществование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит,случайное скопление людей становится группой.

Каждый из нас принадлежит одновременно ко многим группам. Мычлены нескольких семейных групп: своей непосредственной семьи, семей бабушек идедушек, двоюродных сестер и братьев  ит.д. большинство людей принадлежит также к нескольким группам друзей – кругулюдей, которые довольно регулярно видятся друг с другом. Некоторые группы, скоторыми нам приходится взаимодействовать, оказываются довольно недолговечнымии миссия проста.  Когда миссия выполнена,или когда члены группы утрачивают к ней интерес, группа распадается.  Примером такой группы могут быть несколькостудентов, которые собираются вместе для подготовки студенческого праздника.Другие группы могут существовать в течение нескольких лет и оказыватьсущественное влияние на своих членов и даже на внешнее окружение. Примеромтаких групп могут служить студенческое самоуправление.

По определению группа – это два или более лиц, которыевзаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияниена других и одновременно находится под влиянием других лиц.

 Организация любогоразмера состоит из нескольких групп, и первейшей из задач по отношению корганизации в целом, является выполнение каких либо задач и достижениеопределенных конкретных целей.  То,насколько эффективно будут выполнены эти цели, зависит от эффективности работысамой группы.  Группа должнафункционировать слаженно, даже более слаженно, чем каждый ее член вотдельности. Представьте себе ситуацию, когда хоккейная команда, сформированнаяиз высококлассных игроков, которые никогда раньше вместе не играли, немедленновключается в игру. Несмотря на то, что все игроки владеют техникой игры вхоккей, они все же будут испытывать трудности от того, что не знаютвозможностей друг друга.

Я – будущий менеджер. Мне предстоит управлять рабочимигруппами, а также создавать их. Что же необходимо учитывать, чтобы созданная мноюгруппа была работоспособной, достигала поставленных перед ней целей? С моейточки зрения, то насколько эффективно группа сможет идти к достижению своихцелей, зависит от следующих факторов: размера группы, состава группы, групповыхнорм, сплоченности, конфликтности, статуса и функциональной роли ее членов.

По-моему,  группадолжна быть сравнительно небольшой – 3-9 человек. Практика показывает, чтообычно такие группы принимают более точные решения, члены этой группыиспытывают большую удовлетворенность от работы, они свободнее высказывают своемнение при решении каких-либо вопросов и проще достигают согласие. Меньшийчисленный состав группы не рекомендуется, так как в том случае, когда группасостоит из 2-3 человек, на членов группы ложиться серьезная персональнаяответственность за принятие решения. 

Случалось ли вам попадать в сложные ситуации, когда,казалось бы, нет выхода, а помощь, совет приходил с совершенно неожиданнойстороны. На память приходит история, когда в тоннеле застрял огромный грузовик,так как тоннель был слишком низок, а водитель этого обстоятельства не учел. Такили иначе, ситуация была безвыходной. Собравшиеся вокруг люди долго думали, какже вытащить грузовик и освободить проезд. Хотели уже прибегнуть к помощиспециальной техники, как вдруг решение предложила маленькая девочка. Онапосоветовала выпустить воздух из колес – грузовик стал ниже и свободно вышел из«заточения». Взрослые не могли додуматься до этого по той причине, что мышлениеэтой группы было стандартизовано. Потому рекомендуется, чтобы группа состоялаиз непохожих личностей, так как это сулит большую эффективность, чем если бычлены группы имели схожие точки зрения. Некоторые люди обращают больше вниманиена важные детали проектов и проблем, а другие хотят взглянуть на проблемувцелом. Группы с различными точками зрения вырабатывают больше качественныхрешений. Множество точек зрения и восприятия перспектив приносит свои плоды.

Как было выявлено первыми исследователями групп в трудовыхколлективах. Нормы, принятые группой оказывают сильное влияние на поведениеотдельной личности и на то, в каком направлении будет работать группа: надостижение целей организации, фирмы, или на противодействие им. Нормы призваныподсказать членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них.Нормы оказывают такое сильное влияние потому, что только при условиисообразования своих действий с этими нормами отдельная личность можетрассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку. Но нормы,которые я буду устанавливать должны быть разумными и не поощрять поведение,которое не способствует достижению поставленных мною перед данной группойцелей, таких, которые поощряют неконструктивную критику, кражи, прогулы и т.п.

Мне – руководителю, необходимо увеличивать сплоченностьгруппы. Высоко сплоченная группа  — этогруппа, члены которой испытывают сильную тягу друг к другу и считают себяпохожими. У сплоченных групп меньше недопонимания, напряженности, враждебностии недоверия, а производительность труда выше. Для этого необходимо обращать внимание группы на глобальные цели группы,дать возможность каждому ее члену увидеть его или ее вклад в достижение этихцелей. Но стоит избегать ситуации, когда член группы боится высказать мнениеотличное от мнения группы, боясь нарушить тем самым сплоченность. Тогда никтоне выражает мнений отличных от других, что ведет к тому, что не проявляется всянеобходимая информация, и альтернативные решения не обсуждаются, в результатечего проблема решается с меньшей эффективностью.

Конечно, хорошо, когда предлагаются альтернативные решениятех или иных проблем, но это повышает и возможность конфликтов в группе.Конфликты могут быть не только открытыми, но и скрытыми, потому нужно быть вдостаточной степени информированным о процессах происходящих внутри группы.Необходимо постараться разрешать спорные моменты конструктивными методами,разобраться в причинах конфликта и приложить соответствующие усилия по егоразрешению. Необходимо рассматривать конфликт как положительный фактор ипостараться эффективно управлять им. Отдельно стоит отметить межличностные конфликты в группе, зависящие отособенностей характера ее членов. В данном случае можно прибегнуть к помощипрофессионального психолога. Психологический тренинг для налаживания связей всоздаваемой рабочей группе, в коллективе так же, с моей точки зрения, желателени поможет предупредить некоторые потенциальные проблемы. Также это позволитсразу выявить неформального лидера группы, что значительно облегчит управление.

Нельзя допустить, чтобы мнения членов рабочей группы,имеющих более высокий статус, доминировали в ней. Человек, проработавший нафирму или организацию непродолжительное время, может иметь более ценные идеи илучший опыт в отношении какого-либо проекта, чем человек с высоким статусом,приобретенным благодаря многолетней работе в руководстве данной фирмы. Чтобыгруппа могла эффективно принимать решения и решать задачи, возложенные на нее,достигать поставленные перед ней цели, необходимо учитывать всю информацию,относящуюся к данному вопросу и объективно взвешивать идеи.

Нельзя забывать и о повышении профессионального уровнячленов группы, в связи с чем приветствуется участие ее членов в курсахповышения квалификации, конференциях и семинарах. Это может служить ипоощрением за качественно выполненную работу, что тоже немаловажно.

Вдополнение к этому необходимо учитывать еще и то, что как только создаетсякакая-либо рабочая группа, она становиться социальной средой, где людивзаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди общаются за чашкойкофе, во время собраний, в курилке,  заобедом и во время работы. Из социальных взаимоотношений как следствие рождаютсядружественные, неформальные группы. Люди, которые в иных условиях вряд ли дажебы встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своихколлег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляетих часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Замечательно, если составнеформальной группы соответствует составу рабочей группы. Это создаетблагоприятный психологический климат в группе, что положительно влияет на  результаты выполнения рабочих заданий. Еслидело обстоит иначе, это может вылиться в противостояние между мной(руководителем) и созданной мною рабочей группой. Причем данное противостояниеможет быть не только психологическим, но и привести к байкотированию рабочихзаданий, и как следствие невыполнение целей перед группой поставленных.Возникновение слаженной неформальной организации можно назвать еще однойхарактеристикой сплоченности группы. Я, со своей стороны, буду активноподдерживать возникновение и развитие неформальных отношений внутри группыпутем организации мероприятий с участием всей рабочей группы, как то празднованиерождества и нового года, экскурсии и т.п.

Чтобы справиться спотенциальными проблемами и овладеть потенциальными выгодами неформальнойорганизации, я как руководитель должен признать ее и работать с ней,прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитыватьэффективность решений неформальной организации, разрешать им участвовать впринятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальнойинформации.

Итак, подводя итог, самаяэффективная группа – это та, чей размер соответствует ее задачам, в составекоторой находятся люди с непохожими чертами характера, чьи нормы способствуютдостижению цели организации и созданию духа коллективизма, где здоровый уровеньконфликтности, и где имеющие высокий статус члены группы не доминируют. Ктрудовым группам необходимо относиться так, как это делают японцы. Их отношениек группе сродни отношению европейца к браку. Японцы выделяют те же проблемы иозабоченности в трудовых взаимоотношениях, которые мы выделяем в браке: оникасаются доверия, взаимопомощи и преданности. Приняв это во внимание можносказать, что создавая рабочую группу, мы создаем семью. А совместная жизнь –это целое искусство. Овладев этим искусством, можно поставить создание «ячейкиобщества», трудовой группы,  на коммерческуюоснову (кстати, до сих по свободная сфера бизнеса в Эстонии).