Реферат: Автоматизация конторского труда
Проект выполнен: Руководительпроекта:
Всеволод Украинский, Профессор РазумовО.С.
ИИ-102
Реферат
тема:«Автоматизация конторского труда»
дисциплина: «Теория системногоуправления»
Москва, 1994год
Московский Международный Университет Бизнеса иИнформационных Технологий
Специальность: «Международный информационный бизнес»
Тема: «Автоматизация конторского труда»
Объектрассмотрения — процесс обработки документовв типовой фирме
информационногобизнеса;
Основные вопросыдля разработки:
1. Особенности автоматизацииконторского труда
(отличие от предприятий);
2. Новая технология обработки данных(комплексная);
3. Оборудование для обработки данных
(«ввод-процесс-вывод» на базе ПЭВМ).
Графическиематериалы:
1. Основные маршруты документов вофисе фирмы;
2. Технологический процесс обработкиданных в конторе фирмы
(на базе ПЭВМ).
Цель проекта:Изучить особенности автоматизациидокументообработки в офисе (конторе) при комплексной обработке данных на базеПЭВМ.
<span Times New Roman";mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: KO;mso-bidi-language:AR-SA">§1. Что такое автоматизация
(параграф, необходимый для понятиятермина и истории его использования)
Термин «автоматизация» стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в
словарях до конца 50-хгодов. Затем, этому термину было дано уни-
версальное, на мойвзгляд определение: «автоматически контроли-руемое действие машины, процесса илисистемы, особенно с помощью контролирующих устройств». Эта характеристика охватывает автома-
тизацию как на промышленномпредприятии, так и в конторе.
Этот термин был впервые употреблён в <st1:metricconverter ProductID=«1947 г» w:st=«on»>1947 г</st1:metricconverter>. Д. С. Хардером из
«Форд мотор компани» на заседании, посвящённом планировке и обо-
рудованию нового завода. После этого термин «автоматизация» сразу
же был признан в качестве удобного выражениядля автоматических
устройств и стал общеупотребительным вавтомобильной и металло-
обрабатывающейпромышленности. Далее этот термин стал употреб-
ляться практически вовсех сферах производства, а что касаетсяпри-
менения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской
работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон
Диболд из компании «ДжонДиболд».
В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компьютер-
ной технологии, автоматизацияпроизводство используется практичес-
ки всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах (офисах).
В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конторах
и подчеркивается её отличие от автоматизации на промышленных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), обработка
данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных
(АОД) и современные методыобработки данных (СОД), степень авто-
матизации, оценкаиспользуемого оборудования и достижения в техно-
логии обработки данных.
§2. Автоматизация в конторах и напредприятиях
(основные отличия между автоматизацией вофисах и на промышленных предприятиях)
Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой «контро-
лируемое действие аппаратаили машины». Это значит, что для регу-
лирования и контроля за действиями машины используютсяразлич-
ные электронные илимеханические устройства. Автоматизированный
завод вчерашнего днястановится ещё более автоматизированным. На
фабрике, где в течениедлительного времени все работы выполнялись
машинами, во главу угла ставится совершенствованиеоборудования
или машин.
Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от
контролируемого действиясамой системы по обработке офисных до-кументов, называющейсякомплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровеньавтоматизации, необходимо прежде
всего провести рядмероприятий по совершенствованию самих систем,
потому что без предварительного анализа и наведения порядка в сис-
темахи методах работы переход к автоматизации попросту привел
бы к быстро прогрессирующемубеспорядку и неразберихе.
Простые определения терминов, выделенныхкурсивом таковы: сис-
тема — это «серия функций, действий или операций, ведущих к жела-
емому результату», в то времякак метод представляет собой «дейст-
сия системы в её деталях».Основная цель, которая привела к созда-
нию системы комплексной обработкиинформации, состояла в том,
чтобы найти эффективные и дешевые средстваилиметод упрощения
и контроля повторяющихсяканцелярских операций. Это очень похоже
на использование такназываемых «процедур» во многих языках прог-
раммирования, когда одна и та же процедура может использоваться
по ходу программынеограниченное число раз и при этом её тело на-
писанно только один раз. Используя наиболее краткое определение,
комплексная обработка информации является средством «упрощения
и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых
вручную». Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этой компании,которые в свою очередь определят по-требность в оборудовании или вразличных комбинациях используемо-
го оборудования.
Комплексная обработка информации в полномсмысле слова являет-
ся той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средствдляобработки данных в конторе были бы невозможны. Безус-
ловно, комплексная обработка не представляет собой совершенствопроцесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже-
нии автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработкипо-
тока коммерческихданных. Благодаря этому появляетсявозможность
установить в офисе ПЭВМ и «нагрузить» машинувыполнением этой
работы. Важным заключениемявляется то, что комплексная обработка
информации есть первый шаг к автоматизации, без использования
КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канце-
лярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке до-
кументов, подсчету, распределению прибылей etc.) используются пов-торяющиеся операции, для которых может быть найден«общий мно-
житель». При этом такойпроцесс может быть автоматизирован.
Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной
машин или любого типа быстродействующего оборудования для обра-
ботки данных. Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой
механизм или устройство,которое позволяет применить методы комп-
лексной обработки информации влюбой компании независимо от сло-
жности и размеров еёопераций.
§3. Новая технология обработкиданных
(рассматривает новые достижения впроцессе обработки данных)
Как было сказанно в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейшихтехни-
ческих достижений — комплексной обработки информации и изобрете-
нию быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти
два, на мой взгляд грандиознейшихдостижения, заставили ответствен-
ных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярскойработе и тем расходам которые с ней связанны.
Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью
ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину:
Комплексная обработкаинформации представляет собой эффек-
тивный способ полученияскоординированного и непрерывного потока
важных данных,необходимых руководству для принятиякаких-либо решений, контролю ипланированию. Другое определение,рассматри-вает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью
которой информация может бытьзафиксированна на магнитной ленте
или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться
полностью или частично наразличных машинах, пригодных для рабо-
ты с лентами или картами*, накоторых находится информация». Этоопределение очень похоже на данное в §2 определение процедуры
(функции) алгоритмических языков. Это определение показывает существенное различие между КОИ и традиционными методами
обработки. Это определениесвязанно с процессами выполнения рабо-
ты, то есть с системой. Что касаетсяпервого определения, то оно представляет КОИ как идею, а не каксистему. Необходимо заметить, что этот термин является старейшим, возникшим в коммерческой терминологиидо изобретения вычислительных машин, для обозначе-
ния как идеи, так и системы,основанной на этой идее.
Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упорна один элемент,
используемый для достижения целей КОИ, - реальную экономию
времени и труда. Этот термин стал широко употребим лишь после
того как деловой мир стал применять компьютеры, потому что
нельзявести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы, которая в свою очередь использует необходимое обору-дование, большинство компонентов которого являетсяэлектронным
Автоматизированная обработкаданных и обработка данных современ-ными методами являются более широкимипонятиями. Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных,используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запомина-
ющее устройство — этомогут быть накопители на гибких или жестс-
ких магнитных дисках, ячейкив «чипах» электронной памяти (ленты,
——————
* В настоящее время вместо накопителейна магнитных лентах и
перфокартах, используются накопители на дисках (НМД) и(НГМД)
перфокарты и барабаны из-за невысокогобыстродействия, громоздс-кости,неэффективности и неспособности хранитьмного информации, потихоньку отживаютсвой век). Эти центры по-видимому исполь-
зуют термины автоматизированная обработка данных и обработ-
ка данных современнымиметодами.
Влияние новых достижений.
Введение автоматизации в конторах в некоторых отношениях предс-
тавляет собой процесс роста промышленнойстандартизации с пере-
несением места действия изцеха в контору.
В 1955, как отмечал журнал «Dun'sReview», в котором были опуб- ликованны результаты научно-технического исследования, управляю-щие конторами шли «в направлении электронной эры». При таком об-следованииэксперты обнеружили, что лишь немногие компании при-меняли эффективныеметоды конторской работы. Менее половиныиз них измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программу контроля методов записей и форм, 25% имелипрограмму
изучения методов работыконторы и только 4% применяли схемы по-
следовательности операций.
Но начиная с 1954 происходит резкий рост автоматизацииконторс-кого труда. 200 крупныхвычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческомделе. В конце 1962 года использо-
валось уже более 11 тысячвычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч.
Из сводок, опубликованных компанией«McKinsey», которая в нача-
ле 1961 года занималасьисследованием по вопросам применения ЭВМ:
«фактически трудно найти крупную корпорацию, которая не имеет и
не пользуется по крайней мереодной электронно-вычислительной ма-шиной», и также «становится все трудней найти среднюю и мелкуюкорпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных устано-
вок или не пользуется время от времени услугами бюроэлектронно-вычислительных машин».
Степень автоматизации.Вконторе, как и на промышленном предпри-ятии, существуют разные степени автоматизации. Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:
Система Степень Материалы и используемое
автоматизации оборудование
Ручная низшая карандаш и бумага, пишущие
канцелярская машинки.
Машины, приводимые средняя клавишные, бухгалтерские
в действие человеком машины, арифмометры и клавишные
счетные машины.
Машины, производящие средняя перфокарта и машина,выполняющие
отдельные записи однуфункцию.
Машины, выполняющие высокая Электронные машины, обрабатываю-
многие функции. щиеданные с магнитной ленты или
магнитного барабана*
* В настоящее время машины,использующие магнитные ленты и бара-
баны не используются вконторах и оффисах ввиду низкого быстродей-
ствия при считывании и записиинформации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, уступая место болеесовременным накопителям
(на ГМД и МД типа«винчестер»).
Отношение конторскогооборудования к рабочей силе ипроизводитель-ность этого оборудования есть показатель степениавтоматизации.
Электронно-вычислительные машины былисозданны для того чтобы
минимизироватьручной труд. Минимальное количество ручного труда-
вот одна из главных особенностейприменения ЭВМ. Но все-таки маши-на есть машина, и она не может обрабатывать«сырую информацию», в
неизвесном формате. Поэтому если компания планирует покупку иус-тановку вычислительной техники, тоответственный руководитель дол-
жен прежде всего определить зачемнужна эта машина — предваритель-
но спланировать видзадач, который будет решаться на на этомкомпь-
ютере. Планированиезаключается программировании машины — состав-
ления специализированногопакета программ, для работы компьютера в
данной отрасли (в конкретной деятельности компании). Я считаю,что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руково-дителя о«машинном времени», технике безопасности, уходом и провер-
кой машины К сожалению, средироссийских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем местеиспользуют машину для своих собственных целей и нужд (отправить факс за счет фирмы, связывать-ся по модему слицами, не имеющими отношения к деятельности фир-мы), либо, что вообще удивительно, использовать ПЭВМ для развлече-ния, компьютерных игр. В этом случае менеджеру фирмы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины вофисе.
Посетив США, Я увидел много интересныхвещей на предмет авто-матизации конторского труда. Все конторы и фирмыиспользуют вычис-
лительную технику дляавтоматизации труда. Все, от кассового аппара-
та до ATM (Automatic TellerMachine — «электронный банкир» — автомат, предназначенный для обслуживаниявкладчиков по системе магнитных
карточек). В любом офисеамериканской фирмы, служащий был бы уво-
лен, если бы он в рабочеевремя воспользовался компьютером для своих
личных нужд