Реферат: Табличный процессор Excel 97

--PAGE_BREAK--ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА MICROSOFTEXCEL 97
Табличный процессор Excelфирмы Microsoftпредназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. На современном рынке завоевала популярность версия 7.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

Каков же состав основных компонентов Excel97? Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось множество интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул.

Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.

В Excel97 можно создавать макросы и приложения с помощью Visual Basic for Applications (VBA). Язык VisualBasicforApplicationsтеперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel97 VBA– макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft.

Excel97 располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет MicrosoftOffice97, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel– таблиц в документ, созданный средствами редактора Word97. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь.

Для работы Excel97 требуется следующее аппаратное и программное обеспечение:

-         операционная система MicrosoftWindows95/98 или операционная система MicrosoftWindowsNTWorkstationверсии не ниже 3.51;

-         персональный компьютер с процессором 80486 DX(рекомендуется компьютер с процессором Pentium);


-         оперативная память объемом 8 Мб минимум при работе с Windows95 и 16 Мб при работе с WindowsNTWorkstation;


-         устройство для чтения компакт-дисков;


-         не менее 31 Мб свободной памяти на жестком диске;


-         манипулятор «мышь»;


-         видеоадаптер VGAили с более высокой разрешающей способностью, например 256-цветный SVGA-видеоадаптер.

ОСНОВЫ РАБОТЫ В СРЕДЕ EXCEL 97 Начало работы с программой


Для запуска Excel97 из операционной системы Windows95 необходимо:

-         выполнить щелчок на кнопке Пуск линейки инструментов;

-         установить указатель мыши на меню Программы в стартовом меню;

-         в открывшемся меню активизировать команду Microsoft

Excel
.

Вид рабочего окна программы изображен ниже, на рис. 1
    продолжение
--PAGE_BREAK--Управление файлами
С помощью программы Excel 97 можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel 97 может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый многомерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью многомерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

Для создания нового документа из меню Файл нужно вызвать команду Создать.

<img width=«456» height=«270» src=«ref-1_1951369892-22469.coolpic» v:shapes="_x0000_i1025">

Рис.1. Создание нового документа

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать команду Открыть из меню Файл.

При первом сохранении документа нужно вызвать из меню Файл директиву Сохранить как... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует.

<img width=«416» height=«201» src=«ref-1_1951392361-10547.coolpic» v:shapes="_x0000_i1026">

Рис.2. Вид диалога сохранения нового документа

Имеются возможности настройки режима автосохранения файлов через определенные промежутки времени, режима резервного копирования и режима защиты данных (сохранение документа с паролем).
Структура документов
Многомерные документы (блокноты, папки) — одно из важнейших новшеств программы Excel 97, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист1, Лист2 и т.д.

Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

— рабочие листы для создания таблиц;

— диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

— рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля;

— рабочий лист для создания диалогового окна.

 Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.
<img width=«283» height=«147» src=«ref-1_1951402908-7268.coolpic» v:shapes="_x0000_i1027">

Рис.3. Контекстное меню содержит весь список допустимых для объекта действий

Коррекция высоты строк и ширины столбцов. Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и Столбец. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Столбец вызовите директиву Ширина, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Команда Автоподбор ширины из меню Столбец автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов.

<img width=«271» height=«208» src=«ref-1_1951410176-8712.coolpic» v:shapes="_x0000_i1028"> <img width=«281» height=«213» src=«ref-1_1951418888-9257.coolpic» v:shapes="_x0000_i1029">

Рис.4. Изменение ширины колонки различными способами


ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ Ячейки таблицы и их свойства
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel 97 в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel 97 имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

 Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол).

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое маркированной области появится в новом месте.

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка.

Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных.

Форматирование чисел. Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат Ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат Ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел.
<img width=«260» height=«244» src=«ref-1_1951428145-8084.coolpic» v:shapes="_x0000_i1030"><img width=«265» height=«241» src=«ref-1_1951436229-9150.coolpic» v:shapes="_x0000_i1031">

 Рис.5. Задание формата ячеек при использовании контекстного меню

            Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог, изображенный на рис.5 и в верхнем поле этого окна выбрать закладку Выравнивание.

<img width=«242» height=«264» src=«ref-1_1951445379-10558.coolpic» v:shapes="_x0000_i1032"><img width=«260» height=«264» src=«ref-1_1951455937-14835.coolpic» v:shapes="_x0000_i1033">

Рис.6. Закладки Выравнивание и Шрифт диалога ФорматЯчеек

Установка шрифтов. Необходимо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем поле открывшегося окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows (см. рис 6).

В правом поле Размер устанавливается размер (кегль) шрифта. В списке шрифтовых стилей Начертание можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле Подчеркивание можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями) и т.д.
    продолжение
--PAGE_BREAK--