Реферат: Microsoft Exel
ВОПРОСЫК ЭКЗАМЕНУ ПОИНФОРМАТИКЕ
2семестр
Табличные процессоры. Классификация.
Табличный процессор Excel. Назначение.
Основные приемы работы в Excel: ведение рабочей книги.
Структура документа, скрытие данных.
Формулы в Excel, использование функций
Арифметические и тригонометрические функции.
Функции ссылки и автоподстановки.
Функции работы с датой и временем
Логические функции.
Объединение и связывание электронных таблиц.
Консолидация данных в электронной таблице.
Сортировка данных, фильтрация списков: автофильтр.
Сложная фильтрация: расширенный фильтр
Сводные таблицы.
Анализ и распределение данных: проверка вводимого значения.
Подбор параметра.
Таблицы подстановки данных.
Графические возможности Excel. Мастер диаграмм.
1) Табличныепроцессоры
ДляпользователяWindows наибольшийинтерес представляют“мощные” приложения, которые в последнеевремя сталичрезвычайнопопулярны. (Также как и самаоперационнаясреда Windows, многиеее приложенияразрабатываютсяфирмой Microsoft, поэтомув полных названияхвсех программныхпродуктовприсутствуетназвание фирмы, причем егочасто заменяютдве буквы —MS). К их числуотносятся, прежде всего, текстовыйпроцессор MSWord, табличныйпроцессор MSExcel, СУБД MS Access. Популярностьэтих программособенно возрослас начавшимсяв 1994 г. распространениемрусифицированнойверсии пакетаMS Office. Кроме перечисленныхприложенийв этот пакетвходят MS Mail —программноеобеспечениелокальной сети,MS PowerPoint — системаподготовкипрезентаций.Пакет MS Office не простоформальнообъединяетобщим названиемэти программы, а делает ихединой взаимосвязаннойсистемой. Вэтой системеграницы между, казалось бы, совсем разнымиприложениямиоказываютсяразмытыми.Например, создаваятекст с помощьюWord, можно вставитьв него электроннуютаблицу, причемне статическуюкартинку, анастоящую,«живую», считающуютаблицу.
Использованиеподобныхинтегрированныхгибких программныхсистем —характернаячерта современныхинформационныхтехнологий.При этом разработчикистремятсяк тому, чтобырасширениевозможностейсистемы неусложнялоработу пользователя.Во всех приложенияхWindows пользовательимеет дело содинаковыминтерфейсом.Используютсястандартныеприемы работыкак с системнымисредствами, так и с прикладнымипрограммами.
Одной изсамых оригинальныхидей в областикомпьютерныхинформационныхтехнологийстала идеяэлектроннойтаблицы. Многиефирмы —разработчикипрограммногообеспечениядля персональныхкомпьютеровсоздали своиверсии табличныхпроцессоров.Изних наибольшуюизвестностьприобрелиLotus 1—2—3 фирмыLotus Development, SuperCalc фирмыComputer Associates, Multiplan фирмыMicrosoft. Одним излидеров в рядуэлектронныхтаблиц сегодняявляется табличныйпроцессорMS Excel.
Даннаяплан-конспектсодержит методическийматериал, предназначенныйдля освоенияработы с табличнымпроцессоромMicrosoft Excel 5.0, входящимв состав пакетаMicrosoft Office для операционнойсреды Windows3.1.
2) Табличныйпроцессор Excel5.0
Рабочееполе табличногопроцессорарасполагаетсяна экране дисплея.Большую частьэкрана занимаетокно документа, в котором размещаетсяэлектроннаятаблица, расчерченнаяс помощьювертикальныхи горизонтальныхлиний на ячейки.Таблица обрамленарамкой, используемойдля нумерациистрок и наименованиястолбцов. Номертекущей электроннойтаблицы (листа)высвечиваетсяв нижней частиэкрана.
При заполнениитаблицы и приее просмотребольшую рольиграет табличныйкурсор, которыйвысвечиваетграницу ячейки.Такая ячейканазываетсятекущей.
Взаимодействиепользователяс программойExcel осуществляетсячерез менюкоманд, панелиинструментов, панель формул, строку состояния.
Спомощью менюкоманд и панелейинструментовпользовательуправляетработой табличногопроцессора.Панели инструментовпредставляютсобой наборыпиктограмм.Чтобы узнатьназначениелюбого инструмента, достаточноустановитьуказатель мышина соответствующуюпиктограмму, и на экранепоявится подсказка.
Панельформул разбитана три части.Первая частьсодержит адрестекущей ячейки.Третью частьпанели формулможно назватьстрокой вводаи редактирования.Здесь высвечиваетсясодержимоетекущей ячейкии набираютсяданные, предназначенныедля ввода втекущую ячейку.Средняя частьпанели формулсостоит из трехкнопок, которыепоявляютсятолько привводе и редактированииданных.
Строкасостояниясодержит индикаторсостояниятабличногопроцессораили расшифровкутекущей командыменю, используемогоинструмента.Могут бытьследующиесостояниятабличногопроцессора:“Готов” — ожиданиенабора данныхили команд;“Ввод” — вводданных; “Правка”- редактированиеданных.
Пользовательимеет возможностьизменить видэкрана табличногопроцессорав соответствиисо своимипотребностями.Можно отключитьпанель формул, если не предполагаетсяредактированиеи ввод новыхданных. Есливы обладаетедостаточнымопытом работыс программойЕхсе1 и не нуждаетесьв указаниитекущих режимовработы табличногопроцессора, расшифровкекоманд меню, подсказке опредназначенииинструментов, то можно отказатьсяот строки состояния.Можно отключитьили выбратьдругие панелиинструментов.Такие измененияпроизводятсяс помощью командыВид из менюкоманд.
Изменениеразмеров окнадокумента иперемещениеокон производитсясогласно правилам, принятым всреде Windows.
Длябыстрого перемещенияуказателя мышипо ячейкамэлектроннойтаблицы служатполосы прокрутки, использованиекоторых такжеосуществляетсяпо правилам, принятым всреде Windows.
Примечание.Прииспользованииполос прокруткивидимыми становятсяновые частитаблицы, нотабличныйкурсор не изменяетсвоего положения.
3) Основныеприемы работыв Excel: ведение рабочейкниги
Упражнение1. Запускпрограммы Excel
/>/>/>
Рис. 1
Рабочее поле Excel 5.0
1 — окно документа
2 — табличный курсор
3 — меню команд
4 — панели инструментов
5 — строка ввода и редактирования
6 — строка состояния
7 — номер листа
Запускпрограммы Ехсе1осуществляетсяв два этапа:
запуск среды Windows;
запуск табличного процессора Ехсе1.
Послевключениякомпьютерав команднойстроке появитсяприглашениеDOS:
С/>:\>
Длязапуска Windows надонабрать наклавиатуреWIN и нажать Enter.После некоторойпаузы появитсяокно ДиспетчераПрограммсредыWindows. Для запускаЕхсе1 необходимооткрыть групповоеокно Microsoft Office; а затемустановитьуказатель мышина пиктограммуMicrosoft Ехсe1 и дваждыщелкнуть левойклавишей мыши.
Примечание.Предложенныйспособ запускапрограммысработаеттолько в томслучае, еслив файле Autoexec.bat вкоманде РАТHуказан путьк каталогуWindows. Если этогонет, то запускпрограммы Ехсе1производитсяаналогичнымспособом, ноиз каталогаWindows.
/>
Рис. 2
Меню, управляющее видом рабочего поля
Упражнение2. Изменениевида экранапрограммы Excel
3адание1. Отключитьстроку состояния:
подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд; щелкнуть левой клавишей мыши; раскрывшемся меню (рис. 2) подвести указатель мыши к пункту Строка состояния 6 и щелкнуть левой клавишей мыши.
Задание2. Включитьстроку состояния:
подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;
щелкнуть левой клавишей мыши.
Раскрывшеесяменю изменилосвой вид: пунктСтрока состоянияне помеченгалочкой;
3. установитьуказатель мышина пункт Строкасостояния ищелкнуть левойклавишей мыши.
Задание3. Отключитьпанель инструментовформатирования:
подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;
щелкнуть левой клавишей мыши;
в раскрывшемся меню подвести указатель мыши к пункту Панели инструментов и щелкнуть левой клавишей мыши.
На экранепоявится окноПанели инструментов(рис. 3);
подвести указатель к пункту Форматирование и щелкнуть левой клавишей мыши.
Таким образом вы отключите флажок в виде крестика;
щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.
Если выявляетесьначинающимпользователем, то большуюпомощь в работеможет оказатьМастер подсказок,который изображаетсяэлектрическойлампочкой напанели стандартныхинструментов.Если Мастерподсказокактивен, тов верхней частиэкрана появляетсяокно, в которомможно получитьполезный совет.
3адание4. АктивизироватьМастер подсказок.
1-й способ.
Подогнатьуказатель мышик панели стандартныхинструментов; щелкнуть одинраз левой клавишеймыши на изображениилампочки.
2-u способ.
Если панельстандартныхинструментовотключена, то:
подогнать указатель мыши к пункту Вид из меню команд и щелкнуть левой клавишей мыши;
выбрать пункт Панели инструментов, щелкнув левой клавишей мыши;
с помощью щелчка мыши установить флажок (в виде крестика) перед названиями Стандартная и Мастер подсказок;
щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.
Примечание.Если в текущемсеансе работыбыл измененвид экранапрограммыExcel, то он будетсохранен доследующегосеанса. Вотпочему важнонаучитьсяуправлять видомэкрана.
Далее мыч вами научимсявводить иредактироватьданные.
/>
Рис. 3
Окно Панели инструментов
Данные.Ввод и редактированиеданных
Все данныетаблицы размещаютсяв ячейках. Содержимымячейки электроннойтаблицы можетбыть текст, числовое значениеили формула.Табличныйпроцессордолжен «знать», какого типаданные хранятсяв конкретнойячейке таблицыдля того, чтобыправильноинтерпретироватьее содержимое.Текст и числарассматриваютсякак константы, потому чтоизменить ихможно толькоредактированиемсоответствующихячеек. Формулыже автоматическипересчитываютсвои значения, как только хотябы один их аргументбыл изменен.
Текст.Программа Excelвоспринимаеткак текст любуювведеннуюстроку, котораяне похожа нина число, ни наформулу. Есливы вставитепробел в строку, которая безнего была бычислом, то онабудет восприниматьсякак текст.
Послеввода текстовыеданные автоматическивыравниваютсяпо левой границеячейки.
Числовыеконстанты.Числовые значения, используемыев табличномпроцессореExcel, разделяютсяна целые, вещественные.даты, время.
Вещественныеконстанты можнозаписыватьв форме с фиксированнойточкой и в формес плавающейточкой. Записьчисла с фиксированнойточкой предполагает, что число содержитцелую и дробнуючасти, разделенныедесятичнойзапятой. Призаписи числав экспоненциальнойформе сначалазаписываетсямантисса, затем- латинскаябуква Е (прописнаяили строчная), после нее — порядок.Мантисса можетбыть записанакак целая константаили константас фиксированнойточкой, а порядок- только какцелая константа.Числовая константав экспоненциальнойформе трактуетсякак мантисса, умноженнаяна 10 в степени, равной порядку.Например, числа0,00001 и 1ОООООО могутбыть записаныследующимобразом: 1е-5 илиО.1е-4 и 1е6 или IE+6соответственно.
Чтобыввести отрицательноезначение, надопоставить знак— и (минус) передчислом илизаключитьвводимое числов круглые скобки.
Даты ивремя вводятсяв ячейки электроннойтаблицы какчисла. Этообъясняетсятем, что в дальнейшемдата и времямогут бытьиспользованыв качествеаргументовдля формул.Программа Excelраспознаетследующиеформаты длядаты: 16/06/96, 16.06.96, 16/июня/96,16 июня 96, что означает16 июня 1996 года; форматы длявремени: 12:10 или12:10:04. После вводачисловые данныевыравниваютсяпо правойгранице ячейки.
Формулы.Перед первымсимволом формулыобязательноставится знак«=» (знак равенства).Формулы, занесенныев ячейки табличногопроцессора, представляютсобой арифметическиеили логическиевыражения.
Арифметическиевыражения могутсодержатькруглые скобки, знаки арифметическихопераций, стандартные(встроенные)функции. Например:SORT(B4-2-4*B3*B2); SIN(CI2).
Нет необходимостизапоминатьвсе встроенныефункции. Привводе формулбольшую помощьокажет Мастерфункций, вызовкоторогоосуществляетсянажатием комбинацииклавиш Shilft+F3, либокнопкой (Fx)напанели стандартныхинструментов.
Наибольшийинтерес представляютфункции, аргументомкоторых являетсяне одна ячейка, а диапазонячеек. Диапазон- это множествоячеек, образующихв таблице областьпрямоугольнойформы. Диапазонзадается адресомячейки, стоящейв левом верхнемуглу, и адресомправого нижнегоугла области, разделенныхдвоеточием.Например: А2: В12.
Логическиевыражениястроятся спомощью операцийотношения (, =, >=, ) и логическихопераций (логическое«И», логическое«ИЛИ». логическоеотрицание«НЕ»). Например: И(А11); ИЛИ(В125): НЕ(С10).
С помощьюлогическихвыражений, вчастности, задаются условия, проверку которыхосуществляетусловная функция: ЕСЛИ(условие, выражение?,выражение).Если условиеистинно, товычисляетсявыражениеми его значениевысвечиваетсяв ячейке. содержащейусловную функцию.В противномслучае вычисляетсяи высвечиваетсязначение выражения.
4) Структурадокумента, скрытие данных
Трехмерныедокументы (блокноты, папки) — одно из важнейшихновшеств программы Excel версии 5.0, позволяющеезначительно упростить и ускорить работу с таблицами и управлениерабочими листами. В новой версиирабочие документымогут содержать до 255 таблиц, диаграмм илиVBA-программ в одном файле, а принцип работыс ними напоминаетобычную работус деловымиблокнотамив любом офисе.В каждом рабочемблокноте можнопоместить всюделовую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить еев одном файле, что позволяетзначительноповысить наглядностьрабочих документов.
Скрытиеданных — этопреимущество новых документов особенно проявляетсяпри связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программыв случае, еслинужно былоиспользоватьрезультат изкакой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открыватьсоответствующийфайл и считыватьнужную информацию.Теперь приустановлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятсяв одном файле.
Новаятехнология облегчает также анализданных. Чтобыпроанализироватьданные, расположенныев несколькихтаблицах, вExcel 5.0 Вам нужнооткрыть толькоодин файл.
Длявведения паролянеобходимовызвать директивeSaveAs из менюFile. В открывшемсядиалоговомокне следует щелкнуть по команднойкнопке Options. Появляетсядиалоговоеокно SaveOptions. Вполе вводаProtectionPassword: этогоокна можноуказать свой персональный пароль, тогда при каждомвызове этогофайла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляютсязвездочки. После закрытияокна SaveOptions открываетсяокно ConfirmPassword, в котором нужно подтвердитьпароль. Еслизаписать парольв поле вводаWriteReservationPassword, то перед открытием этого файлапоявится диалоговоеокно, в которомможно задатьпароль илищелкнуть покнопке Read Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записатьего на диск подтем же именем.
Припервом сохранении файла директивой SaveAs открывается диалоговое окно SummaryInfo. В этом окнепользовательможет заполнитьполя ввода Title:, Subject: и Keywords:. Вполе Author по умолчаниюуказываетсяинформация, полученнаяпрограммойпри инсталляции, но пользователь может записатьв нем свое имя.В поле вводаComments можно поместитьсоответствующиекомментарии. Если комментариине умещаются в отведенном поле экрана, то на правомкрае полякомментариевпоявляютсялинейки прокрутки для их просмотра. Закрываетсяинформационноеокно щелчкомпо кнопке OK.
5) Формулыв Excel, использованиефункций
Возможностьиспользованияформул и функцийявляется однимиз важнейшихсвойств программыобработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяетпроводитьстатистическийанализ числовыхзначений втаблице.
Текстформулы, котораявводится вячейку таблицы, должен начинатьсясо знака равенства(=), чтобы программаExcel могла отличить формулу от текста. Послезнака равенствав ячейку записываетсяматематическоевыражение, содержащее аргументы, арифметическиеоперации ифункции.
Вкачества аргументовв формуле обычноиспользуютсячисла и адресаячеек. Дляобозначенияарифметическихопераций могутиспользоватьсяследующиесимволы: + (сложение);- (вычитание);* (умножение);/ (деление).
15, В1>10.А1>,>--PAGE_BREAK--
Формуламожет содержать ссылки на ячейки, которыерасположенына другом рабочемлисте или дажев таблице другогофайла. Однаждывведеннаяформула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогаетпользователюнайти ошибкуили неправильную ссылку в большойтаблице.
Кромеэтого, программа Excel позволяет работать сосложными формулами, содержащими несколько операций. Длянаглядностиможно включитьтекстовый режим, тогда программаExcel будет выводитьв ячейку нерезультатвычисленияформулы, а собственноформулу.
Вводформул.
ПрограммаExcel интерпретируетвводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовоезначение(выравниваетсяпо правомукраю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическоевыражение, которому долженпредшествоватьзнак равенства(=).
Предположим, что в ячейкеА1 таблицы находитсячисло 100, а в ячейкеВ1 — число 20. Чтобы разделить первое число на второе ирезультатпоместить вячейку С1, в ячейкуС1 следует ввестисоответствующуюформулу (=А1/В1)и нажать [Enter].
Вводформул можно существенно упростить, используямаленький трюк. После вводазнака равенства следует простощелкнуть мышьюпо первой ячейке, затем ввестиоперацию деленияи щелкнуть повторой ячейке.
Сложныеформулы.
Применениесложных формулпродемонстрируемна примере.
B C D E
10
РАБОТА
ВРЕМЯ
ЦЕНА
СУММА
11
Настройка
клавиатуры
2
$ 17.80
$ 35.60
12
Обслуживание
машин
4
$ 3.80
$ 15.20
13
Подготовка формуляров
8
$ 1.56
$ 12.48
14
15
16
Сумма
$ 63.28
17
НДС 15%
$ 9.49
Рис.1.
Встолбце Сприведеннойтаблицы указановремя (в часах), затраченноена выполнениеработы, в столбце D — стоимостьодного часа работы, а в столбце Е — промежуточнаясумма, которуюнадо заплатитьза эту работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туданадо записатьследующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьтена 0,15, чтобы учестьналог на добавленнуюстоимость, ирезультатпоместите вячейке Е17: =Е16*0,15.
Длявычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке Е19) надосначала сложить промежуточныесуммы, а затем результат умножить на0,15. Формула должнаиметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и простопросуммироватьсодержимоеячеек Е16 и Е17. Длясложения чиселможно также использовать функцию суммы SUM(), тогда формулабудет выглядетьследующимобразом:=Sum(E12:E14)*0,15.
Редактированиеформул.
Чтобыначать редактировать содержимое ячейки, нужносначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режимредактирования, нажав клавишу[F2] или выполнивдвойной щелчокмышью. В режимередактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографическогоменю) активизируетсянаборная строка, в которой виднасама формула, а не результатее вычисления.
6)Операторы
Всематематическиефункции описываются в программах с помощьюспециальныхсимволов, называемых операторами.Полный списокоператоровдан в таблице.
Оператор Функция Пример
Арифметическиеоператоры
— 10 -
+ сложение =A1+1
— вычитание =4-С4
* умножение =A3*X123
/ деление =D3/Q6
% процент =10%
Операторысвязи
: диапазон =СУММ(A1:C10)
; объединение =СУММ(A1;A2;A6)
Текстовыйоператор соединения
& соединениетекстов
Текстовыйоператор соединенияпреднозначендля того, чтобы при созданииобразца документане вносить, например, каждыйраз вручную, даты — программасама будетобращатьсяк ячейке, в которойпроставилидату.
ФункцииExcel.
Функциипризваны облегчитьработу присоздании ивзаимодействиис электроннымитаблицами.Простейшимпримером выполнениярасчетов являетсяоперация сложения.Воспользуемсяэтой операциидля демонстрациипреимуществфункций. Неиспользуясистему функцийнужно будет вводить в формулуадрес каждойячейки в отдельности, прибавляя кним знак плюсили минус. Врезультатеформула будетвыглядетьследующимобразом:
=B1+B2+B3+C4+C5+D2
Заметно, что на написаниетакой формулыушло многовремени, поэтомукажется чтопроще эту формулубыло бы легчепосчитатьвручную. Чтобыбыстро и легкоподсчитатьсумму в Excel, необходимовсего лишьзадействоватьфункцию суммы, нажав кнопкус изображениемзнака суммыили из Мастерафункций, можнои вручную впечататьимя функциипосле знака равенства.После имени функций надооткрыть скобку, введите адресаобластей изакройте скобку.В результатеформула будет выглядеть следующимобразом:
=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)
Еслисравнить записьформул, то видно, что двоеточиемздесь обозначаетсяблок ячеек.Запятой разделяютсяаргументыфункций. Использованиеблоков ячеек, или областей, в качествеаргументовдля функцийцелесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, аво вторых, притакой записипрограмме прощеучитыватьизменения нарабочем листе.Например нужноподсчитатьсумму чисел в ячейках с А1 по А4.Это можнозаписать так:
=СУММ(А1; А2; А3; А4)
Или тоже другим способом:
=СУММ(А1: А4)
Созданиедиаграмм.
Работатьс электроннымитаблицами самопо себе большоеудовольствие, но если бы удалосьпревратитьсухие столбцычисел в наглядныедиаграммы и графики. Такую возможностьдает Excel. В Excel естьдва различныхспособа сохраненияв памяти диаграмм, составленныхпо вашим числовымданным: это, во-первых,«внедрённые»диаграммы и, во-вторых,«диаграммныестраницы».Внедрённыедиаграммыпредставляютсобой графики, наложенныена рабочуюстраницу исохраняемыев этом же файле; в диаграммныхстраницахсоздаются новыеграфическиефайлы. Создатьвнедреннуюдиаграмму прощевсего с помощьюМастера диаграмм, составляющегочасть пакетаExcel. Панель инструментовдиаграмм. Диаграммыможно создавать не только с помощью Мастера диаграмм. Такжеэто можно делать и другим способом-даже болеебыстро- с помощьюпанели инструментовДиаграмма.Включить изображениеэтой панелина экране моднос помощью менюВид — Панелиинструментов.Пример: Введёмлюбые данные, на основе которыхможно построитьдиаграмму.Выделяем данныеи нажимаем напанели инструментовкнопку с изображениемстрелки, направленнойвниз, чтобыоткрыть списоктипов диаграмм.Выбрав типдиаграммы изадав в рабочемлисте прямоугольник необходимогоразмера, запускаем мастер диаграмм.Если нужносоздать диаграммуна отдельномлисте, то надовыбрать строкуДиаграмма вполе Создать.После короткогодиалога с Мастеромдиаграмм будетсоздан отдельныйрабочий лист.
7) Функцииссылки и автоподстановки.
Длявыполнения табличных вычислений нужны формулы.Посколькунекоторыеформулы и ихкомбинациивстречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранеезапрограммированныхформул, которыеназываютсяфункциями.
Всефункции разделены по категориям, чтобы в нихбыло прощеориентироваться.ВстроенныйКонструкторфункций помогаетна всех этапах работы правильно применять функции. Онпозволяетпостроить ивычислить большинство функций за два шага.
Впрограмме имеется упорядоченный по алфавиту полный списоквсех функций, в котором можнолегко найтифункцию, еслиизвестно ееимя; в противномслучае следуетпроизводитьпоиск по категориям.Многие функцииразличаютсяочень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоватьсякраткими описаниями функций, которыепредлагаетКонструкторфункций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функцииможет заниматьодну ячейкуили размещатьсяв целой группеячеек. Конструкторфункций оказываетпомощь в заданиилюбых типоваргументов.
Конструкторфункций.
Промаркируйтету ячейку, в которой должен появитьсярезультат вычислений. Затем щелчком по 14-й пиктограммеКонструктора функций (созначком fx) откройтедиалоговоеокно Конструктора.
Влевом полеэтого окнаперечисленыкатегориифункций, а вправом — функции, соответствующиевыбраннойкатегории. Длятого чтобы увидеть все функции, следуетщелкнуть мышьюпо опции All вполе категорий.
Щелкнитемышью по названию нужной Вамфункции, тогданазвание функциипоявится вотдельнойстроке вместес кратким описанием этой функции. Здесь же указываютсятипы аргументовфункции и ихколичество. Аргументызадаются наследующем шагеработы с Конструктором. Чтобы перейтик нему, щелкнитепо команднойкнопке Next.
Навтором шагев диалоговомокне Конструкторауказываютсяаргументыфункции. Конструкторразличает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные(опциональные)аргументы.Чтобы задатьаргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблицепромаркировать область, где он расположен. Тогда адресаргумента функции появитсяв соответствующемполе диалоговогоокна Конструктора.
Приработе с Конструктором всегда можно вернуться кпервому шагу, щелкнув покомандной кнопке Back, и выбратьдругую функцию. Если все аргументы функции были указаны правильно, в правом верхнемполе Value появляется результатвычисления этой функции, который будет помещен в таблицу.Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно Конструкторафункций.
Послеэтого в указаннойячейке таблицыпоявится результатвычислений, но ячейка останется маркированной. В наборнойстроке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующимиаргументами.
Редактированиефункций.
Щелкнитемышью по ячейке, где находитсяфункция. Затемщелчком попиктограммеКонструкторфункций откройтедиалоговоеокно EditingFunction.
Вэтом окне дается название функции, приводится ее краткоеописание иперечисляютсяее аргументы. Для того чтобыизменить содержимоеполя, где находятся аргументы, следует либонепосредственновнести новыеадреса, либопромаркироватьсоответствующуюгруппу ячеек. После окончания редактированияследует щелкнутьпо команднойкнопке Finish.
Послещелчка по ячейке, где находитсяфункция, в наборнойстроке появитсятекст функции, содержащейзначения аргументов.Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в наборной строке, не обращаясь кКонструкторуфункций. Дляэтого нужнощелкнуть мышьюв той позициинаборной строки, где необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятсятри командныекнопки (со значкомX, «галочкой»и fx).
Втой позиции, где был выполнен щелчок, появитсямерцающийтекстовыйкурсор. С этойпозиции можновводить новыесимволы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестикомотменяет все произведенные изменения, так что содержимоеячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с «галочкой»подтверждаетизменение, ив ячейке появляетсяновое значение.
8) Функцииработы с датойи временем
Задание5. Определить, сколько днейосталось оттекущей датыдо 31 декабря1998 года:
табличный курсор поместить в ячейку А1;
переключить клавиатуру на русский шрифт;
набрать на клавиатуре слово “сегодня”; проследить при этом, как изменится строка ввода и редактирования;
нажать Enter;
табличный курсор поместить в ячейку В1;
подогнать указатель мыши к строке ввода и редактирования и щелкнуть левой клавишей мыши один раз;
активизировать Мастер функций, щелкнув левой клавишей мыши по кнопке (f), появившейся в строке ввода и редактирования;
в раскрывшемся окне Категория функций выбрать пункт Дата и время, щелкнув левой клавишей мыши по соответствующей строке один раз;
переместить указатель мыши в окно Имя функции;
выбрать имя функции СЕГОДНЯ, дважды щелкнув левой клавишей мыши по соответствующей строке;
в новом открывшемся окне нажать щелчком левой клавиши мыши кнопку Закончить;
табличный курсор поместить в ячейку С1 и набрать на клавиатуре слово «До»;
табличный курсор поместить в ячейку 01 и набрать на клавиатуре дату — 31.12.97;
табличный курсор поместить в ячейку Е1 и набрать на клавиатуре слово «осталось»;
табличный курсор поместить в ячейку F1;
указатель мыши установить в строку ввода и редактирования и щелкнуть левой клавишей мыши:
активизировать Мастер функций, как было описано выше: > в окне Имя функции дважды щелкнуть левой клавишей мыши по строке ДНЕЙ 360; > переключить клавиатуру на латинский шрифт;
в открывшемся окне в качестве начальной даты указать адрес ячейки В 1, а в качестве конечной даты — адрес ячейки D1;
щелчком левой клавиши мыши нажать кнопку Закончить;
переключить клавиатуру на русский шрифт:
табличный курсор поместить в ячейку G1 и набрать на клавиатуре слово «дней»;
нажать Enter.
После выполнения этих действий мы получим фрагмент электронной таблицы. представленной на рис. 4.
Примечание1. Можно отказатьсяот ввода новыхили отредактированныхданных в ячейку.Для этого нажмитекнопку. котораяпоявляетсяв средней частистроки вводаи редактирования.
Примечание2. Ввод в ячейкуданных и ихредактированиеможно завершатьтремя способами:
1) нажатиемклавиши Enter наклавиатуре;
2) перемещениемтабличногокурсора в другуюячейку;
3) нажатием(с помощью щелчкалевой клавишимыши) кнопкис «галочкой», которая появляетсяв средней частистроки вводаи редактирования.
3адание6. Заменитьдату 31. 12.97 в ячейкеD 1 на дату 31. 12.98.
1-й способ.
Табличный курсор поместить в ячейку D1;
нажать функциональную клавишу F2;
редактирование производить непосредственно в ячейке, используя клавиши управления курсором. Backspace и Delete;
завершить редактирование любым из трех способов, предложенных выше.
/>
Рис. 4
Результаты выполнения Задания 5.
2-u способ.
Табличный курсор поместить в ячейку D1;
подогнать курсор к строке ввода и редактирования и щелкнуть левой клавишей мыши;
редактирование производить в строке ввода и редактирования;
завершить редактирование любым из трех способов, предложенных выше.
9) Логическиефункции
Математическойосновой цифровойэлектроникии вычислительнойтехники являетсяалгебра логикиили булеваалгебра (поимени английскогоматематикаДжона Буля).
Вбулевой алгебренезависимыепеременныеили аргументы(X) принимаюттолько двазначения: 0 или1. Зависимыепеременныеили функции(Y) также могутприниматьтолько одноиз двух значений:0 или 1. Функцияалгебры логики(ФАЛ) представляетсяв виде:
Y = F (X1; X2;X3… XN ).
Даннаяформа заданияФАЛ называетсяалгебраической.
Основнымилогическимифункциямиявляются:
— логическоеотрицание(инверсия)
Y= />;
— логическоесложение (дизьюнкция)
Y= X1 + X2 или Y = X1V X2 ;
— логическоеумножение(коньюнкция)
Y= X1 X2 или Y = X1 X2 .
Кболее сложнымфункциям алгебрылогики относятся:
— функция равнозначности(эквивалентности)
Y= X1 X2+ />или Y = X1 ~X2 ;
— функция неравнозначности(сложение помодулю два)
Y= X1 />+ />X2 или Y = X1/>X2 ;
— функция Пирса(логическоесложение сотрицанием)
Y= />;
— функция Шеффера(логическоеумножение сотрицанием)
Y= />;
Длябулевой алгебрысправедливыследующиезаконы и правила:
— распределительныйзакон
X1(X2 + X3) = X1 X2 + X1 X3 ,
X1+ X2 X3= (X1 + X2) (X1 + X3) ;
— правило повторения
X X = X, X + X = X ;
— правило отрицания
X />= 0, X + />= 1 ;
— теорема деМоргана
/>= />, />= />;
Х> продолжение
--PAGE_BREAK--
— тождества
X 1 = X, X + 0 = X, X 0 = 0, X + 1 = 1.
10) Объединениеи связываниеэлектронныхтаблиц
Трехмерныедокументы(блокноты, папки)- одно из важнейшихновшеств программыExcel, позволяющеезначительноупростить иускорить работус таблицамии управлениерабочими листами.В новой версиирабочие документымогут содержатьдо 255 таблиц, диаграмм илиVBA-программ в одном файле, а принцип работыс ними напоминаетобычную работус деловымиблокнотамив любом офисе.В каждом рабочемблокноте можнопоместить всюделовую информацию, относящуюсяк одной теме, и хранить еев одном файле, что позволяетзначительноповысить наглядностьрабочих документов.
Это преимуществоновых документовособенно проявляетсяпри связыванииданных в таблицах.При установленииинформационныхсвязей междутаблицамиодного документане нужно ничегооткрывать, т.к.все таблицы находятся водном файле.
Новаятехнологияоблегчает такжеанализ данных.Чтобы проанализироватьданные, расположенныев несколькихтаблицах, вExcel вам нужнооткрыть толькоодин файл.
11) Консолидацияданных в электроннойтаблице
Обменданными позволяетпользователюExcel импортироватьв свои таблицы объекты издругих прикладныхпрограмм ипередавать (экспортировать) свои таблицы для встраиванияв другие объекты.
Концепцияобмена данными является одной из основныхконцепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различнымиприкладнымипрограммами, создаютсяинформационныесвязи, например, между таблицамии текстами.Эти информационные связи реализованыдинамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригиналвносятся изменения.
Ксожалению, не все прикладные программыподдерживаютмеханизм обменаданными, нопрограмма Excelотносится здеськ лидерам. Онаподдерживаетновейший стандартв обмене данными, который называетсяOLE 2.0 (Object Linking and Embedding).
Импортированиерисунков вExcel.
Переведитеуказатель ячеекв левый верхнийугол свободнойобласти рабочего листа и вызовитедирективуObject из меню Insert. ПрограммаExcel выдает списокобъектов, которыеможно включить в таблицу и для которых в системе естьсоответствующиепрограммныеобработки.Содержаниеэтого списказависит отнабора программ, которые былиустановленыв системе Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и щелкнитепо команднойкнопке OK.
Послеэтого вызываетсяграфическийредактор Paintbrush, в котором можно сделать рисунокили выбратьготовый с помощьюдирективы Pastefrom из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисункоми загрузитеего в окно редактора.Затем вызовитедирективу Exit&Return из менюFile, чтобы выйти из графического редактора ивернуться в программуExcel.
Привыходе редакторспрашивает, создавать лидинамическуюсвязь с этим рисунком. Здесьследует ответитьYes. Тогда создается динамическаяинформационнаясвязь (в стандартеOLE) между рисункомна рабочем листе и графическим редактором.Рисунок появляетсяна рабочемлисте в указанномместе рядомс таблицей.
Редактированиерисунков нарабочем листе.
Дваждыщелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой находится рисунок. После этого автоматическизапускаетсяграфическийредактор Paintbrush, поскольку унего с этимрисунком былаустановленаинформационнаясвязь.
Теперьв рисунок можно внести изменения, используясредства, предоставляемыеграфическимредактором.В заключениенужно вызватьдирективу Exit&Return из меню File, чтобы выйтииз графическогоредактора ивернуться впрограммуExcel. При выходередактор сновапредлагаетсохранить информационнуюсвязь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого управлениевозвращаетсяпрограммеExcel, и измененныйрисунок появляетсяв том же местерядом с таблицей.
Включениетаблицы в текст.
Запуститепрограмму Excel и промаркируйте таблицу, в которойнаходятсянужные данные. Затем щелкните на основнойпанели по 5-йпиктограмме.Программа Excelскопируеттаблицу в буферпромежуточногохранения средыWindows.
Завершитеработу с программойExcel и вызовитетекстовыйредактор WinWordвместе со своимдокументом. Щелкните мышьюв том месте текста, где нужно вставить таблицу. Затем на основной пиктографической панели редактора щелкните попиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 6-я пиктограмма, в Excel — 9-я). После этого таблица будет вставленав текстовыйдокумент.
12) Сортировкаданных, фильтрациясписков: автофильтр
Откройтев меню Data подменю Filter и включите в нем опциюAutoFilter. В таблицерядом с названиямиполей появятсямаленькиепиктограммысо стрелками. Щелкните поодной из этихстрелок, и наэкране появитсяменю с перечнемзначений данногополя.
Выберитеодно значение из этого перечня. В списке останутсятолько те элементы, у которых значениеданного полясовпадает свыбранным. Кроме того, пиктограммасо стрелкойи элементысписка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что списокбыл профильтрованпо указанномуполю. Слева встолбце с номерамистрок будутвидны прежниеномера элементов, которые ониимели в исходномсписке.
Еслинеобходимовернуться кисходномуполному списку, то нужно выбратьопцию All в перечнезначений поля, по которомувыполняласьфильтрация.
Сортировкасписков.
Вызовитедирективу Sort из меню Data. Откроетсядиалоговое окно этой директивы. В группе полейSortby этого окнанеобходимо указать критерии сортировки. По умолчаниюпрограммапредлагаетв первом полеодно из значенийэтого поля вкачестве критерия. В следующих полях можно дополнительноуказать значения, по которым будут сортироватьсяэлементы, имеющие одинаковыезначения впредшествующемполе.
Параселекторных кнопок Ascending иDescending, которыерасположены рядом с каждым полем, позволяет проводитьсортировке либо в возрастающей, либо в убывающейпоследовательности. Щелкните покомандной кнопке OK, тогдапрограмма Excel выполнит сортировкусписка в соответствиис указаннымикритериями.
13) Сложнаяфильтрация: расширенныйфильтр
Выберитеполе (столбец), по которому будет проводитьсяфильтрациясписка. Щелкнитепо стрелкеавтофильтрав выбранномстолбце, после чего на экране появится меню с перечнемзначений данногополя. Вызовитев этом менюдирективуCustom.
Послеэтого появитсядиалоговоеокно CustomAutoFilter, вкотором можнопроводитьфильтрациюпо двум критериям.Щелкните попиктограммесо стрелкой, расположенной слева от первогополя ввода, тогда откроетсяменю, включающеешесть логическихоператоров(«равно», «меньше», «больше» ит.д.). Выберитев этом менюнужную логическуюоперацию, например, «больше или равно» (>=). Впервом полеввода укажитенекоторое число или выберитеего из меню, расположенногосправа. Пусть, например, введеночисло 20. Теперьв правом полезаписано первоеусловие фильтрации>=20.
Повторитете же действиядля второгополя ввода. Пусть, например, там было указаноусловие And, еслинужно, чтобывыполнялисьоба условия, или кнопку Or, если достаточно, чтобы выполнялосьодно из условийфильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок.Щелкните по командной кнопке OK, тогдав таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют комбинированномулогическому условию. В данном примере, если оставитьвключеннойкнопку And, наэкране останутсяте элементысписка, у которыхзначение указанногополя расположенов диапазонеот 20 до 50.
14) Сводныетаблицы
Работас таблицей неограничиваетсяпростым занесениемв нее данныхи построениемдиаграмм. Труднопредставитьсебе область, где бы не требовалсяанализ этихданных. В Excel включенмощный инструментанализа — Своднаятаблица. С еёпомощью можноанализироватьширокоформатныетаблицы, содержащиебольшое количествонесистематизированныхданных, и лишьнесколькимищелчками кнопкоймыши приводитьих в удобныйи читаемый вид.Освоение этогоинструментаупрощаетсяналичиемсоответствующейпрограммы-мастера.
15) Анализи распределениеданных: проверкавводимогозначения
Дляанализа больших списков данных в программе Excel предусмотреныспециальныесредства.
Поданализом данныхздесь понимаютсяметоды, позволяющиелучше понятьтенденции изакономерности, которым подчиняютсятабличныеданные. Опорныетаблицы (PivotTable), включенныев пятую версию программы Excel, предназначены для анализасоотношениймежду даннымив списке. Опорныетаблицы строятсяс помощьюКонструкторатаблиц за четырешага. Структуруопорной таблицыможно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из однойчасти таблицыв другую.
Кромеопорных таблиц, в программеExcel имеются идругие методы анализа наборов данных. Очень полезной являетсядиректива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющиеопределеннымсоотношениям.
Опорныетаблицы.
ДирективойPivotTable из меню Dataоткройте диалоговоеокно Конструктораопорных таблиц. В этом окне зачетыре шаганужно построитьопорную таблицу.
Напервом шаге следует указать источник поступленияданных. Еслиисходные данныенаходятся всписке, то щелкнитепо селекторнойкнопке MicrosoftExcelListorDatabase и перейдитек следующемушагу с помощьюкоманднойкнопки Next.
Навтором шагенужно указатьобласть рабочеголиста, где находится список. По умолчаниюпрограммапредлагаетсписок, которыйрасположенна активном рабочем листе. Здесь можноуказать только часть списка, если для построенияопорной таблицыостальная частьне нужна. Щелкнитепо команднойкнопке Next, чтобыперейти к следующемушагу.
Натретьем шаге задается структура (Layout) опорнойтаблицы. В правомполе расположеныназвания полейсписка, а в среднем- представлениеструктурыопорной таблицы. В это полевключаетсяполе названийстрок, поленазваний столбцови поле данных. Чтобы задатьструктурутаблицы, следуетотбуксироватьмышью названияполей спискав соответствующиеполя таблицы. При построенииопорной таблицыпридерживайтесь следующихправил. Названияполей, по значениямкоторых будетпроводитсяанализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий строк Row и в поле названий столбцов Columnпереместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по команднойкнопке Next, чтобыперейти к следующемушагу.
Начетвертом шаге можно установитьнекоторые опциидля построениятаблицы. В полеввода PivotTable Starting Cell указывается адрес, с которогоначинаетсяпостроениетаблицы (левыйверхний угол). В поле ввода PivotTableName можноуказать название таблицы. Поумолчаниюпрограммаиспользует название PivotTable1с последующимувеличениемномера таблицы.Если включитьконтрольныеиндикаторыGrand Totals forColumns и Grand Totals forRows, то в каждойстроке и в каждомстолбце опорной таблицы будут вычислятьсяобщие суммы. Контрольныйиндикатор SaveDataWithTableLayout служит для сохраненияопорной таблицыс заданнойструктурой. Включениеконтрольногоиндикатора AutoFormatTable позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытиядиалоговогоокна Конструкторакомандной кнопкой Finish программа Excel размещаетопорную таблицув указаннойпозиции.
Междуопорной таблицей и исходным списком возникаетстатическая связь, т.е. связь, которая существуеттолько в моментпостроения таблицы. При изменении данных в спискеопорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в соответствиесодержимоетаблицы и содержимое списка, нужно вызвать директивуRefreshData из менюData.
16) Подборпараметра
1)Выберите команду«Подбор параметра»в меню «Сервис».
2) В поле«Установить»в ячейке введитессылку на ячейку, содержащуюнеобходимуюформулу.
3)Введите искомыйрезультат вполе «Значение».
4) В поле«Изменяя значениеячейки» введитессылку на ячейку, содержащуюподбираемоезначение.
/>
17)Таблицыподстановкиданных
Добавлениеформулы всуществующуютаблицу подстановкис одной переменной
Формулы, используемыев таблице подстановкис одной переменной, должны ссылатьсяна одну и ту жеячейку ввода.
1) Еслизначения расположеныв столбце, товведите новуюформулу в пустуюячейку, расположеннуюв верхней строкесправа отсуществующейформулы.
Если жезначения расположеныв строке, тоновая формулавводится впустую ячейкупервого столбцаниже существующейформулы.
Выделите таблицу подстановки, включая столбец или строку, где содержится новая формула.
3)Выберите команду«Таблицаподстановки»в меню «Данные».
4) Еслизначения расположеныв столбце, тоссылку на ячейкуввода введитев поле «Подставлятьзначения постолбцам в».
Если жеданные расположеныв строке, тоэта ссылкавводится в поле«Подставлятьзначения построкам в».
Преобразованиерассчитанныхзначений таблицыподстановкиданных в константы
Преобразоватьотдельноезначение подстановкиневозможно.Так как рассчитанныезначения расположеныв массиве, тонеобходимопреобразоватьих все.
1) Выделитев таблице всерассчитанныезначения.
2) Выберитекоманду «Копировать»в меню «Правка».
3) Выберитекоманду «Специальнаявставка» вменю «Правка».
4) Установитепереключатель«Вставить»в положение«Значения».
18) ГрафическиевозможностиExcel. Мастер диаграмм
Обычнотаким нагляднымпредставлением данных пользуются, когда надопоказать составляющие доли в процентахот целого. Создатьеё на экранеможно, такжекак и диаграммулюбого другого типа, с помощьюмастера диаграм.Професиональноеоформление.
ДляоформлениядокументовExcel предлагаеткроме графикови диаграммвозможностьсоздаватьдругие графическиеобъекты, напримервычерчиватьна экране, апотом распечатыватьпрямоугольники, эллипсы, прямыеи кривые линии, дуги и др. Можнотакже выполнитьрисунки с помощьюотдельныхграфическихобъектов, чтоникто не будетподозревать, что они выполненыс помощью Excel, ане специальнографическогоредактора. Длясоздания рисунковпредназначеныкнопки, расположенныена панелиинструментовРисование.Включить изображениеэтой панелина экране можнос помощью кнопкикоторая находитсяна панелиинструментов Стандартная.
Обменданными.
Во всехпрограммах, написанныхдля операционнойсистемы Windows, пользовательможет пользоватьсяее буферомобмена(Clipboard), онпредставляетособую областьпамяти, предоставляемыйоперационной средой в распоряжениеразличныхпрограмм. Используябуфер, можно, работая напримерв Excel, прерватьсяи практическимгновенноперейти в другуюпрограмму, которую Windows держитдля вас наготове.Причем независимоот текущейпрограммыпереход осуществляетсяс помощью однойи той же команды.Для этого нужновыделитьсоответствующиеячейки. Занестиданные в буфер, используя дляэтого командуменю Правка- Копировать, либо комбинациюклавиш Ctrl+C. Теперьлибо сам Excel, либоиная программа может вынутьданные из буферас помощью командыменю Правка- Вставить илиодной из двухкомбинацийклавиш: Shift+Insert илиCtrl+V.