Реферат: Организация работы с документами

СОДЕРЖАНИЕ

1. Вступительная часть

2. Основная часть

2.1. Организация документооборота на предприятии

2.2. Регистрация документов

2.3. Контроль исполнения документов

2.4. Систематизация документов

2.5. Формирование дел

2.6. Подготовка документов к архивному хранению

3. Заключительная часть

1. Вступительная часть

Делопроизводство составляет полный цикл обработки идвижения документов с момента их создания (или получения) до завершенияисполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутрипредприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменнымдоказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров,рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документамипредприятия может внести секретарь-референт, так как значительная частьделопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такаяцентрализация позволяет проводить все операции с документами болееквалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценитьэффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мереприобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по егоизменению.

2. Основная часть

2.1. Организация документооборота на предприятии

Документооборот- это движение документов с момента ихполучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии различают три основных потока документации:

входящие док-ты, поступающие из других организаций;

исходящие док-ты, отправляемые в другие организации;

внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемыеработниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят:

первичную обработку, предварительное рассмотрение,регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ),которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурнымподразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработкетолько правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные вполном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланныедокументы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. гдеобъясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае,кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и датуполучения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы спометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводитсяработником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

направляемые непосредственно в структурные подразделения иликонкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначениюдокументы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные вконкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия отрассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут приниматьответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы,адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию понаиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляетсяв день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькимиподразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-веэкземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организациюсортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделениесвязи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформлениядокументов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-вуадресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю надоработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, котораяподписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться вдень регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителямпод расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет кол-ва обрабатываемыхдокументов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учетадокументооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятиядля обработки мер о совершенствованию работы с документами.

2.2. Регистрация документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания илипоступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующейзаписью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использованияв справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные,учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируютсявходящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной.Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые ивнутренние — в день подписания или утверждения. При передачезарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не долженрегистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируютсяотдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

порядковый номер в пределах регистрируемого массивадокументов;

индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 — порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия(для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы повидам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказыпо основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределахкаждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяетсяпростая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим ивнутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемоврегистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы илирегистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительнонебольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольнопродолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вестиодновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих ивнутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Крометого, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимовторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов наконтрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов длярегистрации документов:

автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих);

индекс поступления документа (для входящих);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса посуществу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);

номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов можетбыть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получениидокумента; ход исполнения; приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки нерегламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формахопределяется службой ДОУ предприятия. Образцы регистрационных журналов икарточек даны в приложении 1)

2.3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированныхдокументов. Контроль включает:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного проведения документа до исполнителя;

проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов,информирование руководителя;

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечениесвоевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляютруководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролируеторганизационно-рапорядительные документы. Документы других системконтролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с датыподписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актамивысших органов государственной власти и управления, а также центральныхфункциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителемпредприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или врезолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указаниюруководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта,индивидуальные — руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбеисполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляетсяруководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя.Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя ипереносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группамдокументов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа (пунктазадания) в подразделение исполнитель;

выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчестваи телефона исполнителя;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточкеконтролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии ирезультатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов наоперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапахистечения срока в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одногораза в год; заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза вмесяц; заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять днейдо истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля послеисполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицамили другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполненияотмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

2.4. Систематизация дел

Для обеспечения правильного формирования и учета делпредприятия должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура — это систематизированный перечень заголовковдел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Вноменклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельностипредприятия., кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом,ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме(приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименованиевида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок ктексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собойтаблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов,частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов иподразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В началерасполагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительнуюдокументацию, далее — содержащих плановые и отчетные документы, затем остальныезаголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что:заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов,группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четкосформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п.не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

название вида (переписка, журнал) или разновидности документов(приказы, указания, протоколы и т.д.)

название предприятия или его структурного подразделения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кеми по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовоеназвание. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетовпредприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетнуюдокументацию, указывается период времени на который составлены документы, виддокумента (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащихорганизационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида поодному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций,в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка вскобках указываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года,являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочныекарточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять вкаждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут бытьиспользованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных вноменклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре делсоставляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительнопостоянного и временного сроков хранения.

2.5. Формирование дел.

При формировании документов в дела используются следующиепризнаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальномупризнаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросномупризнаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышениякачества продукции”).

Авторский признак предполагает группировку в деладокументов одного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентскийпризнак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведетсяпереписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов несколькихкорреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка спредприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный периодосуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты обосновной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела пономинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой делпредприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательныйчастью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующиетребования :

документы постоянного и временного сроков хранения необходимогруппировать в дела раздельно;

подлинники оделять от копий;

годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных;

утвержденные документы — от их проектов;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен всоответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года,кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утвержденияили составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату,индекс, копии — заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенномпорядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, азатем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решениявопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненныеэкземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в делапо видам и хронологии. Уставы,, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируютсявместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основойдеятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядкеих номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются иподшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии сосроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты,титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетныедокументы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своемусодержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной платегруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавитафамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллективагруппируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год исистематизируется в хронологической последовательности: документ-ответпомещается за документом запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другиедокументы, отражающие основное содержание деятельности предприятия,группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

2.6. Подготовка документов к архивному хранению.

Значение и практическая ценность документов предприятияразличны. Одни документы используются длительное время длясправочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают своюзначимость.

Для долговременного хранения документов создается архивпредприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист”или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия,компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

прием, учет и хранение документов, законченныхделопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документампредприятия;

организационно-методическая помощь по ведениюделопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использованиядокументов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решаетсядальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожитьили оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовкидокументов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения непредприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), котораяназначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов дляархивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭКявляется совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожениювступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документовпроводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов,министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, суказанием сроков хранения”.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что всеорганизации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органыуправления), в деятельности которых создаются документы постоянного срокахранения, которые затем поступают вгосархивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов,обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создаетсядокументов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру делпредприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

По документам сроки хранения которых не предусмотреныПеречнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы.День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых вархив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав иучредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов позарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редкимисключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, чтозапрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшиеревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:

дела по личному составу;

дела по основной (производственной )деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1(дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Описьсоставляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степениважности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел,включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, которыйзатем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК,рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производитсясекретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. Приэтом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о егоналичии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописьюколичество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, датаприема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрацииили регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов вархив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных вакт.

Документы долговременного и постоянного хранения могутпередаваться в государственные архивы на договорной основе.

3. Заключительная часть

Работа с документами должна иметь настолько отработанныйпорядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главныхпроизводственных целей предприятия.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство:традиционным способом или современным безбумажным обменом электроннымидокументами — в любом случае документирование и работа с документамиосуществляется по установленным правилам.

Приложение

1. Образцы регистрационных журналов

Форма журнала регистрации входящий документов

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направляет-ся документ Отметка об исполне-нии 1 2 3 4 5

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документов Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4

2. Форма номенклатуры делпредприятия

Наименование УТВЕРЖДАЮ

предприятия Руководительпредприятия

подпись расшифровка

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата подпись

00.00.00 № 00

Москва

на 19__год