Реферат: Офисная техника
СОДЕРЖАНИЕВВЕДЕНИЕ… 2
1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ… 2
2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ,ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И
ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ… 4
2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ ИИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ… 4
2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯДОКУМЕНТОВ… 6
2.3 СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ… 7
3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯДОКУМЕНТОВ… 10
3.1 СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯДОКУМЕНТОВ… 10
3.2 СРЕДСТВА ОПЕРАТИВНОЙПОЛИГРАФИИ… 12
4. СРЕДСТВААДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ… 17
5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ… 19
5.1 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ… 19
5.2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫАДМИНИСТРАТИВНО-
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ… 22
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ… 25
ВВЕДЕНИЕ
Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любогоофиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижениюпроизводительности труда и эффективности работы управленческого и техническогоперсонала.
К офисной технике в широком смысле можно отнести любые техническиесредства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек икончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишьтехнические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средстваадминистративно-управленческой связи.
Цель работы — рассмотреть основные средства офисной оргтехники ивозможности их эффективного применения.
1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИК оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства,технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная откарандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.
В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишьтехнические средства, используемые в делопроизводстве для созданияинформационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки,хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
Офисная организационная техника (оргтехника) — технические средства,применяемые для механизации и автоматизации управленческих иинженерно-технических работ.
Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных системуправления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижениюпроизводительности труда и эффективности работы управленческого персонала, кнедопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к невернымих решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательнымпоследствиям.
С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаютсяорганизация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? Сделовых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебныхинструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, техническихзаданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д.и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.
Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад изахватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегоднянасышенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г.показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде,в 55% — бумажная информация составляет 50 — 95% и только 5% всех обследованныхкомпаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом вэтих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% — на микрофильмах, 2% — намагнитной ленте и 1% — на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловыхфирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поискинужного документа.
В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной,ориентированной на «бумажную информатику» техники остается весьмавысокой.
Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свойсостав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер,организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонныеаппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонноепереговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат,копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру,адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальныйаппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину,сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранениядокументов, сейф, тележку, пневмопочту и др.
Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства исредства и дминистративно-управленческой связи, составляющие основное ядросредств офисной оргтехники.
2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ,ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ ИИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВПишущие машинки
Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все болеевытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они ещешироко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшейстоимости по сравнению с компьютерами
Пишущие машинки должны обеспечивать:
· высокуюпроизводительность труда при минимальных затратах;
· высокое качествопечати;
· простотууправления;
· максимальноеколичество одновременно получаемых копий;
· надежностьработы.
Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые неудобные в работе.
Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилийпри нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12)Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительностьтруда значительно увеличивается.
Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических,имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн.,Евмолпия — 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационнымавтоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя(электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). Вэтой памяти хранится разнообразная информация: стандартные текстышаблоны,адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться впамять для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую изпамяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменятьадреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинкимогут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактированияпечатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для вводавыводанеобходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенныхкомпьютерных редакторов.
Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди нихесть и механические, и электрические, и электронные.
Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.
К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначенияотносятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины иавтоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующеготиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формированиястенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки длявпечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей начертежи (МПК1, Ротринг) и др.
Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмови шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерныерычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски («ромашки»).Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015зн,/с. «Шары» и «ромашки» обеспечивают скорость до 40зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.
Организационныеавтоматы
Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств,предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования иизготовления текстоых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себябыстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства,микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронныхпишущих машинок:
· большие объемыоперативной памяти (до 1000 страниц текста);
· емкая внешняяпамять (мегабайты);
· более удобноередактирование, приближающееся к возможностям компьююрных редакторов.
· Широкоиспользуются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908,Флексорайтер 2201 и 2301.
Диктофоннаятехника
Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники вкачестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописныхдокументов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа спромежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофонав 2 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати счерновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организацияхцелесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.
2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВТранспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка,библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек,конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.
Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. Вусловиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов ит.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты,пневмопочта.
Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.
Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые поустройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами илипомещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.
Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м),иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственныеленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всемнаправлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическимисполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеровсуществуют две разновидности организации транспортировки: документ безиспользования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом);документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д.Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположеннойлентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором,автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.
Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикальногоперемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные инепрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах(поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки изахвата груза.
Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов попневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многиепневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматическоймаршрутизацией по заданной программе; пневмопочта «Аэропост»,например, имеет 18 модификаций.
Пример. Пневмопочта «Дуплекс» передает по пневмотрубопроводупатрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с;«Транз1П», «Магистраль» такие же патроны на расстояние 400м. Пневмопочта «Аэротранс» пересылает грузы до 500 г.
2.3 СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВАдресовальные машины широко используются для впечатывания в документылокальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов,заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальнаямашина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагменттекста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо впамяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелейшаблонов, частовставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. Вадресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда ивысокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.
Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертахпечатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты.При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей,подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламноеобъявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания надокументах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
Ламинаторы — машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и отнебрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитногопокрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, врезультате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или наповерхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка.Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов,меню и многие другие документы.
Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки(сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их.Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного,типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаютсяоператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG3500 до 20000 листов в час.
Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепленияброшюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные иэлектрифицированные сшиватели бумаг.
Пример. Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блокиформата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляетподобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия полскоросшиватель.
Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанныхлистов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп.Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этомавтоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую киспользованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.
· Листоукладочныемашины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.
· Пачковязальяыемашины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.
· Переплетныемашины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическимипружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощьютермообложек клеевым способом.
· Бумагорезательноеоборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листыпотребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например,фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин(3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550,7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20до 200 листов.
· Машины дляуничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшегоразрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерамидля уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2«Тайна») или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные(продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка вбумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом,упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).
· Конвертовскрывающиемашины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.
· Конвертозаклеивающиемашины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.
3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВОперации копирования и размножения документов (статей, объявлений,рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и другихобластях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования иразмножения документов используются специальные технические средства. Дняполучения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоватьсясредствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании(более 25 экз.) — средствами размножения документов (оперативной или малойполиграфии).
Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфиизаключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно сдокумента-оригинала, а при размножении — с промежуточной печатной формы,изготовленной с документа-оригинала.
3.1 СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВЭлектрографическое копирование. Электрографическое (электрофотографическое,ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболеераспространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировальногооборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА),посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.
Основные достоинства электрографического копирования:
· высокиеоперативность, производительность и качество копирования;
· возможностьмасштабирования и редактирования документа при копировании;
· получение копий слистовых и сброшюрованных документов;
· получение копий сразличных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;
· получение копийна обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;
· сравнительноневысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.
Электрографическое копирование включает в себя следующие процедуры:
1) светоэкспозиция: проектирование документа на поверхностьпредварительно наряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины,вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового (на светупроводящего) покрытия и формирование невидимого электростатического изображениядокумента;
2) проявление изображения: превращение скрытого электростатическогоизображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) назаряженные участки;
3) печать: перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагуили иную основу копии;
4) закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.
Пример 7.5. Отечественные ЭГКА: ЭРА. РЭМ, ЭФКА, ЭР-11, ЭР-12. Лучшиезарубежные образцы: Xerox 5380, Ricon FT-4220, MiB DC-1755, Konica 112, SharpSF-7800, Canon NP-6020 и др.
Отечественные ЭГКА существенно уступают по качеству копированиязарубежным. Если для отечественных ЭГКА справедлив образный вывод: текст накопии хорошо разборчив, то для зарубежных: копии лучше оригиналов, рисункиобъемные, цвета яркие при условии использования фирменной бумаги.
Выбор ЭГКА в основном зависит от типа и форматов копируемых документов иот количества копий, которое планируется изготавливать.
Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования(десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной достаточнодорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но черезтермокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество,небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага. Используются аппараты:Молния, ТЭКА-1, ТЭКА-2, ТР-4, ТЭКА-13 и др.
Фотографическое копирование. Этот способ копирования — самый давний. Онобеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов идлительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии.Важная, весьма распространенная разновидность фотографического копирования — микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. Используютсяособо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические аппараты,аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Модели:комплект ОРК, аппараты КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 и др.
Электронно-графическое копирование. Оно основано на оптическом считываниидокументов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа вэлектрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальныйноситель копии. Копии чаще всего получают на электрофотопленке и натермореактивной бумаге, Копии на электрофотопленке служат основой дляпоследующего тиражирования документов средствами трафаретной печати, и васпекте подготовки высококачественных трафаретных печатных формэлектронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется.Распространенные аппараты: Искра, Элика С-11, Rex-Rotary, BE-I02,Electrocop-18, Gestetner.
Диазографнческое копирование. Диазографическое светокопирование — диазография, синькография. Применяется преимущественно для копированиябольшеформатной чертежно-технической документации. Оригинал должен бытьвыполнен на светопроницаемой бумаге, кальке. Процесс заключается вэкспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную диазобумагуи отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображениепроявляется в парах растворителя (аммиака) в вытяжных шкафах, Качестводиазотипного светокопирования среднее. Используются аппараты: СКА-1. СКА-2,СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 и др.
3.2 СРЕДСТВА ОПЕРАТИВНОЙ ПОЛИГРАФИИОперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественнойполиграфической продукции в значительных тиражах в условиях обычногоучреждения, офиса. Оперативную полиграфию можно отнести к наиболее существеннымдостижениям второй половины XX в., ибо она является мощнейшим средствомвоздействия на общество: это важнейший инструмент рекламы, пропаганды, важныйфактор развития национальной культуры и образования. Существует много различныхспособов печати в полиграфии: высокая, глубокая, трафаретная, гектографическая,офсетная и др. Высокая и глубокая печать самые совершенные способы печати длямассового тиражирования книг, брошюр; в них используются объемные печатные формы,выпуклые при высокой печати и углубленные при глубокой. В оперативнойполиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы.
Гектографическая печать. Принцип ее основан на изготовлении печатнойформы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (отсюдараспространенное ее название — спиртовая печать) и расходуется, переносясь накопии.
Печатная форма изготавливается на мелованной бумаге путем переноса на неепри помощи специальной копировальной бумаги зеркального изображения документа.Печать выполняется на гектографах путем увлажнения бумаги спиртом и контактногопереноса тонкого слоя краски с печатной формы на эту бумагу. С одной печатнойформы можно получить 100 — 200 оттисков. Гектографическая печать применяетсяпри небольшом тиражировании 25 — 250 экз.
Достоинства этой печати: возможность многоцветной печати, низкаястоимость расходных материалов, недостатки: низкое качество копий и ихвыцветание со временем.
Гектографическая печать применяется для дешевого быстрого тиражированияматериалов невысокого качества.
Примеры гектографов: Янтарь, ГС-А4, Grammaprint, Drester и др.
Офсетная печать. В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемостимасла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработаннойтаким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению,удерживали краску на масляной основе и отталкивали воду, а остальнаяповерхность удерживала воду и отталкивала краску.
Печатная форма изготавливается на металлической (фольга) или гидрофильнойбумажной пластине путем печатания на пишущей машинке (принтере) либоэлектрографическим или термографическим копированием документа, но собязательным использованием жирового красителя. При печати на ротапринтах напластину накатывается краска, налипающая на жирные места, а затем контактнымспособом через промежуточное эластичное звено (офсетный барабан) краскапереносится на бумагу для получения копии.
Достоинства:
· высокое качествопечати;
· возможностьбольшого тиражирования — 5 тыс, оттисков с металлической формы н 400 — 1500 сбумажной;
· простотаредактирования печатной формы (специальной офсетной резинкой или обезжиривающимсредством);
· возможностьповторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги;
· возможностьмногоцветной печати. Недостатки:
· сложностьизготовления печатной формы и процесса копирования;
· высокая стоимостьоборудования.
Ротапринты: ПОЛ-35, КРЦ-3, РЦ-2-А4, Офсета 11, ГЕКА, ftominor, Gestetner.Plate-master и др.
Трафаретная печать. Печатная форма — трафарет, изготавливается на листевосковой, желатиновой или коллоидной бумаги либо на пленке путем пробивания вней микроотверстий на специальных пишущих машинках или методомэлектронно-графического копирования. Процесс печати заключается в продавливаниикраски через трафарет на машинах, называемых ротаторами
Достоинства:
· хорошее качествопечати;
· тиражирование — 400 — 1500 оттисков с одной формы;
· простотаизготовления печатных форм.
Недостатки:
· невозможностьредактирования печатных форм;
· необходимостьнескольких трафаретов при многоцветной печати,
Примеры ротаторов: РС-А4 (ДАР-50), Циклос МХП, Прогресс 1011, Gestetner480, Rex Rotary 4500.
Электронно-трафаретная печать. Особого внимания заслуживает, безусловно,самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах,использующий последние достижения цифровой электроники и существенно улучшающийвсе характерно гики трафаретной печати. Ризографы — сравнительно новый типкопировально-множительной техники; они совмещают традиционную трафаретнуюпечать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронныхдокументов. Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можноиспользовать для оперативного создания, редактирования и размножения любыхполиграфических изданий.
Ризограф был изобретен и создан в 1980 г, в Японии, а уже к началу 1995г. более 70% японских школ были оснащены ризографами; в России первые ризографыпоявились l ;1992 г., в 1995 г. их количество у нас превысило 3000. а общиепотребности российского рынка составляют, по оценке специалистов,200 тыс. шт.
Процесс копирования состоит из двух этапов:
· подготовкарабочей матрицы (занимает 15 — 20 с);
· копирование поматрице (за 10 — 20 мин можно получить несколько тысяч качественных оттисков).
При подготовке матрицы тиражируемый оригинал документа помещают навстроенный сканер. Сканер считывает информацию, кодирует ее и создаетсоответствующий цифровой файл. После обработки специальной многослойноймастер-пленки термоголовкой, управляемой этим цифровым файлом, создаетсярабочая матрица, содержащая копируемое изображение или текст в видемикроотверстий во внешнем слое пленки. Затем рабочая матрица пропитываетсяспециальным красителем, поглощаемым внутренним слоем пленки, и используется кактрафарет для тиражирования документа. С одной рабочей матрицы можно получить неменее 4000 оттисков хорошего качества. Все названные процедуры выполняютсяавтоматически.
Достоинства ризографа;
· использование длякопирования бумаги любого типа и качества;
· высокаяпроизводительность: первая копия получается через 20 — 30 с, последующийпроцесс копирования идет со скоростью 60 — 130 оттисков в минуту;
· высокое качествокопирования: в текстовом режиме разрешение до 16 точек/мм, в фоторежимеотображение 256 оттенков и градаций яркости;
· возможностькопирования цветных документов за несколько прогонов;
· возможностьувеличения или уменьшения копий в 2 раза;
· высокаяэкономичность при большом тиражировании: если стоимость получения 10 копий,например, на ризографе и ксероксе примерно одинакова, то изготовление 500оттисков на ризографе обходится в 6 — 8 раз дешевле;
· возможностьсовместной работы с ПК и, в частности, использования ПК для создания иредактирования документов;
· автоматизациявсех процессов, удобство управления, наличие дисплея.
Ризографы выпускаются в двух конфигурациях:
1) роликовой (ризографы RA 4050, 4200, 4300, 4900, OR 1700, 1750);
2) планшетной (ризографы RA 5900, 6300, GR 2710. 2750, 3750, SR 7200).
Планшетные ризографы позволяют копировать как листовые, так исброшюрованные материалы. Но они обычно без автоматической подачи оригинала.Ризографы снабжаются дизайнерским планшетом для оформительских работ. С помощьюэтого планшета who без ножниц и клея макетировать оригинал и оформить копиилучше, чем оригинал. В оригинале, помещенном на планшет, можно специальнымкарандашом отметить поля, подлежащие изменению, и для каждого поля указать видобработки. Разметка оригинала везется в диалоговом режиме, при этом асе поляотображаются на дисплее планшета.
Виды обработки полей:
· цветноевыделение;
· фоновая закраска;
· инверсноеизображение;
· контурный шрифт,
· удаление поля;
· текстовый илифоторежим отображения поля.
4. СРЕДСТВААДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ
В системах административного управления информация передается как путемпереноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так ис использованием систем автоматизированной передачи информации по каналамсвязи.
Ручная и механическая перевозка документов — весьма распространенныйспособ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальныхкапитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации,предварительно зафиксированной на документах и проконтролированнойнепосредственно в пунктах ее регистрации Оперативность (скорость) передачиочень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя.Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированнойпередачи информации — системы административно-управленческой связи.
Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, будемназывал системой передачи информации (СП).
Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи.Лицентами могут быть ЭВМ, системы хранения информации, различного рода датчикии исполнительные устройства, а также люди. В составе структуры СП можновыделить: кану передачи (канал связи), передатчик информации, приемникинформации.
Передатчик служит для преобразования поступающего от абонента сообщения всигнал, передаваемый по каналу связи; приемник — для обратного преобразованиясигнала в сообщение, поступающее абоненту.
В идеальном случае при передаче должно быть однозначное соответствиемежду передаваемым и получаемым сообщениями. Однако под действием помех,возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике, это соответствие может бытьнарушено, и тогда говорят о недостоверной передаче информации.
Основными качественными показателями системы передачи информацииявляются:
· пропускнаяспособность,
· достоверность,
· надежностьработы.
Пропускная способность системы передачи информации — наибольшеетеоретически достижимое количество информации, которое может быть передано посистеме за единицу времени. Пропускная способность системы обусловливаетсяскоростью преобразования информации в передатчике и приемнике и допустимойскоростью передачи информации по каналу связи, определяемой физическимисвойствами канала связи и сигнала,
Достоверность передачи информации — передача информации без ее искажения.
Надежность канала связи — полное и правильное выполнение системой всехсвоих функций.
Скорость передачи дискретной информации по каналу связи измеряется вбодах. Один бод — это такая скорость, когда передается один бит в секунду (1бод = 1 бит/с; 1 Кбод = 103 бет/с; 1Мбод=106 бит/с).
Каналы связи
Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачиинформации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом:
— механические — используются для передачи материальных носителей информации;
— акустические -передают звуковой сигнал;
— оптические- передают световой сигнал;
— электрические- передают электрический сигнал.
Электрические каналы связи могут быть проводные и беспроводные (илирадиоканалы).
По форме представления передаваемой информации каналы связи делятся нааналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация,представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значенийкакой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация,представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или инойфизической природы.
В системах административно-управленческой связи чаще всего используютсяэлектрические проводные каналы связи. По пропускной способности их можноклассифицировать на виды:
— низкоскоростные, скорость передачи информации в которых от 50 до 200 бод; этодискретные (телеграфные) каналы связи, как коммутируемые (абонентскийтелеграф), так и некоммутируемые;
— среднескоростные, использующие аналоговые (телефонные) линии связи; скоростьпередачи в них от 300 до 9600 бод, а в новых стандартах МККТТ до 33600 бод (стандартV.34 бис);
— высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие скорость передачи информациивыше 36000 бод; по этим каналам связи можно передавать и дискретную, ианалоговую информацию.
Физической средой передачи информации в низкоскоростных и среднескоростных.К обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов,называемых витая пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех).
В широкополосных КС используются коаксиальные кабели, оптоволоконныекабели радиоволноводы. К широкополосным относятся и беспроводные радиоканалысвязи. Возможности широкополосных каналов связи огромны. Например, по одномуканалу-радиволноводу для миллиметровых волн можно одновременно организоватьнесколько тысяч телефонных каналов, несколько тысяч видеотелефонных и околотысячи телевизионных, при этом скорость передачи может составлять несколькомиллионов бод. Не меньше возможности и у волоконно-оптических каналов.
Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и широкоиспользуемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) ифаксимильных сообщений, они являются основой построенияинформационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительныхсетей (в том числе таких глобальных, как Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).
5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ5.1 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИСистема управления электронными документами — это набор устройств ипрограмм, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения,манипулирования и пересылки электронных документов.
Создание электронных документов. Создание простых текстовых документовможет выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводомтекста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно,эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК сиспользованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный ивысокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложныхвысокохудожественных документов, предназначенных для последующеготиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедурнабора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций,макетирования и верстки страниц, печати.
Часто непосредственными источниками материалов для документов служатсистемы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронныетаблицы, графики, чертежи и т.п.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК,оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередьпрограмм текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканерможет использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов:рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
Пример 7.23. В системах управления электронными документами можноиспользовать; текстовые редакторы: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word7.0; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional;издательские системы; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторыизображений, получаемых от сканеров: Water Mark Professional, Photo Styler,Photo Shop, и многие другие программные продукты.
Хранение электронных документов. Система хранения электронных документовдолжна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешнейпамяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе иэлектронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Длясоздания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базамиданных, которые подробно рассмотрены в гл.15.
Манипулирование электронными документами. Основными функциями этойподсистемы являются: организация работы с электронными документами, контрольисполнения документов, их электронное распространение, распечатка итиражирование.
Отечественная система «Дело 1» (АО «Электронные офисныесистемы» ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полныйконтроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющейлокальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующиевозможности:
· регистрациюэлектронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
· пересылкуэлектронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;
· накоплениедокументов в почтовых ящиках исполнителей;
· контрольперемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующейнформации;
· ведение списков;пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов,используемых в документообороте.
Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическимидокументами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.
Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional,Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документамиразличного формата.
Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себяСУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0,электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживанияфакс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многоедругое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
· обработкувходящей и исходящей информации;
· создание иредактирование электронных документов;
· сбор и анализданных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в видеграфиков, диаграмм и пр.;
· хранениеэлектронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
· маршрутизацию ирассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;
· функциидиспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
· удобноеформатирование и распечатку электронных документов и др.
Интегрированная система Team Office — полная офисная открытаяинформационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электроннымдокументам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Онаподдерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системамиделовой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных;имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электроннуюпочту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), гдеможно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) дляпланирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур имаршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.
Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся областьпрограммного обеспечения, ориентированного на рабочие группы — так называемыеgroupware-продукты (groupware — программное обеспечение для реализациисовместной работы с электронными документами многих пользователей).
5.2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙСВЯЗИКак следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителяпревращается в мощное средство управления электронными документами и мощноекоммуникационное средство. Действительно, по разнообразныминформационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения всамые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами ссотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из системоперативных услуг.
Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получитьдоступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам ителефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети«Роснет», RJEX 400 и др.),
Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливаетсяв слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к еепоследовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема:один используется для включения в телефонную сеть, второй — для подключенияпараллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использоватьвысокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всегопрочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод- менее 2 мин.
Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не«зажевывает» бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает многодополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективнаяавтоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсеналакомпьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данныхкомпьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащейсамую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступасотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции,подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменитьфаксимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером,тем более что ПК н так имеется на столе у секретаря любой уважающей себяфирмы?).
Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственнонабирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появилиськомпьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T),позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговариватьс ним.
Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себеминиатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручныхчасов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистинеуже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будутприниматься на основе электронной информации.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Алферов А.В.,Матлин Е.М. Средства составления и размножения документации. -М.: Связь, 1989.
2. Вычислительныемашины, системы и сети: Учебник/ Под ред. А.П. Пятибратова. — М.: Финансы истатистика,… 1996.
3. Куликовский Л.Ф.,Морозов В.К. Основы Информационной техники: Учебник. — М.: Высшая школа, 1997.
4. Ложе И.Информационные системы. Методы и средства. — М.: Мир, 1987.
5. Милютина И.А. Техническиесредства компьютерных информационных технологий. — М: АО «Московскиеучебники и Картометография», 1997.
6. Саямов Э.А.Средства воспроизведения отображения информации: Учебное пособие. М.: Высшаяшкола, 1990.
7. Учебник /Г.А.Титоренко, Н.Г. Черняк, Л.В. Ерешин и др; под редакцией В.П.Косарева, А.Ю.Королева. — М.: Финансы и статистика, 1998.
8. Фигурнов В.Э. IBMPC для пользователя. Изд.7-е, перераб. и доп.- М: ИНФРА-М, 1997.
9. Харрисон Дж.Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ. — М.: Экономика, 1999.