Реферат: Автоматизація накладної, видаткового касового ордера та платіжної відомості

Дипломна робота

на тему:

“Автоматизація накладної,

видаткового касового ордерата платіжної відомості”






ЗАВДАННЯ
на дипломнуроботу
учениці групи № 313Харабарук Вікторія Любомирівна

Тема: Автоматизація накладної, видаткового касового ордера та платіжної відомості.
Рекомендований зміст роботи:
Вступ.
Теоретична частина.

Облік запасів на виробничих і торгових підприємствах.

Відображення запасів на рахунках бухгалтерського обліку.

Облік надходження виробничих запасів.

Оцінка та облік вибуття запасів.

Переоцінка виробничих запасів.




Робота з базами даних в M. EXCEL.

Практична частина.

Постановка задачі та автоматизація.

Роздрук вихідних форм.

Висновки.

Список використаної літератури.


ЗМІСТ:
Вступ…………………………………………………………
1. Теоретична частина………………………………….
1.1.Облік витрат виробничих запасів…………..
1.2. Облік переоцінки виробничих запасів…….
1.3. Робота з базами даних у Microsoft Excel……
2. Практична частина…………………………………….

2.1. Постановка задачі та автоматизація………….

2.2.Роздрук вихідних форм………………………...

Висновок…………………………………………………….

Список використаної літератури…………………………..


ВСТУП

Бухгалтерський облік є одним із найголовніших засобів отримання інформації і основою національного управління. Курс на ринкові перетворення в Україні супроводжується реформуванням бухгалтерського обліку. Бухгалтерський облік -скучна, суха, в уяві більшості людей, наука — стає популярним. На високо кваліфікованих бухгалтерів великий попит. Бухгалтер повинен бути оснащений сучасними знаннями, твердими переконаннями і професійною етикою.

Аналіз і вдосконалення досвіду дозволяють розвивати і обґрунтовувати методологічні засади побудови системи обліку.

В умовах жорсткої конкуренції між підприємствами більше шансів на перемогу має той, хто в будь-який момент може чітко уявити, яка продукція має найбільший попит, які товари є на складі і в якому обсязі слід здійснювати подальше їх виробництво або придбання. Ефективне рішення цих питань при великому обсязі інформації не можливе без використання комп'ютерних систем автоматизації оперативного і бухгалтерського обліку.

При автоматизації обліку підприємств розрізняють інформаційні комп'ютерні системи, призначені для автоматизації ведення бухгалтерського обліку і системи, які призначені для виконання облікових робіт, пов'язаних з оперативним обліком виробництва, зберігання і продажу продукції.

На відміну від бухгалтерських програм, які здебільшого забезпечують складання звітності, системи оперативного і управлінського обліку — це інструмент бізнесу. Проте найбільший ефект досягається при проведенні комплексної комп'ютеризації бухгалтерського і оперативного, фінансового і управлінського обліку підприємства.

Кінцевою метою комплексної автоматизації є створення інформаційної бази, яка б сприяла прийняттю управлінських рішень, вибору стратегії на основі аналізу господарської діяльності за різними показниками та досягненню конкурентоспроможності підприємства.

Комп'ютерна система обліку на підприємствах може створюватися за такими методиками:

— створення необхідної кількості автоматизованих робочих місць, призначених для вирушення певних облікових завдань;

— організація системної комп'ютеризації обліку, тобто об'єднання всіхавтоматизованих робочих місць в єдину комп'ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам;

— створення все новіших і новіших комп'ютерних програм ведення обліку;

— використання нової апаратури, тобто встановлення новіших версій комп'ютерів на підприємстві, в яких швидкість роботи і обсяг пам'яті більші, що полегшує ведення обліку.
Теоретична

частина
--PAGE_BREAK--
    продолжение
--PAGE_BREAK--Робота з базами даних у Microsoft Excel.

Файл у Microsoft Excel називається робочою книгою. Робоча книга складається з робочих листів, імена яких (Лист1, Лист2,…)виведені на ярликах у нижній частині вікна робочої книги (мал.2). Натискаючи по ярликах, можна переходити від аркушу до аркушу усередині робочої книги. Для прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч горизонтальної координатної лінійки:

/>

перехід до ярлику першого аркушу;

/>

перехід до ярлику попереднього аркушу;

/>

перехід до ярлику наступного аркушу;

/>

перехід до ярлику останнього аркушу.

Робочий лист являє собою таблицю, що складається з 256 стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки – цифрами. Кожна комірка таблиці має адресу, що складається з імені рядку й імені стовпця. Наприклад, якщо комірка знаходиться в стовпці F і рядку 7, то воно має адресу F7.

Для створення нової робочої книги у меню Файлпотрібно вибрати команду Создать. У діалоговому вікні, що розкрилося, (мал.9) вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK. Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга. Для створення робочої книги на основі шаблону Книга можна натиснути кнопку />.

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открытьабо натиснути кнопку />, після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа. У прихованому переліку Папкаслід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

По замовчуванню у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення xls. Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов. .

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранитьменю Файлабо натиснути кнопку />. При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа. У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла – формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файлапотрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить.

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файлкоманду Закрыть або натиснути кнопку закрити вікна книги.

Для завершення роботи з MicrosoftExcel необхідно закрити вікно програми (натиснути кнопку закритивікна програми або комбінацію клавіш Alt+ F4).

За допомогою MicrosoftExcelможна створювати і обробляти бази даних. База даних в MicrosoftExcel – таблиця, що складається з однотипних записів (рядків). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під імена полів приділяється перший рядок у базі даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями запису будуть: прізвища, номера телефонів і адреси абонентів.

Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити комірку в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз даних у меню Данные, MicrosoftExcel автоматично визначає й обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу, обробляються як набір полів, що утворюють записи.

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі. Наприклад, щоб упорядкувати дані за ціною виробу. Для сортування даних слід виділити одну комірку таблиці і викликати команду Сортировка із меню Данные.

У полі прихованого переліку Сортировать повибирається поле, по якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:

по возростанию– цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою, логічні вираження – ЛОЖЬпередує ИСТИНА.


/>

по убыванию сортування в зворотному порядку.

У полі прихованого переліку Затем по -вказується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.

Для сортування даних також використовуються кнопки />. Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно сортувати таблицю.

При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми вікоміркоми в стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.

У Microsoft Excel не слід робити нічого особливого для того, щоб використовувати перелік в якості бази даних. При виконанні характерних для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, підведення підсумків, MicrosoftExcel автоматично розглядає таблицю як базу даних.

При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних, а також при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно використовувати форми даних. При звертанні до команди Форма меню ДанныеMicrosoft Excel читає дані й створює діалогове вікно форми даних У формі даних на екран виводиться один запис. При уведенні або зміні даних у полях цього вікна змінюється вміст відповідних комірок у базі даних.

Для використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена стовпців стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному стовпцю в таблиці. Форма даних автоматично розгортається так, щоб вивести на екран відразу усі поля в даній таблиці, до 32 полів за один раз. За допомогою смуги прокручування можна прокручувати записи в базі даних. Позиція виведеного запису вказується у верхньому правом куті. Пересуватись по полях форми можна за допомогою мишки та клавіш Tab(униз), Shift+Tab (угору). Праворуч розташовані такі кнопки.

/>

Добавить– очищує поля для уведення нового запису бази даних. Якщо знову натиснути кноп-ку Добавить, то введені дані будуть додані як новий запис у кінець бази даних.

Удалить – видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені.

Вернуть – відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші Enterабо перед переходом до іншого запису.

Назад–виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назадвиведе попередній запис із тих, що задовольняють заданому критерію.

Далее – виводить наступний запис у базі даних.

Критерии – очищає поля для уведення критеріїв порівняння з операторами порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.

Правка–слугує для виходу з режиму уведення критеріїв. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Очистить – видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Закрыть – закриває форму даних.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

виділити комірку в таблиці, до котрого слід додати запис;

у меню Данныевибрати команду Форма;

натиснути кнопку Добавить;

заповнити поля нового запису;

для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab;

після уведення даних натиснути клавішу Enter для додавання запису;

після додавання усіх необхідних записів, натиснути кнопку Закрыть.

Нові записи будуть додані в кінець бази даних.
Практична

частина

2.1. Постановка задачі та автоматизація.

Для автоматизаціїнакладної, видаткового касового ордера та прибуткового касового ордера я створив в електронних таблицях Excel робочу книгу з 4 робочими листами: База даних, Накладна, ВКО, ПКО.

Лист База даних – містить базу даних по назві деяких товарів, їх одиниці виміру та ціну, використовується для автоматизації введення даних у накладну.

Лист Накладна ­ – містить заповнений бланк накладної з такими полями:

– № п.п. – вводиться порядковий номер товару;

– назва – вибирається назва товару за допомогою елемента управління поле зі списком, у накладній назва відображається використовуючи функцію ПРОСМОТР, наприклад =ПРОСМОТР('база даних'!H6;'база даних'!$B$4:$B$7;'база даних'!$C$4:$C$7);

– одиниці виміру та ціна – відображають відповідно одиниці виміру та ціну вибраного товару, дані виводяться функцією ПРОСМОТР, =ПРОСМОТР ('база даних'!H4;'база даних'!$B$4:$B$7; 'база даних'! $D$4:$D$7), =ПРОСМОТР ('база даних'!H5; 'база даних'!$B$4:$B$7;'база даних'!$E$4:$E$7);

– кількість – вводиться кількість для кожного товару;

–сума = ціна товару * на кількість, формула має вигляд =ЕСЛИ((D10*E10)=0;"";(D10*E10)). Дана формула не відображає ніяких значень, якщо немає даних в рядку, тобто вилучивши дані отримуємо порожній бланк накладної.

Внизу накладної обсилюється загальна сума формулою автосума, =ЕСЛИ(СУММ(F9:F25)=0; "";(СУММ(F9:F25))), ПДВ – це 20% від суми =ЕСЛИ((F27*20%)=0;"";(F27*20%)) та сума разом з ПДВ =ЕСЛИ(СУММ(F27:F28)=0; "";(СУММ(F27:F28))).

Другий Лист ВКО – містить заповнений видатковий касовий ордер. Сума та дата заповнення ордера переносяться з накладної за допомогою формул зв’язку між листами ='накладна '!F29, ='накладна '!E1…

Номер видаткового кассового ордера, номер рахунку, також номер прибуткового кассового ордеру. номер рахунку в ньому і номер накладної вибираються за допомогою елемента управління лічильник.

Номер ВКО та дата зв’язані з відповідні комірки ордера за допомогою формул зв’язку між комірками, наприклад =H8, =B12.

Я заповнила платіжну відомість на видачу авансової зарплати. Платіжна відомість має такий вигляд: № п/п, табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові, сума і розписка в одержанні. Бланк заповнюється з відповідними даними у квитанції формулами зв’язку між комірками, =D17, =F15.


2.2 Роздрук вихідних даних.

В результаті виконання дипломної роботи я отримав такі вихідні дані:

1. База даних по назві та цінах товарів.

2. Накладна.

3. Видатковий касовий ордер.

4. Прибутковий касовий ордер.
Висновок.
При виконанні дипломної роботи я автоматизувала три бухгалтерські документи: накладну, видатковий касовий ордер та платіжну відомість. Для автоматизації накладної я створила базу даних товарів, що відображаються у накладних. Якщо створити базу даних по всіх товарах данного підприємства, то повністю автоматизовується виписка накладних, потрібно буде лише вибирати назви товарів і вводити їх кількість, інші дані і обчислення виконуються відразу.

Автоматизація видаткового спрощує їх ведення, тому що деякі дані зв’язані між собою і відображаються автоматично.

Автоматизація платіжної відомості спрощує підрахунок зарплати, авансу чи премії, тому що за допомогою ПК підрахунок можна зробити дуже швидко і без помилки. Це робиться за допомогою пункту меню “Автосума”.

Виконуючи дипломну роботу я переконалась, що використання різних програмних засобів в роботі бухгалтера є необхідним і ефективним. Дані введені і обчислені на ПК є точними, оперативними, при зміні початкових даних відразу змінюється результат.


Список використаної літератури:

Р.Л. Хом`як “Національні стандарти” – “Інтелект-Захід”, Львів 2000

Л.М. Ткаченко “Бухгалтерський облік” – “А.С.К.”, Київ 1998

Н.В. Чебанова, Ю.А.Василенко “Бухгалтерський фінансовий облік” – Видавничий центр “Академія”, Київ 2002

С.Ф. Голов “Бухгалтерський облік і фінансова звітність в Україні” – ТОВ “Баланс-клуб” Дніпропетровськ 2000

М.В. Кужельний, В.Г. Лінник “Теорія бухгалтерського обліку” – КНЕУ, Київ 2001

В.Д. Руденко, О.М. Макарчук, М.О. Патланжоглу “Практичний курс інформатики” – Київ 2000

В.Ю.Бугай, О.С.Кириченко, О.Б.Мелень, Р.Я. Оріховський “Комп”ютерні основи”- ВПТ “Вік”, Коломия 2001

Є.Є. Лендел, В.З. Гінзелевич, С.С. Монолатій “Табличний процесор Excel: основи роботи” – ПП “ЛГМ”, Ужгород 2003