Отчет по практике: Методы планирования организационной структуры предприятия

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Системный подход.

Он основан на представлении о системе как о чём-то целостном, обладающем

новыми свойствами ( качествами ) по сравнению со свойствами составляющих её

элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут

выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать

новых целей .

Для этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего

мира, и затем соответствующим образом изменить ( преобразовать ), или ,

говоря математическим языком, перевести систему в желаемое состояние .

В. М. Глушков[1] выделил в системном подходе следующие этапы :

1. Постановка задачи ( проблемы ): определение объекта исследования ,

постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управления им .

2. Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация. На этом этапе

вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели

, разбивается на 2 класса — собственно изучаемая система и внешняя среда .

3. Составление математической модели изучаемой системы: параметризация

системы, задание области определения параметров, установление зависимостей

между введёнными параметрами .

4. Исследование построенной модели: прогноз развития изучаемой системы на

основе её модели, анализ результатов моделирования .

5. Выбор оптимального управления .

Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему в

желаемое ( целевое ) состояние и тем самым решить поставленную проблему .

Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода, он не

получил, однако, однозначной практической интерпретации. В связи с этим

развиваются несколько направлений его практической реализации .

Наибольшее распространение получили АСУПовские и системотехнические направления

, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления .

Для этого проводится их обследование ( диагностический анализ ), выявляются

недостатки и пути устранения последних, формируются мероприятия по

совершенствованию систем, разрабатываются проекты АСУ, внедрение которых

рассматривается как способ преобразования существующих систем управления .

АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих

руководящих методических материалах[2] .

Системотехническое направление является более наукоёмким и находится в

настоящее время в стадии развития .

Планирование сложной системы разбивается на два этапа: внешнее ( или макро- ) и

внутреннее ( или микро- ) планирование. Внешнее планирование отвечает за

вопрос: с какой целью создаётся система? Внутреннее — на вопрос: какими

средствами реализуется система? Другими словами: " При внешнем планировании

формируется цель и критерий эффективности будущей системы, а затем

корректируется её модель. Локализуется сама система, определяются её границы

, фиксируются факторы внешней среды, влияющие на систему или находящиеся под

её влиянием; определяются входы, на которые система должна реагировать, и

виды реакций, критерии эффективности её функционирования. Внутреннее

планирование определяет содержание самой системы ."

[3]

Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза. На

первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы, проводится

изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей

системы. На втором — последовательно выполняется эскизное, техническое ,

рабочее планирование системы .

Данный подход активно разрабатывается, однако не решён пока принципиальный

вопрос: как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей

системы ?

Нормативный метод.

Второе название этого метода — экспортно-аналитический. Он основан на выявлении

статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и

факторами, влияющими на эти характеристики . Статистические зависимости

устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших ( в

определённом смысле ) ОС: собираются данные о численных значениях структурных

параметров и факторов; с помощью корреляционного анализа определяется степень

влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее

существенные факторы; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров

структуры. Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций ,

перечень решаемых основных задач, тип организационной структуры и т. д.

Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС .

Например, планирование организационной структуры управления

машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы

структуры управления, утверждённой для определённой группы предприятий, и

схемы должностных окладов инжинерно-технических работников, служащих и

младшего обслуживающего персонала .[4]

Метод параметрического ( организационного ) моделирования.

Этот метод заключается в установлении функциональных зависимостей между

характеристиками ОУ ( объекта управления ) и СУ ( субъекта управления ) для

выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат

математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью

корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников

аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются

нормативы численности управленческого звена .

" Логика и механизм зависимости системы управления от объекта управления состоят

в следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной .

Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами

управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой -

неоднородные. Так, если система функций, а система информации

преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления ,

то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не

непосредственно, а через функции управления и систему информации "

[5]. Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся

соотношений ( пропорций ) между характеристиками ОУ и СУ .

Метод функционального моделирования

( метод аналогий ) .

Он заключается в том, что в основу формирования аппарата управления кладётся

стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом

объекте для его нормальной работы. К ним относятся такие функции, как

оперативное управление производством, материально-техническое снабжение ,

расчёт труда и заработной платы, технико-экономическое планирование и др.

Основной характеристикой организационной структуры управления считается

численность административно-управленческого персонала, которая

рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства ,

отраслевой принадлежности предприятия и других факторов. Исходя из

численности для каждого уровня управления принимается определённое

организационное решение: формирование отдела, управления или бюро для

выполнения работ по каждой функции, установление определённых должностей и

т. п.

Программно-целевой метод.

Этот метод основан на формировании " древа целей ", в соответствии с которым

определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой

комплексной программой ( ЦКП ). Для выполнения ЦКП строится специальная

система управления ( СУ ЦКП ), которая доводит задания ЦКП до конкретных

исполнителей и контролирует выполнение программы. Организационная структура

СУ ЦКП определяется, таким образом, " древом целей ", составом

исполнителей и содержанием ЦКП .

Множество исполнителей программы и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-

целевую ОС, действующую в течение всего периода решения проблемы .

Такие системы предлагается планировать в три стадии:

1. Формирование общей структурной схемы системы и её главных характеристик (

стадия композиции ) .

2. Разработка состава подразделений и основных связей между ними ( стадия

структуризации ) .

3. Разработка количественных характеристик аппарата управления, установление

порядка его деятельности ( стадия регламентации ) .

При этом первая стадия имеет принципиальное значение, поскольку она

определяет структуру организации. На ней определяются система целей и задач

организации, её тип и правовой статус, степень самостоятельности, границы

деятельности, состав функций .

К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести методическую

незавершённость . Достаточно сказать, что в настоящее время " нет чётких ,

устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и

реализации комплексных программ, отсутствует единая точка зрения

исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и

управления, соотношение плана ( в его традиционной форме ) и целевой

комплексной программы ".[6]

В результате происходит адаптация ( приспособление ) программных методов к

существующим методам планирования и управления. Всё это существенно

ограничивает рамки применения программно-целевого подхода, который наиболее

эффективен для решения хорошо структуризованных ( изученных ) проблем, для

которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме " цель — система

мероприятий — ОУ — СУ " .

В целом указанные выше подходы и методы применяются главным образом для

совершенствования существующих ( действующих ) ОС. Что же касается создания

новых ОС, то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход. В

самом деле, вопрос о том, быть или не быть той или иной организации ,

предприятию, объединению часто решается волевым путём сверху вниз без

научного обоснования. Такой путь формирования ОС, к сожалению, прочно

укоренившийся в нашей практике, даёт большой процент " брака " -

нежизнеспособных и неэффективных систем .

Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется во многом и "

забывчивость " создаваемых систем. Не потому ли на каком-то этапе своего

развития они начинают утрачивать связь с проблемами, для решения которых

создавались, что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании

системы, определении её границ, структуры, функций и т. д. ?

Как уже отмечалось, при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы ( в

основном трудовые ) у существующих. Понятно, что выделение ресурсов под

каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых

ими проблем. К сожалению, и вопросы ранжирования проблем по их общественной

значимости, и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в

различных ОС остаются почти без внимания .

Это приводит к тому, что решение многих важных проблем ( и соответственно их

ОС ) не имеет достаточного ресурсного обеспечения. Преобладание отраслевого

принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения .

Кроме того, у нас нет и адекватных методик расчёта экономической

эффективности ОС, что делает невозможным обоснование необходимости их

создания .

Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является также

недостаточная оперативность. Иногда с момента появления проблемы и до

момента построения ОС проходят многие годы, в течение которых обществу

наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем. Например ,

десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока наконец

не была создана специальная ОС. Лишь сравнительно недавно стали предметом

обсуждения проблемы наркомании, проституции, борьбы с организованной

преступностью. Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на

поверхность ", однако очевидно, что чем раньше та или иная проблема будет

обнаружена и решена, тем больший ущерб удастся предотвратить .

Вряд ли можно признать такое положение удовлетворительным, и без разработки

теории планирования и построения ОС его не улучшить .

сдачей системы межведомственной комиссии .